一家研究机构在荷兰如何合规雇佣员工而无需设立本地实体

关于客户

客户是一家欧洲研究机构，专注于先进电子和半导体领域，运营中遵循严格的治理和采购标准，典型于高度监管的研发环境。虽然其招聘主要依赖本地合同，但所需的专业人才分布在欧洲各地，因此它在有适当专业知识的地方进行国际招聘。此次合作开始时，它希望在没有本地实体的情况下，扩大在Benelux地区的影响力。

挑战

该岗位位于荷兰，组织没有直接雇佣当地员工的方式：没有荷兰实体，没有Benelux地区的存在，也没有Employer of Record（雇主备案）方面的先前经验。候选人是一名高级研究员，正从国外调入荷兰。

对于研究实体来说，建立外国法律实体具有额外的重量。这不仅关乎成本和设立时间，还涉及治理和问责的承诺，必须在内部和利益相关者中得到合理化。在这种情况下，对于最初只有单一岗位的需求而言，这样的结构可能过于繁重。同时，采用非正式或合同安排以加快流程，则会引入分类风险，包括潜在的常设机关责任，以及更广泛的合规与治理挑战。这些正是需要从一开始就建立稳定、结构清晰的运营框架的风险。

该组织也是首次使用EOR（Employer of Record），因此部分挑战在于建立信心：相信EOR安排是一种合理、可辩护的在国外雇佣员工的方式。

利益所在

没有实体，该组织无法自行合规地在荷兰雇佣研究员，而快速的途径可能带来误分类和税务风险。对于所有权结构要求高度执行纪律和治理明确的实体而言，这类风险不仅是财务上的，还涉及声誉。

最具体的合规要素是30%免税政策，这项荷兰外派员工税收优惠允许符合条件的入职员工在最多五年内获得部分免税薪资。雇主必须在第一工作日后四个月内提出申请，才能自第一天起生效；对调任研究人员而言，这极大影响了报价的价值。

选择Rivermate的原因

该组织比较了几家EOR提供商。价格当然关键，作为研究机构尤为重要；本地存在也同样重要：Rivermate在荷兰的实体赋予了其真正的本地Employer of Record。对首次使用EOR的客户而言，响应速度和适应其问题的能力也同样重要。

关键时刻在任何合同签署之前到来。多家供应商竞争，针对相同问题提供不同答案，而Rivermate以清晰、专业的答复确立了自己的地位，让客户有信心继续推进，也正是一个负责任的组织在做出承诺前所需的保证。

Rivermate的帮助

此次合作始于2025年6月，合同迅速签订：从接受提议到正式开始仅两周，同时进行国际搬迁。

过程由Rivermate的专家团队支持，包括客户成功经理Dasola Jikiemi和客户经理负责人Karl van der Weert。他们共同指导组织和员工完成入职、合同设置、薪酬协调及荷兰的实际雇佣问题。入职流程通过Rivermate平台完成，设有专门联系点，以解决在新国家雇佣过程中出现的行政问题。

最关键的一项工作是30%免税政策。其在合同谈判中的应用方式，以及需要准备的内容，最初并不明确；Rivermate在确保合同落实的过程中予以澄清和解决，避免将复杂性转嫁给员工。

日常支持通过电子邮件联系专属联系人，联系人会将问题转交相关部门，并在少数情况下及时回复。

这对类似组织的意义

如果你是非政府组织、公共/私营研究机构、研究院、大学孵化企业，或任何需要在海外招聘一两名专业人员的公共资金资助机构，你面临的实体问题比传统企业更为敏锐：成本因素尤为重要，或许每一欧元和每一项治理承诺都必须合理化。Employer of Record帮助你合规地在海外雇佣合适的人选，而无需为少数岗位建立和维护外国实体。

在Rivermate，我们经常与研究机构及公共资助单位合作，因此了解此类实体对合规性的更高要求。采购流程可能更复杂，文件档案也需更详细，出资方或监管机构可能要求对每项决策提供明确理由。

我们习惯在这些限制下工作。这意味着在需要时快速行动，谨慎记录每个步骤，以及在处理敏感情况时保持谨慎 discretion。