Come cambiare fornitore di Employer of Record: Una guida passo passo

TL;DR Cambiare fornitore di Employer of Record (EOR) è necessario quando il tuo attuale partner crea rischi di conformità, manca di trasparenza o genera inefficienze operative. Fattori chiave nella scelta di un nuovo EOR: Solida esperienza globale in conformità Trasparente, prevedibile prezzo senza costi nascosti Competenza locale con copertura globale (150+ paesi per Rivermate) Esperienza fluida per i dipendenti e supporto continuo Flessibilità e personalizzazione per la crescita aziendale Le sfide più comuni nel cambiare includono gap di conformità, rischi di migrazione dei dati, problemi di morale dei dipendenti, trasferimenti contrattuali, ritardi operativi e costi nascosti. Un piano di transizione passo-passo comprende: valutazione dei fornitori, definizione dei ruoli degli stakeholder, sviluppo di una strategia di trasferimento, impostazione di una timeline, gestione dei cambiamenti nei benefit, comunicazione con i dipendenti, raccolta di feedback e onboarding con il nuovo EOR. Rivermate si differenzia con: Prezzi trasparenti e costi prevedibili Supporto incentrato sul dipendente (accesso a Slack/WhatsApp, manager dedicati) Esperti globali di conformità in oltre 150 paesi Trasferimenti di dati sicuri che rispettano gli standard GDPR Onboarding rapido—i dipendenti possono essere configurati in appena 48 ore.

Cambiare il tuo fornitore di employer of record (EOR) non è solo un cambiamento amministrativo; è una decisione strategica che determina l’efficienza e la conformità nel scalare il tuo team globale. Molte aziende si rendono conto troppo tardi che il loro attuale EOR si è trasformato in un collo di bottiglia: dai costi nascosti e onboarding lento a aggiornamenti di conformità mancati e processi rigidi.

In Rivermate, abbiamo visto decine di aziende in crescita superare i fornitori legacy di EOR a causa di prezzi opachi, sistemi obsoleti e rischi di conformità. Basandoci su questa esperienza, questa guida spiega come cambiare fornitore di EOR—con un piano di transizione passo a passo per garantire zero interruzioni su pagamenti, benefit o morale dei dipendenti.

Cosa cercare quando si cambia fornitore di EOR

Valutando i fornitori di EOR, considera questi fattori chiave che si allineano con le esigenze della tua azienda, la crescita futura e l’esperienza che desideri offrire ai tuoi dipendenti.

Competenza globale in conformità

La conformità è al centro di ogni servizio EOR. Uno dei motivi principali per cui le aziende cercano un EOR è per assicurarsi di rispettare le leggi sul lavoro locali, le normative fiscali e gli standard di impiego in ogni paese in cui operano. Collabora con un fornitore di EOR che abbia una profonda esperienza nella gestione della conformità internazionale.

Prezzi trasparenti

Molte aziende incontrano problemi con i fornitori di EOR a causa di strutture di prezzo poco chiare. Il tuo EOR dovrebbe avere prezzi trasparenti senza costi nascosti. Questo ti aiuta a classe il budget accuratamente e evitare sorprese.

Per evitare sorprese dell'ultimo minuto sui costi, cerca:

• Prezzi tutto-incluso: la tariffa EOR dovrebbe coprire tutti gli aspetti del servizio, dal payroll alla conformità e amministrazione dei benefit. Niente costi nascosti per compiti amministrativi o servizi aggiuntivi. Per esempio, Rivermate segue un approccio diretto e trasparente su prezzi in modo che sia facile calcolare e prevedere i costi periodici.

Didascalia: Rivermate offre un modello di prezzi trasparente e facile da prevedere

• Costi prevedibili: soprattutto quando si assumono dipendenti internazionali, è necessario avere una chiara comprensione del costo per dipendente, compreso come possono variare i prezzi mentre si espande in nuovi paesi.

