La situation de travail à domicile provoquée par la COVID-19 a pesé sur chaque entreprise. Quelle que soit leur taille, leur emplacement ou le type d'industrie auquel elles appartiennent, toutes les entreprises se démènent pour augmenter leurs revenus et maintenir leur commerce en vie. Les équipes administratives de ces entreprises ont rapidement élaboré des stratégies et des politiques nécessaires pour protéger leurs employés, clients et parties prenantes en cette période d'incertitude. Ces stratégies devraient en outre atténuer l'impact de la pandémie, y compris et surtout le marché instable et volatile. Cet article évalue comment les plus grandes entreprises répondent à la crise économique qui s'aggrave avec la situation pandémique. Lisez la suite pour découvrir ces méthodes :

Former des équipes de gestion de crise

Une étude dirigée par Larry Edmond, directeur général de la firme d'analyse et de conseil Gallup, a énuméré les réponses liées au Coronavirus poursuivies par 100 grandes organisations. Par conséquent, ces organisations sont toutes membres de la table ronde des directeurs des ressources humaines (CHRO) de la firme. En moyenne, les 100 entreprises de l'étude emploient 80 000 travailleurs et affichent 27 milliards de dollars de revenus annuels. L'étude a cité : "La plupart des organisations ont créé des équipes de gestion de crise, des groupes de travail ou des comités avec une réponse adaptée à des régions géographiques spécifiques." Ces groupes de gestion de crise se réunissent régulièrement pour discuter de la manière dont l'entreprise pourrait mieux atténuer l'impact des crises et des contingences futures. De plus, une équipe de gestion de crise est chargée de formuler des politiques et de fournir des informations aux dirigeants et aux travailleurs de première ligne sur des sujets tels que la sensibilisation, la prévention et la bonne hygiène. En plus des stratégies destinées à une utilisation immédiate, l'équipe de gestion de crise se concentre également sur les protocoles de gestion pour divers scénarios futurs. L'objectif de l'élaboration de protocoles pour une utilisation future est centré sur la continuité des affaires. En d'autres termes, l'équipe de gestion de crise doit analyser les actions actuelles pour mieux prévoir les réponses possibles aux crises futures. Plus particulièrement, les protocoles et plans devraient inclure les éléments suivants :

• plans de succession de contingence pour tous les principaux dirigeants
• conduite des affaires en utilisant des capacités virtuelles, vidéo ou audio
• plans de restriction des voyages et de réduction de ces opérations critiques pour l'entreprise uniquement
• déplacement des opérations critiques vers des régions non affectées
• formation croisée des membres de l'équipe pour effectuer des fonctions critiques en cas d'absence imprévue ou de quarantaine d'un autre membre de l'équipe
• documentation des fonctions, processus ou procédures critiques pour l'entreprise en cas d'absence imprévue ou de quarantaine d'un membre de l'équipe
• distribution de scripts de centre d'appels et de communications aux agents

Développer une infrastructure pour le travail à distance

Au début de la COVID-19, qui remonte au 31 décembre 2019, les réseaux sociaux chinois étaient inondés de recherches sur la phrase "travail à distance". Plus d'un an plus tard, le travail à distance, également connu sous le nom de télétravail, travail à domicile ou homeworking, est devenu la "nouvelle norme" pour la plupart, sinon la totalité du monde. De nombreuses entreprises chinoises ont été encouragées par leurs autorités à passer d'une dynamique de travail traditionnelle au bureau à une configuration de travail à distance. Cette transformation peut ne pas être aussi facile pour les emplois qui nécessitent que le travailleur fabrique des articles (par exemple, un emploi dans une entreprise d'impression de t-shirts) que pour les travailleurs déjà habitués au télétravail. Évidemment, de nombreux emplois, en particulier ceux dans la fabrication, ne peuvent pas être transférés au travail à distance. Des nouvelles de XinhuaNET rapportent que seulement 33 pour cent des petites et moyennes entreprises (PME) chinoises ont pu continuer leurs opérations normales pendant la dernière semaine de février 2020. [MITSloan. Management Review utilise l'expérience chinoise comme modèle à partir duquel les gestionnaires peuvent prendre des mesures pour maximiser l'efficacité de l'option de travail à distance en période de crise. Ces mesures incluent les suivantes :

