Pourquoi la conformité de la paie globale est importante pour votre entreprise

Qu'est-ce que la conformité de la paie ?

La paie est une liste intégrée des employés d'une entreprise, du montant du paiement que ces employés reçoivent par période de paie et du montant total du paiement que l'entreprise verse à ses employés. L'entreprise est responsable de l'élaboration d'une politique de rémunération de l'organisation, qui comprend des avantages flexibles et des politiques de monétisation des congés. Dans le monde de l'entreprise, la paie et la conformité vont de pair. Si les lois de conformité de la paie ne sont pas respectées, cela pourrait entraîner des poursuites judiciaires contre l'entreprise.

Pourquoi la conformité est-elle importante ?

La conformité et l'obéissance sont significatives dans les entreprises multinationales où des départements comme les Ressources Humaines passent environ 36 heures par semaine à des activités liées à la conformité. Cela inclut la navigation dans les changements réglementaires pour s'assurer que les politiques de l'entreprise sont à jour. Une zone de la paie mondiale particulièrement cruciale est la confidentialité de la sécurité des données des employés. L'importance de cette partie dans la paie mondiale est un sous-produit du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union Européenne, qui n'est entré en vigueur qu'en mai 2018 et a entraîné des changements dans la conformité de la paie. Il convient de noter que cette législation n'affecte que les organisations ayant des employés dans l'Union Européenne. Le non-respect pourrait obliger les entreprises à faire face à des pénalités dictées par les lois sur les erreurs de paie. Les entreprises jugées avoir stocké et traité les informations des employés de manière incorrecte et illégale peuvent être condamnées à des amendes allant jusqu'à 20 millions d'euros ou quatre pour cent du chiffre d'affaires annuel, selon le montant le plus élevé.

Les équipes du département des Ressources Humaines chargées des tâches de paie et de conformité légale sont donc responsables de la gestion et du traitement des données sensibles des employés, y compris les noms, adresses, échelles de rémunération, codes fiscaux, numéros de compte bancaire et statuts des contrats de travail. Les employés de ces équipes doivent rester vigilants car ils détiennent le sort de l'entreprise. Une erreur pourrait faire basculer toute leur organisation. Leur travail consiste à protéger à la fois les employés et les organisations qu'ils servent en effectuant avec précision et rapidité les rapports de conformité de la paie.

La gestion du traitement de la paie est un aspect essentiel de la gestion du capital humain. Certains appellent cela le sang vital de toute organisation réussie. La paie devient encore plus difficile lorsque des entités légales dans plusieurs États, chacune avec ses propres règles et réglementations fiscales, sont prises en compte. Lorsque l'entreprise se développe et commence à administrer la paie à l'échelle mondiale, le niveau de défi est plus élevé. Une fois que c'est déjà le cas, les entreprises embauchent un praticien certifié en conformité de la paie pour gérer les tâches liées à la conformité de la paie.

Le principal problème dans la gestion précise de la paie réside dans la conformité. Chaque pays a ses propres conditions économiques, devises et lois sur la rémunération des employés. La conformité oblige les entreprises à gérer leur paie de manière à ce que les employés soient rémunérés et engagés dans leur travail, et qu'elle soit à la hauteur des divers défis nationaux et internationaux du traitement de la paie.

Une gestion précise de la paie mondiale a de nombreuses choses à considérer, mais voici un résumé de ces considérations en trois aspects.

