Contratación de Empleados como Propietario Único - Una Guía Completa

Uno de los principales beneficios de ser propietario único es tener el control total sobre tu negocio. Sin embargo, hacerlo todo tú mismo puede ser agotador y abrumador. Una vez que te encuentres trabajando 15 horas al día, considera contratar a alguien para que te ayude con la carga de trabajo. Pero, como trabajador autónomo, ¿puedes siquiera contratar a personas? Aunque en internet hay mucha controversia sobre esto, la respuesta es: Sí. Puedes contratar a tantos empleados como desees siendo propietario único. Sin embargo, pasar de ser propietario único a tener el estatus de empleador puede ser complicado. Debes conocer todo lo necesario sobre la contratación de empleados como propietario único. Quieres ser un buen empleador y mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones locales. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la contratación de empleados como propietario único.

¿Qué requisitos debes cumplir al contratar a alguien como propietario único?

Cuando decides contratar a alguien como propietario único, aún estás obligado a cumplir con los requisitos federales y estatales. También necesitarás gestionar las tareas y procedimientos administrativos adecuados. Además, debes realizar todas las presentaciones fiscales relevantes. El primer paso para contratar a alguien generalmente implica obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. Si tu estado tiene requisitos específicos en términos de licencias y permisos, es recomendable obtenerlos de antemano. En cuanto a tus empleados, necesitarás verificar que sean elegibles para trabajar en los EE. UU. También necesitarás recopilar su número de Seguro Social. Es posible que también necesites obtener otra información relevante para fines de retención de impuestos sobre la renta.

¿Cómo pagar a tus empleados como propietario único?

Antes de comenzar a contratar, también necesitas comprender todas las complejidades de pagar a tus empleados. El IRS ofrece una excelente guía de contratación. Pero, aquí tienes lo que necesitas saber explicado de manera más simple.

1. Debes pedir a tus empleados que completen y presenten la documentación relevante

Tanto los nuevos empleados como los antiguos están obligados a presentar los siguientes formularios a sus empleadores:

• Formulario W-4
• Formulario de retención de impuestos estatales
• Formulario I-9

Como empleador, es posible que necesites registrar cuentas de impuestos sobre la nómina estatales y locales para fines de seguimiento y presentación de informes fiscales.

2. Calcula el salario de tus nuevos empleados

Es importante entender el tipo, la cantidad y la frecuencia con la que los compensarás por su trabajo. Puedes pagar a tus empleados un salario por hora, pagarles a través de comisiones o acordar con ellos un salario anual fijo. Generalmente, los empleadores pagan a sus empleados semanalmente, quincenalmente, semimensualmente o mensualmente. También debes determinar la cantidad que debes retener para fines fiscales. Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, debes considerar:

• Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA)
• Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA)
• Deducciones para atención médica y otros beneficios legales
• Impuesto sobre la renta federal
• Impuesto sobre la renta estatal
• Puede aplicarse el impuesto local.

Pagas a tus empleados su salario menos estas retenciones fiscales. Generalmente, los empleadores pagan a sus empleados mediante cheques de depósito directo.

3. Cumple con los requisitos fiscales para tu negocio y empleados

El último paso es seguir las regulaciones locales sobre los impuestos que estás obligado a presentar y pagar. Dependiendo de tu negocio, es posible que tengas que presentar declaraciones ante el IRS, las agencias de recaudación de impuestos estatales y municipales. Si pagar a tus empleados te parece abrumador, externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina podría ser una buena opción.

Emplear a miembros de la familia en tu empresa unipersonal

Los propietarios únicos a menudo contratan a miembros de la familia para ayudar con la carga de trabajo. Convertir una empresa unipersonal en un negocio familiar no es raro, e incluso tiene algunos beneficios fiscales.