• Suddivisione chiara dei costi: assicurati che il fornitore dettaglia i costi per cose come salari dei dipendenti, benefit, tasse e servizi aggiuntivi.

Competenza locale e copertura globale

Man mano che ti espandi internazionalmente, avrai bisogno di un fornitore di EOR che abbia una presenza globale ampia e una forte competenza locale in ogni paese in cui vuoi assumere, e capacità di navigare in complessi meccanismi legali e requisiti di conformità.

Un EOR dovrebbe essere in grado di gestire le complessità di ogni mercato, specialmente aiutando a navigare le leggi sul lavoro locali, accedere alle reti locali e comprendere le sfumature culturali.

Per quanto riguarda la copertura globale, Rivermate dispone di esperti in impiego e tassazione locali in oltre 150 paesi. Non avrai problemi a trovare, reclutare e trattenere talenti globali con completa conformità.

Didascalia: Rivermate è un fornitore di servizi EOR globale con copertura in oltre 150 paesi

Esperienza e supporto ai dipendenti

Devi offrire un’esperienza fluida e positiva durante la transizione EOR, poiché essa svolge un ruolo cruciale nel successo della tua azienda. Questo include onboarding senza intoppi, supporto continuo e soluzione rapida dei problemi.

Flessibilità e personalizzazione

Cerca un fornitore che offra flessibilità e personalizzazione per soddisfare le esigenze specifiche della tua attività. Questo normalmente richiede flussi di lavoro personalizzabili, facile scalabilità e integrazioni con il tuo stack tecnologico attuale.

Una piattaforma EOR completa può offrire più che solo payroll. Può snellire i processi, migliorare le efficienze e favorire un ambiente conforme e favorevole alla crescita.

Se il tuo attuale EOR non soddisfa le tue aspettative, è tempo di cambiare. Ma ci sono sfide nel fare un switch EOR.

Sfide nell’effettuare il cambio di EOR

Le principali sfide nel cambiare EOR includono affrontare gap di conformità tra paesi e stati, gestire rischi di migrazione dati, mantenere alta la morale dei dipendenti, trasferire contratti e prepararsi a spese impreviste.

Gap di conformità tra giurisdizioni

La conformità è spesso la principale preoccupazione nel cambiare fornitore di EOR, specialmente in un contesto globale. Ogni paese ha le proprie leggi sul lavoro, normative fiscali e contratti di impiego.

Il trasferimento dei dipendenti da un EOR all’altro richiede una comprensione approfondita di queste leggi per evitare lacune di conformità. Un ritardo o un’omissione può portare a sanzioni, multe o contenziosi legali.

Ad esempio, un’azienda tecnologica brasiliana pianifica di cambiare fornitore di EOR per 50 dei suoi dipendenti. Secondo le leggi sul lavoro brasiliane, un 13esimo stipendio deve essere erogato ai dipendenti in due rate. Se nel cambio EOR, il pagamento del 13esimo viene omesso, il datore di lavoro sarebbe soggetto a sanzioni oltre al pagamento del 13esimo maturato.

Rischi di migrazione dei dati

La sicurezza e la privacy dei dati sono fondamentali quando si trasferiscono informazioni sensibili dei dipendenti come dati salariali, contratti e record fiscali. La gestione scorretta di dati così cruciali durante la transizione può portare a violazioni della riservatezza, perdita di dati o violazioni delle normative sulla privacy come il GDPR, come è successo ad UKG nel 2021.

Inoltre, la migrazione dei dati da una piattaforma all’altra può a volte causare lacune temporanee o incoerenze, interrompendo la gestione della retribuzione e i servizi ai dipendenti.

Morale ed esperienza dei dipendenti

L’esperienza dei dipendenti può spesso essere trascurata durante la transizione EOR, eppure svolge un ruolo cruciale nel mantenimento della retention e soddisfazione. I dipendenti potrebbero sentirsi insicuri riguardo al cambiamento, specialmente se il processo influisce sulla loro retribuzione, benefit o contratti di lavoro.

