Paghe globali centralizzate vs. decentralizzate: un confronto

Niente è più dibattuto nel campo delle Risorse Umane di quale sistema di payroll globale, centralizzato o decentralizzato, sia migliore. Sarebbe saggio prima ottenere una comprensione approfondita delle differenze tra questi due sistemi prima di prendere una decisione.

Se la tua responsabilità è gestire il payroll dei dipendenti nella tua azienda, probabilmente hai molte domande, inclusa e soprattutto quella sull’approccio giusto al payroll. Sei indeciso se il payroll centralizzato sia migliore di quello decentrato, o viceversa? Quali benefici puoi ottenere da ciascun approccio?

Cercare l’approccio perfetto per la tua organizzazione non sarà mai un lavoro facile. Fortunatamente, Rivermate ha fatto il lavoro per te. Questo articolo ti aiuterà a capire meglio i due approcci al payroll, affinché tu possa decidere quale opzione sia più adatta alla tua organizzazione.

Vantaggi e Benefici del Payroll Decentrato

Un modello di payroll globale decentrato incorpora molteplici team payroll all’interno della sede di un’organizzazione, con partner esterni specializzati in gestione payroll in loco per ogni paese in cui l’azienda opera.

Secondo uno studio di Deloitte, una società di revisione e consulenza, solo il 13 percento di aziende di grande scala utilizza l’approccio di payroll globale decentralizzato, mentre il 60 percento dei rispondenti ha affermato di implementare l’approccio di payroll globale centralizzato. Ciò potrebbe essere dovuto al suo costo accessibile.

Richiede Solo un Numero Limitato di Risorse

Nel payroll centralizzato, un’azienda deve disporre di un reparto dedicato e di personale specifico per svolgere le proprie responsabilità di payroll. È necessario un investimento continuo nelle componenti più tecniche del payroll, come hardware, dipendenti, spazi e software. Al contrario, l’approccio decentralizzato evita questi problemi. In questo modello, qualsiasi dipendente che abbia un’ora libera può gestire le operazioni di payroll anche senza essere assegnato ufficialmente a compiti relativi alle Risorse Umane. Di conseguenza, sono richieste meno risorse, soldi e tempo per portare a termine le operazioni di payroll in questo sistema.

Costi di Transizione del Sistema Più Economici

Passare da un sistema a un altro può essere costoso e danneggiare le finanze della tua azienda. Con un approccio di payroll decentralizzato, sarà più facile e meno costoso unire sistemi contabili compatibili, soprattutto quando iniziano a sorgere problemi riguardanti il sistema informativo e la struttura gestionale. Questo beneficio, in particolare, è una delle ragioni principali per cui sempre più aziende si stanno aggiornando e espandendo con sistemi di payroll decentralizzati.

Rischi Ridotti

Uno svantaggio di un sistema di payroll centralizzato è che, se il sistema si blocca, i dipendenti non riceveranno le loro salari o stipendi mensili. A dirla tutta, questo può essere solo uno dei tanti rischi che la tua azienda potrebbe affrontare se decidi di centralizzare il payroll. In un approccio di payroll decentralizzato, tuttavia, quando il sistema fallisce, gli unici dipendenti il cui stipendio potrebbe essere ritardato sono quelli serviti da quel sistema, mentre tutti gli altri riceveranno il pagamento.

Nella scelta del miglior approccio di payroll, devi tenere presente che i tuoi dipendenti lavorano per essere pagati, quindi un ritardo nel payroll causato da un guasto del sistema può avere effetti a catena, e questi effetti probabilmente danneggeranno la tua azienda.

Migliori Record dei Dipendenti

Un altro aspetto positivo dei sistemi decentralizzati è il vantaggio di una migliore gestione del personale. In questo approccio, ogni dipendente può tenere traccia del proprio record senza la necessità di istruzioni lunghe. Con questo, non sarà più necessario assegnare una persona o assumere personale per svolgere questo compito. Ciò non solo riduce le spese della tua azienda, ma ti fa anche risparmiare molto tempo.

Tuttavia, è comunque tua responsabilità impostare un sistema di pianificazione efficace per i tuoi dipendenti. Inoltre, se i tuoi dipendenti sono sopraffatti dagli impegni, potrebbero non avere più tempo per svolgere le attività di payroll.

