Différences expliquées : Entrepreneurs 1099 vs. Employés W-2

Une fois que vous commencez à embaucher des personnes pour vous aider avec votre charge de travail, vous serez confronté à des décisions concernant leur type d'emploi. Vous pourriez décider d'embaucher quelqu'un à temps plein. D'autres fois, un contractuel pourrait être une meilleure option. Il est important de comprendre la différence entre un contractuel indépendant et un employé. Cela affectera la manière dont ils peuvent contribuer à votre entreprise et comment vous les paierez. Vous devrez également comprendre la différence entre les formulaires 1099 et W-2, pour rester en conformité lorsque la saison des impôts arrive. Voici tout ce que vous devez savoir sur les contractuels 1099 et les employés W-2. Discutons des avantages de chacun, et de ce à quoi vous devez vous attendre lorsque vous embauchez l'un ou l'autre.

Quelle est la différence entre un contractuel indépendant et un employé ?

Il existe plusieurs différences entre un contractuel et un employé que chaque employeur devrait connaître. Lorsque vous embauchez un employé, vous l'embauchez généralement à temps plein ou à temps partiel, et vous dirigez le travail qu'il effectuera pour votre entreprise. Vous décidez quand il travaille, sur quoi il travaille, et comment il accomplit la tâche. D'autre part, les contractuels indépendants travaillent sur une base de contrat. Avec les contractuels, vous devez définir les exigences à l'avance et convenir des délais, des livrables et du prix. Cette coopération peut être un peu limitante et nécessite plus de planification en amont. Mais, une fois le contrat conclu, vos obligations envers le contractuel prennent fin.

Les deux peuvent effectuer du travail pour votre entreprise. Mais, voici plusieurs choses que vous devriez considérer :

1. Niveau d'autonomie

Lorsque vous embauchez quelqu'un à temps plein, vous avez toute la liberté de diriger pleinement sa charge de travail. Vous pouvez fixer les règles sur quand, où, et comment votre employé doit travailler. Votre employé peut également assumer des responsabilités supplémentaires. Il suivra les directives de l'entreprise et vos instructions lors de l'exécution du travail. Les contractuels indépendants sont leurs propres patrons. Un contractuel indépendant fixera ses propres horaires et tarifs. Contrairement aux employés, ils suivent généralement un ensemble de meilleures pratiques pour le travail plutôt que de se conformer à vos directives. Les contractuels indépendants peuvent ou non prendre en compte vos préférences et exigences. Ils sont plus autonomes en ce qui concerne leur charge de travail. Si vous préférez avoir plus de contrôle sur le travail, un employé pourrait être une meilleure option. Mais, les contractuels indépendants termineront probablement la tâche rapidement et efficacement. Ils n'ont pas non plus besoin ou n'apprécient pas trop de supervision.

2. Expertise

La principale raison pour laquelle les employeurs décident d'embaucher des contractuels indépendants est qu'ils viennent généralement avec un ensemble de compétences spécifiques. Ils ont une expertise de niche dont votre entreprise peut avoir besoin à ce moment-là. Vous pouvez leur faire confiance pour terminer le travail beaucoup plus rapidement par rapport à la formation de l'un de vos employés. Les contractuels indépendants travaillent également souvent sur une base de besoin de savoir, vous pouvez donc également sauter le processus d'intégration détaillé. En bref, vous pouvez compter sur les contractuels indépendants pour terminer le travail beaucoup plus rapidement qu'un employé régulier.

3. Loyauté

Lorsque vous comparez les employés avec les contractuels indépendants, la loyauté se distingue comme une différence clé. Vous remarquerez rapidement que les contractuels n'ont pas le même sens de la loyauté envers votre entreprise que vos employés. Avec les employés, vous travaillez vers un objectif commun. Un contractuel 1099 se concentrera sur l'accomplissement rapide et efficace du travail et sur le paiement. Un contractuel indépendant s'appliquera à terminer sa part du travail. Mais, il pourrait ne pas avoir d'intérêt pour la vision globale de votre entreprise. De plus, aucune disposition n'empêche le contractuel de travailler avec plusieurs entreprises en même temps. À moins que vous ne signiez un NDA ou un accord similaire, le contractuel indépendant peut utiliser l'expérience acquise pour d'autres projets. Il y a aussi la question des droits de propriété intellectuelle, que vous devriez également discuter avec un contractuel indépendant à l'avance. Avec un employé, les droits de propriété intellectuelle appartiennent automatiquement à l'entreprise. Ce n'est pas le cas avec les contractuels indépendants. Flexibilité