Contratar a un cónyuge como propietario único

A menudo, los cónyuges deciden ser copropietarios de una empresa unipersonal, y son socios iguales en el negocio. Si ese es el caso con tu cónyuge, tanto tú como tu cónyuge ganan sus salarios como un retiro del propietario, y no puedes contratarlos como empleados. Pero, si tú. no co-poses la empresa unipersonal, puedes poner a tu cónyuge en la nómina. En ese caso, el cónyuge tiene que cumplir con los impuestos sobre la renta y la Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA). Por otro lado, tu cónyuge no tiene que pagar el impuesto de la Ley Federal de Impuestos al Desempleo (FUTA) sobre sus salarios.

Contratar a los hijos como propietario único

Muchos propietarios únicos deciden contratar a sus hijos como sus primeros empleados. Les enseña a trabajar por su salario y responsabilidad, pero también te permite verlos más durante el día. Aunque esto es muy posible, hay un par de cosas que debes considerar.

1. Cuando contratas a tus hijos, aún tienes que retener el impuesto sobre la renta de tu hijo.
2. Tu hijo no pagará el impuesto FICA si es menor de 18 años.
3. No tienes que pagar el impuesto FUTA si es menor de 21 años.

Contratar a tus hijos en tu negocio les enseña ética laboral, lo cual el IRS recompensará con ciertos beneficios fiscales. Pero, infórmate sobre las reglas y directrices actuales sobre la contratación de tus hijos en tu estado, ya que pueden diferir.

Contratar empleados vs. contratistas como propietario único

Contratar a alguien como empleado tiene sus beneficios sobre contratar contratistas. Sin embargo, las empresas unipersonales podrían beneficiarse más de contratar contratistas. Contratar a alguien para tachar cosas de tu lista de tareas sin tener que ponerlo en la nómina puede ser una gran opción para negocios en auge. Sin embargo, los contratistas independientes son una solución temporal. Aunque no requieren que saltes obstáculos para contratarlos, debes tener cuidado con la clasificación errónea de empleados incluso como propietario único. Una vez que tus contratistas se vuelvan invaluables para tu negocio, considera convertirlos en empleados.

¿Deberías actualizar tu tipo de entidad a LLC?

Aunque los empleados pueden ser una excelente manera de externalizar parte de la carga de trabajo diaria, hay muchos riesgos asociados con la contratación. Mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales es uno de ellos. A medida que tu negocio crece, considera actualizar tu tipo de entidad a LLC. Este tipo de entidad es un poco más difícil de iniciar, pero ofrece una mejor protección de responsabilidad que la disponible para una empresa unipersonal. Con una empresa unipersonal, tú y tu negocio son lo mismo a los ojos de la ley. Si ocurre algún percance, serás personalmente responsable de los daños y otros gastos. Aunque puedes comprar un seguro comercial, una vez que comiences a contratar a muchos empleados, puede ser beneficioso actualizar a una LLC. Esto te proporcionará no solo protección de activos personales, sino también la credibilidad de tener un negocio más oficial. Además, ofrece varios beneficios en términos de impuestos.

FAQ:

¿Puede un propietario único tener inversores?

Los propietarios únicos pueden obtener inversiones externas. Pero, no se les permite ofrecer acciones a sus inversores ni tomar socios. En ese caso, los propietarios únicos deberían considerar cambiar su tipo de entidad a sociedad o LLC. Será más fácil obtener inversiones y préstamos para estos tipos de negocios.

¿Cuántos empleados puede tener una empresa unipersonal?

Una empresa unipersonal puede tener tantos empleados como necesite. Los propietarios únicos deben familiarizarse con los requisitos de cumplimiento e impuestos antes de comenzar a contratar.

¿Cuáles son las desventajas de una empresa unipersonal?

La principal desventaja de una empresa unipersonal es que no eres elegible para beneficios como los empleados regulares. Esto incluye planes de pensión y salud, días de enfermedad y días de vacaciones, todos los cuales tienes que financiar tú mismo. Además, puede ser difícil encontrar tiempo para promocionar tu negocio y encontrar clientes. También necesitarás encontrar tiempo para los procesos de recursos humanos relevantes o para encontrar inversiones. Por último, cerrar tu negocio unipersonal e intentar otro negocio es fácil. Pero, puede ser difícil vender tu empresa unipersonal a otra persona.