Gecentraliseerde versus Gedecentraliseerde Wereldwijde Loonadministratie: Welke is beter?

Niets wordt meer besproken op het gebied van Human Resources dan welke tussen gecentraliseerde en gedecentraliseerde wereldwijde payroll een beter payroll-systeem is. Het zou verstandig zijn om eerst een uitgebreid begrip te hebben van de verschillen tussen deze twee systemen voordat je een beslissing neemt. Als het jouw verantwoordelijkheid is om de payroll van de werknemers in jouw bedrijf te beheren, heb je waarschijnlijk veel vragen, inclusief en vooral de juiste aanpak van payroll. Zit je vast in de vraag of gecentraliseerde payroll beter is dan gedecentraliseerde payroll, of andersom? Wat zijn de voordelen die je kunt halen uit beide benaderingen? Het zoeken naar de perfecte aanpak voor jouw organisatie zal nooit een makkelijke klus zijn. Gelukkig heeft Rivermate het werk voor je gedaan. Dit artikel zal je helpen meer te begrijpen over de twee benaderingen van payroll, zodat je kunt beslissen welke optie geschikter is voor jouw organisatie.

Voordelen en voordelen van gedecentraliseerde payroll

Een gedecentraliseerd wereldwijd payroll-model omvat meerdere payroll-teams binnen het hoofdkantoor van een organisatie met uitbestede payroll-beheerders in elk land waar het bedrijf actief is. Volgens een onderzoek van Deloitte, een accountants- en adviesbureau, maakt slechts 13 procent van de grootschalige bedrijven gebruik van de gedecentraliseerde wereldwijde payroll-aanpak, terwijl 60 procent van de respondenten zei dat ze de gecentraliseerde wereldwijde payroll-aanpak implementeren. Dit kan te wijten zijn aan de betaalbaarheid ervan.

Vereist slechts een klein aantal middelen

Bij gecentraliseerde payroll moet een bedrijf een toegewijde afdeling en personeel hebben om zijn payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Er moet een voortdurende investering worden toegewezen voor de meer technische aspecten van payroll, zoals hardware, werknemers, ruimte en software. Daarentegen vermijdt de gedecentraliseerde aanpak deze problemen. In deze payroll-aanpak kan elke werknemer die een extra uur over heeft, payrollbeheer en -taken uitvoeren, zelfs als ze niet zijn toegewezen om HR-gerelateerde taken uit te voeren. Als gevolg hiervan zijn er minder middelen, geld en tijd nodig om payroll-taken in dit systeem te voltooien.

Goedkopere kosten van systeemovergang

Overstappen van het ene systeem naar het andere kan veel kosten en de financiën van je bedrijf schaden. Met een gedecentraliseerde payroll-aanpak zou het gemakkelijker en goedkoper zijn om compatibele boekhoudsystemen samen te voegen, vooral wanneer de problemen met betrekking tot je informatiesysteem en managementstructuur beginnen op te komen. Dit voordeel is met name een van de belangrijkste redenen waarom steeds meer bedrijven upgraden en uitbreiden met gedecentraliseerde payroll-systemen.

Verminderde risico's

Een nadeel van een gecentraliseerd payroll-systeem is dat wanneer het uitvalt, werknemers hun maandelijkse salarissen of lonen niet kunnen ontvangen. In werkelijkheid kan dit slechts een van de vele risico's zijn waarmee je bedrijf te maken kan krijgen als je je abonneert op het idee van het centraliseren van je payroll. In een gedecentraliseerde payroll-aanpak, echter, wanneer het systeem faalt, zijn de enige werknemers wiens salarissen worden vertraagd degenen die door dat systeem worden bediend, maar alle andere werknemers worden betaald. Bij het kiezen van de betere payroll-aanpak moet je in gedachten houden dat je werknemers werken om betaald te worden, dus het vertragen van de payroll vanwege een systeemstoring kan een kettingreactie veroorzaken, en deze effecten zullen hoogstwaarschijnlijk je bedrijf schaden.

Verbeterde werknemersdossiers

Een ander goed ding over gedecentraliseerde systemen is dat het komt met het voordeel van beter personeelsbeheer. In deze aanpak kan elke werknemer hun dossier bijhouden zonder de noodzaak om uitgebreide instructies te geven. Hiermee hoef je geen persoon toe te wijzen of een medewerker in te huren om deze taak uit te voeren. Dit vermindert niet alleen de kosten van je bedrijf, maar bespaart je ook veel tijd. Maar toch is het nog steeds jouw verantwoordelijkheid om een effectief planningssysteem voor je werknemers op te zetten. Daarnaast, als jouw. werknemers worden overspoeld met vereisten, ze hebben mogelijk geen tijd meer om de loonadministratie uit te voeren.

