Cos'è la conformità alla retribuzione?

La payroll è un elenco integrato di dipendenti in un'azienda, l'importo del pagamento che questi dipendenti ricevono per ogni periodo di pagamento, e l'importo totale del pagamento che l'azienda versa ai propri dipendenti. L'azienda è responsabile di sviluppare una policy di pagamento organizzativa, che include benefici flessibili e politiche di liquidazione dei congedi. Nel mondo aziendale, payroll e conformità vanno di pari passo. Se le leggi sulla conformità alla payroll non vengono rispettate, ciò potrebbe portare l'azienda ad affrontare multe legali.

Perché la conformità è fondamentale?

La conformità e l'osservanza sono significative nelle imprese multinazionali che i dipartimenti come Risorse Umane dedicano circa 36 ore a settimana ad attività legate alla conformità. Questo include navigare tra cambiamenti regolamentari per garantire che le politiche aziendali siano aggiornate. Un'area della payroll globale particolarmente cruciale è la privacy e la sicurezza dei dati dei dipendenti. La rilevanza di questa sezione nella payroll globale deriva dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'Unione Europea, entrato in vigore a maggio del 2018, che ha introdotto cambiamenti significativi nella conformità della payroll.

Va notato che questa legislazione riguarda solo le organizzazioni con dipendenti nell'Unione Europea. La non conformità potrebbe comportare sanzioni per le aziende come previsto dalle leggi sugli errori di payroll. Le aziende giudicate aver archiviato e trattato illegalmente i dati dei dipendenti possono incorrere in multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo, a seconda di quale sia l'importo maggiore.

I team del dipartimento Risorse Umane incaricati delle attività di payroll e conformità sono quindi responsabili di gestire e processare dati sensibili dei dipendenti, inclusi nomi, indirizzi, scale retributive, codici fiscali, numeri di conto bancario e stato del contratto di lavoro. I membri di questi team devono rimanere vigili poiché tra le loro mani si decide il destino dell'azienda. Un errore potrebbe far crollare tutta l'organizzazione. Il loro compito è proteggere sia i dipendenti sia le organizzazioni che servono, attraverso la corretta e tempestiva riportistica sulla conformità della payroll.

Gestire il processamento della payroll è un aspetto essenziale della gestione del capitale umano. Alcuni definiscono questa come la linfa vitale di ogni organizzazione di successo. La payroll diventa ancora più complessa quando si considerano entità legali in più stati, ognuno con proprie regole fiscali e normative. Quando l'azienda cresce e inizia a gestire una payroll su scala globale, questa sfida si intensifica. Una volta che questa situazione si presenta, le aziende assumono un professionista certificato in conformità della payroll per gestire le attività relative alla conformità.

Il problema principale nella corretta gestione della payroll risiede nella conformità. Ogni paese ha le proprie condizioni economiche, valute e leggi riguardanti la retribuzione dei dipendenti. La conformità richiede alle aziende di gestire la loro payroll in modo da garantire ai dipendenti un compenso adeguato e mantenere il loro coinvolgimento, oltre a far fronte alle varie sfide nazionali e internazionali del processo di payroll. La gestione accurata della Global Payroll richiede di considerare molteplici aspetti, riassunti in tre punti:

1. Sicurezza dei dati

La maggior parte dei sistemi di Risorse Umane globali non istituisce dati specifici della payroll—tipicamente, questi sistemi archiviano dati sensibili dei dipendenti in ogni sede. Conservare dati sensibili dei dipendenti in email e fogli di calcolo può rappresentare un ambiente insicuro. La vulnerabilità aumenta a causa del mantenimento manuale dei dati di dipendenti, HR e payroll in vari luoghi.

Le aziende devono prendersi cura dei propri dati di payroll. Questo è ancora più importante per le aziende che operano globalmente, e la non conformità potrebbe comportare multe molto elevate. Le aziende dovranno porre le domande giuste sul modo in cui i dati dei dipendenti vengono archiviati e trasmessi al sistema centrale di registrazione. Tutto ciò dovrebbe essere gestito tramite un servizio condiviso o un sistema di payroll centralizzato.

La necessità di garantire la sicurezza dei dati è stata recentemente accentuata dall'abrogazione del Safe Harbor Act da parte dell'Unione Europea. È anche necessario tenere traccia di chi ha accesso ai dati di payroll.

2. Accuratezza dei dati

Le informazioni come orario e presenza, ferie e malattia e i relativi saldi di diritto costituiscono una parte critica delle informazioni sulla gestione della forza lavoro e devono essere quindi accurate al minimo dettaglio. Ad esempio, le buste paga in una busta paga devono rispettare i requisiti statali delle buste paga. Idealmente, il team di payroll dovrebbe visualizzare e approvare il salario lordo prima di inserirlo nel calcolo della payroll, aumentando così significativamente l'accuratezza del netto pay. Tuttavia, in ambienti orari, la situazione è diversa.

Comprendere quali input dei dati siano necessari in ogni paese per calcolare la payroll e chi siano i processi e le persone coinvolte nella raccolta di tali dati sono responsabilità dell'azienda.

