Cos'è la conformità della payroll?

Payroll è un elenco integrato di dipendenti in un'azienda, l'importo del pagamento che questi dipendenti ricevono per ogni periodo di paga, e l'importo totale dei pagamenti che l'azienda paga ai propri dipendenti. L'azienda è responsabile di sviluppare una politica retributiva organizzativa, che include benefici flessibili e politiche di liquidazione delle ferie. Nel mondo aziendale, payroll e conformità vanno di pari passo. Se le leggi sulla conformità della payroll non vengono rispettate, ciò potrebbe comportare l'azienda di affrontare accuse legali.

Perché la conformità è fondamentale?

La conformità e l'obbedienza sono significative nelle aziende multinazionali che i dipartimenti come Risorse Umane dedicano circa 36 ore alla settimana ad attività legate alla conformità. Questo include navigare tra i cambiamenti normativi per assicurarsi che le politiche aziendali siano aggiornate. Un'area della payroll globale che è particolarmente cruciale è la privacy e la sicurezza dei dati dei dipendenti. La rilevanza di questa parte della payroll globale deriva dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'Unione Europea, che non è entrato in vigore fino a maggio del 2018 e ha portato cambiamenti nella conformità della payroll.

Si deve notare che questa legislazione riguarda solo le organizzazioni con dipendenti nell'Unione Europea. La non conformità potrebbe portare le aziende a dover affrontare multe come previsto dalle leggi sugli errori di payroll. Le aziende giudicate avere archiviato e trattato illegalmente le informazioni dei dipendenti possono affrontare multed up to 20 milioni di euro o il quattro percento del fatturato annuo, a seconda di quale importo sia superiore.

I team del dipartimento Risorse Umane incaricati delle attività di payroll e conformità sono quindi responsabili di gestire e processare dati sensibili dei dipendenti, tra cui nomi, indirizzi, scale salariali, codici fiscali, numeri di conto bancario e stati del contratto di lavoro. I dipendenti di questi team devono rimanere vigili poiché detengono il destino dell'azienda. Un errore potrebbe far crollare tutta l'organizzazione. Il loro compito è proteggere sia i dipendenti sia le organizzazioni che servono, eseguendo con precisione e tempestività le relazioni sulla conformità della payroll.

Gestire il processamento della payroll è un aspetto essenziale della gestione del capitale umano. Alcuni lo chiamano il cuore pulsante di ogni organizzazione di successo. La payroll diventa ancora più complessa quando entità legali in più stati, ognuno con le proprie regole e normative fiscali, sono prese in considerazione. Quando l'azienda cresce e inizia a gestire la payroll su scala globale, questa rappresenta un livello di sfida superiore. Una volta che ciò accade, le aziende assumono un professionista certificato in conformità della payroll per gestire le attività legate alla conformità.

Il problema principale nella gestione accurata della payroll risiede nella conformità. Ogni paese ha le proprie condizioni economiche, valute e leggi sulla retribuzione dei dipendenti. La conformità richiede che le aziende gestiscano la payroll in modo da mantenere i dipendenti retribuiti e coinvolti nel loro lavoro, e che siano in linea con le varie sfide nazionali e internazionali della gestione della payroll. La Gestione Accurata della Payroll Globale ha molteplici considerazioni, ma ecco una sintesi di queste in tre aspetti.

1. Sicurezza dei dati

La maggior parte dei sistemi Risorse Umane basati su cloud globali non istituisce dati specifici per la payroll — di solito, questi archiviano dati sensibili dei dipendenti in ogni sede. Archiviare dati sensibili dei dipendenti in email e fogli di calcolo può rappresentare un ambiente insicuro. La vulnerabilità aumenta a causa dell'archiviazione manuale di dati di dipendenti, HR, e payroll in più località.

Le aziende devono prendersi cura dei propri dati di payroll. Questo è ancora più imperativo per le aziende che operano a livello globale, e la non conformità potrebbe necessitare multe enormi. Le aziende dovranno porre le domande giuste su come i dati dei dipendenti vengono archiviati e trasmessi al sistema centrale di registrazione. Tutte queste informazioni dovrebbero essere gestite in un servizio condiviso o in un sistema di payroll centralizzato.

La necessità di sicurezza dei dati è particolarmente accentuata dopo la recente abrogazione del Safe Harbor Act da parte dell'Unione Europea. È anche necessario tenere traccia di chi ha accesso ai dati di payroll.

2. Accuratezza dei dati

Informazioni come orario e presenza, ferie e malattia, e i loro saldi di diritto corrispondenti costituiscono una parte critica delle informazioni sulla forza lavoro e devono essere accurate fino al più piccolo dettaglio. Ad esempio, le buste paga in una busta paga di un dipendente devono seguire i requisiti di busta paga stabiliti dallo stato. Idealmente, il team di payroll dovrebbe visualizzare e approvare il salario lordo prima che venga inserito nel calcolo della payroll, aumentando così significativamente l'accuratezza del netto. Tuttavia, in ambienti orari, la situazione è diversa.

Capire quali dati sono necessari in ogni paese per calcolare la payroll e i processi e le persone che raccolgono i dati sono, quindi, responsabilità dell'azienda.

