Pourquoi vous devriez externaliser la paie pour votre petite entreprise

Traiter la paie est une de ces tâches. Bien que considérée comme une tâche relativement simple et directe, la gestion de la paie peut être une énorme contrainte pour votre entreprise, surtout lorsqu'une stratégie efficace pour la gérer n'est pas en place. Vos employés s'attendent également à ce que leurs salaires, avantages et autres formes de soutien leur soient fournis aussi ponctuellement et sans heurts que possible. Ces raisons sont principalement pourquoi il y a un grand nombre d'obstacles logistiques et de documents administratifs qui accompagnent le traitement de la paie. Une question que se pose un propriétaire d'entreprise au début de son activité est de savoir s'il doit externaliser la paie ou la gérer en interne. L'externalisation de la paie vous décharge d'un poids énorme mais augmente également vos dépenses. Alors, que devez-vous prendre en compte avant de décider d'externaliser la paie ?

Qu'est-ce que la paie ?

Avant de tracer la ligne entre la paie interne et la paie externalisée, et d'analyser quelle option fonctionne le mieux pour vous, nous devons d'abord comprendre en détail ce qu'est la paie. La paie est simplement une liste d'employés à qui une entreprise doit des salaires, des rémunérations ou des primes. La gestion de la paie peut être effectuée de manière hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle en fonction de ce que l'entreprise juge le plus efficace pour ses opérations. Les salaires dus sont souvent calculés par le département de la paie de l'entreprise. Il est important qu'un propriétaire de petite entreprise comprenne la paie car elle est soumise aux réglementations fédérales, étatiques et locales. Le respect des lois sur la paie est non négociable pour toute entreprise. Ensuite, la paie et les taxes sur la paie peuvent également avoir un impact significatif sur le revenu net d'une entreprise. Une entreprise peut perdre une grande quantité d'argent lorsque la paie est mal gérée. Enfin, les employés s'attendent également à ce que leurs employeurs les paient le bon montant au bon moment. Les erreurs dans les déductions ou les retenues, ainsi que les préoccupations concernant la ponctualité, peuvent avoir un impact substantiel sur le moral des employés. Il y a tout simplement beaucoup en jeu dans les opérations de paie. Les entreprises doivent donc faire preuve de prudence lorsqu'elles décident du système de paie à utiliser.

Qu'est-ce que la paie externalisée ?

L'externalisation de la paie consiste essentiellement à engager des personnes extérieures à votre organisation pour effectuer vos responsabilités de paie. Lorsque vous externalisez la paie, vous payez des experts formés professionnellement pour gérer le processus de paie de votre entreprise de A à Z. Idéalement, le département de paie engagé prendra en charge toutes les tâches administratives et de conformité associées à la rémunération des employés. Cependant, les devoirs et responsabilités complets du département doivent être indiqués dans le contrat de service. Cela peut également inclure le dépôt des taxes et paiements de la paie en votre nom.

Qu'est-ce que la paie interne ?

Contrairement à la paie externalisée, la paie interne ne fait pas appel à des organisations tierces extérieures à l'entreprise. Le département qui gère le traitement de la paie pour l'organisation est interne. En d'autres termes, le personnel qui a la responsabilité d'effectuer les opérations de paie est catégorisé comme employés. Les commis à la paie interne font souvent partie soit du département des ressources humaines, soit du département des finances de l'entreprise.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la paie externalisée ?

Avantages

Avant de plonger dans les avantages et les inconvénients de l'externalisation de la paie, il est d'abord important de comprendre que toutes ou aucune de ces raisons énumérées ne s'appliquent nécessairement à absolument toutes les petites entreprises. Rivermate recommande toujours qu'une analyse minutieuse du système de paie parfait pour votre entreprise soit effectuée.

Plus précis

Comme mentionné précédemment, les employeurs ont le devoir de s'assurer que la paie est fournie correctement et ponctuellement, c'est-à-dire selon le calendrier. Pour la majorité des employés américains, c'est impératif non seulement pour le moral des employés mais aussi pour leurs factures. Dans une enquête menée par l'American Payroll Association, 69 pour cent des employés aux États-Unis disent que si leurs chèques de paie sont retardés d'une semaine seulement, ils réagiraient. ne pas pouvoir payer leurs factures. Si ce problème persiste, ne pas verser les salaires à temps peut avoir une mauvaise influence sur les relations avec les employés et peut entraîner une attrition. L'externalisation de la paie peut vous aider à maintenir la précision et à automatiser les opérations essentielles pour produire des chèques de paie à temps, à chaque fois.

Conformité garantie

L'un des principaux avantages de l'externalisation de la paie est qu'elle réduit le temps consacré à la conformité et à la gestion des risques. Votre régulateur national des services fiscaux impose des millions de dollars de pénalités fiscales sur l'emploi chaque année, et il est important que chaque loi et règlement de conformité en matière de paie soit respecté. Lorsque vous décidez d'externaliser la paie, il est essentiel d'engager un fournisseur qui travaille comme votre partenaire de conformité fiscale de la paie tout en s'engageant à réduire le risque d'encourir des pénalités fiscales. Le dépôt et le paiement des impôts peuvent être gérés par une entreprise professionnelle de paie et de RH. Une entreprise qui fait ce type de conformité sera également au courant des changements dans les règlements fiscaux.