3. Utilizzo della tecnologia

L'automazione dei processi di raccolta dati e l'eliminazione dei fogli di calcolo saranno probabilmente le modalità principali con cui i dati sensibili della payroll globale verranno raccolti nei prossimi anni. Queste piattaforme tecnologiche moderne possono offrire capacità di flusso di lavoro del sistema che consentono processi di approvazione personalizzati, validazione dei dati e, cosa più importante, auto-servizio per i dipendenti. Migliorare e comprendere meglio le fonti di dati e i processi di raccolta è fondamentale. Le aziende di oggi devono tenersi aggiornate con la legislazione sulla payroll che cambia in ogni paese in cui operano. Un modo per farlo è modificare e rendere più efficiente la raccolta dei dati tramite la tecnologia.

Andando avanti

Questo articolo ha stabilito come la conformità della payroll globale sia importante per il tuo business. La mancanza di prontezza e tempestività da parte dei tuoi dipendenti incaricati di questo compito potrebbe portare alla caduta della tua azienda. Pertanto, è necessario investire tempo, sforzo e denaro per rispettare i requisiti della payroll globale.

(LEGGI: 4 Passaggi per Pianificare l'Implementazione della Payroll Globale)

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Rivermate dispone di professionisti qualificati in conformità della payroll che sono più che felici di offrire servizi di conformità della payroll e risolvere i tuoi problemi in questo ambito.

Domande frequenti

Cos'è la conformità alla single touch payroll?

La Single Touch Payroll (STP) è un'iniziativa del Governo Australiano che rendendo più gestibile ed efficiente la rendicontazione di tasse e informazioni coordinandosi e corrispondendo con l'Australian Taxation Office (ATO). Un software abilitato alla STP ti richiederà di inviare le retribuzioni e salari dei tuoi dipendenti, le tasse trattenute e altre informazioni. Più specificamente, l'ATO si aspetta che tu svolga le seguenti attività:

• riportare le informazioni sulla payroll all'ATO ogni volta che paghi i tuoi dipendenti
• riportare le informazioni sulla responsabilità del superannuation all'ATO

L'ATO afferma inoltre che non sarà più necessario fornire ai tuoi dipendenti un riassunto di pagamento per le informazioni già riportate e finalizzate grazie alla STP. (LEGGI: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Perché è necessario processare la payroll?

Elaborare correttamente la payroll è un compito essenziale in qualsiasi azienda poiché influisce sulla stabilità finanziaria e sulla reputazione dell'azienda stessa. Quando la payroll viene processata in modo accurato e puntuale, i dipendenti possono essere più coinvolti e motivati a svolgere le responsabilità aziendali. Questo contrasta con il caso in cui i dipendenti ricevano pagamenti con errori. In tal caso, possono perdere la fiducia nell'azienda per cui lavorano. Più importante ancora, un'azienda che non rispetta le leggi e le normative sulla conformità della payroll sarà probabilmente soggetta a penali sostanziali.

Cos'è la payroll globale?

La payroll globale è la gestione complessiva dei dati payroll di un'azienda per tutte le sedi tramite un sistema singolo. Le aziende che hanno sede centrale in una determinata località dovranno compensare i dipendenti che lavorano in diverse località, creando così un sistema di payroll globale.

Cos'è la conformità alla payroll?

La conformità alla payroll è il termine generale per le attività necessarie per rispettare le leggi e le normative che regolano come la payroll deve essere processata. Questo include l'integrazione dei dati, il calcolo di indennità, detrazioni, benefit e gli stipendi netti di ogni dipendente di un'organizzazione.

Cos'è un aggregatore di payroll?

Un aggregatore di payroll è un'entità che ottiene i dati di payroll dall'azienda datore di lavoro e li distribuisce alla rete di partner dell'azienda stessa. Le aziende con dipendenti distribuiti in più paesi esternalizzano la loro payroll a un aggregatore.

Quali servizi fornisce Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico offre servizi relativi alla forza lavoro e alle necessità delle risorse umane dei propri clienti. Si presenta come una società che gestisce la payroll e tutti gli aspetti del personale dei propri clienti.

Quali sono i passaggi nel processamento della payroll negli Stati Uniti?

Il processo di payroll negli USA può essere riassunto in cinque passaggi, cioè:

1. Elaborazione pre-payroll;
2. Stampa delle retribuzioni;
3. Registrazioni contabili;
4. Rapporti di payroll; e
5. Aggiornamento finale.

Per processare completamente i dipendenti negli Stati Uniti attraverso un ciclo di payroll, questi passaggi devono essere completati. È opportuno avere una comprensione di base del processamento della payroll prima di passare alla configurazione e al processamento delle informazioni salariali dei propri dipendenti. JD Edwards EnterpriseOne spiega di più a riguardo. (LEGGI: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Cos'è un responsabile della conformità?

Un responsabile della conformità è un dipendente di un'azienda che garantisce che l'impresa sia completamente conforme ai requisiti regolamentari e legali imposti dallo stato in cui opera. Ciò include aspetti tecnici come la conformità fiscale sulla payroll e i requisiti delle buste paga, e aspetti generali come la tempestività, la completezza, e simili. Il responsabile della conformità anche assicura che le politiche interne e i regolamenti dell'azienda rispettino le suddette normative legali. I responsabili della conformità collaborano spesso con la direzione e il personale per gestire e mitigare i rischi normativi dell'azienda.