¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es esencial?

El Formulario I-9, o el "Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo," es un documento crucial utilizado en los Estados Unidos para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en el país. Aplicado por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU., es vital para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración y prevenir el empleo no autorizado.

Completar el Formulario I-9

Los empleadores están obligados por la ley federal a completar el Formulario I-9 al contratar nuevos empleados, abarcando ciudadanos estadounidenses, nacionales no ciudadanos, residentes permanentes legales y no ciudadanos autorizados para trabajar en los EE. UU. El formulario consta de dos secciones, con la Sección 1 a ser completada por el empleado y las Secciones 2 y Suplemento B por el empleador. Este último debe proporcionar instrucciones detalladas para ayudar en el proceso de completación.

Plazos y Requisitos de Retención

El Formulario I-9 debe completarse dentro de los tres primeros días hábiles desde el inicio del empleo del empleado. Además, los empleadores deben retener el Formulario I-9 para cada empleado actual hasta la fecha de terminación o tres años después de la contratación, lo que sea más tarde. Estos formularios están sujetos a inspección por varios organismos gubernamentales para garantizar el cumplimiento.

Consecuencias del Incumplimiento

No realizar la verificación del I-9 de manera precisa puede resultar en severas penalidades, incluyendo multas, inhabilitación para contratos gubernamentales y repercusiones criminales. Los empleadores también deben evitar usar el proceso del I-9 para prácticas discriminatorias basadas en el origen nacional, la ciudadanía o el estatus migratorio, lo que podría llevar a problemas legales.

Mejores Prácticas y Mantenerse Actualizado

Las mejores prácticas para la verificación del I-9 incluyen capacitar al personal de recursos humanos, realizar auditorías internas y utilizar sistemas electrónicos para gestionar los formularios. Mantenerse actualizado sobre los cambios relacionados con la Verificación del I-9 se puede lograr monitoreando el sitio web oficial del USCIS, suscribiéndose a boletines informativos y participando en seminarios web de cumplimiento de recursos humanos.

Actualizaciones Recientes y Errores Comunes

Las actualizaciones recientes del Formulario I-9 incluyen la emisión de un nuevo formulario y alteraciones en los procedimientos de verificación debido a la pandemia. Los errores comunes en la verificación del I-9 incluyen tardanza en la completación del formulario y errores en la revisión de documentos, lo que puede resultar en incumplimiento y penalidades.

Verificación del I-9 para el Empleador de Registro (EOR)

La Verificación del I-9 para el Empleador de Registro (EOR) implica confirmar o revalidar la identidad y la elegibilidad de empleo de un empleado recién contratado. Los EORs aseguran el cumplimiento revisando los documentos de identidad y completando el formulario I-9, adhiriéndose a los procesos de verificación actualizados.

Implicaciones de la Contratación Global y el Trabajo Remoto

Para las empresas que contratan dentro de los EE. UU., la verificación del I-9 es fundamental, independientemente de su ubicación base. Con el trabajo remoto, el proceso de verificación puede ser complejo, pero los representantes autorizados pueden facilitar el cumplimiento revisando físicamente los documentos en nombre de los empleadores.