Uno dei principali vantaggi di essere un sole proprietor è avere il controllo totale sulla propria attività. Tuttavia, fare tutto da solo può essere estenuante e sopraffacente. Quando ti trovi a superare le 15 ore di lavoro al giorno, considera di assumere qualcuno per aiutarti con il carico di lavoro.

Ma, come self-employed, puoi anche assumere persone? Sebbene Internet abbia difficoltà a concordare su questo, la risposta è: Sì. Puoi assumere quanti dipendenti desideri come sole proprietor.

Tuttavia, passare da sole proprietor a Employer of Record, o EOR, può essere complicato. Dovresti conoscere tutto ciò che c’è da sapere sull’Recruitment di dipendenti come sole proprietor. Vuoi essere un buon datore di lavoro e mantenere la conformità alle leggi e normative locali.

Ecco tutto ciò che devi sapere sull’assunzione di dipendenti come sole proprietor.

Quando decidi di assumere qualcuno come sole proprietor, sei comunque tenuto a rispettare i requisiti federali e statali. Dovrai anche gestire le correte pratiche amministrative e procedure. Inoltre, devi effettuare tutte le dichiarazioni fiscali rilevanti.

Il primo passo per assumere qualcuno tipicamente consiste nel ottenere un Employer Identification Number (EIN) dall’IRS. Se il tuo stato ha requisiti specifici in termini di licenze e permessi, è consigliabile ottenerli in anticipo.

Per quanto riguarda i tuoi dipendenti, devi verificare che siano idonei a lavorare negli Stati Uniti. Devi anche raccogliere il loro Social Security number. Potrebbe essere necessario ottenere altre informazioni rilevanti ai fini della tax withholding.

Come pagare i tuoi dipendenti come sole proprietor?

Prima di iniziare ad assumere, devi anche comprendere tutte le complessità nel pagare i tuoi dipendenti. La IRS offre una guida eccellente sull’Hiring. Ma qui puoi trovare una spiegazione più semplice di ciò che devi sapere.

1. Devi chiedere ai tuoi dipendenti di compilare e consegnare la documentazione rilevante

Sia i nuovi dipendenti che quelli già presenti devono presentare all’Employer i seguenti moduli:

• Modulo W-4

• Modulo di State tax withholding

• Modulo I-9

Come Employer, potresti dover registrare account di payroll tax statali e locali ai fini del tracciamento e della rendicontazione fiscale.

2. Calcola la retribuzione dei tuoi nuovi dipendenti

È importante capire il tipo, l’importo e la frequenza con cui li retribuirai per il loro lavoro. Puoi pagare i tuoi dipendenti con un salario orario, tramite commissione, o concordare con loro un salario annuo fisso.

Tipicamente, i datori di lavoro pagano i propri dipendenti settimanalmente, bisettimanalmente, semestralmente o mensilmente.

Devi anche determinare l’importo che devi trattenere per scopi fiscali. In base alle normative statali e locali, dovresti considerare:

• Federal Insurance Contribution Act (FICA)

• Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

• Deduzioni per assistenza sanitaria e altri benefici statutari

• Federal income tax

• State income tax

• Potrebbe applicarsi anche la tassa locale.

Paghi i tuoi dipendenti il salario al netto di queste trattenute fiscali. In genere, i datori di lavoro pagano i loro dipendenti tramite direct deposit checks.

3. Rispetta i requisiti fiscali per la tua attività e i tuoi dipendenti

L’ultimo passaggio è seguire le normative locali sui tax che devi presentare e pagare. A seconda della tua attività, potresti dover presentare dichiarazioni all’IRS, alle agenzie fiscali statali e cittadine.

Se la gestione del pagamento dei dipendenti sembra sopraffarti, esternalizzare il payroll a un fornitore di servizi di payroll potrebbe essere una buona scelta.

Assumere membri della famiglia nella tua attività di sole proprietorship

I sole proprietors spesso assumono membri della famiglia per aiutare con il carico di lavoro. Trasformare una sole proprietorship in un’attività familiare non è raro e può anche offrire alcuni benefici fiscali.

Assumere un coniuge come sole proprietor

Spesso i coniugi decidono di co-possedere una sole proprietorship e sono partner uguali nell’attività. Se anche il tuo coniuge è così, entrambi riceverete lo stipendio come owner’s draw, e non puoi assumerli come employee.

