Payroll è un elenco integrato di dipendenti in un'azienda, l'importo del pagamento che questi dipendenti ricevono per periodo di paga, e l'importo totale dei pagamenti che l'azienda paga ai propri dipendenti. L'azienda è responsabile di sviluppare una politica retributiva organizzativa, che include benefici flessibili e politiche di esentazione dei congedi. Nel mondo aziendale, payroll e conformità vanno di pari passo. Se le leggi sulla conformità del payroll non vengono rispettate, questo potrebbe portare l'azienda a fronteggiare sanzioni legali.

Perché la conformità è sostanziale?

La conformità e l'obbedienza sono significative nelle aziende multinazionali in cui dipartimenti come Risorse Umane dedicano circa 36 ore alla settimana ad attività relative alla conformità. Questo include navigare tra cambiamenti regolamentari per assicurarsi che le politiche aziendali siano aggiornate. Un’area del payroll globale che è particolarmente cruciale è la privacy e la sicurezza dei dati dei dipendenti. L'importanza di questa sezione del payroll globale deriva dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'Unione Europea, che non è entrato in vigore fino a maggio del 2018 e ha portato modifiche nelle normative sulla conformità del payroll.

Va notato che questa legislazione riguarda solo le organizzazioni con dipendenti nell'Unione Europea. La non conformità potrebbe portare le aziende a dover affrontare sanzioni secondo le leggi sugli errori nel payroll. Le aziende ritenute aver archiviato e trattato in modo improprio e illecito le informazioni dei dipendenti possono rischiare multe fino a 20 milioni di euro o il quattro percento del fatturato annuo, a seconda di quale sia l'importo maggiore.

I team del dipartimento Risorse Umane incaricati della gestione del payroll e della conformità statutaria sono quindi responsabili di gestire e processare dati sensibili dei dipendenti, tra cui nomi, indirizzi, scale salariali, codici fiscali, numeri di conto bancario e stato del contratto di lavoro.
Gli impiegati in questi team devono rimanere vigili poiché sono responsabili del destino dell'organizzazione. Un errore potrebbe far crollare l'intera azienda. È loro compito proteggere sia i dipendenti sia le organizzazioni che servono, effettuando rapporti sulla conformità del payroll in modo accurato e tempestivo.

Gestire il processamento del payroll è un aspetto essenziale della gestione delle risorse umane.
Alcuni definiscono questa come la linfa vitale di ogni organizzazione di successo.
Il payroll diventa ancora più impegnativo quando si considerano entità legali in stati diversi, ciascuno con le proprie regole e normative fiscali.
Quando l’azienda cresce in scala e inizia a gestire il payroll su scala globale, questa diventa una sfida superiore.
Una volta raggiunto questo livello, le aziende assumono un professionista certificato in conformità del payroll per gestire le attività legate alla conformità.

Il problema principale nella gestione accurata del payroll risiede nella conformità.
Ogni paese ha le proprie condizioni economiche, valute e leggi sulla retribuzione dei dipendenti.
La conformità richiede che le aziende gestiscano il loro payroll in modo da mantenere i dipendenti retribuiti e coinvolti nel loro lavoro,
rispettando le varie sfide internazionali e nazionali della gestione del payroll.
La Gestione Accurata del Global Payroll ha molteplici aspetti da considerare, ma ecco una sintesi di questi considerazioni in tre aspetti.

1. Sicurezza dei dati

La maggior parte dei sistemi di Risorse Umane a livello globale non istituisce dati specifici per il payroll—di solito memorizzano dati sensibili dei dipendenti in ogni sede.
Archiviare dati sensibili dei dipendenti in email e fogli di calcolo può portare a un ambiente insicuro.
La vulnerabilità aumenta a causa del salvataggio manuale dei dati di dipendenti, HR e payroll in più località.

Le aziende devono prendersi cura dei loro dati di payroll.
Ciò è ancora più importante per le aziende che operano a livello globale, e la non conformità potrebbe comportare sanzioni considerevoli.
Le aziende dovranno porre le domande giuste su come i dati dei dipendenti vengono archiviati e trasmessi nel sistema centrale di registrazione.
Tutti questi aspetti dovrebbero essere gestiti tramite un servizio condiviso o un sistema centralizzato di payroll.

La necessità di sicurezza dei dati è particolarmente amplificata dalla recente revoca dell’Act on Safe Harbor da parte dell’Unione Europea.
Tenere traccia di chi ha accesso ai dati di payroll è anche essenziale.

2. Accuratezza dei dati

Informazioni come orario e presenze, ferie e malattia, e i rispettivi saldi di diritto, costituiscono una parte fondamentale delle informazioni di gestione del personale e devono essere quindi accurate al più minuto.
Ad esempio, le buste paga nello stipendio di un dipendente devono rispettare i requisiti specifici dello stato.
Ideale sarebbe che il team di payroll visualizzi e approvi il salario lordo prima che venga inserito nel calcolo del payroll, aumentando significativamente la precisione del netto.
Tuttavia, in ambienti orari, la situazione è diversa.

Comprendere quali dati sono richiesti in ogni paese per calcolare il payroll e i processi e le persone che raccolgono tali dati sono, quindi, responsabilità dell’azienda.

