Choisir un fournisseur de paie global ? 8 facteurs à évaluer.

Gérer la paie n'est pas facile, et trouver le processus de paie qui fonctionne pour votre entreprise peut être stressant. Lorsque votre entreprise commence à s'étendre à d'autres pays, cela devient plus complexe. Vous devez naviguer dans les lois et réglementations locales. Il y a aussi des différences de langues et de devises, ce qui peut rendre la paie accablante. C'est là qu'un service de paie global peut être bénéfique. Il vous permet de rationaliser la paie et de maintenir la conformité dans de nouveaux pays. Une équipe expérimentée gérant la paie globale pour votre entreprise vous libérera du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur vos activités principales.

Comment gérez-vous une paie globale ?

Les petites entreprises avec quelques employés globaux géreront probablement la paie internationale en interne. Il en va de même pour les grandes entreprises mondiales. C'est généralement la solution la plus rentable pour les deux. Ils embauchent une personne pour gérer la paie de ces quelques employés ou une équipe entière pour le faire à l'échelle de l'entreprise. Cependant, il y a aussi le cas curieux des entreprises de taille moyenne. Pour elles, c'est trop pour une seule personne à gérer, mais embaucher une équipe entière est trop coûteux. Ces entreprises décident souvent de sous-traiter les opérations de paie globale. Elles s'appuient sur un Employeur de référence (EOR) ou une Organisation professionnelle d'employeurs (PEO) pour la paie globale. En bref, un EOR propose d'embaucher des talents globaux sans vous obliger à créer une entité locale. Contrairement à un PEO, travailler avec un EOR vous protégera des implications juridiques potentielles d'une paie mal gérée. Pourtant, comment savoir si un fournisseur de paie globale est adapté à votre entreprise ? Voici quelques directives pour choisir le meilleur service de paie globale.

Trouver le bon fournisseur de paie globale : tout ce que vous devez savoir

Lors de la sous-traitance des opérations de paie globale, le bon PEO ou EOR peut retirer de nombreuses responsabilités de votre liste de tâches. Ils peuvent s'assurer que chaque employé reçoit son salaire à temps et que les processus RH pertinents sont conformes. Cependant, vous devez examiner attentivement les fournisseurs. Après tout, vous sous-traitez une partie importante de votre entreprise. Voici ce qu'il faut rechercher en explorant vos options afin de pouvoir identifier le bon fournisseur pour votre entreprise.

1. Localisation

Votre fournisseur de paie globale doit avoir une présence dans le pays où vous cherchez à embaucher. Vérifiez quels pays ils couvrent et comparez les emplacements avec vos plans de croissance et d'expansion. Gardez à l'esprit les plans d'expansion à court et à long terme de votre entreprise. Vous envisagez peut-être un seul pays aujourd'hui, mais cela pourrait changer à l'avenir. Votre fournisseur de paie globale fera de son mieux pour intégrer votre entreprise aussi efficacement que possible. Mais, le processus peut être rigoureux et chronophage car il implique de traiter des données sensibles. En choisissant le bon fournisseur et en vérifiant les emplacements, vous pouvez passer par le processus aussi rapidement que possible. Lors des entretiens avec les fournisseurs, n'oubliez pas de poser des questions sur leurs plans d'expansion. Leur couverture peut ne pas inclure un pays spécifique aujourd'hui, mais, comme votre entreprise, ils visent également à se développer. Ils pourraient avoir de nouveaux pays en préparation, ou envisager de les ajouter pour répondre à vos besoins.

2. Conformité

Avoir une présence dans un pays où vous souhaitez embaucher ne suffit pas. Votre fournisseur de paie globale doit également avoir une équipe expérimentée et bien informée. Ils doivent connaître les exigences légales locales, les devises et d'autres facteurs pertinents. Il est essentiel de choisir un fournisseur qui connaît bien les réglementations des pays où vous prévoyez de vous étendre. L'objectif principal est d'éviter tout problème ou complication juridique potentiel à l'avenir. C'est un facteur décisif, mais le plus difficile à estimer. Recherchez des avis clients pour vous aider à comprendre à quel point votre fournisseur est familier avec les réglementations locales dans un pays particulier.