Un autre grand avantage de l'embauche de travailleurs indépendants est la flexibilité. Vous pouvez embaucher des travailleurs indépendants pour des emplois et des tâches à court terme. Vous pouvez compter sur eux pour des tâches qui prennent quelques heures à accomplir, par exemple. Ou, lorsque l'embauche de quelqu'un à temps plein pourrait ne pas être la solution la plus rentable. D'autres fois, il pourrait s'agir d'un projet ponctuel dont vous n'aurez pas besoin à l'avenir. Embaucher des travailleurs indépendants pourrait également être une bonne idée si vous avez besoin d'une expertise spécifique. Une fois votre contrat terminé, vous n'êtes plus obligé envers le travailleur indépendant. À moins que vous n'ayez plus de travail pour eux, ils peuvent chercher des projets et des contrats ailleurs. Mettre fin à un employé à temps plein est un processus beaucoup plus complexe. Tout comme ils n'avaient pas besoin d'une intégration spéciale, vous n'avez pas besoin de désintégrer les travailleurs indépendants, entre autres choses.

5. Prix

Les travailleurs indépendants peuvent être plus rentables en fonction du type de travail que vous cherchez à embaucher. Si vous avez besoin de tâches couvertes occasionnellement, embaucher un travailleur indépendant pourrait être une bonne option. Comme vous n'avez pas à payer de taxes et d'avantages sociaux pour un travailleur indépendant, ils peuvent sembler être un choix moins cher. Cependant, les travailleurs indépendants doivent encore payer ces frais eux-mêmes. Ainsi, leurs salaires horaires refléteront probablement cette augmentation par rapport au salaire horaire d'un employé. Donc, si vous avez besoin d'eux occasionnellement, les embaucher en tant qu'employé pourrait être plus coûteux. Mais, si vous devez les réembaucher souvent, les embaucher à temps plein pourrait être plus rentable. Si vous en avez besoin à temps plein, et qu'ils acceptent votre offre, les convertir en employé vous fera économiser beaucoup à long terme.

Quelle est la différence entre 1099 et W-2 ?

Maintenant que la différence entre les deux est claire, vous devez comprendre comment les formulaires fiscaux de fin d'année s'intègrent. En termes de 1099 vs W-2, en tant qu'entreprise, vous envoyez l'un ou l'autre à vos employés ou travailleurs indépendants.

Formulaire 1099 vs. Formulaire W-2

Le formulaire W-2 est envoyé à vos employés chaque année, avant la fin janvier. Ce formulaire inclut les informations dont ils ont besoin pour soumettre leurs impôts, telles que leurs salaires et les taxes retenues. Le formulaire 1099, plus précisément, 1099-NEC est envoyé aux travailleurs indépendants. En tant qu'entreprise, vous devez envoyer un 1099-NEC à chaque contractant à qui vous avez payé 600 $ ou plus dans l'année avant la fin janvier. Pour pouvoir faire cela, vous devez d'abord demander à votre contractant de vous envoyer un formulaire W-9. Il inclura toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin pour remplir et envoyer le 1099-NEC. Le contractant utilisera ensuite les informations du 1099 pour déclarer les revenus et les dépenses de son entreprise.

Classification des employés

Il est important de comprendre la différence entre ces formulaires fiscaux. Mais, vous devez également garder à l'esprit les paramètres qui séparent les travailleurs indépendants des employés. La mauvaise classification des employés peut être une menace sérieuse pour une entreprise. En essence, pour les employés, vous devez fournir un salaire, retenir les taxes et fournir des avantages statutaires. Cela ne s'applique pas aux travailleurs indépendants, qui, en retour, ont un niveau de liberté non applicable aux employés. L'IRS a un ensemble strict de directives sur la façon de classer vos employés. Certaines lignes peuvent être un peu floues en raison de l'économie de gig en pleine croissance. Pourtant, il est important de comprendre comment classer vos employés pour maintenir la conformité. Plusieurs facteurs entrent en jeu pour discerner si quelqu'un est un employé ou un travailleur indépendant. Ceux-ci tournent autour du niveau d'indépendance qu'ils ont tout en effectuant le travail. Si quelqu'un travaille à temps plein et reçoit un salaire fixe sur une base mensuelle ou hebdomadaire, il est probablement un employé. Les travailleurs indépendants peuvent fixer leurs horaires et être payés une fois le contrat terminé. Un employé travaille généralement depuis un bureau. Ils utilisent l'équipement de l'entreprise et suivent les directives de l'entreprise plutôt qu'un ensemble universel de meilleures pratiques. Leur charge de travail quotidienne peut changer, et ils peuvent prendre du travail supplémentaire. Un travailleur indépendant a le droit de choisir. où ils travaillent, comment ils vont accomplir la tâche et quels outils ils veulent utiliser ou sur lesquels ils veulent travailler. Qu'ils acceptent plus de travail dépend d'eux, et ils travailleront probablement pour de nombreuses entreprises en même temps.