• Permettez à vos employés de télétravailler. La transition vers le télétravail encouragera non seulement la continuité des affaires pour votre entreprise, mais elle aidera également vos employés à acquérir une expérience significative des dynamiques du travail à domicile. Les entreprises qui passent immédiatement à une configuration de travail à distance permettront à leurs employés d'avoir les connaissances tacites, la planification et l'infrastructure nécessaires pour transférer rapidement plus d'opérations si cela devient nécessaire à l'avenir.

• Formez vos leaders. L'une des plus grandes plaintes des employés concernant le travail à distance est le manque de respect des heures de travail normales de la part de leurs leaders, managers, employeurs et même collègues. Envoyer des e-mails aussi tard que minuit n'est en aucun cas un signe de respect pour vos subordonnés. Cela implique l'importance de règles sensées sur le moment où les leaders doivent s'attendre à ce que leurs employés soient disponibles - et quand ils ne devraient pas l'être.

• Formez vos employés. Former vos employés vous aidera à maintenir la continuité des affaires non seulement pour une courte période, mais à long terme. Il est crucial d'identifier et d'investir dans les employés qui sont prêts à faire le sale boulot pour votre entreprise afin que vos objectifs soient atteints. Quelques questions à poser sur vos employés sont : Ont-ils les outils pour travailler efficacement de chez eux s'ils le doivent ? Ces employés m'aideront-ils à gérer mon entreprise à l'avenir ? Ces employés ont-ils un potentiel de croissance élevé ?

• Développez un scénario de catastrophe qui intègre le télétravail. Comment votre entreprise fonctionnera-t-elle si les lieux géographiques où elle opère sont soudainement confinés ? La planification de scénarios vous aidera à générer des idées sur la manière dont votre entreprise pourrait défier les limites du travail à distance. Cet article vous aidera à élaborer un plan de scénario qui devrait lancer votre brainstorming d'idées qui vous aideront à reprendre vos opérations malgré une forme limitée.

Imposition des exigences de voyage

La plupart des grandes entreprises ont imposé des restrictions de voyage qui limitent les déplacements personnels et professionnels des employés d'une entreprise. Certaines entreprises ont même averti que si leurs employés voyageaient sans autorisation de leurs supérieurs, ils pourraient être pénalisés et faire l'objet de sanctions importantes. En général, ces règlements sont considérés comme des "interdictions souples", qui ne sont que des restrictions partielles de voyage et pourraient aider à éviter les voyages aériens, les transports publics et les grands rassemblements. Un travailleur doit également être mis en quarantaine pendant 14 jours après avoir voyagé dans des zones à haut risque de COVID-19. Il y a aussi des entreprises qui imposent des "interdictions strictes", en particulier celles situées dans les zones les plus susceptibles au virus. Les voyages vers la Chine, l'Italie, la Corée du Sud, l'Iran, le Japon, Hong Kong et Taïwan ont également été interdits par un bon nombre de grandes entreprises. En effet, la plupart des voyages intercontinentaux - et, plus récemment, même les voyages en général - ont cessé pour le moment, sauf s'ils sont essentiels à la mission.

Analyse de l'impact sur les affaires

Les dirigeants seniors des grandes entreprises tiennent des réunions supplémentaires visant à surveiller l'impact commercial causé par la pandémie. Un sous-produit de ces réunions est la protection et la durabilité des fonctions commerciales de ces entreprises. Les points de focalisation de ces conférences d'entreprise incluent la fermeture des installations dans les zones à forte incidence de COVID-19, et le transfert de certaines disciplines commerciales vers des lieux moins susceptibles au Coronavirus. De plus, les Directeurs des Ressources Humaines de ces entreprises effectuent les actions suivantes :

• analyser/prévoir l'impact potentiel de COVID-19 à l'avenir ;
• surveiller les chaînes d'approvisionnement et les fournisseurs pour d'éventuels défis ;
• évaluer la chaîne d'approvisionnement et les opérations. risque de manière continue;
• recherche de fournisseurs alternatifs;
• fourniture de ressources supplémentaires pour le personnel ou congé payé;
• réduction ou suspension des primes aux niveaux supérieurs.

