De juiste soort internationale loonadministratieprovider kiezen

Het wereldwijd runnen van een bedrijf biedt veel kansen en uitdagingen. Een van de belangrijkste uitdagingen is het waarborgen van internationale naleving. Je moet niet alleen voldoen aan de wetten en regelgeving van je eigen land. Het hebben van een wereldwijd team vereist naleving van de wettelijke vereisten in veel landen. Naleving is cruciaal om juridische en financiële risico's te vermijden. Dit omvat boetes, geschillen, reputatieschade en bedrijfsopschorting. Naleving is een grote uitdaging. Het vereist begrip van arbeidswetten, belastingregelingen en rapportagevereisten. Bedrijven kunnen al het bovenstaande uitbesteden aan wereldwijde payroll-providers. Om de rol van wereldwijde payroll-providers beter te begrijpen, is het belangrijk om te begrijpen wat wereldwijde payroll betekent. Laten we in detail treden en uitleggen wat internationale payroll is.

Stapsgewijs begrip van internationale naleving

De opkomst van werken op afstand heeft de mogelijkheid gebracht om talent van overal ter wereld aan te nemen. Maar bedrijven moeten voldoen aan veel wetten, regelgeving en rapportagevereisten. Deze kunnen ook variëren tussen verschillende landen en regio's. Internationale naleving betekent het naleven van wettelijke en regelgevende vereisten in meerdere landen. Het omvat het volgen van de regelgeving op het gebied van werkgelegenheid, belastingen, gegevensbescherming en andere gebieden. Zoals eerder vermeld, is naleving essentieel voor bedrijven om juridische en financiële risico's te vermijden. Niet-naleving kan resulteren in boetes en straffen. Het kan ook juridische geschillen en reputatieschade veroorzaken. In het ergste geval kan het leiden tot opschorting van bedrijfsactiviteiten in bepaalde landen. In de kern gaat internationale payroll over het ervoor zorgen dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Werknemers moeten worden betaald, ongeacht hun locatie of het land waar ze werken. Bovendien helpt nauwkeurige betalingsverwerking bij het onderhouden van goede relaties tussen werkgevers en werknemers.

Wat maakt internationale naleving complex?

Een van de grootste uitdagingen is het aantal wetten en regelgeving waar bedrijven zich bewust van moeten zijn. Elk land heeft zijn eigen arbeidswetten, belastingregelingen en rapportagevereisten. In de Verenigde Staten moeten bedrijven bijvoorbeeld voldoen aan de Fair Labor Standards Act (FLSA). Ze moeten ook voldoen aan de Family and Medical Leave Act (FMLA) en de Occupational Safety and Health Act (OSHA), onder andere. In de Europese Unie moeten bedrijven de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) volgen. Er zijn ook de Arbeidstijdenrichtlijn en de Detacheringsrichtlijn, onder andere. Het bijhouden van de verschillende wetten en regelgeving vereist een diepgaand begrip van de juridische kaders van elk land. Het vereist ook expertise om ze te interpreteren en toe te passen op de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Dit omvat het begrijpen van de vereisten voor het minimumloon. Bedrijven moeten rekening houden met de werkuren en verlofrechten. Er zijn ook ontslagprocedures en andere werkgerelateerde regelgeving. Daarnaast moeten bedrijven navigeren door de complexiteit van internationale belastingen. Elk land heeft zijn eigen belastingwetten en regelgeving. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze correct belastingen inhouden en afdragen voor hun werknemers. Dit omvat het begrijpen van de regels en tarieven voor belastingresidentie. Met wereldwijde teams moeten bedrijven belastingverdragen tussen landen volgen om dubbele belasting te voorkomen. Gegevensbescherming is een ander gebied van internationale naleving dat bedrijven in overweging moeten nemen. Met de overdracht van gegevens over grenzen heen moeten bedrijven de gegevensbeschermingswetten in elk land waar ze actief zijn volgen.

Hoe beheer je dan internationale payroll?

Er zijn verschillende opties beschikbaar als het gaat om het beheren van payroll voor internationale werknemers. Bedrijven kunnen kiezen uit wereldwijde payroll-providers en uitbestede payroll-oplossingen. Of ze kunnen vertrouwen op softwaregebaseerde systemen van internationale payroll-providers.

Wat is een Internationale Payroll Provider?