3. Fonctionnalités offertes

La plupart des fournisseurs de paie globale offrent les mêmes services. Vous devez vous attendre à ce que votre service de paie globale :

• Gère la paie et retienne les impôts,
• Distribue les bulletins de paie et les fiches de paie, et déclare les impôts,
• Effectue des vérifications de conformité,
• Aide avec. classification des travailleurs, Il devrait également fournir : - Gestion des contractuels, - Services d'employeur de référence, - Administration des avantages sociaux, - Service client pour les logiciels de paie, - Protection des droits de propriété intellectuelle. Cependant, tous n'offrent pas le même ensemble de services. Prenez le temps de passer en revue les fonctionnalités et services spécifiques de chaque fournisseur de paie mondial pour vous assurer qu'ils répondent aux besoins de votre entreprise.

4. Employés et contractuels

Un partenaire fiable devrait vous aider à couvrir toutes vos bases. Donc, si vous avez des employés et des contractuels indépendants dans votre équipe, vous avez besoin d'un fournisseur de paiement mondial capable de répondre aux exigences pertinentes pour les deux. Il existe différentes règles pour ces deux entités dans certains pays, compliquant davantage la paie. C'est pourquoi certains fournisseurs de paie évitent complètement les contractuels et se concentrent uniquement sur les employés. Si vous comptez souvent sur des contractuels, cela pourrait être un facteur décisif. Les meilleurs fournisseurs peuvent également offrir leur aide en matière de classification et de conformité légale à cet égard. Ils peuvent vous aider à réduire les risques de mauvaise classification ou à transformer vos contractuels en employés.

5. Fiabilité

Vous devrez partager des données sensibles sur votre entreprise avec votre fournisseur de paie mondial. C'est pourquoi vous avez besoin d'un partenaire compétent et fiable, en qui vous pouvez avoir confiance pour garder les données en sécurité. Assurez-vous d'évaluer le logiciel de votre fournisseur de paie mondial par rapport aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données. Votre fournisseur de paie devrait fournir toutes les informations nécessaires dans sa politique de confidentialité. Il devrait également avoir une politique de cryptage et de rétention des données solide. Le logiciel doit être conforme aux réglementations pertinentes, y compris le RGPD à titre d'exemple. De plus, n'oubliez pas de vous informer sur le plan de sauvegarde du fournisseur et sur la manière dont il réagirait en cas de violation de données.

6. Support client

Un bon fournisseur vous équipera à la fois d'un logiciel de paie mondial et d'un support lors de son utilisation. La plateforme doit être facile à utiliser et fournir les fonctionnalités nécessaires sans vous submerger, vous et votre équipe. Vous devriez pouvoir trouver rapidement les données dont vous avez besoin et effectuer toutes les tâches sans avoir à lire un manuel utilisateur exhaustif pour le faire. La plateforme doit également offrir un ensemble solide de fonctionnalités, car vous en dépendrez pour automatiser les tâches manuelles et complexes. Elle doit également fournir des rapports détaillés et précis, de préférence en temps réel. N'oubliez pas de demander au fournisseur si la plateforme peut s'intégrer à votre logiciel de comptabilité. Cela peut aider à minimiser les risques inhérents à la saisie manuelle des données et à rationaliser davantage le processus de paie. De plus, si la plateforme devient écrasante ou confuse, vous avez besoin que le fournisseur soit là pour offrir un support et des conseils. Consultez les sites d'avis d'utilisateurs pertinents pour voir ce que les autres utilisateurs ont vécu. Vous devez savoir si vous pouvez compter sur eux pour vous aider rapidement et efficacement.