3. Uso della tecnologia

L’automazione dei processi di raccolta dati e l’eliminazione dei fogli di calcolo sono molto probabilmente i metodi con cui i dati sensibili del payroll globale verranno raccolti nei prossimi anni.
Queste piattaforme tecnologiche moderne possono offrire capacità di flusso di lavoro di sistema che consentono processi di approvazione personalizzati, validazione dei dati e, cosa più importante, autoservizio dei dipendenti.
Migliorare e comprendere meglio le fonti di dati e i processi di raccolta è cruciale.
Le aziende devono ora aggiornarsi sulla legislazione del payroll in continua evoluzione in ogni paese in cui operano.
Un modo per farlo è cambiare e rendere più efficiente il modo in cui i dati vengono raccolti utilizzando la tecnologia.

Andando avanti

Questo articolo ha stabilito come la conformità del payroll globale sia importante per il vostro business.
L’inadeguatezza di tempestività e precisione da parte dei vostri dipendenti incaricati di svolgere questo compito potrebbe portare alla rovina dell’azienda.
Pertanto, è necessario investire tempo, sforzi e denaro per soddisfare i requisiti del payroll globale.

(LEGGETE: 4 Passi per Pianificare l'Implementazione del Payroll Globale)

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Domande frequenti

Cos'è la conformità con il single touch payroll?

Il Single Touch Payroll (STP) è un’iniziativa del governo australiano che rende più gestibile ed efficiente la rendicontazione di tasse e informazioni, coordinandosi e corrispondendo con l’Australian Taxation Office (ATO).
Un software abilitato allo STP richiederà di inviare i salari e stipendi dei dipendenti, le tasse trattenute e altre informazioni.
Più precisamente, l’ATO si aspetta che tu svolga le seguenti attività:

• comunicare i dati del payroll all’ATO ogni volta che paghi i dipendenti
• comunicare i dati sulla responsabilità del superannuation all’ATO

L’ATO afferma anche che non sarà più necessario consegnare ai dipendenti un riepilogo del pagamento per le informazioni già riportate e finalizzate grazie allo STP. (LEGGETE: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Perché è necessario processare il payroll?

Processare il payroll è un’attività essenziale in ogni azienda, poiché influisce sulla stabilità finanziaria e sulla reputazione dell’azienda stessa.
Quando il payroll viene gestito in modo accurato e puntuale, i dipendenti possono essere più coinvolti e motivati a svolgere le responsabilità dell’azienda.
Al contrario, quando i dipendenti ricevono pagamenti con errori, possono perdere fiducia nell’azienda per cui lavorano.
Ancora più importante, un’azienda che non rispetta le leggi e normative sulla conformità del payroll sarà soggetta a sanzioni sostanziali.

Cos’è il payroll globale?

Il payroll globale è la gestione complessiva di tutti i dati del payroll di un'azienda, per tutte le sedi, tramite un sistema unico.
Le aziende con sede centrale in un’area specifica dovranno compensare i dipendenti che lavorano in diverse località, creando così un sistema di payroll globale.

Cos’è la conformità del payroll?

La conformità del payroll è il termine generale per le attività necessarie a rispettare leggi e regolamenti che indicano come deve essere processato il payroll.
Ciò include l’integrazione dei dati, il calcolo di indennità, detrazioni, benefici e lo stipendio netto di ogni dipendente in un’organizzazione.

Cos’è un'aggregatore di payroll?

Un aggregatore di payroll è un'entità che ottiene i dati di payroll dal datore di lavoro di un'azienda e li distribuisce alla rete di partner dell’azienda stessa.
Le aziende con dipendenti dislocati in più paesi esternalizzano il loro payroll a un aggregatore.

Quali sono i servizi offerti da Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico fornisce servizi relativi alle necessità della forza lavoro e delle risorse umane dei propri clienti.
Si propone come un’azienda che gestisce il payroll e tutti gli aspetti del personale dei propri clienti.
Poiché i requisiti di payroll e conformità variano notevolmente in tutto il paese, questa risorsa employer of record mexico rappresenta un utile punto di riferimento per comprendere gli obblighi locali di assunzione e le responsabilità del datore di lavoro.

Quali sono i passaggi nel processo di payroll negli Stati Uniti?

Il processo di payroll negli USA può essere riassunto in cinque passi principali:

1. Pre-pagamento;
2. Stampa dei pagamenti;
3. Scritture contabili;
4. Rapporti sul payroll; e
5. Aggiornamento finale.

Per processare efficacemente i dipendenti negli Stati Uniti attraverso un ciclo di payroll, è necessario completare questi passaggi.
Una comprensione di base del processo di payroll è fondamentale prima di procedere con l’impostazione e l’elaborazione delle informazioni di payroll per i propri dipendenti.
JD Edwards EnterpriseOne spiega ulteriormente questo aspetto. (LEGGETE: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Cos’è un responsabile della conformità?

Un responsabile della conformità è un dipendente di un’azienda che garantisce che l’azienda sia pienamente conforme a leggi e normative vigenti e richieste dal governo dello stato in cui opera.
Questo include aspetti tecnici come la conformità fiscale del payroll e i requisiti delle buste paga, e aspetti generali come tempestività, completezza e altro.
Il responsabile della conformità assicura anche che le politiche interne e le statuti aziendali rispettino le suddette leggi.
Spesso lavora con la direzione e il personale per gestire e mitigare i rischi regolamentari dell'azienda.