Ma, se non condividete la proprietà della sole proprietorship, puoi mettere il tuo coniuge in payroll. In tal caso, il coniuge deve rispettare i requisiti fiscali in termini di reddito e Federal Insurance Contribution Act (FICA). D’altra parte, il tuo coniuge non deve pagare la Federal Unemployment Tax Act (FUTA) sui propri salari.

Assumere figli come sole proprietor

Molti sole proprietors decidono di assumere i propri figli come primi dipendenti. Questo insegna loro a lavorare per il loro stipendio e responsabilità, e ti permette anche di vederli più spesso durante il giorno.

Anche se questo è molto fattibile, ci sono un paio di cose da considerare:

1. Quando assumi i tuoi figli, devi comunque trattenere le tasse sul reddito del tuo bambino.

2. Il tuo bambino non pagherà le tasse FICA se ha meno di 18 anni.

3. Non devi pagare le tasse FUTA se ha meno di 21 anni.

Assumere i tuoi figli nella tua attività insegna loro etica del lavoro, che l’IRS ricompenserà con alcuni vantaggi fiscali. Ma, informati sulle regole e linee guida attuali per l’assunzione dei tuoi figli nel tuo stato, poiché potrebbero variare.

Assumere dipendenti vs. Contractors come sole proprietor

Assumere qualcuno come employee ha dei vantaggi rispetto all’assunzione di contractors. Tuttavia, le sole proprietorship possono beneficiare maggiormente dell’assunzione di contractors. Assumere qualcuno per sbrigare le cose nella tua lista di cose da fare senza doverli mettere in payroll può essere una scelta eccellente per aziende in espansione.

Eppure, i contractors indipendenti sono una soluzione temporanea. Sebbene non richiedano di saltare attraverso cerimonie burocratiche per assumerli, devi essere attento alla employee misclassification, anche come sole proprietor.

Una volta che i tuoi contractors diventano inestimabili per la tua attività, considera di trasformarli in dipendenti.

Dovresti aggiornare il tuo tipo di entità a LLC?

Mentre gli employee possono essere un ottimo modo per esternalizzare parte del carico di lavoro quotidiano, ci sono molti rischi associati all’assunzione. Mantenere la conformità alle leggi e normative locali è uno di questi.

Man mano che la tua attività cresce, considera di aggiornare il tuo tipo di entità a LLC. Questo tipo di entità è leggermente più difficile da avviare, ma offre una migliore protezione della responsabilità rispetto a una sole proprietorship.

Con una sole proprietorship, tu e la tua attività siete considerati la stessa cosa agli occhi della legge. Se dovesse succedere qualcosa, sarai personalmente responsabile per danni e spese varie.

Anche se puoi acquistare un’assicurazione aziendale, una volta che inizi ad assumere molti dipendenti, potrebbe essere utile passare a una LLC. Questo ti garantirà non solo la protezione del patrimonio personale, ma anche la credibilità di avere un’attività più ufficiale. Inoltre, offre diversi vantaggi fiscali.

Domande frequenti:

Può un sole proprietor avere investitori?

I sole proprietors possono ricevere investimenti esterni. Ma non possono offrire azioni ai loro investitori né assumere soci.

In tal caso, i sole proprietors dovrebbero considerare di cambiare tipo di entità in partnership o LLC. Sarà più facile ottenere investimenti e prestiti con questi tipi di attività.

Quanti dipendenti può avere una sole proprietorship?

Una sole proprietorship può avere tanti dipendenti quanti ne necessitano. I sole proprietors devono familiarizzare con i requisiti di conformità e fiscali prima di iniziare ad assumere.

Quali sono gli svantaggi della sole proprietorship?

Il principale svantaggio di una sole proprietorship è che non sei idoneo ai benefici come un employee. Ciò include piani pensionistici e sanitari, giorni di malattia e di vacanza, tutti da finanziare da solo.

Inoltre, potrebbe essere difficile trovare il tempo per promuovere la tua attività e trovare clienti. Dovrai anche dedicare tempo a procedure HR pertinenti o alla ricerca di investimenti. Infine, chiudere la tua attività di sole proprietorship e provarne un’altra è facile. Ma potrebbe risultare difficile vendere la tua sole proprietorship a qualcun altro.