夏威夷雇主员工招聘指南

在夏威夷招聘提供了接触多元化、受过良好教育的人才库的机会，但也涉及到美国最详细的监管环境之一的导航。无论您是在扩展业务还是进行远程招聘，聘用驻扎在群岛上的员工，本《夏威夷州员工招聘指南》将引导您完成招聘过程的每一步，从注册和 onboarding 到遵守州级招聘法规。

夏威夷的雇佣和劳动法律包括关于新员工报告、工资支付、保险要求和反歧视规则的严格指南。在夏威夷税务局和夏威夷劳动与工业关系局等机构的监管下，雇主必须为招聘日之后的持续责任做好准备。

雇主在夏威夷招聘时需要了解什么？

夏威夷的就业环境结合了联邦劳动标准与独特的州级义务。新雇主在发出聘用通知前，必须应对多层次的合规要求。

了解夏威夷的就业法律

夏威夷的雇佣采用随意雇佣（at-will）模式，允许雇主和员工在任何时间、任何合法理由下终止雇佣关系。然而，这一通用规则受到联邦法律和《夏威夷就业实践法》的严格保护。州内雇主不得基于种族、宗教、年龄、残疾、性别（包括性别认同或表达）、性取向、婚姻状况、血统或其他受保护类别歧视申请人或员工。

除了标准合规要求外，夏威夷还具有一些独特的雇主义务，使其区别于其他美国州。例如，所有雇主都必须提供 Temporary Disability Insurance (TDI)——一项为因非工作相关疾病或伤害无法工作的员工提供部分工资补偿的计划。夏威夷是美国唯一要求大多数私营部门雇主必须提供TDI的州。

雇主还必须遵守 夏威夷预付医疗保健法，该法规定为每周工作至少20小时、连续四周的员工提供健康保险。保险覆盖必须符合特定最低标准，才能被视为符合法律要求。

更多详情请访问 夏威夷劳动与工业关系局 网站。

夏威夷员工招聘流程的关键法规

在聘用新员工之前，夏威夷雇主必须在联邦和州级完成一系列注册和合规步骤：

• 从IRS获取 联邦雇主识别号码（FEIN），用于工资和税务申报。
• 在夏威夷税务局注册，扣缴并上缴州所得税。
• 在劳动与工业关系局注册，建立州失业保险（SUI）账户。
• 获取所需的保险，包括工伤保险和TDI——夏威夷特有的提供非工作相关医疗条件部分工资补偿的保险。
• 在工作场所展示所有必需的劳动法海报，包括最低工资、平等就业机会和职业安全相关的内容。

新员工还必须填写IRS表格W-4、夏威夷表格HW-4和I-9表格。雇主必须保存这些记录以备检查，并在雇用后三个工作日内验证员工在美国工作的合法权利。

雇主在夏威夷招聘时常犯的错误

不了解夏威夷的雇佣规则是公司面临法律风险的最常见原因之一。常见错误包括错误地将工人归类为承包商而非员工，这可能导致追溯支付工资、工资税和福利覆盖。

其他错误还包括：

• 忽视夏威夷关于TDI和医疗保险的法律要求
• 延迟新员工报告
• 未注册州失业保险
• 违反工资和工时法律，低薪或漏付加班费

一些雇主还会忽视随意雇佣的限制。虽然夏威夷是一个随意雇佣辖区，但雇主仍不能在没有适当文件的情况下随意解雇员工，或在解雇行为被认为是报复或歧视时进行解雇。

避免这些错误的关键是建立可靠的人力资源基础设施，或与全球雇佣合规提供商合作。

Employer of Record（雇主代表）解决方案简化了在夏威夷的远程招聘、入职和福利管理，让您专注于在夏威夷壮大团队。

新员工在夏威夷的工资单要求是什么？

在夏威夷进行工资发放不仅仅是发放工资支票。雇主必须管理复杂的税务义务，缴纳州规定的保险计划，并保持详细的工资记录以确保合规。

夏威夷员工的工资税和预扣

夏威夷的雇主负责以下工资税的预扣和缴纳：

• 根据 IRS表格W-4 扣缴联邦所得税和FICA（社会保障和医疗保险）
• 使用表格HW-4确定的夏威夷州所得税
• 雇主匹配的FICA缴款
• 州失业保险（SUI）缴款，费率根据雇主经验而异
• TDI缴款，部分由员工支付，雇主补充

这些税款必须按时上缴给IRS和 夏威夷税务局。雇主需每季度提交HW-14表格，年度提交HW-3表格进行州税核对。

为新员工建立工资单

合法支付夏威夷员工工资，雇主必须：

• 收集已填写的W-4（联邦）和HW-4（州）预扣表格
• 建立定期的 工资支付周期——夏威夷法律要求员工至少每半月支付一次
• 计算并预扣正确的工资税
• 通过EFTPS（联邦）和 Hawaii Tax Online（州）申报和缴纳税款
• 保留工资记录至少六年
• 提供详细的工资单，并确保员工能及时访问工资记录

准确的记录和及时的税务申报是避免州联邦机构处罚的关键。

了解夏威夷的最低工资标准

截至2024年，夏威夷的最低工资为每小时$14.00。计划中的调升将使其在2026年升至$16.00，2028年升至$18.00。雇主可以对有小费的员工应用小费抵扣，但前提是员工的总收入至少比最低工资高出$7.00每小时。