Gain de temps

Les départements RH et paie consacrent environ 36 heures par semaine aux opérations liées à la conformité, telles que le suivi des propositions réglementaires et le développement et la communication de nouvelles règles. De plus, 26 % des petites entreprises passent trois à cinq heures par mois à traiter la paie manuellement. La plupart, sinon la totalité, des prestataires de services de paie tiers offrent une base de données centralisée pour les informations sur la paie et la présence. Non seulement cela automatise et rationalise les processus de paie, mais cela atténue également les contraintes de temps et permet à votre département de paie supposé de travailler sur la stratégie et d'autres préoccupations internes. L'externalisation de la paie vous aide à récupérer un temps précieux dans votre journée de travail. Vous serez plus productif et aurez plus de temps à consacrer à des activités plus importantes pour votre entreprise. Cette grande liste de choses à faire ne semblera pas si intimidante.

Inconvénients

Comme les avantages mentionnés ci-dessus, les inconvénients peuvent ou non s'appliquer à votre petite entreprise. Il est toujours important de consulter votre équipe de direction.

Coûts élevés

L'approche standard pour la plupart des prestataires de paie tiers est de facturer par chèque de paie, ou en d'autres termes, par employé. Pour les grandes entreprises avec des milliers d'employés, cela peut sembler une option coûteuse. Les petites entreprises, cependant, ont généralement moins de 100 employés. Cela signifie qu'elles sont plus susceptibles de réaliser des économies de coûts en externalisant simplement la paie. Cependant, l'idée de payer et d'engager une organisation tierce pour effectuer des tâches que votre entreprise aurait pu faire gratuitement reste valable. Vous engagez toujours un montant important de dépenses en externalisant la paie. Les prestataires de paie facturent souvent des frais par chèque, qui varient entre 1 $ et 5 $ pour chaque chèque de paie traité.

Moins de sécurité

Pour gérer la paie, les équipes internes et les prestataires de paie externalisés ont besoin d'accéder à des informations sensibles telles que les données de compte bancaire des employés, les horaires, etc. Envoyer ces données à un prestataire tiers peut augmenter vos chances de violation de la sécurité. Si vous décidez d'utiliser un service de paie externalisé, assurez-vous de rechercher leurs normes de sécurité et de ne travailler qu'avec des prestataires fiables.

La responsabilité incombe à votre organisation

Si un prestataire ne paie pas les impôts de l'organisation à temps et correctement, l'organisation est toujours responsable de ces impôts. Si vous ne les payez pas, votre organisation peut faire face à des amendes ou pénalités de conformité. Heureusement, de nombreuses entreprises de gestion du travail fournissent le traitement de la paie ainsi que la conformité fiscale. En tant qu'agent déclarant, le prestataire calculera, soumettra et paiera vos impôts en votre nom.

Est-il judicieux d'externaliser la paie?

Autant Rivermate veut donner une réponse définitive, cela dépend vraiment de votre entreprise. Il est plus judicieux de d'abord effectuer un examen complet des risques et des avantages de l'externalisation de la paie avant de décider d'un verdict. Il est essentiel d'évaluer les dangers et les récompenses, ainsi que la manière dont ils peuvent affecter les procédures de votre organisation. Certains professionnels des RH, par exemple. exemple, peuvent hésiter à accorder l'accès à des tiers aux données d'entreprise propriétaires pour le traitement de la paie et les déclarations fiscales. En conséquence, il est essentiel de mener une diligence raisonnable et de se renseigner sur les types de méthodes de sécurité utilisées par un service d'externalisation de la paie. Cependant, de nombreux fournisseurs d'externalisation de la paie et des RH comprennent à quel point la sécurité des données est cruciale pour les entreprises. Ils utilisent des protocoles de sécurité conformes aux normes de l'industrie et subissent des tests et des certifications rigoureux, comme les audits SOC 1 Type 2, régulièrement pour garantir que les données des clients sont toujours protégées. De nombreuses entreprises d'externalisation de la paie et des RH, en revanche, apprécient l'importance de la sécurité des données pour les organisations. Elles utilisent des méthodes de sécurité conformes aux normes de l'industrie et passent par des tests et des certifications rigoureux, tels que les audits SOC 1 Type 2, régulièrement pour garantir que les données des consommateurs sont toujours sécurisées. Comprendre l'expertise et l'expérience qu'un fournisseur de paie et de RH apporte à la collaboration est un autre exemple. De nombreuses entreprises d'externalisation de la gestion de la paie exigent que leurs travailleurs de soutien soient certifiés par l'American Payroll Association (APA). Cette certification évalue et certifie les connaissances en matière de paie d'une personne. Certaines entreprises de services de paie disposent également d'un département spécialisé en conformité fiscale. Ces professionnels de la fiscalité de la paie gèrent tous les paiements et déclarations de taxes sur les salaires de votre entreprise. Ils aident avec les taxes fédérales, étatiques et locales pour garantir que votre entreprise reste en conformité. Rivermate recommande de répondre d'abord à ces cinq questions avant de prendre une décision sur le système de paie que vous allez utiliser : 1. Si nous traitons la paie manuellement, cela nous prend-il du temps que nous aurions pu investir dans des initiatives stratégiques ? 2. Notre système de paie est-il efficace ? 3. Payons-nous nos employés à temps ? 4. Avons-nous des problèmes de conformité de la paie ? 5. Les risques d'embaucher un fournisseur de paie tiers l'emportent-ils sur ses avantages ?.