Embaucher des employés en tant qu'entrepreneur individuel - Un guide complet

L'un des principaux avantages d'être un entrepreneur individuel est d'avoir un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, tout faire vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à travailler 15 heures par jour, envisagez d'embaucher quelqu'un pour vous aider avec la charge de travail. Mais, en tant que travailleur indépendant, pouvez-vous même embaucher des personnes ? Bien que l'internet ait du mal à s'accorder sur ce point, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d'employés que vous le souhaitez en tant qu'entrepreneur individuel. Cependant, passer du statut d'entrepreneur individuel à celui d'employeur peut être délicat. Vous devez tout savoir sur l'embauche d'employés en tant qu'entrepreneur individuel. Vous voulez être un bon employeur et respecter les lois et réglementations locales. Voici tout ce que vous devez savoir sur l'embauche d'employés en tant qu'entrepreneur individuel.

Quelles exigences devez-vous remplir lorsque vous embauchez quelqu'un en tant qu'entrepreneur individuel ?

Lorsque vous décidez d'embaucher quelqu'un en tant qu'entrepreneur individuel, vous devez toujours respecter les exigences fédérales et étatiques. Vous devrez également gérer les tâches et procédures administratives appropriées. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes. La première étape pour embaucher quelqu'un consiste généralement à obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) de l'IRS. Si votre état a des exigences spécifiques en termes de licences et de permis, il est conseillé de les obtenir au préalable. En ce qui concerne vos employés, vous devrez vérifier qu'ils sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Vous devrez également collecter leur numéro de sécurité sociale. Vous devrez peut-être aussi obtenir d'autres informations pertinentes à des fins de retenue d'impôt sur le revenu.

Comment payer vos employés en tant qu'entrepreneur individuel ?

Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos employés. L'IRS propose un excellent guide d'embauche. Mais voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.

1. Vous devez demander à vos employés de remplir et de soumettre les documents pertinents

Les nouveaux employés et les anciens doivent soumettre les formulaires suivants à leurs employeurs :

• Formulaire W-4
• Formulaire de retenue d'impôt de l'État
• Formulaire I-9

En tant qu'employeur, vous devrez peut-être enregistrer des comptes de paie étatiques et locaux à des fins de suivi et de déclaration des impôts.

2. Calculer le salaire de vos nouveaux employés

Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence de la rémunération de vos employés pour leur travail. Vous pouvez payer vos employés à l'heure, les rémunérer par commission ou convenir avec eux d'un salaire annuel fixe. En général, les employeurs paient leurs employés chaque semaine, toutes les deux semaines, deux fois par mois ou mensuellement. Vous devez également déterminer le montant à retenir à des fins fiscales. En fonction des réglementations étatiques et locales, vous devez prendre en compte :

• La loi fédérale sur les contributions d'assurance (FICA)
• La loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA)
• Les déductions pour les soins de santé et autres avantages statutaires
• L'impôt fédéral sur le revenu
• L'impôt sur le revenu de l'État
• L'impôt local peut s'appliquer.

Vous payez vos employés leur salaire moins ces retenues fiscales. Les employeurs paient généralement leurs employés par dépôt direct.

3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos employés

La dernière étape consiste à suivre les réglementations locales sur les impôts que vous devez déclarer et payer. En fonction de votre entreprise, vous devrez peut-être déclarer auprès de l'IRS, des agences de collecte des impôts de l'État et de la ville. Si le paiement de vos employés vous semble accablant, externaliser la paie à un prestataire de services de paie pourrait être un bon choix.

Employer des membres de la famille dans votre entreprise individuelle

Les entrepreneurs individuels embauchent souvent des membres de la famille pour les aider avec la charge de travail. Transformer une entreprise individuelle en une entreprise familiale n'est pas rare, et cela présente même certains avantages fiscaux.

Embaucher un conjoint en tant qu'entrepreneur individuel

Souvent, les conjoints décident de co-détenir une entreprise individuelle, et ils sont partenaires égaux dans l'entreprise. Si c'est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez vos salaires sous forme de tirage de propriétaire, et vous ne pouvez pas les embaucher en tant qu'employé. Mais, si vous. ne pas co-détenir l'entreprise individuelle, vous pouvez mettre votre conjoint sur la liste de paie. Dans ce cas, le conjoint doit payer l'impôt sur le revenu et les taxes de la Federal Insurance Contribution Act (FICA). En revanche, votre conjoint n'a pas à payer la taxe de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA) sur ses salaires.

