HRISとは何であり、どのように活用されているのか？
HRIS（Human Resource Information System、人事情報システム）は、コアな人事機能を強化し、労働力管理を効率化するために設計されたソフトウェアソリューションです。従業員データを集中管理し、整理・分析することで、企業は情報に簡単にアクセスし、データに基づく意思決定を行うことができます。
HRISの主な機能
従業員データ管理：HRISは、連絡先情報、学歴、給与詳細、税情報などの従業員データの保存と検索を容易にし、カスタマイズ可能なアクセス制御を提供します。
勤務時間と出勤管理：各従業員の勤務時間、欠勤、病欠、休暇を確認できるダッシュボードを提供し、個人および企業全体のエンゲージメント傾向の追跡を促進します。
自動給与計算：HRISは、タイムシートの追跡、賃金と税金の計算、給与の配布、記録の管理などの給与処理を自動化し、人為的なミスを減らし、データのセキュリティを確保します。
福利厚生管理と報酬管理：人事担当者は、従業員の福利厚生や報酬パッケージを管理し、企業の特典を強調し、報酬データを収集し、福利厚生の管理を効率化できます。
応募者追跡：HRISには、応募者追跡システム（ATS）が含まれており、応募の処理、選考段階の管理、指標の収集を一元化されたソースで行います。
従業員研修とパフォーマンス追跡：従業員の研修を自動化・追跡し、タレントマネジメントを支援し、自己主導の認定や進捗レポートを提供して従業員の成長を促進します。
従業員セルフサービス：HRISは、従業員がキャリア目標を設定し、パフォーマンスレビューを追跡し、自身のキャリア開発を管理できるセルフサービスオプションを提供し、HRの負担を軽減します。
HRISのメリット
組織のスケーラビリティ：集中管理されたデータは、正確で最新の情報をすべての従業員がアクセスできる一元的な情報源として、組織の拡大を促進します。
タスクの自動化：反復作業の自動化により、人事担当者は戦略的な取り組みに集中でき、効率性の向上と手作業の負担軽減につながります。
データのセキュリティとコンプライアンス：HRISは、すべての情報を安全に一箇所に保存し、定期的にシステムを更新することで、HR規制やサイバーセキュリティ基準に準拠したデータの安全性を確保します。
従業員体験の向上：オンボーディングから給与処理までスムーズな従業員体験は、優秀な人材の獲得と定着に役立ち、従業員満足度とエンゲージメントを向上させます。
データに基づく意思決定：HRISが提供するリアルタイムのインサイトにより、コスト削減策の特定、プロセスの効率化、労働力の最適化など、データに基づく意思決定が可能になります。
HRISの選び方
HRISを選択する際は、自社のコアビジネス目標や課題を明確にし、選択したソリューションがニーズに合致していることを確認することが重要です。2022年に人気のあるHRISソフトウェアには、Rippling、Monday、BambooHR、Hibob、Namely HRなどがあります。
HRIS導入のタイミング
次のような課題に直面したときにHRISの導入を検討してください：
- 反復作業に多くのHR時間を費やしている
- 複数システム間の連携不足による混乱
- 整理されていないプロセスによる人材の喪失
- 手動レポート作成のリソース不足によるデータに基づく洞察の必要性
HRISのコスト
Softwarepathの2022年HRISレポートによると、HRISの平均コストは1ユーザーあたり月額$210、または5年間で1ユーザーあたり$12,625ですが、実際のコストは提供者や具体的な要件によって異なる場合があります。