Que se passe-t-il si j'ai mal classé un employé ?

Si vous constatez que votre travailleur indépendant penche plus vers un W-2 qu'un 1099, vous devriez lui parler de l'embaucher en tant qu'employé. Il y a de nombreux avantages à avoir un employé, et ce sera une option plus rentable à long terme. Mal classer un employé peut entraîner de graves pénalités et frais. En général, l'employeur doit payer des cotisations de sécurité sociale ou de retraite rétroactives. L'employeur devra également probablement payer des avantages rétroactifs, des salaires, des heures supplémentaires et des congés payés. Il peut également y avoir des pénalités et des frais inclus. Certains pays imposent une responsabilité personnelle significative aux employeurs pour avoir mal classé un employé. Cela peut entraîner des amendes pour les directeurs qui ont mal classé un employé et, dans certains pays, même une peine de prison. Si vous n'êtes pas sûr que votre contractant soit un employé, consultez les directives de l'IRS ou votre fournisseur de paie mondial. Ils vous fourniront des informations pertinentes pour votre entreprise et votre situation actuelle.

Exemples de travailleurs 1099 vs. W-2

Il peut être difficile de comprendre si vous devez embaucher quelqu'un en tant qu'employé ou contractant. Voici donc quelques exemples concrets pour vous aider à faire la différence. Vous pourriez embaucher quelqu'un en tant que 1099 s'il est :

1. Consultants qui assistent votre entreprise sur des projets ayant une date de début et de fin claire.
2. Concepteurs et développeurs web, qui travaillent sur une base de projet.
3. Rédacteurs indépendants qui vous facturent par article plutôt que par heure.

Mais, vous devriez embaucher tous ceux-ci en tant que travailleurs W-2 si :

1. Les consultants travaillent plus comme un chef de projet qu'un consultant ponctuel.
2. Vous pourriez décider d'embaucher des concepteurs web à temps plein si vous avez besoin de conceptions continues pour votre équipe marketing. Ou, si vous souhaitez des mises à jour ou une maintenance continue sur votre site web ou application, envisagez d'embaucher des développeurs web en tant que W-2.
3. Si vous avez besoin que vos rédacteurs aient des heures de travail programmées de manière continue.

Les coûts des W-2 vs 1099

Il y a une idée fausse courante selon laquelle les contractants 1099 sont moins chers que d'embaucher quelqu'un à temps plein. La vérité est que la rentabilité dépend d'un cas par cas. La plupart du temps, le taux horaire pour le travailleur indépendant et un employé finit par être le même. Les propriétaires d'entreprise pensent généralement qu'un contractant est moins cher. C'est parce qu'ils ne sont pas obligés de retenir les impôts ou de fournir une pension et une assurance santé. Cependant, le contractant paie toujours pour cela, donc ils vont probablement les inclure dans leur taux mensuel ou horaire. Il en va de même pour l'équipement de travail, les activités RH et autres tâches liées à l'entreprise. Ils vont inclure les tâches typiques d'un employeur dans leur prix, et cela affecte souvent le taux horaire. Par exemple, disons que vous avez un employé W-2, dont le salaire de base est de 100 000 $ par an. Lorsque vous ajoutez les avantages, qui varient normalement de 15 à 30 %, cet employé peut coûter à votre entreprise jusqu'à 130 000 $. Lorsque vous divisez par le nombre d'heures travaillées, votre employé vous coûte environ 62 $ de l'heure. Mais, votre travailleur indépendant a également les mêmes avantages et contributions à respecter. De plus, en moyenne, les travailleurs indépendants paient plus d'impôts. Il y a aussi le coût des avantages typiquement fournis à un employé. Ils doivent inclure les congés maladie, les jours de vacances, le coût de l'équipement, le temps passé sur les activités RH, l'espace de bureau et bien plus encore dans leur taux horaire. Pour atteindre le salaire de base de 100 000 $, votre travailleur indépendant devra probablement vous facturer plus de 80 $ de l'heure pour atteindre le salaire de l'employé. Si vous embauchez un travailleur indépendant pour un projet à temps plein qui dure un an, vous paierez plus de 166 000 $. À long terme, embaucher un travailleur indépendant pourrait être plus coûteux que d'avoir quelqu'un à temps plein.