Senza una comunicazione chiara, i dipendenti possono anche sentirsi confusi o frustrati, portando a disimpegno o insoddisfazione.

IT Svit ha affrontato la sfida di trattenere uno dei suoi dipendenti che si trasferiva in Canada. Con il supporto di Rivermate come EOR, sono riusciti a mantenere il talento e anche a fornire passaggi chiari per continuare l’impiego anche con il trasferimento.

Trasferimenti contrattuali e di servizi

Quando si cambia fornitore di EOR, è necessario trasferire correttamente contratti con partner locali, contractors, o fornitori di servizi. Ciò include garantire che tutti gli accordi di lavoro, dichiarazioni fiscali, piani benefit e altri contratti legali siano aggiornati o rinegoziati. Qualsiasi lacuna nel trasferimento può causare ritardi nei pagamenti, incongruenze nei termini contrattuali, violazioni di conformità, dispute tra dipendenti e sanzioni legali, costi aggiuntivi, ecc.

Boloo, azienda di e-commerce, ha affrontato la stessa sfida quando voleva gestire il trasferimento di uno dei suoi dipendenti chiave. Con Rivermate, sono riusciti a completare rapidamente il processo di impiego internazionale con costi amministrativi minimi.

Disruzioni operative e ritardi

Cambiare un fornitore di EOR comporta cambiamenti operativi significativi, inclusi aggiornamenti di sistema, nuovi flussi di lavoro e modifiche al payroll.

Senza una pianificazione accurata, questi cambiamenti operativi possono portare a ritardi nei pagamenti, flussi di lavoro disgiunti e interruzioni nei servizi ai dipendenti. Questo può generare frustrazione sia dai dipendenti sia dai team HR, specialmente se vengono mancati scadenze o consegne.

Costi finanziari e costi nascosti

Cambiare EOR comporta anche costi finanziari in termini di tariffe di cambio e spese nascoste impreviste per migrazione dei dati, verifiche di conformità o integrazioni con altri sistemi. Se questi costi non sono gestiti correttamente, possono sommarsi, rendendo la transizione più costosa del previsto.

Capire queste sfide in anticipo e collaborare con un partner come Rivermate ti permette di affrontare con sicurezza le complessità del cambio di EOR.

Come cambiare EOR: guida passo-passo

Cambiare fornitore di EOR non deve essere un processo stressante o disruption se segui un approccio chiaro e strutturato.

Richiede però pianificazione accurata ed esecuzione per garantire una transizione fluida per la tua forza lavoro globale. Segui questi passaggi chiave per gestire efficacemente il cambio ed evitare interruzioni:

Passo 1: Valuta e scegli il giusto fornitore di EOR

Prima di effettuare la transizione, scegli un nuovo fornitore di EOR che si allinei alle esigenze della tua azienda. Assicurati che il nuovo abbia vasta esperienza in assunzioni internazionali e possa soddisfare esigenze specifiche di conformità, payroll, benefit e strumenti HR.

Considera i seguenti aspetti fondamentali:

• Copertura del servizio ed esperienza nei paesi target
• Modelli di prezzo e flessibilità
• Competenza nella gestione di conformità e requisiti legali tra giurisdizioni
• Supporto clienti e usabilità della piattaforma

Passo 2: Definisci stakeholder e responsabilità

Per evitare confusione durante la transizione, identifica e assegna ruoli ai membri chiave del team di diversi dipartimenti. Un team ben coordinato assicura che ogni aspetto del cambio sia gestito senza intoppi.

Ecco cosa devono fare i dipartimenti durante il processo di cambio:

Dipartimento	Responsabilità
HR	Gestire comunicazioni con i dipendenti, supervisionare rinnovi contrattuali e spiegare le nuove condizioni di impiego.
Finanza	Gestire fatturazioni, validare la struttura dei prezzi per payroll e benefit.
IT	Garantire sicurezza dei dati, configurare l’accesso alla nuova piattaforma.
Legale	Verificare conformità alle leggi locali, rivedere procedure di cessazione e trasferimento.

