Como a Mobile Easykey GmbH contratou um empregado internacional na Eslováquia

Sobre a Mobile Easykey GmbH

A Mobile Easykey GmbH é uma empresa de tecnologia de gestão de frotas com sede na Alemanha, com sede em Friedrichsdorf. Seu sistema modular oferece operações de intralogística - centros de armazenamento e distribuição que operam caminhões industriais e empilhadeiras - controle sobre acesso, segurança e dados de desempenho da frota, independentemente do fabricante do veículo. A empresa possui mais de 25 anos de experiência no setor e se descreve como líder de mercado na Europa, com mais de 1.700 clientes em mais de 20 países. A Mobile Easykey GmbH faz parte do Grupo Domnick+Müller.

A contratação na Eslováquia foi parte de uma expansão direcionada para construir uma região de vendas dedicada na Europa Oriental, liderada de campo e não da sede.

O desafio

Mobile Easykey GmbH precisava contratar um Gerente de Vendas Regional para a Europa Oriental, com base na Eslováquia. A empresa não tinha uma entidade legal local na Eslováquia, e a configuração exigia navegar por um novo marco trabalhista e regulamentações locais.

Duas coisas tornaram a situação mais complexa do que uma contratação padrão. Primeiro, a localização exata do candidato não era fixa desde o início – a empresa não tinha certeza de qual país da Europa Oriental o candidato ideal estaria baseado, o que significava que eles precisavam de um parceiro EOR com cobertura confiável em vários mercados, não apenas na Eslováquia. Segundo, a função envolvia requisitos importantes de deslocamento e mobilidade, incluindo carro da empresa – um benefício empregatício que aumenta a conformidade e a complexidade administrativa na maioria dos arranjos EOR e que muitos fornecedores não estão equipados para lidar.

Melanie Spisla e sua equipe não tinham experiência anterior com fornecedores de EOR, o que fez com que todo o processo – contratos, configuração de folha de pagamento, estruturação de benefícios, legislação trabalhista local – fosse uma área nova. Os principais focos durante o processo foram a precisão da folha de pagamento e conformidade com a legislação trabalhista eslovaca.

O que estava em jogo

Contratar além das fronteiras sem uma entidade local, a exposição à conformidade concentra-se na classificação correta de emprego, registro na seguridade social e configuração da folha de pagamento sob a legislação local. Na Eslováquia, os funcionários devem ser registrados na autoridade de seguro social relevante e obrigação de impostos sobre renda deve ser tratada de acordo com a legislação tributária eslovaca.

O elemento do carro da empresa acrescentou uma camada de complexidade que foi além do onboarding padrão do EOR. Carros de empresa fornecidos como benefício empregatício na Eslováquia possuem tratamento fiscal específico e requisitos de reporte de benefício em espécie. Errar nisso – ou não entregá-lo de forma alguma – criaria tanto uma lacuna de conformidade quanto um compromisso não cumprido com o funcionário que entraria na empresa.

Por que escolheram a Rivermate

A Mobile Easykey GmbH escolheu a Rivermate principalmente por causa da cobertura geográfica. No momento do contrato, a empresa ainda finalizava onde na Europa Oriental seu candidato estaria baseado. Eles precisavam de um parceiro EOR que pudesse atuar em vários países da Europa Oriental, não apenas em um mercado específico.

A decisão de prosseguir veio após uma primeira reunião com Daan de Wildt, executivo de contas da Rivermate no contrato. Melanie Spisla descreveu claramente o resultado dessa conversa: Daan de Wildt deu à equipe uma forte sensação de confiança e foi extremamente apoiador na compreensão do que a Mobile Easykey GmbH buscava alcançar. Para a equipe, a combinação de ampla cobertura e uma relação direta e responsiva com um contato nomeado foi o fator decisivo.

A transparência de custos também foi importante. Uma das preocupações manifestadas por Melanie Spisla ao iniciar era a estrutura de taxas e como os custos da legislação trabalhista estrangeira seriam tratados. A abordagem da Rivermate de sem taxas ocultas e comunicação direta atendeu a essa preocupação.

Como a Rivermate ajudou

Daan de Wildt liderou o contrato desde a reunião inicial até o onboarding. A contratação foi para um Gerente de Vendas Regional para a Europa Oriental, com base na Eslováquia.

O elemento mais operacionalmente desafiador do onboarding foi o carro da empresa. Carros de empresa são uma dificuldade conhecida em arranjos de EOR: exigem coordenação entre o parceiro local do EOR, o empregador e o funcionário, e introduzem obrigações de reporte de benefício em espécie e fiscais que os modelos padrão de folha de pagamento não cobrem por padrão. A Rivermate gerenciou isso em parceria com a Balanced HR, seu parceiro local na Eslováquia. A configuração do carro da empresa e das despesas de viagem exigiu tempo extra e coordenação para ser entregue corretamente, mas foi resolvida antes da data de início do funcionário.

Ao longo do onboarding, Daan de Wildt obteve informações da equipe local conforme necessário e insights adicionais, como benchmarks salariais locais, foram fornecidos, apoiando a fase de recrutamento.

A relação diária desde o onboarding tem sido caracterizada pela gestão de folha de pagamento via um painel central com baixo esforço por parte da empresa.

O que isso significa para empresas similares

Se você é uma empresa europeia de médio porte de hardware ou tecnologia industrial fazendo sua primeira contratação transfronteiriça na Europa Oriental sem uma entidade local, provavelmente enfrentará o mesmo que a Mobile Easykey GmbH enfrentou: legislação trabalhista desconhecida no país alvo, incerteza sobre qual país o candidato estará baseado até o final do processo e benefícios empregatícios como carros de empresa que adicionam complexidade que sua equipe de RH interna nunca lidou antes.

A Rivermate lida com esse padrão regularmente em toda a Europa Oriental, trabalhando com parceiros locais estabelecidos para gerenciar estruturas de benefícios que vão além da folha de pagamento padrão – incluindo carros de empresa e acordos de despesas de viagem. O modelo EOR significa que você não precisa de uma entidade local ou equipe de RH para fazer isso de forma conforme às normas.