フォームI-9とは何であり、なぜ重要なのか？

フォーム I-9、または「雇用資格確認フォーム」は、アメリカ合衆国内で働くために雇用された個人の身元と雇用許可を確認するために使用される重要な書類です。米国国土安全保障省の米国市民権・移民局（USCIS）によって施行されており、移民法の遵守と不正な雇用の防止に不可欠です。

フォーム I-9 の記入

雇用主は、米国市民、非市民国民、合法的永住者、米国で働くことを許可された非市民を含む新しい従業員を雇用する際に、連邦法によりフォーム I-9 を記入する義務があります。 このフォームは2つのセクションで構成されており、セクション1は従業員が記入し、セクション2および補足Bは雇用主が記入します。後者は記入を支援する詳細な指示を提供しなければなりません。

タイムラインと保管要件

フォーム I-9 は、従業員の雇用開始後最初の3営業日以内に記入しなければなりません。さらに、雇用主は、各従業員のフォーム I-9 を、退職日までまたは雇用後3年経過まで、いずれか遅い方まで保管し続ける必要があります。これらのフォームは、遵守状況を確認するためにさまざまな政府機関による検査の対象となります。

遵守違反の結果

I-9の確認を正確に行わない場合、罰金、政府契約の除外、刑事罰などの厳しい罰則が科される可能性があります。雇用主はまた、国籍、市民権、移民ステータスに基づく差別的な行為にI-9プロセスを利用しないよう注意しなければなりません。これに違反すると法的問題に発展する恐れがあります。

ベストプラクティスと最新情報の把握

I-9確認のベストプラクティスには、HR担当者のトレーニング、内部監査の実施、電子システムを利用したフォーム管理があります。I-9に関する変更点を把握するには、公式のUSCISウェブサイトの監視、ニュースレターの購読、HRコンプライアンスウェビナーへの参加が有効です。

最近の更新と一般的な間違い

最近のフォーム I-9 の更新には、新しいフォームの発行やパンデミックによる確認手続きの変更が含まれます。I-9確認における一般的な間違いには、記入の遅れや書類のレビューにおける誤りがあり、これが遵守違反や罰則につながることがあります。

I-9確認とEmployer of Record (EOR)

Employer of Record（EOR）のためのI-9確認は、新しく雇用された従業員の身元と雇用資格を確認または再確認することを含みます。EORは、身元書類のレビューとI-9フォームの記入を行い、最新の確認手続きに従って遵守を確保します。

グローバル採用とリモートワークの影響

米国内で採用を行う企業にとって、I-9確認は拠点の場所に関係なく重要です。リモートワークの場合、確認プロセスは複雑になることがありますが、認定された代表者が雇用主に代わって書類を物理的に確認することで、遵守を促進できます。