Real-time Response

Een gedecentraliseerd loonadministratiesysteem impliceert dat de werknemers betere toegang hebben tot hun salarisstroken en een nauwere relatie hebben met de mensen die deze salarisstroken uitgeven. Dit maakt het voor de werknemers gemakkelijker om eventuele problemen met hun salarisstroken op te lossen die zich kunnen voordoen. Bijvoorbeeld, als de medewerker die belast is met het tellen van de werkuren van de werknemer per ongeluk heeft geteld dat de werknemer 30 uur in één week heeft gewerkt, terwijl dit volgens de werkelijke telling 34 uur had moeten zijn, kan de werknemer gemakkelijk de medewerker benaderen en dit probleem aankaarten. Dit voordeel komt ook met een groter voordeel in het grotere geheel, namelijk dat meer feedback en suggesties met betrekking tot het loonadministratiesysteem naar het topmanagement worden gestuurd. Bijvoorbeeld, één gedecentraliseerd loonadministratiekantoor zou kunnen opmerken dat de werknemers beter bediend zouden worden als ze twee of drie keer per maand betaald worden in plaats van wekelijks. Het topmanagement kan dan beslissen om deze aanpassing door te voeren, vooral als de organisatie nog kleiner en flexibeler is.

Voordelen en voordelen van gecentraliseerde loonadministratie

Veel bedrijven, vooral grote wereldwijde ondernemingen, voeren hun loonadministratietaken uit met behulp van het gecentraliseerde loonadministratiesysteem. In deze benadering hebben werkgevers en hogere leidinggevenden meer controle over de kosten en uitgaven van hun organisaties, wat voordelig is aangezien het hun belangrijkste verantwoordelijkheid is om eventuele problemen of zorgen in hun bedrijf aan te pakken. De volgende zijn de voordelen en voordelen van de gecentraliseerde loonadministratiebenadering.

Beveiligde gegevens

Een nadeel van een gedecentraliseerd betalingssysteem is het gebrek aan beveiliging van loonadministratiegegevens. Deze benadering kan fouten in documentatie, onderhoud, technologieaankoop, kennisverlies en een aantal andere gevolgen stimuleren. Veel bedrijven die een gedecentraliseerde loonadministratiebenadering gebruiken, hebben moeite om oplossingen voor deze problemen te bieden. Maar bedrijven met een gecentraliseerde loonadministratie vermijden deze problemen door meer beveiliging en controle over loonadministratiegegevens op te leggen. Naast de betere controle en autoriteit over uw werknemers, kan een gecentraliseerde wereldwijde loonadministratiebenadering ook de kosten van uw organisatie verlagen en waarschijnlijk hoogwaardige producten opleveren.

Georganiseerde gegevens

Zoals eerder vermeld, hebben gegevens die verband houden met loonadministratie een betere beveiliging in het gecentraliseerde loonadministratiesysteem. Dit komt grotendeels doordat als uw loonadministratiesysteem gecentraliseerd is, uw gegevens beter georganiseerd zullen zijn omdat ze in slechts één systeem of plaats worden opgeslagen. Als gevolg hiervan zullen problemen zoals duplicatie van gegevens, inconsistentie van gegevens en verspilde opslag allemaal worden vermeden.

Betere toegang tot gegevens

Een goed georganiseerd gecentraliseerd loonadministratiesysteem biedt betere en handigere toegang tot de gegevens die in de hele organisatie op één plaats worden gebruikt. Dit betekent dat al het personeel, de werknemers, aannemers en de hele beroepsbevolking gemakkelijk toegang hebben tot de database. Dit maakt het zowel sneller als gemakkelijker om organisatiebrede activiteiten uit te voeren. Centrale planning en operatie maken het ook mogelijk om compatibele technologie en vaardigheden te introduceren.

Vooruitgang boeken

Nu u een beter begrip heeft van de voordelen en nadelen van zowel de gecentraliseerde als gedecentraliseerde loonadministratiebenaderingen, kunt u nu een meer uitgebreide analyse en discussie voeren over de benadering die het beste bij uw organisatie past. Hoewel het waar is dat beide benaderingen geschikt zijn voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of de sector waartoe het behoort, is het nog steeds verstandig om een uitgebreide beoordeling uit te voeren van de perfecte loonadministratiebenadering voor uw organisatie. Voor multinationale bedrijven kunnen de uitdagingen gepaard gaan met diverse regelgeving, talen en valuta's. Daarom moet u strategisch zijn bij het kiezen van een geschikt loonadministratiemodel voor uw bedrijf. Wereldwijde loonadministratie speelt een integrale rol bij het bevorderen van succes voor uw organisatie. Daarom zal het plannen en aanpakken van deze obstakels alleen moeilijk zijn, en een enkele fout in één afdeling kan de rest van de afdelingen van uw organisatie schaden. Rivermate biedt diensten en tools om u te helpen uw loonadministratie effectief te plannen en beheren zonder uw portemonnee te belasten. Neem contact met ons op om meer te weten te komen over deze diensten.