Communication à distance

Les entreprises d'aujourd'hui encouragent les réunions par vidéoconférence et audioconférence via des plateformes telles que Skype, Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. En fait, même les appels téléphoniques sont préférés comme moyen de communication au lieu des réunions en face à face. Simultanément, des projets collaboratifs sont réalisés en ligne via des logiciels comme Google Docs, Slack, Discord et d'autres canaux en ligne. Une communication fréquente et significative est nécessaire pour un leadership d'entreprise efficace. Pour répondre aux préoccupations concernant la réponse d'une organisation à la COVID-19, les politiques, les conseils et les protocoles, les entreprises examinent l'importance de la communication pour rapporter les informations nécessaires à leurs employés. Un bon nombre d'organisations publient des guides de questions fréquemment posées (FAQ) du Centre pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC), de l'Organisation mondiale de la santé (OMS), de l'Université Johns Hopkins et des gouvernements locaux pour aider à informer leurs subordonnés sur ce qu'ils doivent savoir vis-à-vis de la pandémie de COVID-19. Il peut également être significatif que, parallèlement aux conseils d'experts, les messages soient accompagnés de pensées sincères telles que rappeler aux travailleurs d'obtenir des informations auprès d'organisations crédibles, les assurer qu'aucun de leurs collègues n'a été testé positif au virus (le cas échéant), exhorter les employés à ne pas paniquer ou répandre des rumeurs, et s'assurer que le message a une narration inspirante et stratégique. De plus, encourager vos employés à obtenir suffisamment de nourriture, d'eau, de médicaments et d'autres produits essentiels pour leurs familles en cas de quarantaine ou de pénurie sera grandement apprécié.

Le bien-être de vos employés

Vos employés sont votre atout le plus important. Ils déterminent le succès ou l'échec de votre entreprise. Indépendamment de votre intelligence en tant que gestionnaire, ce sont vos employés qui détiennent finalement le sort de votre entreprise. En cette période extrêmement incertaine, faire savoir à vos subordonnés qu'ils sont valorisés et appréciés dans votre entreprise non seulement favorisera une performance positive, mais les inspirera à être loyaux envers votre organisation à long terme. Parmi les moyens de le faire dans un environnement de travail à distance, on peut citer :

• Fournir à vos employés des congés payés et non payés;
• Imposer un programme de récompenses pour encourager la productivité de vos employés;
• Offrir à vos employés un espace de travail et des fournitures technologiques; et
• Fournir à vos employés des allocations de santé et de bien-être.

(LIRE : Quels avantages devriez-vous offrir à votre équipe à distance ?)

Le lieu de travail doit toujours être une affaire d'équipe. Vos employés jouent leurs rôles et vous prenez soin d'eux. Les avantages et privilèges mentionnés ne sont que des possessions matérielles. Ils peuvent coûter une petite somme d'argent à votre entreprise, mais l'impact qu'ils ont sur vos employés va au-delà de la simple fidélisation. Ils aident à leur assurer que leur entreprise veille toujours à leur bien-être, même en pleine pandémie.

Aller de l'avant

Le travail à distance a effectivement provoqué une crise que personne n'aurait jamais imaginé possible. Les entreprises se sont précipitées pour augmenter leurs revenus. Des employés ont été licenciés. Les travailleurs ont perdu leur moral et leur productivité. Les petites entreprises ont été arrêtées. Néanmoins, il est toujours utile de savoir quelles mesures vous devez prendre pour que votre entreprise continue ses opérations en pleine pandémie. Contactez-nous chez Rivermate et parlons de comment nous pouvons vous aider!.