Was ist bei der Lohnabrechnung zu beachten?

Die Gehaltsabrechnung stellt die systematische Auszahlung von Gehältern an Mitarbeiter dar und umfasst komplexe Berechnungen, Steuerabzüge und die Verteilung von Geldern. Diese wesentliche Geschäftsfunktion besteht aus mehreren wichtigen Komponenten:

1. Sammlung von Mitarbeiterinformationen: Bevor Zahlungen eingeleitet werden, müssen Arbeitgeber genaue Mitarbeiterdaten sammeln, die typischerweise durch Formulare wie das IRS-Formular W-4 erleichtert werden, das Adressen und Sozialversicherungsnummern für US-amerikanische Unternehmen enthält.
2. Berechnung des Bruttolohns: Der Bruttolohn bezeichnet den Gesamtbetrag, der einem Mitarbeiter vor Abzügen geschuldet wird, einschließlich der Vergütung für erbrachte Arbeit, die üblicherweise als Vorsteuerverdienst bezeichnet wird.
3. Abzug von Abzügen: Gehaltsabzüge umfassen verschiedene Einbehalte, die vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters abgezogen werden, einschließlich obligatorischer Steuern wie der Einkommensteuer sowie freiwilliger Abzüge wie Rentenbeiträge und Rückzahlungen von Studienkrediten.
4. Steuerabzug und -meldung: Die genaue Einbehaltung und Abführung von Beschäftigungssteuern, einschließlich der Bundes- und Landessteuer sowie der FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare), sind für Arbeitgeber in den USA wichtige Compliance-Maßnahmen.
5. Genehmigung von Erstattungen: Erstattungen umfassen zusätzliche Zahlungen zur Deckung genehmigter Mitarbeiterausgaben wie Reise- oder Ausbildungskosten sowie Beiträge zur Krankenversicherung.
6. Führung von Gehaltsabrechnungsunterlagen: Unternehmen müssen umfassende Gehaltsabrechnungsunterlagen für jeden Mitarbeiter führen, einschließlich Lohnsätze, Abzüge, geleistete Stunden und Beiträgen zu Leistungen, um die Einhaltung der gesetzlichen Standards zu gewährleisten.
7. Berechnung des Nettolohns: Der Nettolohn, oder das Auszahlungsgehalt, stellt den endgültigen Betrag dar, der nach Berücksichtigung aller Abzüge an die Mitarbeiter ausgezahlt wird.
8. Zeiterfassung: Die Überwachung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter, insbesondere für Stundenlöhner, ist ein integraler Bestandteil des Gehaltsabrechnungsprozesses, um eine genaue Vergütung für geleistete Arbeitszeit sicherzustellen.
9. Berechnung der Überstundenvergütung: In Übereinstimmung mit Arbeitsgesetzen wie dem Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA müssen Unternehmen möglicherweise Überstundenvergütungen für nicht befreite Mitarbeiter berechnen und auszahlen, die die gesetzlichen Schwellenwerte überschreiten.

Verwaltung der Gehaltsabrechnung: Strategien und Ansätze

Unternehmen setzen verschiedene Methoden ein, um die Gehaltsabrechnung zu optimieren:

1. Interne Gehaltsabrechnung: Unternehmen mit gut ausgestatteten HR-Abteilungen können die Gehaltsabrechnung intern abwickeln, entweder manuell oder durch Automatisierung mit Gehaltsabrechnungssoftware, was eine effiziente Verwaltung der Gehaltsabrechnung erleichtert.
2. Ausgelagerte Gehaltsabrechnung: Kleine Unternehmen ohne interne Ressourcen oder größere Unternehmen, die die Belastung der HR-Abteilung verringern möchten, entscheiden sich häufig dafür, die Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister auszulagern, um eine genaue und rechtzeitige Gehaltsabrechnung zu gewährleisten und interne Ressourcen für Kernaktivitäten freizusetzen.