Espansione globale: Mosse audaci con Employer of Record

L'occupazione è uno degli elementi fondamentali di qualsiasi attività e dovrebbe essere gestita da esperti in questo campo. Se non sei nella posizione di possedere tale competenza, sarebbe meglio scoprire gli Employers of Record (EoR).

Cos'è un Employer of Record (EoR)?

Il significato tecnico di EoR viene spesso scambiato con quello della Professional Employer Organization (PEO), e mentre scambiare questi termini è un errore valido, dovresti comunque sapere cos'è un EoR.

In Cina, l'EoR è anche conosciuto come l'EoR locale, il partner locale, o il Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Un Employment of Record (EoR) è una organizzazione terza che assume il ruolo di assumere e pagare i dipendenti della loro azienda cliente, oltre a tutte le altre attività relative all'impiego, dal loro cliente. Questo è particolarmente vantaggioso per le aziende che pianificano una strategia di espansione globale ma non dispongono della logistica per realizzarla.

Anche come datore di lavoro registrato dei dipendenti, la libertà amministrativa dell'EoR è limitata a quanto stabilito nel contratto di record employer concordato. L'azienda cliente continua a prendere tutte le decisioni relative a descrizioni del lavoro, compensi, registri di impiego e risoluzione del rapporto di lavoro. Oggi, in mezzo a una situazione di pandemia, il settore degli EoR continua a espandersi. (LEGGI: Servizi Globali di Employer of Record: Il segreto meglio custodito dell'outsourcing).

Perché usare un Employer of Record?

Immagina di pianificare il tuo primo viaggio in un altro paese: i documenti che dovrai completare, gli hotel da considerare, e ogni altro dettaglio da controllare. I compiti che dovrai completare in questo viaggio sono molto simili ai tuoi compiti relativi all'impiego, tranne per il livello di stress che nel lavoro è cento volte superiore. Bene, questo sta per cambiare quando ti viene presentato l'Employer of Record.

Il tuo EoR ti aiuterà ad assumere, trattenere e pagare i tuoi dipendenti. Il team amministrativo dell'EoR prenderà in carico molte delle attività delle Risorse Umane associate alla gestione dei tuoi dipendenti internazionali. In altre parole, il tuo EoR farà tutto il lavoro sporco e garantirà un tasso di successo più alto di quanto tu possa immaginare. Ecco perché dovresti assumere un Employer of Record tutto tuo:

Localizza la tua attività nel modo giusto

Gli Employers of Record fanno più che semplicemente fornirti consulenza aziendale. Ti permettono di rispettare i requisiti normativi del paese scelto e i costi che ne derivano. Il loro compito è eseguire pagamenti, gestione del tempo, staffing, assunzioni legali e altre attività relative all'impiego. Tra queste ci sono la compilazione dei registri di impiego dei tuoi dipendenti, i registri di servizio e altri documenti necessari che aiutano a garantire che i tuoi dipendenti ricevano la retribuzione che meritano.

Ogni paese ha requisiti aziendali unici riguardo all'impiego, alla gestione delle paghe locali e ai permessi necessari. Un'azienda di un altro paese difficilmente conosce tutte queste cose. Tuttavia, l'ignoranza della legge non può essere usata come scusa, e le conseguenze della non conformità possono essere costose e proibitive per la sopravvivenza dell'azienda in quella terra straniera. Le aziende più piccole e più recenti non dovrebbero correre questo rischio. Pertanto, assumere un International Employer of Record aiuterà le aziende a mitigare questi rischi assumendosi la responsabilità dell'impiego legale e della conformità della loro azienda.

Garantisce conformità in materia di immigrazione e impiego

Con l'attuale pandemia, le politiche di immigrazione dei governi stranieri sono diventate sempre più variabili, incoraggiando i paesi ospitanti a essere più severi e più pronti. L'EoR è l'entità perfetta per garantire la piena conformità della tua azienda.

Alcune di queste politiche includono:

1. gestione dei permessi di lavoro e dei registri di impiego,
2. registrazione della tua azienda e conformità alle normative sul pagamento delle retribuzioni,
3. garantire la legalità dell'attività in relazione alle leggi sul lavoro e ai contratti del paese ospitante,
4. protezione dell'impiego dei tuoi dipendenti, e
5. regole di cessazione e relativi periodi di preavviso e indennità di licenziamento.

Gestisce le paghe locali secondo gli standard locali

I paesi hanno standard e requisiti salariali diversi, e i pagamenti remoti sono raramente consentiti. Gli EoR sono esperti in materia e mirano a fornire una gestione accurata e conforme delle detrazioni fiscali, dell'assicurazione sanitaria, delle pensioni e delle tasse per ogni dipendente dell'azienda.

Fornisce coinvolgimento e orientamento nella forza lavoro

Coinvolgimento e orientamento sono due aspetti importanti nel distinguere i servizi forniti dall'EoR e dai servizi internazionali di PEO. Mentre le PEO funzionano come le Risorse Umane di un'azienda, gli EoR vanno oltre essendo coinvolti nell'assunzione e nell'onboarding dei dipendenti per le aziende clienti.

Più tecnicamente, le aziende PEO globali non sono incluse come parte nei contratti di impiego tra l'azienda e i suoi dipendenti. L'azienda crea ancora i termini e si attiene agli accordi. Con un EoR, il setup è invertito. L'EoR è responsabile di tutti i contratti di impiego tra l'azienda e il dipendente, mantenendo la conformità alle leggi sul lavoro del paese in cui il dipendente è basato.

