Beheersing van Check-in Vragen voor Productieve Vergaderingen

Bedrijven vertrouwen steeds vaker op externe werknemers en wereldwijde werving. Deze diversiteit komt je team ten goede door verschillende perspectieven en expertise binnen te brengen. Maar het kan lastig zijn om afgestemd te blijven op de gevoelens en meningen van je team bij werken op afstand. Leiders en managers compenseren het gebrek aan persoonlijke communicatie door veel vergaderingen. Deze vergaderingen moeten echter een doel en structuur hebben. Hier kunnen check-in vragen van grote hulp zijn. Dit zijn een belangrijk hulpmiddel dat een manager of leider zou moeten hebben. Ze bieden een betere manier om meer doelgerichte vergaderingen met je team te houden.

Wat zijn check-in vragen en waarom heb je ze nodig?

Check-in vragen zijn vragen die zijn ontworpen om je team betrokken en op één lijn te houden tijdens reguliere check-in gesprekken. Vaak stand-ups genoemd, zijn deze vergaderingen afgeleid van dagelijkse scrum meetings en zijn een geweldige manier om contact te houden met je team. Deze vergaderingen bieden een geweldige kans om op koers te blijven met waar je team aan werkt. Het zal ook helpen om potentiële problemen te ontdekken voordat ze zich voordoen. Maar wanneer managers niet over de juiste tools beschikken om ze effectief te leiden, kunnen ze ontaarden en een last worden. Hier komen check-in vragen van pas. Wanneer ze goed worden gebruikt, kunnen check-in vragen helpen om open communicatie, en de uitwisseling van ideeën en meningen op een productieve manier aan te moedigen. Bovendien zal het je medewerkers helpen zich gewaardeerd en gehoord te voelen. Niet alle vragen zijn echter goede check-in vragen. Je moet begrijpen hoe je ze op de juiste manier formuleert om het meeste uit de vergadering te halen en je team betrokken te houden in plaats van verveeld.

Soorten check-in vragen voor vergaderingen

Afhankelijk van het type en de agenda van de vergadering, kun je kiezen voor verschillende soorten check-in vragen. Laten we eens kijken welke vragen je tot je beschikking hebt.

Teambuilding vragen

Teambuilding vragen zijn vragen die je kunt stellen om je team beter te begrijpen. Ze kunnen je ook helpen om de kwaliteit van de samenwerking van je externe team in te schatten. Deze vragen zijn nuttig om afgestemd te blijven op de stemming van je team en hun mening. Enkele teambuilding vragen zijn:

• Wat kan elk lid van het team doen om ervoor te zorgen dat we goed samenwerken als een team?
• Zijn er blokkades of problemen die je verhinderen om verder te gaan?
• Wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat iedereen gelijk bijdraagt aan het team?

Vragen voor nieuwe medewerkers

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het aannemen van een wereldwijd team is onboarding, omdat je niet zo gemakkelijk kunt communiceren met je nieuwe teamleden. Maar er is een set check-in vragen die je kunt gebruiken om het nieuwe lid van je team zich op zijn gemak te laten voelen.

• Welke type management- en communicatiemethoden geef je de voorkeur?
• Heb je problemen met het leren van onze technologie of systemen?
• Wat heb je tot nu toe het meest genoten van de rol?

Project- en voortgangsvragen

Bij externe teams kan het ook lastig zijn om hun voortgang bij een specifiek project bij te houden. Je wilt ervoor zorgen dat iedereen bijdraagt aan het project. Je wilt er ook voor zorgen dat het team alle benodigde tools en middelen heeft om het te voltooien. Hier zijn enkele check-in vragen om je te helpen de voortgang van het project bij te houden.

• Ben je op schema om je deadlines te halen of moeten we je ondersteunen om dit te doen?
• Heb je extra middelen nodig om het project op tijd af te ronden?
• Zijn er obstakels die we moeten bespreken en je mee moeten helpen?

Prestatiegerelateerde vragen

Prestatiegerelateerde vragen zullen jou en je teamleden helpen om verbeterpunten te ontdekken. Het is belangrijk om ze goed te formuleren zodat je teamleden zich niet bekritiseerd voelen, maar eerder gemotiveerd om te verbeteren.

• Hoe voel je je over de voortgang die je hebt geboekt bij je huidige project?
• Hoe blijf je trouw aan jezelf en je doelen?
• Hoe heb je je prestaties verbeterd sinds je bij het team bent gekomen?