1. Sécurité des données

La plupart des systèmes mondiaux de Ressources Humaines n'instituent pas de données spécifiques à la paie—généralement, ceux-ci stockent des données sensibles des employés à chaque emplacement. Stocker des employés sensibles dans des courriels et des feuilles de calcul peut représenter un environnement non sécurisé. La vulnérabilité est accrue en raison du stockage manuel des données des employés, des RH et de la paie à plusieurs endroits. Les entreprises doivent prendre grand soin de leurs données de paie. Cela est encore plus impératif pour les entreprises opérant à l'échelle mondiale, et la non-conformité pourrait nécessiter des amendes énormes. Les entreprises devront poser les bonnes questions sur la manière dont les données des employés sont stockées et transmises au système central de référence. Tout cela devrait se trouver dans un service partagé ou une paie centralisée. Le besoin de sécurité des données est particulièrement amplifié par l'abrogation récente du Safe Harbor Act par l'Union Européenne. Garder une trace de ceux qui ont accès aux données de paie est également nécessaire. ### 2. Exactitude des données Des informations telles que le temps et la présence, les congés et les congés de maladie, et leurs soldes d'acquisition correspondants constituent une partie essentielle des informations de gestion de la main-d'œuvre et doivent donc être précises au plus petit incrément. Par exemple, les bulletins de paie dans le chèque de paie d'un employé doivent respecter les exigences de l'État en matière de bulletin de paie. Idéalement, l'équipe de paie devrait examiner et approuver le salaire brut avant que celui-ci ne soit intégré dans le calcul de la paie, augmentant ainsi considérablement la précision du salaire net. Cependant, dans les environnements horaires, le cas est différent. Comprendre quelles entrées de données sont nécessaires dans chaque pays pour calculer la paie et les processus et les personnes qui collectent les données sont donc des responsabilités de l'entreprise. ### 3. Utilisation de la technologie L'automatisation des processus de collecte de données et l'élimination des feuilles de calcul sont probablement la manière dont les données de paie mondiales sensibles seront collectées dans les prochaines années. Ces plateformes technologiques modernes peuvent fournir des capacités de flux de travail système qui permettent des processus d'approbation personnalisés, une validation des données et, surtout, un libre-service pour les employés. Améliorer et mieux comprendre les sources de données et les processus de collecte est important. Les entreprises d'aujourd'hui doivent désormais suivre l'évolution de la législation sur la paie dans chaque pays où elles opèrent. Une façon de le faire est de changer et de rendre efficace la manière dont les données sont collectées en utilisant la technologie. ## Aller de l'avant Cet article a établi l'importance de la conformité de la paie mondiale pour votre entreprise. L'insuffisance de l'aptitude et de la promptitude de vos employés chargés d'accomplir cette tâche pourrait entraîner la chute de votre entreprise. Il est donc nécessaire d'investir du temps, des efforts et de l'argent pour satisfaire aux exigences de la paie mondiale. (LIRE : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la paie mondiale) Si vous recherchez une entreprise pour vous offrir cela, Rivermate propose des services de paie mondiale, de conformité et d'outils de ressources humaines. Rivermate dispose de praticiens en conformité de la paie qui se feront un plaisir de fournir des services de conformité de la paie et de répondre à vos problèmes dans ce domaine de votre entreprise. ## Questions fréquemment posées ### Qu'est-ce que la conformité de la paie à déclaration unique ? La paie à déclaration unique (Single Touch Payroll ou STP) est une initiative du gouvernement australien qui rend la déclaration des impôts et des informations plus gérable et efficace en coordonnant et en correspondant avec l'Office australien des impôts (ATO). Un logiciel compatible STP vous obligera à envoyer le salaire et les revenus de vos employés, l'impôt retenu et d'autres informations. Plus particulièrement, l'ATO s'attend à ce que vous effectuiez les tâches suivantes : * déclarer les informations de paie à l'ATO chaque fois que vous payez vos employés * déclarer les informations de responsabilité super à l'ATO L'ATO dit également que vous n'aurez plus besoin de donner à vos employés un résumé de paiement pour les informations que vous avez déjà déclarées et finalisées grâce au STP. (LIRE : Office australien des impôts : Paie à déclaration unique) ### Pourquoi le traitement de la paie est-il nécessaire ? Le traitement de la paie est une tâche essentielle dans toute entreprise car il affecte la stabilité financière et la réputation de l'entreprise. Lorsque la paie est traitée avec précision et ponctualité, les employés peuvent être plus engagés et motivés à remplir leurs responsabilités envers l'entreprise. Cela contraste avec lorsque les employés reçoivent des chèques de paie avec des erreurs. Dans ce cas, ils peuvent perdre la confiance de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Plus important encore, une entreprise qui ne respecte pas les lois et règlements de conformité de la paie sera probablement sanctionnée par des pénalités substantielles. ### Qu'est-ce que la paie mondiale ? La paie mondiale est la gestion globale des données de paie d'une entreprise pour tous les emplacements via un système unique. Les entreprises qui établissent leur siège dans un endroit particulier. devra compenser les employés travaillant dans différents endroits, créant ainsi un système de paie global.

Qu'est-ce que la conformité de la paie?

La conformité de la paie est le terme général pour les activités nécessaires pour se conformer aux lois et règlements qui dictent comment la paie doit être traitée. Cela inclut l'intégration des données, le calcul des allocations, des déductions, des avantages et des salaires nets de chaque employé dans une organisation.

Qu'est-ce qu'un agrégateur de paie?

Un agrégateur de paie est une entité qui obtient les données de paie de l'employeur d'une entreprise et les distribue au réseau de partenaires de l'entreprise. Les entreprises ayant des employés situés dans plusieurs pays externalisent leur paie à un agrégateur.

Quels sont les services fournis par Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico fournit des services liés à la main-d'œuvre et aux besoins en ressources humaines de leurs clients. Elle se présente comme une entreprise qui gère la paie et tous les aspects du personnel de ses clients.

Quelles sont les étapes du traitement de la paie aux États-Unis?

Le processus de paie aux États-Unis peut être résumé en cinq étapes, à savoir :

1. Traitement pré-paie;
2. Impression des paiements;
3. Écritures de journal;
4. Rapports de paie; et
5. Mise à jour finale.

Pour traiter de manière exhaustive les employés aux États-Unis à travers un cycle de paie, ces étapes doivent être accomplies. Une compréhension de base du traitement de la paie est nécessaire avant de passer à la configuration et au traitement des informations de paie pour vos employés. JD Edwards EnterpriseOne explique plus à ce sujet. (LIRE : Guide de mise en œuvre de la paie américaine des applications JD Edwards EnterpriseOne).

Qu'est-ce qu'un responsable de la conformité?

Un responsable de la conformité est un employé d'une entreprise qui s'assure que l'entreprise est en pleine conformité avec les exigences réglementaires et légales mandatées par l'État où l'entreprise opère. Cela inclut des aspects techniques comme la conformité aux taxes sur la paie et les exigences en matière de bulletins de paie, ainsi que des aspects généraux tels que la ponctualité, l'exhaustivité, etc. Le responsable de la conformité veille également à ce que les politiques internes et les règlements de l'entreprise respectent lesdites exigences légales. Les responsables de la conformité travaillent souvent avec la direction et le personnel pour gérer et atténuer les risques réglementaires de l'entreprise.