¿Cómo funciona un sistema de gestión del conocimiento?

Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) es una herramienta que ayuda a las empresas a organizar y acceder a su conocimiento organizacional de manera efectiva. Centraliza el conocimiento de la empresa en una base de conocimientos, facilitando el acceso a la información para empleados y partes interesadas externas.

Tipos de Bases de Conocimiento

Base de Conocimiento Interna: Contiene información privada o confidencial accesible solo para los miembros del equipo de la empresa. Base de Conocimiento Externa: Incluye información accesible para clientes, clientes, partes interesadas o el público en general.

Funciones de los Sistemas de Gestión del Conocimiento

Los sistemas de gestión del conocimiento automatizan el proceso de recopilar, almacenar y compartir conocimiento en toda una organización. Facilitan la navegación fácil a través de grandes volúmenes de información, ofrecen potentes capacidades de búsqueda y permiten la personalización y automatización del mantenimiento.

Tipos de Sistemas de Gestión del Conocimiento

Sistemas de Gestión del Conocimiento a Nivel Empresarial: Apoyan los esfuerzos de toda la empresa para recopilar, almacenar, distribuir y aplicar conocimiento. A menudo incluyen herramientas de colaboración en grupo, portales, herramientas de búsqueda y herramientas de clasificación. Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS): Apoyan la creación de nuevo conocimiento y su integración en una organización, a menudo adaptados a operaciones específicas como el análisis financiero. Sistemas Inteligentes: Utilizan inteligencia artificial para capturar y preservar conocimiento tácito complejo, utilizados principalmente en ciencia, medicina y negocios.

Herramientas Alternativas de Gestión del Conocimiento

Varias herramientas y software, como sistemas de gestión de documentos, sistemas de gestión de contenido, bases de datos, intranets y wikis, sirven como soluciones alternativas de gestión del conocimiento dependiendo del tamaño de la empresa, presupuesto y necesidades.

Ventajas de un Sistema de Gestión del Conocimiento Efectivo

Experiencia del Cliente Elevada: Permite la resolución proactiva de consultas de clientes, lo que lleva a una mayor satisfacción. Reducción de Costos de Soporte al Cliente: Disminuye el volumen de tickets de soporte, permitiendo que los equipos se concentren en problemas complejos. Mejora del Rendimiento de la Empresa: Facilita el intercambio de conocimientos, la colaboración y la innovación entre los miembros del equipo. Mejora de la Seguridad de los Datos: Proporciona control de permisos personalizable y mejora la seguridad de los documentos. Resolución de Problemas Simplificada: Centraliza el conocimiento organizacional, permitiendo un acceso rápido a la información relevante para la resolución de problemas.