3. Utilizzo della tecnologia

L'automazione dei processi di raccolta dati e la rimozione dei fogli di calcolo sono probabilmente il modo in cui i dati sensibili della payroll globale verranno raccolti nei prossimi anni. Queste moderne piattaforme tecnologiche possono offrire capacità di workflow di sistema che consentono processi di approvazione personalizzati, validazione dei dati e, soprattutto, l'autonomia dei dipendenti. Migliorare e comprendere meglio le fonti di dati e i processi di raccolta è importante. Le aziende di oggi devono tenersi aggiornate con le normative sulla payroll in evoluzione in ogni paese in cui operano. Un modo per farlo è cambiare e rendere più efficiente il modo in cui i dati vengono raccolti usando la tecnologia.

Andando avanti

Questo articolo ha stabilito quanto sia importante la conformità della payroll globale per la tua attività. La mancanza di prontezza e tempestività dei tuoi dipendenti incaricati di svolgere questa attività potrebbe portare al fallimento della tua azienda. Pertanto, è necessario investire tempo, sforzi e denaro per soddisfare i requisiti della payroll globale.

(LEGGI: 4 Passi per Pianificare l'Implementazione della Payroll Globale)

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Rivermate dispone di professionisti specializzati in conformità della payroll che sono più che felici di fornire servizi di conformità della payroll e affrontare le tue problematiche in questo aspetto della tua attività.

Domande frequenti

Cos'è la conformità del single touch payroll?

Il Single Touch Payroll (STP) è un'iniziativa del Governo Australiano che rende più gestibile ed efficiente la rendicontazione di tasse e informazioni coordinando e corrispondendo con l'Australian Taxation Office (ATO). Un software abilitato per STP richiederà di inviare i salari e stipendi, le tasse trattenute e altre informazioni dei tuoi dipendenti. Più precisamente, l'ATO si aspetta che tu esegua le seguenti attività:

• inviare le informazioni sulla payroll all'ATO ogni volta che paghi i tuoi dipendenti
• inviare le informazioni sulla responsabilità del super all'ATO

L'ATO afferma anche che non sarà più necessario fornire ai tuoi dipendenti un riassunto di pagamento per le informazioni che hai già comunicato e finalizzato grazie allo STP. (LEGGI: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Perché è necessario processare la payroll?

Elaborare la payroll è un compito essenziale in qualsiasi attività poiché influisce sulla stabilità finanziaria e sulla reputazione dell'azienda. Quando la payroll viene processata con precisione e puntualità, i dipendenti possono essere più coinvolti e motivati a svolgere le responsabilità dell'azienda. Al contrario, quando i dipendenti ricevono pagamenti con errori, possono perdere la fiducia nell'azienda per cui lavorano. Più importante ancora, un'azienda che non rispetta le leggi e le normative sulla conformità della payroll sarà probabilmente soggetta a penali sostanziali.

Cos'è la payroll globale?

La payroll globale è la gestione complessiva di tutti i dati di payroll di un'azienda per tutte le sedi tramite un sistema unico. Le aziende che hanno sede centrale in una località specifica dovranno compensare i dipendenti che lavorano in diverse località, creando così un sistema di payroll globale.

Cos'è la conformità della payroll?

La conformità della payroll è il termine generale per le attività necessarie per rispettare le leggi e le normative che regolano come deve essere processata la payroll. Questo include l'integrazione dei dati, il calcolo di indennità, detrazioni, benefici e salari netti di ogni dipendente in un'organizzazione.

Cos'è un aggregatore di payroll?

Un aggregatore di payroll è un'entità che ottiene i dati di payroll dal datore di lavoro di un'azienda e li distribuisce alla rete di partner dell'azienda stessa. Le aziende con dipendenti distribuiti in più paesi esternalizzano la loro payroll a un aggregatore.

Quali sono i servizi forniti da Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico fornisce servizi relativi alla forza lavoro e alle necessità di risorse umane dei propri clienti. Si presenta come un'azienda che gestisce la payroll e tutti gli aspetti del personale dei propri clienti.

Quali sono i passaggi nel processo di payroll negli Stati Uniti?

Il processo di payroll negli USA può essere riassunto in cinque passaggi, ovvero:

1. Pre-elaborazione della payroll;
2. Stampa dei pagamenti;
3. Voci di giornale;
4. Rapporti di payroll; e
5. Aggiornamento finale.

Per processare in modo completo i dipendenti negli Stati Uniti attraverso un ciclo di payroll, questi passaggi devono essere completati. È opportuno avere una comprensione di base del processo di payroll prima di procedere alla configurazione e all'elaborazione delle informazioni di payroll per i tuoi dipendenti. JD Edwards EnterpriseOne spiega di più a riguardo. (LEGGI: Guida all'Implementazione della Payroll US di JD Edwards EnterpriseOne).

Cos'è un responsabile della conformità?

Un responsabile della conformità è un dipendente di un'azienda che garantisce che l'azienda sia completamente conforme ai requisiti normativi e legali imposti dallo stato in cui opera. Questo include aspetti tecnici come la conformità fiscale sulla payroll e i requisiti delle buste paga, e aspetti generali come la puntualità, la completezza e simili. Il responsabile della conformità avvia anche che le politiche interne e gli statuti dell'azienda rispettino tali requisiti legali. I responsabili della conformità spesso collaborano con la direzione e il personale per gestire e mitigare i rischi normativi dell'azienda.