Ervarings- en cultuurvragen

Ervaring en cultuur zijn twee dingen die waarschijnlijk niet ontbreken. een wereldwijd remote team. Je moet er echter voor zorgen dat je team zich op hun gemak voelt om het te delen. Je kunt deze vragen gebruiken om je team te motiveren hun ervaringen met de rest van het team te delen. - Waar ben je het meest/minst enthousiast over op het werk? - Welke nieuwe strategieën kunnen we gebruiken om de balans tussen werk en privé te helpen beheren? - Voel je je verbonden met het team en het werk dat we doen? ## Hoe formuleer je check-in vragen? Check-in vragen do's en don'ts Bij het opstellen van je check-in vragen heb je een beetje creativiteit nodig. Maar je moet ook een reeks best practices volgen. Dus hier is wat je in gedachten moet houden bij het opstellen van je check-in vragen. ### Hoe maak je boeiende check-in vragen? Je moet je best doen om van tevoren de juiste, positieve toon te zetten. Je moet je team context geven voordat je met de vragen begint. Dit stelt hen in staat zich voor te bereiden op de vergadering en je meer op maat gemaakte antwoorden te geven. Hun antwoorden zullen ook afhangen van hoe je je vragen plant, dus probeer ze specifiek maar open te houden. Bijvoorbeeld, het antwoord op "Hoe ging je week?" kan je team verleiden om "Goed" te zeggen. Maar als je hen vraagt "Wat heb je deze week bereikt waar je erg trots op bent?" krijg je waarschijnlijk een meer gedetailleerd antwoord. Zorg er ten slotte voor dat je varieert. Het gebruik van dezelfde vragen voor elke vergadering ondermijnt het doel van het gebruik ervan in de eerste plaats. Je krijgt misschien niet dezelfde betrokkenheid of reactie na de eerste paar vergaderingen. ### Check-in vragen don'ts Het eerste dat je moet vermijden bij het stellen van check-in vragen, is de focus leggen op de voortgang en prestaties van je team. Dit zal meer druk op hen leggen en ze kunnen beginnen op te zien tegen de check-in vergaderingen. Probeer in plaats daarvan eerlijkheid en openheid aan te moedigen. Maar je moet je vergaderingen wel op schema houden en ze mogen niet ontaarden in geklets. Stel niet te veel vragen en probeer mensen in hun eigen tempo te laten antwoorden. Zorg ervoor dat je openstaande kwesties "vastpint" en andere vergaderingen plant om ze te bespreken. Follow-up is een ander aspect van check-ins dat je niet mag overslaan. Als iemand uit je team zorgen heeft geuit of om hulp of verduidelijking heeft gevraagd, zorg er dan voor dat je een andere vergadering plant om het te bespreken. Het negeren van wat je team in een vergadering heeft gezegd om de vergaderingen kort en zeldzaam te houden, kan alleen maar negatieve gevolgen hebben. ## FAQ: Hoe voer je een effectieve check-in vergadering? Voor een effectieve vergadering moet je van tevoren doelen en frequenties vaststellen. Het is goed om een vergaderagenda voor elke vergadering te hebben, omdat deze kunnen helpen de vergaderingen op koers te houden. Het is ook belangrijk om open te staan voor feedback en je team aan te moedigen hun meningen en zorgen te delen. Zorg er ten slotte voor dat je de vergadering afsluit met belangrijke punten en volg op wat er in de vergadering is gezegd indien nodig. Wat zijn check-in activiteiten? Check-in activiteiten zijn meestal korte, leuke of aanmoedigende activiteiten. Managers introduceren ze meestal in hun check-in vergaderingen. Deze zijn bedoeld om de toon voor de vergadering te zetten, de betrokkenheid van werknemers te vergroten of hun interesse tijdens de vergadering te peilen. Managers vertrouwen ook op check-in activiteiten wanneer ze de voortgang van hun team willen controleren. Ze kunnen worden gebruikt om een nieuwe werknemer voor te stellen of teamvorming onder remote werknemers aan te moedigen. Hoe voer je een teamstemming check uit? De stemming van je team speelt een sleutelrol in productiviteit en betrokkenheid, dus een teamstemming check kan nuttig zijn. Er zijn veel manieren om dit te doen, maar de meest voorkomende zijn het vragen aan teamleden om kleuren of emoji's te gebruiken om hun huidige gemoedstoestand uit te drukken. Het bijhouden van de stemming van individuen kan helpen om potentiële ontevredenheid te ontdekken. Als je problemen opmerkt met het welzijn van je werknemers, moet je deze in een een-op-een vergadering aanpakken.