外包工资发放在小型企业运营中的优势

工资发放处理是其中一项任务。虽然被认为是相对简单直观的工作，但工资发放对您的企业可能造成巨大压力，尤其是在没有有效策略应对时。

您的员工同样期待他们的工资、福利及其他支持以尽可能准时、顺利的方式发放。正是由于这些原因，工资处理涉及大量的后勤难题和繁琐的文书工作。

企业主在创业初期常会思考一个问题：是否应该将工资发放外包，还是由内部团队负责。外包工资发放可以减轻很大负担，但也会增加您的开支。那么，在决定外包工资发放之前，您需要考虑哪些因素？

什么是工资发放？

在界定内部工资发放与外包工资发放的区别，以及分析哪种方式最适合您的企业之前，我们首先需要详细了解什么是工资发放。

工资发放仅指一份列出企业应支付薪金、工资或奖金的员工名单。工资发放的频率可以是每周、每两周一次或每月一次，具体取决于公司认为哪种安排最适合其运营。应付的薪资通常由公司的工资部门计算。

小企业主理解工资发放的重要性，原因在于工资受联邦、州及地方法规的约束。遵守工资法律是任何企业不可谈判的底线。此外，工资以及相关税款也会对企业的净收入产生重大影响。不慎操作工资发放可能导致企业损失大量资金。最后，员工也期望其雇主能在正确的时间支付正确的金额。扣款或预扣错误，以及准时性问题，都可能严重影响员工士气。

工资操作中牵涉的利害关系实在太多，因此企业在选择何种工资系统时应审慎行事。

什么是外包工资发放？

外包工资发放实质上是雇佣公司外的专业团队来负责您的薪资工作。当您外包工资发放时，实际上是支付一批经过专业培训的专家，负责从头到尾处理贵公司的工资流程。理想情况下，受雇的工资部门会接管所有与员工支付相关的管理和合规任务。

然而，部门的整体职责应在服务合同中明确规定。这也可能包括代表公司申报工资税和支付款项。

什么是内部工资发放？

与外包工资发放不同，内部工资发放不依赖公司之外的第三方机构。负责企业工资处理的部门是公司内部的。换句话说，负责执行工资操作的工作人员都属于员工范畴。内部工资员通常属于公司的人力资源部门或财务部门。

外包工资发放的优缺点有哪些？

优点

在深入探讨工资外包的利弊之前，首先要明白的是，这些理由中的任何一条或全部不一定适用于每一家小企业。Rivermate仍然建议对贵公司最适合的工资系统进行仔细分析。

更加准确

如前所述，雇主有责任确保工资按时、正确地发放，也就是说，要按计划进行。对于大多数美国员工而言，这不仅关系到员工士气，也直接影响到他们的账单支付。

根据美国工资协会（American Payroll Association）进行的一项调查，69%的美国员工表示，如果他们的工资被推迟一周，他们将无法支付账单。如果这个问题持续存在，不准时发放工资可能会对员工关系产生不良影响，甚至导致员工流失。

外包工资发放可以帮助您提高准确性，实现自动化关键操作，确保每次都能准时发放工资。

保证合规

外包工资发放的最大优势之一是可以节省合规及风险管理的时间。您的国家税务主管部门每年对雇佣税收处罚罚款数百万美元，确保所有工资法律法规的遵守变得尤为重要。选择外包工资发放时，必须聘用一家具备税务合规能力的供应商，同时保证其能降低税务处罚的风险。

税务申报和缴纳可以由专业的工资和人力资源公司负责。这些专业公司会熟悉税务法规的任何变动。

时间节省

人力资源和工资部门每周花费大约36小时进行合规相关操作，例如跟进法规提案、制定及传达新规。此外，26%的小企业每月花费三到五个小时手工处理工资。

大多数（如果不是全部的话）第三方工资服务提供商都提供一个集中的数据库，用于存储工资和考勤信息。这不仅自动化和简化了工资流程，还节省了时间，让您的工资部门能够专注于战略和其他内部事务。

外包工资帮助您重新获得宝贵的工作时间。您会变得更高效，有更多时间投入到对公司更重要的事务上。这份繁重的待办事项清单不再令人望而生畏。

缺点

如上述优点一样，缺点是否适用，取决于您的小企业具体情况。仍然建议与您的管理团队进行沟通咨询。

成本较高

大多数第三方工资提供商的标准收费方式是按每次发薪支付，也即按每个员工收费。对于拥有数千名员工的大企业，这可能看起来成本较高。不过，小型企业通常员工不到100人，这意味着通过外包工资发放较可能获得更好的成本节约。

但需要注意的是，支付并聘用第三方组织来完成本可以免费做的任务，也会带来可观的开支。一些工资提供商会对每次工资单收取$1到$5之间的费用。

安全性较低

无论是公司内部团队还是外包工资提供商，都需要访问敏感信息，例如员工银行账户信息、工作安排等。将这些信息传递给第三方供应商可能增加数据泄露的风险。

如果选择使用外包工资服务，请务必了解其安全标准，并只与可靠的提供商合作。

责任归属由贵组织承担

如果供应商未能及时、适当地支付企业的税款，责任仍由企业承担。如果不缴纳税款，企业可能面临合规处罚或罚款。

幸运的是，许多劳动管理公司提供工资处理和税务合规一站式服务。作为申报代理，供应商会代表企业计算、申报并支付税金。

外包工资发放是否明智？

尽管Rivermate希望给出明确答案，但实际上还是取决于贵公司的具体情况。

在做出决定前，进行一次全面的风险与收益分析更为明智。评估风险和回报以及它们可能对您的公司流程产生的影响至关重要。

例如，某些人力资源专业人员可能会对第三方访问公司专属数据用于工资处理及税务申报持保留态度。因此，进行尽职调查、了解工资外包服务商采用的安全措施尤为重要。

不过，许多工资和人力资源外包供应商非常理解数据安全的重要性。他们采用行业标准的安全协议，并定期进行 SOC 1 Type 2 审核，以确保客户数据的安全。

另一方面，许多工资与人力资源外包公司也非常重视组织的数据安全。他们采用行业标准的安全措施，并定期接受严格的测试和认证，比如SOC 1 Type 2审计，以确保客户数据始终受到保护。

理解工资和人力资源供应商在合作中提供的专业知识和经验也是关键。例如，许多工资管理外包公司要求其支持员工获得美国工资协会（APA）认证。

该认证用于评估和认证个人的工资知识。一些工资服务公司还拥有专门的税务合规部门，负责您的公司所有的工资税支付和申报。他们帮助处理联邦、州及地方税务，确保贵公司合规。

在做出有关工资系统的决定之前，Rivermate建议您首先回答这五个问题：

1. 如果我们采取手工工资处理，会不会占用我们本可以用在战略性项目上的时间？
2. 我们的工资系统有效吗？
3. 我们是否按时发放员工工资？
4. 我们在工资合规方面是否遇到问题？
5. 雇佣第三方工资供应商的风险是否大于其带来的好处？