7. Services supplémentaires

Ne vous contentez pas du minimum, surtout s'il est accompagné d'un prix élevé. Vous comptez sur un fournisseur pour gérer les opérations de paie sans accroc. Mais, il devrait également vous aider à évoluer rapidement ou à effectuer des fonctions RH supplémentaires convenues. Vous pourriez avoir besoin d'effectuer des paiements ponctuels au-delà du salaire à vos employés, par exemple. Un bon fournisseur devrait être en mesure de le prendre en charge tout en restant conforme aux réglementations locales. La plupart des fournisseurs vous proposeront une démonstration, un essai gratuit ou une présentation de leur plateforme et de leurs processus, alors profitez-en. Cela vous aidera à estimer si le fournisseur mérite votre confiance et son prix.

8. Tarification

Lorsque vous évaluez les fournisseurs, la tarification doit entrer en ligne de compte dans votre décision. Les fournisseurs de paie mondiaux offrent une variété de types de tarification, vous devriez donc trouver celui qui fonctionne le mieux avec votre budget. Assurez-vous de faire le tour et de voir quel fournisseur offre le plus de fonctionnalités pour l'argent que vous êtes prêt à payer. Vous ne voulez pas compromettre les fonctionnalités essentielles, car cela pourrait vous coûter cher. plus à long terme. Mais il n'est pas non plus logique de surpayer pour des fonctionnalités.

Choisir votre fournisseur de paie globale consiste à bien évaluer

Il existe de nombreux fournisseurs de paie globale réputés, alors essayez de les évaluer en détail avant de vous inscrire à leurs services pour choisir le bon. La première étape consiste toujours à évaluer vos objectifs et besoins commerciaux. Vous devez prendre en compte le nombre d'employés mondiaux que vous avez et prévoyez d'embaucher à l'avenir. Notez de quels pays ils viennent. Vous devriez examiner les aspects de vos opérations de paie dont vous bénéficierez en les externalisant. Soyez également pragmatique quant à votre budget. Une fois que vous avez une idée précise de la situation actuelle de votre entreprise et de l'endroit où vous souhaitez qu'elle soit dans quelques années, comparez la liste avec les fournisseurs potentiels. Cela limitera les choix et simplifiera votre recherche du bon fournisseur de paie globale. N'oubliez pas d'interviewer chaque fournisseur et de profiter de toutes les démonstrations, présentations ou essais gratuits qu'ils proposent. Les avis des clients peuvent également vous aider à estimer la qualité du service que vous pouvez attendre. Enfin, avoir le bon fournisseur de paie globale peut assurer une croissance continue de l'entreprise. Assurez-vous d'évaluer chacun en fonction de vos besoins et exigences spécifiques avant de décider. Avec le bon partenaire, vous pouvez avoir un traitement de la paie efficace et ne pas vous soucier de la conformité.

FAQ:

Qu'est-ce que la paie globale ?

La paie globale est le processus de gestion de la paie pour les employés dans différents pays. Elle fournit des salaires à votre équipe mondiale tout en respectant les réglementations locales.

Comment fonctionne la paie globale ?

La paie globale fonctionne en centralisant tous les processus de paie pour les employés mondiaux dans un seul système ou avec un seul fournisseur. Elle permet un traitement de la paie cohérent et précis. Elle garantit également la conformité avec les réglementations locales dans chaque pays.

Comment faire la paie à l'échelle mondiale ?

Pour faire la paie à l'échelle mondiale, les entreprises doivent établir une entité légale dans chaque pays où elles emploient des travailleurs. Ou bien, elles peuvent s'associer à un fournisseur de paie globale. Un fournisseur de paie globale est une organisation qui gère la paie dans plusieurs pays. Ils rationalisent la paie pour des paiements précis et ponctuels aux employés du monde entier. Le fournisseur peut également garantir la conformité avec les réglementations locales.