Een internationale payroll-provider is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het bieden van wereldwijde. payroll services aan bedrijven met wereldwijde werknemers. Dit type service helpt bedrijven bij het beheren van hun complexe internationale payrolls. Het zorgt ook voor naleving van lokale wetten en regelgeving. Internationale payrollproviders bieden diensten aan die zijn ontworpen om het beheren van loonstroken voor werknemers gemakkelijker te maken, waaronder: 1. Het berekenen van belastingen; 2. Het instellen van directe stortingen; 3. Het tijdig uitbetalen van salarissen; 4. Het bijhouden van vakantiedagen of andere verlofrechten; 5. Het indienen van vereiste documenten zoals W-2 formulieren of 1099s; 6. Het afhandelen van valutaconversies indien nodig; 7. Het opstellen van rapporten voor managementbeoordelingsdoeleinden, enz. Veel providers bieden ook extra ondersteuning. Dit omvat het helpen van klanten bij het opzetten van voordelenplannen. Of ze kunnen advies geven over arbeidsrechtelijke kwesties met betrekking tot het inhuren van buitenlandse werknemers. Werken met een ervaren internationale payrollprovider kan van onschatbare waarde zijn. Het vermindert de kosten die gepaard gaan met boetes voor niet-naleving. Dit geldt vooral voor degenen zonder toegewijd HR-personeel dat bekend is met de belastingcodes van elk land. Werken met een ervaren partner zoals deze biedt meer zekerheid. Het biedt ook meer controle over hoeveel geld u uitgeeft aan het verwerken van lonen. Een internationale payrollprovider biedt ook gemoedsrust op het gebied van naleving. Er zijn veel andere voordelen verbonden aan het gebruik van een gespecialiseerde provider, waaronder: 1. Verbeterde efficiëntie door geautomatiseerde systemen; 2. Betere zichtbaarheid in de kosten die gepaard gaan met het runnen van operaties in het buitenland; 3. Verhoogde nauwkeurigheid bij het berekenen van belastingen en aftrekkingen op basis van actuele tarieven/wetten; 4. Verminderde risicoblootstelling; 5. Ondersteuning voor meerdere valuta's; Al deze factoren maken het uitbesteden van wereldwijde payrollbehoeften essentieel voor elk bedrijf. Het is een goede keuze voor bedrijven die willen uitbreiden naar buitenlandse markten. ## Welke soorten internationale payroll zijn beschikbaar? Elk type internationale provider heeft zijn voor- en nadelen. Overweeg beide voordat u beslist welke provider het beste is voor de behoeften van uw bedrijf. ### 1. Wereldwijde Payrollproviders Wereldwijde payrollproviders bieden uitgebreide diensten aan. De diensten zijn specifiek ontworpen voor multinationale bedrijven met operaties over de hele wereld. Deze diensten omvatten belastingnalevingsbeheer en ondersteuning bij valutaconversie. Het kan ook personeelsvoordelenbeheer en rapportagemogelijkheden omvatten. Het belangrijkste is dat deze diensten van toepassing zijn op alle locaties waar een organisatie actief is. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een wereldwijde provider is consistente servicenormen in elk land. Ze zullen ook zorgen voor naleving van de regelgeving in elke jurisdictie waar u opereert. Dit geeft u meer tijd om u te concentreren op de kernactiviteiten zonder u zorgen te maken over mogelijke juridische problemen. Het verwijdert mogelijke niet-naleving van lokale regelgeving of wetten op het gebied van belasting of arbeidspraktijken. Echter, dit serviceniveau komt vaak met een hoge prijs. Deze organisaties hebben de neiging zich niet te specialiseren in een bepaalde regio, maar bestrijken veel gebieden. Dit verhoogt hun overheadkosten aanzienlijk. ### 2. Uitbestede Payrolloplossingen Uitbestede payrollproviders zijn bedrijven die de internationale payrolls van andere bedrijven beheren. Ze bieden een scala aan diensten aan. Dit omvat het berekenen van belastingen, het verwerken van betalingen en het indienen van rapporten bij overheidsinstanties. De voordelen van het gebruik van een uitbestede provider omvatten kostenbesparingen. Het is goedkoper om één bedrijf te hebben dat wereldwijde payrollbehoeften afhandelt dan één per land/regio waarin u opereert. Het verbetert ook de nauwkeurigheid. Deze bedrijven hebben de nodige expertise in arbeidsrecht, belasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het verhoogt ook de efficiëntie door processen te stroomlijnen met behulp van automatiseringstechnologie zoals cloud computing. Uitbestede leveranciers bieden vaak ook extra diensten aan. Dit kan betekenen dat ze advies geven over hoe compensatiepakketten moeten worden gestructureerd. Ze bieden dit advies aan op basis van de huidige marktomstandigheden en trends. Uitbesteding biedt toegang tot specialistische kennis en ervaring. Dit zou een aanzienlijke investering vereisen. in de training van bestaand personeel. Het is iets wat veel bedrijven zich qua tijd niet kunnen veroorloven, maar het is voordelig tijdens periodes van snelle uitbreiding.