(LEGGI: [EoR vs PEO: Di cosa ha bisogno la tua azienda?](/blog/navigating-the- world-of-global-hiring-employer-of-record-vs-peo))

Limitazioni dell'EoR di cui devi essere consapevole

Ci sono casi specifici che non incoraggiano l'uso degli EoR.

Le aziende con meno di dieci dipendenti dovrebbero optare per l'assunzione di esperti locali del paese ospitante. Tuttavia, queste aziende possono comunque utilizzare gli EoR per l'assunzione rapida di dipendenti.

Il concetto di EoR è ancora relativamente nuovo e potrebbe causare qualche riluttanza da parte dei datori di lavoro. Inoltre, l'EoR è fondamentalmente tra la direzione e i loro dipendenti locali e potrebbe solo alimentare il problema. Pertanto, il contratto del tuo EoR dovrebbe richiedere loro di agire nell'interesse dell'azienda.

Scegliere il miglior EoR

Le aziende hanno varie preoccupazioni, e il primo passo è identificarle prima di scegliere l'EoR più adatto a te.

Se l'outsourcing dell'impiego e le soluzioni HR sono le tue priorità, il tuo PEO globale (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), o anche BPO (Business Process Outsourcing) sarebbero le tue scelte migliori. Se desideri assumere dipendenti permanenti, una soluzione di servizio completo sarebbe adatta a te.

Andare avanti

La pandemia ha inaugurato un'epoca in cui vengono prese decisioni vitali, e le aziende possono scegliere di rimanere bloccate o continuare a combattere. Ovviamente non sarà semplice, ma ora puoi avere il coraggio di andare avanti con i tuoi EoR per ridurre i rischi e massimizzare le tue opportunità all'estero.

Se sei interessato a paghe globali, lavoro remoto, tasse, conformità e benefici, Rivermate offre una vasta gamma di articoli che trattano questi argomenti.

Domande frequenti

Qual è il vantaggio dell'EoR rispetto a una PEO?

Un employer of record fornisce ciò che è noto come Responsabilità Generale, Indennizzo dei Lavoratori e i requisiti per i pagamenti istituiti in un paese. Ciò implica che per quanto riguarda la gestione del rischio e i benefici dei dipendenti, un EOR è superiore a una PEO. Gli EoR hanno anche le proprie assicurazioni e ti lasciano meno tempo a dedicare alla burocrazia. Un EoR si occuperà di ogni questione relativa all'impiego, dandoti più tempo per svolgere altre attività. I datori di lavoro di record assumono la piena responsabilità dell'accordo di impiego per l'azienda cliente. Non si può dire lo stesso con la PEO.

Cos'è l'espansione globale?

L'espansione globale avviene quando un'azienda cresce rapidamente e porta le sue operazioni in mercati esteri redditizi. Queste aziende cercano di raggiungere il prossimo livello di crescita. Questo avviene stabilendo una presenza in nuovi paesi in tutto il mondo.

Quanto costa un employer of record?

In media, l'Employer of Record costerà alla tua azienda circa $15.000 a $20.000. Tuttavia, si deve notare che queste sono cifre altamente variabili e dipendono dalle esigenze della tua azienda e dai compiti stabiliti nel contratto di record employer.

Quanto costano i servizi di payroll a Chicago?

Il costo dei servizi di payroll varierà principalmente in base al tipo di servizio di cui hai bisogno e al numero di dipendenti nel tuo payroll. Le aziende di payroll usano una tariffa base mensile più la tariffa mensile per dipendente. Le gamme per le tariffe di base vanno da $25 al mese a $200 al mese, mentre ogni dipendente aggiuntivo nel payroll costa tra $2 e $15 al mese.

Un EoR gestisce il payroll?

Sì. Un Employer of Record può essere una soluzione alternativa di payroll. Altri servizi forniti dall'EoR sono la gestione del tempo, la conformità, i benefici, le richieste di disoccupazione, l'indennizzo dei lavoratori e altre attività di impiego.

Quali registri dei dipendenti devono essere conservati?

Come datore di lavoro, dovrai mantenere tre tipi di documenti dei dipendenti: registri del personale, registri di payroll e cartelle cliniche.

Le cartelle del personale coprono la storia lavorativa. Questi includono documenti di assunzione, informazioni sui dipendenti e di emergenza, e una conferma firmata del manuale dei dipendenti della tua azienda. I documenti relativi a salario, benefici e premi finanziari dovrebbero essere archiviati sotto payroll. La cartella clinica dovrebbe includere moduli di domanda per assicurazioni sanitarie, vita e altri benefici per i dipendenti, se offerti.

(LEGGI: Recordkeeping 101: Consigli per organizzare i registri dei dipendenti)

Per quanto tempo i datori di lavoro conservano i registri dei dipendenti passati?

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede ai datori di lavoro di conservare i registri dei dipendenti per tre anni dalla data di cessazione del rapporto di lavoro. Tuttavia, il FLSA richiede ai datori di lavoro di conservare i seguenti registri per due anni invece di tre:

1. accordi di contrattazione collettiva,
2. valutazioni delle prestazioni, e
3. documenti che possono soddisfare i requisiti per giustificare scale salariali, tassi salariali e livelli di stipendio.