Niente è più dibattuto nel campo delle Risorse Umane di quale sistema di payroll globale sia meglio, centralizzato o decentralizzato. Sarebbe saggio prima avere una comprensione completa delle differenze tra questi due sistemi prima di prendere una decisione.
Se è vostra responsabilità gestire il payroll dei dipendenti nella vostra azienda, probabilmente avete molte domande, in particolare sul giusto approccio al payroll. Vi trovate a chiedervi se il payroll centralizzato sia migliore di quello decentralizzato, o viceversa? Quali sono i benefici che si possono ottenere da ciascun approccio?
Cercare l’approccio perfetto per la vostra organizzazione non sarà mai un lavoro facile. Per fortuna, Rivermate ha fatto questo lavoro per voi. Questo articolo vi aiuterà a comprendere meglio i due approcci al payroll per decidere quale opzione sia più adatta alla vostra organizzazione.
Benefici e vantaggi del payroll decentralizzato
Un modello di payroll globale decentralizzato incorpora più team di payroll all’interno della sede di un’organizzazione, con partner esterni di gestione payroll nel paese per ogni nazione in cui l’azienda opera.
Basandoci su uno
studio di
Deloitte, una società di consulenza e revisione contabile, solo il 13 percento di aziende di grande scala utilizza l’approccio di payroll globale decentralizzato, mentre il 60 percento degli intervistati ha affermato di implementare l’approccio di payroll globale centralizzato. Ciò potrebbe essere dovuto alla sua convenienza.
Richiede solo poche risorse
Nel payroll centralizzato, un’azienda deve avere un dipartimento dedicato e personale specifico per svolgere le responsabilità di payroll. Occorre un investimento continuo rivolto agli aspetti più tecnici del payroll come hardware, dipendenti, spazio e software. Al contrario, l’approccio decentralizzato evita questi problemi. In questo approccio, qualsiasi dipendente che abbia un’ora in più da dedicare può gestire il payroll e le relative attività, anche se non è assegnato a compiti di Risorse Umane. Di conseguenza, sono richieste meno risorse, denaro e tempo per portare a termine le attività di payroll in questo sistema.
Costi di transizione al sistema più economici
La transizione da un sistema all’altro può essere costosa e danneggiare le finanze della vostra azienda. Con un approccio di payroll decentralizzato, sarà più facile ed economico unire sistemi contabili compatibili, specialmente quando iniziano a emergere problemi riguardanti il sistema informativo e la struttura di gestione. Questo beneficio, in particolare, è uno dei motivi principali per cui sempre più aziende stanno aggiornando ed espandendo sistemi di payroll decentralizzati.
Rischi ridotti
Un punto debole di un sistema di payroll centralizzato è che, quando il sistema si blocca, i dipendenti non potranno ricevere le loro retribuzioni mensili. A dire il vero, questo può essere uno dei tanti rischi che la vostra azienda potrebbe affrontare se decidete di centralizzare il payroll. Tuttavia, in un approccio di payroll decentralizzato, quando il sistema fallisce, gli unici dipendenti le cui retribuzioni saranno ritardate sono quelli serviti da quel sistema, mentre tutti gli altri riceveranno il pagamento.
Nella scelta del miglior approccio al payroll, tenete presente che i vostri dipendenti lavorano per essere pagati, quindi ritardare il payroll a causa di un guasto di sistema può causare effetti a catena, e questi effetti molto probabilmente danneggeranno la vostra azienda.
Migliori registri dei dipendenti
Un altro aspetto positivo dei sistemi decentralizzati è il vantaggio di una gestione migliore del numero di personale. In questo approccio, ogni dipendente può monitorare il proprio record senza dover fornire istruzioni dettagliate. In questo modo, non sarà più necessario assegnare una persona o assumere un collaboratore per svolgere questa attività. Ciò non solo riduce le spese della vostra azienda, ma vi fa anche risparmiare molto tempo.
Tuttavia, è comunque vostra responsabilità predisporre un sistema di pianificazione efficace per i vostri dipendenti. Inoltre, se i vostri dipendenti sono oberati di requisiti, potrebbero non avere più tempo per svolgere le attività di payroll.