3. Leveranciers van salarissoftware

Leveranciers van salarissoftware zijn bedrijven die gespecialiseerde salarissoftware aan bedrijven aanbieden. Kleine en middelgrote ondernemingen investeren vaak in software om internationale salarisadministratie te beheren. Dit is nuttig als de organisatie al een medewerker heeft met een grondig begrip van internationale salarisadministratie. Deze diensten kunnen helpen met internationale salarisadministratie door een reeks tools en functies te bieden. Leveranciers van salarissoftware bieden geautomatiseerde belastingberekeningen en valutaconversiemogelijkheden. Sommige bevatten ook zelfbedieningsportalen voor werknemers en andere functies.

De voordelen van het gebruik van een salarissoftwareleverancier omvatten de mogelijkheid om processen te stroomlijnen:

1. Belastingen berekenen in meerdere landen;
2. Handmatige fouten verminderen die gepaard gaan met complexe gegevensinvoertaken;
3. De nauwkeurigheid verbeteren bij betalingen over grenzen of valuta's heen.

Daarnaast bieden veel leveranciers ook meer ondersteunende diensten, zoals nalevingshulp. Of ze kunnen een klantenserviceteam aanbieden dat vragen kan beantwoorden over lokale regelgeving of andere kwesties.

De voordelen van het werken met een internationale salarisleverancier

Als het gaat om het beheren van salarisadministratie voor een wereldwijde personeelsbestand, kan het werken met een internationale salarisleverancier de sleutel tot succes zijn. Het biedt toegang tot expertise in lokale regelgeving en kostenbesparingen.

Een van de belangrijkste voordelen is kostenbesparing. Ze kunnen u helpen geld te besparen op verwerkingskosten die gepaard gaan met de unieke belastingwetten en nalevingsvereisten van elk land. Om dit te doen, maken ze gebruik van hun bestaande infrastructuur en technologische oplossingen. In sommige gevallen kunnen ze vertrouwen op hun relaties met andere leveranciers over de hele wereld.

Een ander voordeel is toegang tot wereldwijde expertise. Dit is van onschatbare waarde bij het omgaan met de arbeidswetten en belastingsystemen van verschillende rechtsgebieden. Een ervaren internationale salarisleverancier weet hoe deze regels per regio verschillen. Ze kunnen zorgen voor nauwkeurige berekeningen op basis van de huidige wetgeving, waar u ook wereldwijd opereert. Ze begrijpen ook eventuele nuances met betrekking tot culturele verschillen. Deze kunnen betalingsprocessen beïnvloeden, zoals vakantiedagen die specifiek zijn voor bepaalde regio's. Zonder een internationale salarisleverancier kan dit gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Ten slotte is een van de belangrijkste aspecten nalevingsgarantie. De diensten van een internationale salarisleverancier omvatten het up-to-date blijven met alle relevante juridische wijzigingen.

Hoe kies je de juiste internationale salarisleverancier?

Als het gaat om het kiezen van een internationale salarisleverancier, zijn er verschillende factoren om te overwegen. Bedrijven moeten de verschillende beschikbare opties evalueren. Dit zal hen helpen een weloverwogen beslissing te nemen om ervoor te zorgen dat ze de best mogelijke optie voor hun behoeften selecteren.

Prijsstelling

De eerste factor om te overwegen bij het selecteren van een internationale salarisleverancier is de kosten. Bedrijven moeten overwegen hoeveel geld ze kunnen besteden aan dergelijke diensten. Ze moeten ook begrijpen welk rendement op investering (ROI) ze verwachten van hun gekozen oplossing. Bedrijven moeten ook eventuele extra kosten berekenen die gepaard gaan met het gebruik van een bepaalde dienst of platform. Dit kan opstartkosten of maandelijkse abonnementskosten omvatten. Voor sommige bedrijven kan outsourcing te duur zijn wanneer de kosten worden berekend.