Didascalia tabella: responsabilità degli stakeholder nel passaggio EOR

Passo 3: Sviluppa una strategia di trasferimento dettagliata

Una strategia completa di trasferimento è fondamentale per una transizione senza intoppi dal precedente all’attuale EOR. Raccogli tutte le informazioni necessarie dal tuo EOR attuale per non perdere dettagli chiave. Questo include dati dei dipendenti, informazioni sulla retribuzione, condizioni di benefit e altri documenti legali.

Considera elementi strategici cruciali come:

• Dati dei dipendenti: assicurati che tutti i record siano aggiornati e trasferiti in modo sicuro.
• Dettagli sul payroll: verifica tutti i dati relativi alla retribuzione, detrazioni fiscali e benefit, per evitare errori.
• Trasferimento contrattuale: decidi se rinegoziare i contratti o riassumerli come strategia per transizioni senza problemi.

Passo 4: Imposta una timeline chiara di transizione

Timing è fondamentale quando si cambia EOR. Stabilisci una timeline che tenga conto dei periodi di preavviso e di eventuali passaggi necessari per la risoluzione dei contratti con l’attuale provider. Assicurati che tutti coinvolti abbiano chiaro le scadenze per garantire un processo senza intoppi.

Considerazioni sulla timeline:

• Periodi di preavviso: fai attenzione a eventuali obblighi contrattuali con il tuo EOR attuale, inclusi requisiti di preavviso anticipato.
• Transizione dei dipendenti: pianifica i passaggi dei dipendenti per evitare lacune nei pagamenti o ritardi nei benefit.

Passo 5: Pianifica cambiamenti nei benefit e comunicazione ai dipendenti

Cambiare EOR spesso comporta modifiche ai benefit dei dipendenti. Sii trasparente e proattivo su qualsiasi variazione, come saldi PTO, assicurazioni sanitarie e piani pensionistici. Questo aiuta a gestire le aspettative e a mantenere alta la soddisfazione durante la transizione.

Comunicazione ai dipendenti:

• Descrivi chiaramente cosa cambia con il cambio EOR.
• Assicurati che i dipendenti capiscano come saranno trattati i benefit accumulati durante e dopo la transizione.

Passo 6: Raccogli feedback dai dipendenti

Durante tutto il processo di transizione, mantieni canali di comunicazione aperti con i tuoi dipendenti. Raccogli feedback per assicurarti che le loro preoccupazioni siano affrontate e modifica la timeline o la strategia se necessario, prima che la transizione venga completata.

Implementa questi canali di feedback per facilitare la comunicazione di problematiche:

• Sondaggi o moduli di feedback per catturare le preoccupazioni dei dipendenti
• Canali Slack interni o thread email
• Riunioni dedicate alla discussione delle problematiche
• Check-in regolari per affrontare problemi o confusioni

Passo 7: Onboarding con il nuovo EOR

Con le basi pronte, avvia il processo di onboarding con il nuovo fornitore di EOR. Questo include la redazione di nuovi contratti di lavoro, la configurazione di sistemi di payroll e benefit, e la fornitura ai dipendenti di una panoramica dettagliata dei nuovi termini di impiego.

Passaggi di onboarding:

• Nuovi contratti: invia i nuovi contratti ai dipendenti per la revisione e firma.
• Formazione: fornisci training ai dipendenti sul nuovo sistema e piattaforma.
• Chiusura ufficiale con l’EOR precedente: assicurati che tutti i record, benefit e questioni in sospeso siano correttamente conclusi con il vecchio fornitore.

Finalizzare il cambio di EOR: riflessioni finali

Ora sai cosa cercare in un partner EOR: competenza in conformità, prezzi trasparenti, copertura globale e un’ottima esperienza per i dipendenti. Ma è l’esecuzione il