Risposta in Tempo Reale

Un sistema di payroll decentralizzato implica che i dipendenti abbiano un migliore accesso alle proprie buste paga e un rapporto più stretto con le persone che le emettono. Questo rende più facile per i dipendenti risolvere eventuali problemi riguardanti le proprie buste paga che potrebbero sorgere. Per esempio, se il dipendente incaricato di conteggiare le ore lavorate ha erroneamente calcolato che l’impiegato ha lavorato 30 ore in una settimana, quando in realtà erano 34 secondo il conteggio effettivo, il dipendente può facilmente rivolgersi a quella persona e sollevare la questione.

Questo beneficio presenta anche un vantaggio più ampio, poiché più feedback e suggerimenti riguardanti il sistema di payroll vengono comunicati alla direzione superiore. Per esempio, un ufficio di payroll decentralizzato potrebbe osservare che la forza lavoro che impiega potrebbe essere meglio servita se venisse pagata due o tre volte al mese invece che settimanalmente. La direzione superiore può decidere di apportare questa modifica, soprattutto se l’organizzazione è ancora più piccola e più flessibile.

Vantaggi e Benefici del Payroll Centralizzato

Molte aziende, specialmente grandi imprese a livello globale, svolgono le proprie attività di payroll utilizzando il sistema di payroll centralizzato. In questo approccio, i datori di lavoro e i dirigenti senior hanno un maggiore controllo sui costi e sulle spese della loro organizzazione, il che è vantaggioso considerando che è loro principale responsabilità gestire qualsiasi questione o problema nella loro azienda. Di seguito sono elencati i benefici e i vantaggi dell’approccio di payroll centralizzato.

Dati Sicuri

Uno svantaggio di un sistema di pagamento decentralizzato è la mancanza di sicurezza dei dati di payroll. Questo approccio può favorire errori nella documentazione, nella manutenzione, nell’acquisto di tecnologia, nella perdita di conoscenze e in una serie di altre conseguenze. Molte aziende che utilizzano un approccio di payroll decentralizzato hanno difficoltà a risolvere questi problemi. Ma le aziende che adottano il payroll centralizzato evitano tali problemi imponendo maggiori misure di sicurezza e controllo sui dati di payroll.

Oltre a un miglior controllo e autorità sui tuoi dipendenti, un sistema di payroll globale centralizzato può anche ridurre i costi della tua organizzazione e produrre probabilmente prodotti di alta qualità.

Dati Organizzati

Come detto in precedenza, i dati relativi al payroll sono più sicuri nel sistema di payroll centralizzato. Ciò è dovuto principalmente al fatto che, se il tuo sistema di payroll è centralizzato, i dati saranno più organizzati perché sono archiviati in un unico sistema o in un’unica posizione. Di conseguenza, si eviteranno problemi come duplicazioni di dati, incoerenze nei dati e spazio di archiviazione inutilizzato.

Migliore Accesso ai Dati

Un sistema di payroll centralizzato ben organizzato fornisce un accesso migliore e più comodo ai dati utilizzati in tutta l’organizzazione, in un unico luogo. Ciò significa che tutto il personale, i dipendenti, i contractors e l’intera forza lavoro possono accedere facilmente al database. Questo rende più rapido e semplice intraprendere attività a livello aziendale. Una pianificazione e un’operatività centrali consentono anche di introdurre tecnologie compatibili e competenze aggiornate.

Andare Avanti

Ora che hai una comprensione migliore dei benefici e degli svantaggi di entrambi gli approcci di payroll, puoi fare un’analisi più completa e una discussione sull’approccio che pensi si adatti meglio alla tua organizzazione. Sebbene sia vero che entrambi gli approcci siano adatti a qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di appartenenza, è sempre saggio condurre un’analisi approfondita per trovare il sistema di payroll più adatto alla tua organizzazione.

Per le aziende multinazionali, le sfide possono derivare da normative, lingue e valute diverse. Per questo, devi essere strategico nella scelta di un modello di payroll adeguato alla tua azienda. La gestione globale del payroll svolge un ruolo fondamentale nel guidare il successo della tua organizzazione. Perciò, pianificare e gestire da solo questi ostacoli sarà difficile, e un solo errore in un dipartimento può danneggiare il resto della tua organizzazione.

Rivermate offre servizi e strumenti per aiutarti a pianificare e gestire il payroll in modo efficace senza svuotare il portafoglio. Contattaci per saperne di più su questi servizi.