Risposta in tempo reale
Un sistema di payroll decentralizzato implica che i dipendenti abbiano un migliore accesso alle loro buste paga e una relazione più stretta con le persone che emettono questi pagamenti. Questo rende più facile per i dipendenti risolvere eventuali problemi relativi alle loro buste paga. Ad esempio, se il collaboratore incaricato di contare le ore lavorate da un dipendente ha erroneamente calcolato che il dipendente ha lavorato 30 ore in una settimana, invece di 34 secondo il conteggio effettivo, il dipendente può facilmente rivolgersi al collaboratore e sollevare questa preoccupazione.
Questo vantaggio porta anche a una visione più ampia, poiché più feedback e suggerimenti riguardanti il sistema di payroll vengono indirizzati alla direzione superiore. Ad esempio, un ufficio di payroll decentralizzato potrebbe notare che la forza lavoro potrebbe essere meglio servita con pagamenti due o tre volte al mese invece di settimanali. La direzione può quindi decidere di apportare questa modifica, soprattutto se l’organizzazione è ancora piccola e più flessibile.
Benefici e vantaggi del payroll centralizzato
Molte aziende, soprattutto grandi multinazionali, svolgono le attività di payroll utilizzando il sistema di payroll centralizzato. In questo approccio, gli datori di lavoro e i dirigenti di livello superiore hanno più controllo sui costi e sulle spese della loro organizzazione, il che è vantaggioso considerando che è loro principale responsabilità affrontare qualsiasi problema o preoccupazione nella compagnia. Di seguito i benefici e i vantaggi dell’approccio di payroll centralizzato.
Dati sicuri
Uno svantaggio di un sistema di pagamento decentralizzato è la mancanza di sicurezza dei dati di payroll. Questo approccio può causare errori nella documentazione, nella manutenzione, nell’acquisto di tecnologia, perdita di conoscenza e altri effetti indesiderati. Molte aziende che utilizzano un approccio di payroll decentralizzato hanno difficoltà a risolvere questi problemi. Le aziende che adottano un sistema di payroll centralizzato evitano tali problematiche imponendo maggiore sicurezza e controllo sui dati di payroll.
Oltre a un migliore controllo e autorità sui vostri dipendenti, un approccio di payroll globale centralizzato può anche ridurre i costi della vostra organizzazione e probabilmente produrre prodotti di alta qualità.
Dati organizzati
Come già menzionato, i dati relativi al payroll sono più sicuri nel sistema di payroll centralizzato. Ciò è dovuto al fatto che, se il vostro sistema di payroll è centralizzato, i dati saranno più organizzati perché archiviati in un unico sistema o luogo. Di conseguenza, si eviteranno problemi come duplicazione dei dati, incoerenza dei dati e spreco di spazio di archiviazione.
Accesso migliorato ai dati
Un sistema di payroll centralizzato ben organizzato offre un migliore e più conveniente accesso ai dati utilizzati in tutta l’organizzazione in un unico posto. Questo significa che tutto il personale, i dipendenti, i contractor e l’intera forza lavoro possono accedere facilmente al database. Ciò rende più rapido e semplice intraprendere attività a livello di organizzazione. La pianificazione e le operazioni centrali consentono anche di introdurre tecnologie e competenze compatibili.
Prospettive future
Ora che avete una migliore comprensione dei benefici e delle criticità di entrambi gli approcci di payroll, centralizzato e decentralizzato, potete procedere a un’analisi più approfondita e a una discussione sull’approccio che ritenete più adatto alla vostra organizzazione. Sebbene sia vero che ciascun approccio può adattarsi a qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di appartenenza, è comunque saggio condurre una scrutinio approfondito per individuare l’approccio di payroll più adatto alla vostra organizzazione.
Per le aziende multinazionali, le sfide possono derivare da normative, lingue e valute diverse. Per questo motivo, è importante essere strategici nella scelta di un modello di payroll adatto alla vostra azienda. La gestione globale del payroll svolge un ruolo fondamentale nel successo della vostra organizzazione. Pertanto, pianificare e gestire questi ostacoli da soli sarà arduo e un singolo errore in uno dei reparti può danneggiare l’intera organizzazione.
Rivermate offre servizi e strumenti per aiutarvi a pianificare e gestire efficacemente il vostro payroll senza svuotare il portafoglio. Contattateci per saperne di più su questi servizi.