Embaucher des enfants en tant qu'entrepreneur individuel

De nombreux entrepreneurs individuels décident d'embaucher leurs enfants comme premiers employés. Cela leur apprend à travailler pour leur salaire et à être responsables, mais cela vous permet également de les voir plus souvent pendant la journée. Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques points à considérer.

1. Lorsque vous embauchez vos enfants, vous devez toujours retenir l'impôt sur le revenu de votre enfant.
2. Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s'il a moins de 18 ans.
3. Vous n'avez pas à payer la taxe FUTA s'ils ont moins de 21 ans.

Embaucher vos enfants dans votre entreprise leur enseigne l'éthique du travail, ce que l'IRS récompensera par certains avantages fiscaux. Cependant, informez-vous sur les règles et directives en vigueur dans votre état concernant l'embauche de vos enfants, car elles peuvent varier.

Embaucher des employés vs. des contractuels en tant qu'entrepreneur individuel

Embaucher quelqu'un en tant qu'employé présente des avantages par rapport à l'embauche de contractuels. Cependant, les entreprises individuelles peuvent bénéficier davantage de l'embauche de contractuels. Embaucher quelqu'un pour cocher des tâches sur votre liste de choses à faire sans avoir à le mettre sur la liste de paie peut être un excellent choix pour les entreprises en plein essor. Pourtant, les contractuels indépendants sont une solution temporaire. Bien qu'ils ne nécessitent pas de sauter à travers des cerceaux pour les embaucher, vous devez être conscient de la mauvaise classification des employés même en tant qu'entrepreneur individuel. Une fois que vos contractuels deviennent indispensables à votre entreprise, envisagez de les transformer en employés.

Devriez-vous passer de l'entreprise individuelle à la LLC ?

Bien que les employés puissent être un excellent moyen de déléguer une partie de la charge de travail quotidienne, il existe de nombreux risques associés à l'embauche. Maintenir la conformité avec les lois et réglementations locales en fait partie. À mesure que votre entreprise se développe, envisagez de passer de l'entreprise individuelle à la LLC. Ce type d'entité est légèrement plus difficile à démarrer, mais il offre une meilleure protection de la responsabilité que celle disponible pour une entreprise individuelle. Avec une entreprise individuelle, vous et votre entreprise êtes les mêmes aux yeux de la loi. Si un incident se produit, vous serez personnellement responsable des dommages et autres dépenses. Bien que vous puissiez souscrire une assurance professionnelle, une fois que vous commencez à embaucher de nombreux employés, il peut être avantageux de passer à une LLC. Cela vous fournira non seulement une protection des actifs personnels, mais aussi la crédibilité d'avoir une entreprise plus officielle. De plus, cela offre plusieurs avantages en matière de fiscalité.

FAQ:

Un entrepreneur individuel peut-il avoir des investisseurs ?

Les entrepreneurs individuels peuvent obtenir des investissements extérieurs. Cependant, ils ne sont pas autorisés à offrir des actions à leurs investisseurs ou à prendre des partenaires. Dans ce cas, les entrepreneurs individuels devraient envisager de changer leur type d'entité en partenariat ou en LLC. Il sera plus facile d'obtenir des investissements et des prêts pour ces types d'entreprises.

Combien d'employés une entreprise individuelle peut-elle avoir ?

Une entreprise individuelle peut avoir autant d'employés qu'elle en a besoin. Les entrepreneurs individuels doivent se familiariser avec les exigences de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.

Quels sont les inconvénients de l'entreprise individuelle ?

Le principal inconvénient de l'entreprise individuelle est que vous n'êtes pas éligible aux avantages comme les employés réguliers. Cela inclut les plans de retraite et de soins de santé, les jours de maladie et les jours de vacances, que vous devez tous financer vous-même. De plus, il peut être difficile de trouver le temps de promouvoir votre entreprise et de trouver des clients. Vous devrez également trouver du temps pour les processus RH pertinents ou pour trouver des investissements. Enfin, fermer votre entreprise individuelle et essayer une autre entreprise est facile. Mais, il peut être difficile de vendre votre entreprise individuelle à quelqu'un d'autre.