什么是数据处理协议（DPA）？

数据处理协议（DPA）

数据处理协议（DPA） 是数据控制者与数据处理者之间的法律合同。它规定了个人数据的处理方式。此协议对于确保遵守如 通用数据保护条例（GDPR） 和 加利福尼亚消费者隐私法案（CCPA） 以及其他全球隐私法律至关重要。DPA 详细说明了数据处理的性质、目的和范围。它还明确双方的责任，并概述了保护个人数据的技术和组织措施。在当今全球化的工作环境中，特别是在依赖外部供应商进行薪酬、福利或云端人力资源工具的分布式公司和组织中，DPA 是确保敏感个人数据合法、负责任处理的关键保障。

理解控制者和处理者

要理解为什么 DPA 很重要，必须区分数据控制者和数据处理者的角色。控制者决定数据处理的“为什么”和“如何”。这通常是为 工资单、人力资源或合规目的收集员工数据的雇主或组织。相比之下，处理者是第三方，例如薪酬提供商、人力资源软件供应商或基于云的 HRIS 平台，在明确指示下代表控制者处理数据。

DPA 确保处理者不会超出控制者授权的范围使用或存储个人数据，并要求采取充分的安全措施。

为什么 DPA 对法律和人力资源领导者很重要

对于法律团队而言，数据处理协议（DPA）至关重要。它表明组织符合其数据保护义务。DPA 要求处理者保持与控制者相同的高标准。它还定义了双方的责任和义务，作为风险缓解工具。在审计或法律检查中，此协议可作为尽职调查的证明。

未在服务协议或供应商合同中包含 DPA 可能会带来严重后果，包括监管罚款、声誉受损，甚至当局暂停数据处理。

人力资源领导者，尤其是管理全球流动性或国际招聘的领导者，也有类似责任。他们处理大量个人数据，如姓名、地址、社会保障号码、健康记录和税务识别码。这些数据常与外部供应商共享，从专业雇佣组织（PEO）平台到医疗服务提供商。DPA 确保在数据共享时，数据得到保护，仅用于其预定目的。

在入职、离职或执行远程工作政策等人力资源流程中，拥有与相关第三方的 DPA 有助于确保整个员工生命周期的合规。

DPA 通常涵盖的内容

结构良好的 DPA 包含几个基本要素：

首先，明确识别双方——控制者和处理者——以及被处理的个人数据类型。这可能包括员工的工资单数据、用于 请假 的健康相关记录或用于内部沟通的联系信息。

接下来，说明处理的目的，无论是用于工资执行、分析、 绩效评估 报告，还是遵守 劳动法。DPA 还会具体说明数据的保留期限、删除或返还数据的义务，以及防止未经授权访问或披露的安全措施。

重要的是，DPA 详细说明如何保障数据主体的权利，例如访问、更正或删除其个人数据的权利。它还包括数据泄露通知、审计权和限制分包的协议。

在数据可能跨境流动的司法管辖区，DPA 还应涉及国际数据传输机制，如 标准合同条款（SCCs） 或 绑定企业规则（BCRs）。

法律和人力资源领导者确保合规的步骤

为了将数据保护融入组织文化，法律和人力资源领导者应积极推动 DPA 的制定。首先，了解你的角色：你是控制者、处理者，还是两者兼具？许多公司同时扮演这两个角色。例如，它们可能作为内部人力资源数据的控制者，也作为代表其他企业处理客户数据的处理者。

明确角色后，领导者应审查现有协议，特别是与外部服务提供商的协议。检查这些协议是否包含正确的 DPA 条款。如果协议过时或缺乏保护条款，重要的是重新谈判或添加单独的 DPA。

接下来，法律团队应起草或更新 DPA 模板，以符合组织的处理活动和相关法律。人力资源团队应与法律合作，确保供应商入职和员工数据处理遵循此协议。

技术也是合规的关键。使用提供角色基础访问、安全数据存储和审计追踪的 HRIS 系统，可以帮助日常运营中满足 DPA 义务。

DPA 与员工生命周期

在整个员工生命周期中，DPA 通过确保与第三方共享的个人数据得到安全处理，保护个人权益。例如，新员工入职时，其银行和税务信息可能由外部薪酬供应商处理。如果公司提供健康福利，敏感的医疗数据可能会传输给保险公司。

没有 DPA，此类转移可能违反隐私法律。即使在离职程序中，DPA 也确保个人数据不会被无限期存储或在未获同意的情况下共享。对于 自由职业者 或 合同工，DPA 确保其个人和支付数据仅用于约定的目的，并在不再需要时安全删除。

结论

数据处理协议（DPA）不仅仅是合规文件；它对于数据隐私、责任和透明度至关重要。随着组织越来越依赖外部供应商进行人力资源、薪酬、IT 和员工体验，DPA 作为法律和伦理的保障。

对于法律领导者，它确保符合不断变化的数据隐私法律。对于人力资源专业人士，它在整个雇佣阶段保护员工数据的完整性和机密性。通过理解、审查和执行 DPA，组织可以降低风险、增强信任，并在数据驱动的世界中保持合规。

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