Uno dei principali vantaggi dell'essere un sole proprietorship è avere il pieno controllo sulla propria attività. Tuttavia, fare tutto da soli può essere estenuante e schiacciante. Una volta che ti trovi a spingere verso una giornata lavorativa di 15 ore, considera di assumere qualcuno per aiutarti con il carico di lavoro.

Ma, come lavoratore autonomo, puoi anche assumere persone? Sebbene Internet abbia difficoltà a trovare un accordo in merito, la risposta è: Sì. Puoi assumere quanti Employer of Record, EOR, desideri come sole proprietorship.

Tuttavia, passare da sole proprietorship a Employer of Record, EOR, può essere complicato. Dovresti conoscere tutto ciò che riguarda l'Recruitment di Contractors, Freelancers, e il ruolo di Contractor of Record, COR. Vuoi essere un buon datore di lavoro e mantenere la conformità alle leggi e regolamenti locali.

Ecco tutto quello che devi sapere sull'Recruitment di Contractors e Freelancers come sole proprietorship.

Quali requisiti devi soddisfare quando assumi qualcuno come sole proprietorship?

Quando decidi di assumere qualcuno come sole proprietorship, sei comunque tenuto a rispettare i requisiti federali e statali. Dovrai anche gestire correttamente compiti e procedure amministrative. Inoltre, devi presentare tutte le dichiarazioni fiscali pertinenti.

Il primo passo per assumere qualcuno di solito consiste nel ottenere un Employer Identification Number (EIN) dall'IRS. Se il tuo stato ha requisiti specifici in termini di licenze e permessi, è consigliabile ottenerli in anticipo.

Per quanto riguarda i tuoi Contractors o Freelancers, dovrai verificare che siano idonei a lavorare negli Stati Uniti. Dovrai anche raccogliere il loro numero di Social Security. Potresti anche dover ottenere altre informazioni rilevanti ai fini della ritenuta d'acconto fiscale.

Come pagare i tuoi Contractors come sole proprietorship?

Prima di iniziare ad assumere, devi anche comprendere tutte le complessità legate al pagamento dei tuoi Contractors. La IRS offre una ottima guida all'Recruitment. Ma, ecco cosa devi sapere spiegato in modo più semplice.

1. Devi chiedere ai tuoi Contractors di compilare e presentare la documentazione pertinente

Sia i nuovi Contractors che quelli già esistenti sono tenuti a consegnare i seguenti moduli ai loro Employer of Record:

• Modulo W-4

• Modulo di ritenuta fiscale statale

• Modulo I-9

Come datore di lavoro, potresti aver bisogno di registrare account fiscali per payroll statali e locali per scopi di tracciamento e reportistica fiscale.

2. Calcola la paga dei tuoi nuovi Contractors

È importante capire il tipo, l'importo e la frequenza con cui li retribuirai per il loro lavoro. Puoi pagarli con una retribuzione oraria, tramite commissioni, o concordare un salario annuo fisso.

Di solito, i datori di lavoro pagano i loro Contractors settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile.

Devi anche determinare l'importo che deve essere trattenuto per scopi fiscali. A seconda delle regolamentazioni statali e locali, dovresti considerare:

• FICA (Federal Insurance Contribution Act)
• FUTA (Federal Unemployment Tax Act)
• Deduzioni per assistenza sanitaria e altri benefici statutory
• Imposta sul reddito federale
• Imposta sul reddito statale
• Potrebbe applicarsi anche la tassa locale.

Paghi ai tuoi Contractors il salario al netto di queste trattenute fiscali. I datori di lavoro generalmente pagano i loro Contractors tramite direct deposit di assegni.

3. Rispetta i requisiti fiscali per la tua attività e i tuoi Contractors

L'ultimo passo è seguire le normative locali sui tributi che devi presentare e pagare. A seconda della tua attività, potresti dover presentare dichiarazioni sia all'IRS che alle agenzie di riscossione tributi statali e comunali.

Se il pagamento dei tuoi Contractors ti sembra complesso, potrebbe essere una buona idea esternalizzare la payroll a un fornitore di servizi di payroll.

Impieghare membri della famiglia nel tuo sole proprietorship

Spesso, i sole proprietorship assumono membri della famiglia per aiutare con il carico di lavoro. Trasformare un sole proprietorship in un'azienda di famiglia non è raro e comporta anche alcuni vantaggi fiscali.