Klantenservice

Een andere belangrijke overweging bij het evalueren van potentiële leveranciers is de kwaliteit en beschikbaarheid van klantenservice. Bedrijven moeten kijken naar beoordelingen van andere klanten die dezelfde dienst hebben gebruikt. Dit geeft hen inzicht in hoe behulpzaam en responsief het ondersteuningsteam van elk bedrijf is. Dit zal cruciaal zijn als er problemen optreden tijdens de implementatie of het gebruik van het systeem later. Bovendien kunnen bedrijven een leverancier willen kiezen die 24/7 technische ondersteuning biedt. Dit wordt door sommige leveranciers aangeboden.

Schaalbaarheid

Ten slotte is een ander aspect dat het overwegen waard is bij het selecteren van een internationale salarisleverancier schaalbaarheid. Biedt het oplossingen op maat voor kleine bedrijven die net beginnen? Of richt de aanbieder zich misschien op grotere ondernemingen die hun activiteiten in het buitenland willen uitbreiden? Op deze manier weet je precies welke mogelijkheden en functies bij elk pakket horen dat je kiest.

De uitdagingen van het werken met een internationale payroll-aanbieder

Er komen veel uitdagingen kijken bij het werken met een internationale payroll-aanbieder. Laten we enkele veelvoorkomende problemen verkennen die gepaard gaan met het uitbesteden van de internationale payroll-behoeften van je bedrijf. Dit zal helpen om je hierop voor te bereiden.

Taalbarrières

Een grote uitdaging bij internationaal werken is het overwinnen van taalbarrières. Taalbarrières komen vaak voor tussen werknemers in verschillende landen of regio's. Dit kan miscommunicatie veroorzaken over salarissen en belastingregels. Alle documenten met betrekking tot werknemersinformatie moeten in alle relevante talen worden vertaald.

Culturele verschillen

Een ander probleem bij grensoverschrijdend werken zijn de culturele verschillen tussen landen of regio's. Bepaalde praktijken kunnen aanzienlijk van elkaar verschillen. Dit omvat alles van vakantiedagen tot geaccepteerde betaalmethoden door werknemers. Bedrijven moeten deze nuances begrijpen voordat ze overeenkomsten aangaan.

Bezorgdheid over gegevensbeveiliging

Er zijn veel risico's verbonden aan het omgaan met gevoelige financiële informatie zoals salarissen en belastingen in het buitenland. Om dit risico te bestrijden, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze robuuste systemen hebben. Dit omvat encryptieprotocollen die alle communicatiekanalen, zowel intern als extern, dekken.

Veelvoorkomende valkuilen bij het kiezen van een internationale payroll-aanbieder

Bij het kiezen van een internationale payroll-aanbieder zijn er enkele veelvoorkomende valkuilen. Deze kunnen variëren van inadequate klantenservice tot het niet naleven van lokale regelgeving. Uiteindelijk kunnen deze ook verborgen kosten en kostbare fouten betekenen. Zorg ervoor dat je begrijpt of de aanbieder ervaring heeft met specifieke wetten en regelgeving. Het is verstandig om te controleren of ze eerder met succes soortgelijke situaties hebben afgehandeld. Maar je moet ook vragen stellen over hun processen. Gebruiken ze geautomatiseerde systemen? Hoe vaak worden updates uitgevoerd? Wat gebeurt er als er halverwege het jaar veranderingen optreden?

Ten slotte speelt technologie een grote rol in internationale payroll. Je aanbieders moeten up-to-date systemen hebben die gemakkelijk toegankelijk zijn voor zowel werkgevers als werknemers. Dit zorgt ervoor dat iedereen snel nauwkeurige informatie ontvangt zonder zich zorgen te maken over beveiligingsinbreuken. Vergeet niet om altijd grondig onderzoek te doen en aanbieders te vergelijken. Op deze manier weet je precies welke functies elke optie biedt voordat je iets ondertekent.

Samenwerken met een EOR als internationale payroll-aanbieder

Samenwerken met een Global Employer of Record (EOR) kan ook helpen bij internationale naleving. De EOR zorgt voor nalevingsgerelateerde zaken, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten. Een Global EOR fungeert als de juridische werkgever voor de internationale werknemers van bedrijven. Ze regelen het aannemen, de payroll, de voordelen, de belastingen en de arbeidsovereenkomsten. Ze zorgen ook voor naleving van lokale arbeidswetten in elke jurisdictie.