Devriez-vous embaucher un W-2 ou un 1099 ?

Que vous deviez embaucher un employé ou opter pour un travailleur indépendant dépend de la situation. besoins commerciaux actuels et à long terme. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, et il est important de les évaluer de manière réaliste avant d'embaucher. Embaucher un entrepreneur indépendant peut être un moyen rapide et rentable de réaliser le travail si vous avez besoin de quelqu'un pour un travail occasionnel. Ils ont souvent une expertise de niche utile et peuvent commencer les projets rapidement car il n'y a pas besoin d'un long processus d'intégration. Cependant, vous pourriez envisager de les convertir en employé si vous comptez souvent sur votre entrepreneur indépendant. Ils peuvent montrer de l'intérêt à devenir un membre plus permanent de l'équipe, ce qui est une autre bonne raison de les convertir en employé.

Est-il préférable d'être un W-2 ou un 1099?

Que vous deviez être un entrepreneur 1099 ou chercher un emploi en tant que W-2 dépend de vos préférences personnelles. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous êtes votre propre patron. Vous devrez probablement établir une entreprise individuelle et payer vos avantages sociaux et vos impôts. En tant qu'employé, vous pouvez compter sur votre employeur pour fournir des salaires et des avantages sociaux. En tant qu'entrepreneur 1099, vous avez plus de liberté dans le choix de vos clients, de la manière et du moment où vous travaillez. Un entrepreneur peut avoir plus d'un employeur à la fois. Vous avez besoin de solides compétences organisationnelles pour gérer votre temps et votre argent tout en travaillant sur plusieurs projets. En tant qu'employé W-2, vous êtes éligible à certains avantages. Cela inclut les avantages statutaires, mais aussi la retraite, les soins de santé et d'autres avantages. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous devrez trouver des moyens de compenser certains de ces avantages. Vous devez calculer le temps potentiel de congé et les jours de maladie dans votre taux horaire. Vous devrez également trouver des systèmes pour trouver de nouveaux clients et gérer les factures et les finances. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous devrez faire des ajustements que les employés n'ont pas à se soucier. Si vous voulez plus d'indépendance dans votre travail, travailler en tant qu'entrepreneur 1099 pourrait être une bonne option pour vous. Si vous aimez le confort d'avoir un salaire régulier et des avantages sociaux, alors un employé W-2 pourrait être une meilleure option.

FAQ:

Est-il préférable d'être payé en 1099 ou en W-2? Cela dépend de votre relation employeur-employé. En tant qu'entrepreneur sous 1099, vous êtes responsable de payer 100% des taxes Medicare et Sécurité Sociale trimestriellement. En tant qu'employé W-2, vous devez payer 50% de ces taxes, tandis que le reste est prélevé sur votre chèque de paie par l'employeur. Les entrepreneurs indépendants et les employés doivent tous deux payer l'impôt sur le revenu, mais le taux varie en fonction de leur tranche d'imposition.

Pourquoi m'a-t-on donné un 1099 au lieu d'un W-2? Si vous avez reçu un 1099 au lieu d'un W-2, cela signifie que votre employeur vous a classé comme entrepreneur. Vous devez vous familiariser avec les différences financières et légales entre un 1099 et un W-2. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous devez payer vos impôts, y compris l'impôt sur le travail indépendant. Consultez votre conseiller fiscal pour comprendre ce que cette différence signifie pour vous.

Le 1099 est-il moins taxé? Les entrepreneurs indépendants sont généralement plus taxés que les employés, car il n'y a pas d'employeur pour couvrir la moitié des taxes. Pour les employés, 7,65% du revenu de l'employé est automatiquement retenu pour les taxes afin de couvrir les taxes de Sécurité Sociale et Medicare. L'employeur contribue également le même montant par employé. Puisque l'entrepreneur indépendant est à la fois l'employeur et l'employé, l'intégralité de ces taxes leur incombe. Cela signifie qu'ils doivent contribuer aux deux moitiés, ce qui représente environ 15,3% de leur revenu.