Assumere un coniuge come sole proprietorship

Spesso, i coniugi decidono di co-possederlo, diventando partner uguali nell'attività. Se questo è il caso con il tuo coniuge, entrambi percepite lo stipendio come owner’s draw, e non puoi assumerli come employee.

Ma, se non co-possedete il sole proprietorship, puoi mettere il tuo coniuge in payroll. In tal caso, il coniuge deve rispettare le tasse sul reddito e le FICA. D'altro canto, il tuo coniuge non dovrà pagare le tasse FUTA sui propri salari.

Assumere figli come sole proprietorship

Molti sole proprietorship decidono di assumere i propri figli come primi Contractors. Ciò insegna loro a lavorare per il loro stipendio e responsabilità, e ti permette di vederli di più durante la giornata.

Anche se è molto fattibile, ci sono alcune cose da considerare.

1. Quando assumi i tuoi figli, devi comunque trattenere le imposte sul reddito.

2. I tuoi figli non pagheranno le tasse FICA se hanno meno di 18 anni.

3. Non devi pagare le tasse FUTA se hanno meno di 21 anni.

Assumere i tuoi figli nella tua attività insegnagli etica lavorativa, che l'IRS premia con alcuni benefici fiscali. Ma informati sulle reali regole e linee guida per l'assunzione dei figli nel tuo stato, poiché possono variare.

Assumere employee vs. contractors come sole proprietorship

Assumere qualcuno come employee ha alcuni vantaggi rispetto all'assunzione di contractors. Tuttavia, i sole proprietorship potrebbero beneficiare di più assumendo contractors. Assumere qualcuno per eliminare compiti dalla tua lista senza doverlo mettere in payroll può essere una scelta eccellente per aziende in espansione.

Ma, i independent contractors sono una soluzione temporanea. Sebbene non richiedano di saltare attraverso numerosi cerchi per assumerli, devi essere attento alla misclassification dei lavoratori, anche come sole proprietor.

Una volta che i tuoi contractors diventano insostituibili per la tua attività, valuta di trasformarli in employee.

Dovresti aggiornare la tua tipologia di entità a LLC?

Mentre gli employee possono essere un ottimo modo per esternalizzare parte del carico di lavoro quotidiano, ci sono molti rischi associati all'Recruitment. Mantenere la conformità alle leggi e regolamenti locali è uno di questi.

Con la crescita della tua attività, considera di aggiornare la tipologia di entità a LLC. Questo tipo di entità è leggermente più difficile da avviare, ma offre una migliore protezione di responsabilità rispetto a un sole proprietorship.

Con un sole proprietorship, tu e la tua attività siete la stessa cosa agli occhi della legge. Se si verifica qualche problema, sarai personalmente responsabile dei danni e delle altre spese.

Mentre puoi acquistare assicurazioni aziendali, una volta che inizi ad assumere molti employee, potrebbe essere vantaggioso passare a una LLC. Questo ti offrirà non solo protezione patrimoniale personale, ma anche maggiore credibilità come attività più ufficiale. Inoltre, offre diversi vantaggi fiscali.

FAQ:

Un sole proprietorship può avere investitori?

I sole proprietorship possono ricevere investimenti esterni. Ma, non possono offrire azioni ai loro investitori né prendere soci in affari.

In tal caso, i sole proprietorship dovrebbero considerare di cambiare la loro tipologia di entità in partnership o LLC. Sarà più facile ottenere investimenti e prestiti per queste forme di attività.

Quanti employee può avere un sole proprietorship?

Un sole proprietorship può avere quanti employee necessita. I sole proprietorship devono familiarizzare con i requisiti di conformità e fiscali prima di iniziare ad assumere.

Quali sono gli svantaggi del sole proprietorship?

Il principale svantaggio del sole proprietorship è che non hai diritto a benefici come i regular employees. Questo include pensioni e piani sanitari, giorni di malattia e ferie, tutti da finanziare personalmente.

Inoltre, potrebbe essere difficile trovare il tempo per promuovere la tua attività e trovare clienti. Dovrai anche dedicare tempo ai processi HR pertinenti o alla ricerca di investimenti. Infine, chiudere la tua attività di sole proprietorship e provarne un’altra è facile. Ma, potrebbe essere difficile vendere il tuo sole proprietorship a qualcun altro.