Daarnaast beheert een Global EOR de complexiteit van internationale belastingregels. Je kunt vertrouwen op je EOR voor werknemersvoordelen op basis van lokale regelgeving en bedrijfsbeleid. Het gebruik van een Global EOR vereenvoudigt het buitenlandse tewerkstellingsproces. Het vermindert ook de noodzaak voor interne HR- en juridische teams om internationale expertise te hebben. Het vermindert risico's, stroomlijnt processen en stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten. Over het algemeen zijn Global EOR's essentieel voor het waarborgen van naleving en het faciliteren van wereldwijde uitbreiding.

Bij het kiezen van een internationale EOR voor nalevingsdoeleinden, overweeg factoren zoals:

1. Expertise in gewenste marktregio's,
2. Track record van naleving,
3. Communicatiepraktijken,
4. Vermogen om aan specifieke behoeften te voldoen.

De EOR moet diepgaande kennis hebben van lokale wetten en regelgeving, een sterke lokale aanwezigheid en een netwerk van partners. resources. Open en transparante communicatie is cruciaal. De EOR moet responsief zijn en duidelijke informatie verstrekken. Ze moeten ook efficiënte communicatiekanalen en -tools hebben. Daarnaast moeten ze de schaalbaarheid hebben om toekomstige groei te ondersteunen. Als het gaat om het navigeren door internationale naleving, speelt een Global EOR een cruciale rol bij het ervoor zorgen dat het bedrijf voldoet aan de lokale belastingwetten. Een Global EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het beheren van de loonadministratie voor internationale werknemers. Het zorgt ervoor dat ze nauwkeurig en op tijd worden betaald, in overeenstemming met de lokale wetten.

Kosten en vergoedingen van internationale payrollproviders analyseren

Bedrijven moeten begrijpen waarvoor ze betalen bij het selecteren van een provider. De kosten van het gebruik van een internationale payrollprovider variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw bedrijf. Het aantal werknemers dat u in verschillende landen heeft, zal ook de prijs beïnvloeden. Grotere organisaties kunnen mogelijk lagere tarieven bedingen. Sommige providers bieden kortingen of andere incentives als u zich aanmeldt voor langetermijncontracten of extra diensten gebruikt, zoals hulp bij belastingaangifte of tools voor het beheer van werknemersvoordelen. Het is ook belangrijk om eventuele verborgen kosten te overwegen die gepaard gaan met het gebruik van een bepaalde provider voordat u een definitieve beslissing neemt. Deze kunnen omvatten:

1. Installatiekosten,
2. Transactiekosten per loonperiode (of zelfs per betaling),
3. Valutaconversiekosten,
4. Belastingen die worden ingehouden op betalingen die in het buitenland worden gedaan (die vervolgens moeten worden teruggestort naar het thuisland),
5. Eventuele extra kosten die worden gemaakt tijdens piekperiodes, zoals eindejaarsbonussen die wereldwijd worden uitbetaald.

Dit zijn allemaal factoren die in overweging moeten worden genomen bij het vergelijken van de verschillende opties die vandaag de dag op de markt beschikbaar zijn. Al deze elementen samen kunnen op de lange termijn tijd en geld besparen in vergelijking met handmatige verwerkingsmethoden.

FAQ:

Hoe voer ik een internationale payroll uit?

Om een internationale payroll uit te voeren, moet u de regels van elk land volgen met betrekking tot belastingen en werknemersvoordelen. U moet ook verschillende valuta's beheren en ervoor zorgen dat u voldoet aan de lokale arbeidswetten. Veel bedrijven besteden dit uit om tijdige betalingen aan hun internationale werknemers te garanderen.

Is er een wereldwijde payrollprovider?

Ja, wereldwijde payrollproviders zoals Rivermate bieden aan om de payroll in verschillende landen te beheren. Deze behandelen ook belastingnaleving en valutaconversie. Ze zijn ook bekend met verschillende lokale regelgeving voor bedrijven met internationale werknemers.

Hoe stel ik een internationale payroll in?

Om een internationale payroll in te stellen, moet u uw bedrijf registreren in elk land waar u werknemers heeft. U moet ook de lokale arbeidswetten begrijpen en volgen. Bovendien moet u belastinginhouding instellen en een methode of dienst kiezen voor het beheren van payroll en betalingen in verschillende valuta's. Veel bedrijven gebruiken wereldwijde payrollproviders om deze processen te vereenvoudigen en te automatiseren.