Le guide complet : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la paie globale.

Un élément fondamental dans toute entreprise, la paie est cruciale pour maintenir les employés satisfaits et loyaux envers l'entreprise. Une entreprise qui pratique une paie constamment rapide et efficace est souvent parmi les plus prospères, car cela prouve que l'entreprise accorde une valeur appropriée à son personnel. Comme le dit le proverbe, « Prenez soin de vos employés, et vos employés prendront soin de votre entreprise. » Étant donné l'importance significative d'un système de paie efficace, cela peut devenir complexe à mesure qu'une entreprise se développe, surtout lorsqu'une expansion mondiale est impliquée. En passant d'employés locaux à temps plein et à temps partiel, la matrice nécessite quelques ajustements techniques lorsque des employés internationaux rejoignent l'équipe. C'est là qu'une solution de paie globale peut aider à simplifier et rationaliser le processus.

Étapes de la Planification de la Paie

Planifier la mise en œuvre de la gestion de la paie mondiale est tout aussi important que le processus réel d'embauche de travailleurs internationaux. Voici les étapes à considérer si vous souhaitez établir un système de paie mondiale réussi :

Consulter des Experts Locaux

Créer un système de gestion de la paie mondiale commence par la recherche du pays où l'employé international est basé. Vous aurez besoin de toutes les informations nécessaires pour faire une offre compétitive aux futurs employés. Avoir un expert local avec qui consulter donne à votre entreprise un avantage significatif pour rester à jour et en conformité avec les réglementations locales telles que les lois du travail et les changements de code fiscal. Ces informations peuvent être disponibles en ligne, mais elles n'ont pas autant d'autorité que lorsque vous avez un expert local sur le terrain. En avoir un rend votre système de paie plus fiable et à jour tout en réduisant largement la courbe d'apprentissage sur ces questions. L'expert local peut également rédiger le contrat de travail mieux que quiconque.

Poser les Bonnes Questions

Savoir quelles questions poser ou rechercher pourrait être une étape qui précède la recherche d'un consultant local. C'est une méthode proactive essentielle dans les premières étapes du processus d'embauche. Les questions ci-dessous sont un bon point de départ :

• Quelles sont les heures de travail standard et le nombre de jours de vacances annuels ?
• Quels sont les avantages obligatoires et non obligatoires sur le marché local ?
• Quels éléments imposables doivent apparaître sur la fiche de paie ?
• Quels documents l'employeur est-il légalement obligé de collecter et de conserver pour chaque employé ?

Ces questions couvrent certaines des différences courantes entre un pays et un autre. Par exemple, savoir si une pension fait partie de la sécurité sociale ou est un avantage en plus de la sécurité sociale, et si l'assurance maladie et vie est considérée comme un avantage imposable ou nécessite un formulaire séparé pour être accomplie.

Collecter les Documents Nécessaires

Une fois le processus d'embauche terminé, le processus d'intégration suit. Les entreprises sont responsables de la collecte et de la conservation des documents des employés. Ces documents diffèrent d'un pays à l'autre, mais la plupart incluront des formulaires relatifs aux éléments suivants :

• Numéro d'identification du travailleur/numéro de sécurité sociale/numéro d'identification fiscale
• Visa de travail/document d'éligibilité au travail I-9/formulaire W4 (ou équivalent local)
• Formulaire de candidature/CV/informations de contact
• Coordonnées bancaires
• Dossier des avantages santé et pension
• Manuel de l'employé (aperçu des politiques de l'entreprise)

Il est important que l'entreprise traite ces documents avec le plus grand soin, car une mauvaise gestion de ces dossiers pourrait entraîner de lourdes sanctions.

Intégrer un Logiciel de Paie Mondiale avec Vos Systèmes de Gestion

Après avoir assuré la conformité légale et l'intégration complète des employés, la dernière étape consiste à mettre en œuvre une solution de paie et de paiement. Avec la complexité de la gestion d'une équipe mondiale, il serait déraisonnable de maintenir un processus manuel.

Intégrations Clés

HRIS est un système d'information des ressources humaines qui permet aux entreprises de suivre et d'améliorer tout le travail administratif des RH, comme le suivi des coûts, des heures, de l'assiduité, et plus encore. Avoir un HRIS mondial facilite et rend plus efficace le reporting de la paie en éliminant les tâches manuelles précédentes.

Gestion des dépenses est un système qui facilite. surveille et suit les dépenses des employés et rend compte de tous les paiements sortants tels que les frais de déplacement professionnels et autres coûts initiés par les employés. Single Sign-On (SSO) est une procédure de sécurité qui permet aux utilisateurs d'accéder à toutes leurs applications avec un seul mot de passe. Cela empêche les utilisateurs d'exposer à plusieurs reprises leurs noms d'utilisateur et mots de passe lors de l'utilisation de plusieurs applications. ## Solution de Paie et RH Globale de Rivermate Embaucher à l'étranger ou gérer une équipe mondiale peut être un défi majeur pour les entreprises. Rivermate facilite la gestion de la paie et des RH à l'échelle mondiale en vous fournissant une plateforme propre et conviviale, qui consolide vos paies, employés et contractuels, et instaure la confiance entre vous et vos employés grâce à un système qui permet la transparence de la paie. Les travailleurs sont payés dans leur monnaie locale et reçoivent des bulletins de paie dans leur langue maternelle via le portail sécurisé de Rivermate. Découvrez comment la solution de paie globale de Rivermate gère tous les aspects de la paie, y compris l'embauche, l'intégration, la gestion et le paiement d'une équipe mondiale. Nous sommes un employeur de référence au Danemark, Israël, Canada et dans plus de 150 autres pays.