此外，夏威夷遵循联邦 加班法律，要求雇主对每周工作超过40小时的非豁免员工支付1.5倍的正常小时工资。

如果您计划在美国开始入职流程，请查看我们的 如何在加利福尼亚州雇佣员工 指南。

如何在夏威夷报告新员工？

新员工报告不仅是一项最佳实践，更是所有夏威夷雇主的法律要求。及时报告有助于州和联邦机构执行子女抚养令、检测失业保险索赔中的欺诈行为，并确保整体税务合规。

夏威夷的新员工报告流程

在夏威夷，报告新员工是法律规定的义务，也是支持子女抚养执行和减少福利欺诈的重要环节。所有夏威夷雇主都必须向 夏威夷子女抚养执行局（CSEA） 报告新聘或 重新雇佣的员工，即使该员工是兼职、季节性或在60天以上的离职后重新雇用。

必需信息和报告方式

雇主必须报告包括员工姓名、社会安全号码、地址和雇佣日期在内的基本信息，以及雇主的名称、地址和FEIN（联邦雇主识别号码）。

报告方式包括：

• 在线通过夏威夷新员工报告中心
• 传真或邮寄，将员工填写的HW-4表格发送至CSEA

对于大量报告，雇主可以通过州门户网站上传电子文件。

截止日期和处罚

夏威夷法律要求在员工首次工作后 20天 内报告新员工。通过电子方式提交的报告可以每12-16天批量提交一次。

未按时报告可能导致：

• 每未报告一名员工罚款**$25**
• 如果故意遗漏以规避法律义务，最高可罚每次违规$500

为什么这很重要？

及时报告新员工有助于政府机构找到父母以收取子女抚养费、防止福利重复发放，并确保公共资源得到保护。为了合规并避免处罚，建议将此项纳入您的标准入职流程。

夏威夷的失业保险义务有哪些？

在夏威夷雇佣员工时，雇主必须参与州的失业保险（UI）系统。该计划为无过错失业的符合条件的工人提供临时经济支持。不履行义务可能导致高额罚款，并影响您获得联邦失业税（FUTA）抵免的资格。

了解夏威夷的州失业保险

所有夏威夷雇主都必须向由夏威夷劳动与工业关系局管理的州失业保险（SUI）基金缴款。这些缴款用于向符合州资格的失业工人支付福利。

新雇主通常会被分配一个标准的SUI税率，具体费率根据行业分类而异。随着时间推移，您的费率可能会根据经验评级调整，即针对您的账户提出的失业索赔数量。

雇主在失业保险方面的责任

为遵守夏威夷的UI计划，雇主必须：

• 在支付任何工资前，通过 HUIClaims 夏威夷门户注册
• 每季度提交工资报告，详细列出每位员工的收入
• 每季度缴纳UI缴款，即使该期间没有支付工资

这些报告和缴款截止日期为每季度后一个月的最后一天（即4月30日、7月31日、10月31日和1月31日）。

未能及时提交准确的报告或缴纳款项，可能导致滞纳金、罚款和利息。此外，不合规可能会导致企业失去获得完整FUTA税抵免的资格，从而增加整体联邦失业税负担。

劳动法对夏威夷招聘实践的影响是什么？

夏威夷的劳动法为雇主设定了超越招聘本身的具体责任。从民权保护和工资扣押到州级强制保险覆盖，理解这些法律如何影响雇佣实践，对于在整个员工生命周期中保持合规至关重要。

随意雇佣及其在夏威夷的影响

夏威夷遵循随意雇佣原则，允许雇主或员工在任何时间、无论有无原因终止雇佣关系。然而，这一原则受到州和联邦民权保护、工会合同和个人雇佣协议的限制。

雇主必须避免可能被视为歧视、报复或违反公共政策的解雇行为。为降低法律风险，重要的是记录纪律处分、进行公平调查，并确保解雇决定基于合法、非歧视性理由。

子女抚养执行局的规定

根据夏威夷法律，雇主必须遵守由子女抚养执行局（CSEA）发出的扣押令。收到扣押通知后，雇主应：

• 立即开始工资扣押，无需员工同意
• 持续扣除，直到CSEA通知停止
• 在每次工资发放后 七个工作日 内汇款

未遵守可能导致罚款和雇主对未支付金额的责任。

临时残疾保险要求

夏威夷是美国唯一要求私营部门员工必须提供临时残疾保险（TDI）的州。TDI为因非工作相关疾病或伤害无法工作的员工提供部分工资替代。

主要雇主义务包括：

• 通过批准的私营保险公司或经DLIR批准的自保方式购买TDI
• 支付至少50%的保费，其余部分可从员工工资中扣除（最高0.5%的周收入，有限额）
• 在工作场所展示TDI相关通知

不合规可能导致行政处罚和未支付福利的民事责任。

如何确保遵守夏威夷的工资和税务法律？

夏威夷的工资和税务合规涉及多个州机构、精确的记录保存和及时申报。雇主不仅要扣缴正确的税款，还要紧跟本地商业法规。未能合规可能导致罚款、利息甚至失去良好信誉。

夏威夷税务局指南

夏威夷税务局（DOTAX）负责监管雇主的主要税务义务，包括：

• 从员工工资中扣缴州所得税
• 提交工资税申报和核对表（如HW-14和HW-3）
• 进行一般消费税（GET）申报（如果您的企业在夏威夷进行应税商业活动）

雇主必须向DOTAX注册，按时提交准确的表格，并确保税款全额缴纳。逾期申报或少缴可能导致罚款和合规状态丧失。

保持合规的最佳实践

为确保遵守夏威夷的税务和工资法规，雇主应：

• 按时提交所需税表，包括季度和年度申报
• 保留工资和税务记录至少六年，符合夏威夷的法定保存期限
• 定期审查工资数据，确保预扣金额、员工分类和福利扣除的准确性
• 及时响应DOTAX或劳动局的通知或审计

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