Por qué el Cumplimiento Global de Nómina Importa para su Negocio

¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago que estos empleados reciben por período de pago y el monto total de pago que la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de liquidación de licencias. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento van de la mano. Si no se cumplen las leyes de cumplimiento de la nómina, esto podría resultar en que la empresa enfrente cargos legales.

¿Por qué es importante el cumplimiento?

El cumplimiento y la obediencia son significativos en los negocios multinacionales, donde departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana a actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar por los cambios regulatorios para asegurar que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Un área de la nómina global que es especialmente crucial es la privacidad de la seguridad de los datos de los empleados. La vitalidad de esta parte en la nómina global es un subproducto del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entró en vigor hasta mayo de 2018 y provocó cambios en el cumplimiento de la nómina. Cabe señalar que esta legislación solo afecta a las organizaciones con empleados en la Unión Europea. El incumplimiento podría obligar a las empresas a enfrentar sanciones según lo dictado por las leyes de errores en la nómina. Las empresas que se determine que han almacenado y procesado información de empleados de manera incorrecta e ilegal pueden enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, dependiendo de cuál sea la cantidad mayor.

Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados a tareas de nómina y cumplimiento legal son, por lo tanto, responsables de gestionar y procesar datos sensibles de los empleados, incluidos nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuentas bancarias y estados de contratos laborales. Los empleados en estos equipos deben mantenerse vigilantes ya que tienen en sus manos el destino del negocio. Un error podría derrumbar toda su organización. Es su trabajo proteger tanto a los empleados como a las organizaciones a las que sirven mediante la realización precisa y puntual de informes de cumplimiento de nómina.

Manejar el procesamiento de nómina es un aspecto esencial de la gestión del capital humano. Algunos llaman a esto el alma de toda organización exitosa. La nómina se vuelve aún más desafiante cuando se consideran entidades legales en múltiples estados, cada uno con sus propias reglas y regulaciones fiscales. Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar la nómina a nivel global, ese es un nivel de desafío mayor. Una vez que esto ya es el caso, las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de nómina para manejar las tareas relacionadas con el cumplimiento de la nómina.

El problema principal en la gestión precisa de la nómina radica en el cumplimiento. Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas y leyes sobre la compensación de los empleados. El cumplimiento exige que las empresas gestionen su nómina de una manera que mantenga a los empleados compensados y comprometidos con sus trabajos, y que esté a la altura de los diversos desafíos nacionales e internacionales del procesamiento de nómina. La gestión precisa de la Nómina Global tiene innumerables cosas a considerar, pero aquí hay un resumen de estas consideraciones en tres aspectos.

1. Seguridad de los Datos

La mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos no instituyen datos específicos de nómina; por lo general, estos almacenan datos sensibles de los empleados en cada ubicación. Almacenar empleados sensibles en correos electrónicos y hojas de cálculo puede representar un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido al almacenamiento manual de datos de empleados, recursos humanos y nómina en múltiples ubicaciones. Las empresas deben cuidar bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan a nivel global, y el incumplimiento podría requerir multas enormes. Las empresas necesitarán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registro. Todo esto debería encontrarse en un servicio compartido o nómina centralizada. La necesidad de seguridad de los datos se magnifica especialmente en la reciente derogación de la Ley de Puerto Seguro por parte de la Unión Europea. Mantener un registro de quiénes tienen acceso a los datos de nómina también es necesario.

2. Precisión de los Datos

La información como el tiempo y asistencia, las vacaciones y el tiempo de enfermedad, y sus correspondientes saldos de derechos constituyen una parte crítica de la información de gestión de la fuerza laboral y, por lo tanto, deben ser precisos hasta el más mínimo incremento. Por ejemplo, los talones de pago en el cheque de un empleado deben cumplir con los requisitos de talones de pago del estado. Idealmente, el equipo de nómina debería ver y aprobar el salario bruto antes de que esto se alimente en el cálculo de la nómina, aumentando así significativamente la precisión del salario neto. Sin embargo, en entornos por horas, el caso es diferente. Comprender qué datos son necesarios en cada país para calcular la nómina y los procesos y personas que recopilan los datos son, por lo tanto, responsabilidades de la empresa.

3. Aprovechamiento de la Tecnología

La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo es probablemente cómo se recopilarán los datos sensibles de nómina global en los próximos años. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden proporcionar capacidades de flujo de trabajo del sistema que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y tener una mejor comprensión de las fuentes de datos y los procesos de recopilación es importante. Las empresas hoy en día deben mantenerse al día con la legislación de nómina cambiante en cada país en el que opera una empresa. Una forma de hacerlo es cambiar y hacer eficiente cómo se recopilan los datos utilizando la tecnología.

Avanzando

Este artículo estableció cómo el cumplimiento de la nómina global importa para su negocio. La falta de aptitud y prontitud por parte de sus empleados que están encargados de realizar esta tarea podría resultar en la caída de su empresa. Por lo tanto, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global. (LEER: 4 Pasos para Planificar la Implementación de Nómina Global)

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Preguntas Frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de nómina de un solo toque?

Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno Australiano que hace que la presentación de impuestos y la información sea más manejable y eficiente al coordinar y corresponder con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Un software habilitado para STP requerirá que envíe el salario y los salarios de sus empleados, el impuesto retenido y otra información. Más particularmente, la ATO espera que realice las siguientes tareas:

• informar la información de nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
• informar la información de la responsabilidad del super a la ATO

La ATO también dice que ya no necesitará dar a sus empleados un resumen de pago para la información que ya ha informado y finalizado debido al STP. (LEER: Oficina de Impuestos de Australia: Nómina de un Solo Toque)

¿Por qué es necesario el procesamiento de nómina?

Procesar la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio, ya que afecta la estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa con precisión y puntualidad, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para cumplir con sus responsabilidades en la empresa. Esto contrasta con cuando los empleados reciben cheques de pago con errores. En este caso, pueden perder la confianza en la empresa para la que trabajan. Más importante aún, una empresa que no cumple con las leyes y regulaciones de cumplimiento de nómina probablemente será sancionada con multas sustanciales.

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es la gestión general de todos los datos de nómina de una empresa para todas las ubicaciones a través de un solo sistema. Las empresas que establecen su sede en una ubicación particular. necesitará compensar a los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones, creando así un sistema de nómina global.

¿Qué es el cumplimiento de nómina?

El cumplimiento de nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir con las leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones, beneficios y los salarios netos de cada empleado en una organización.

¿Qué es un agregador de nómina?

Un agregador de nómina es una entidad que obtiene datos de nómina del empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la empresa. Las empresas con empleados ubicados en varios países subcontratan su nómina a un agregador.

¿Cuáles son los servicios proporcionados por Global Payroll Solutions México?

Global Payroll Solutions México proporciona servicios relacionados con la fuerza laboral y las necesidades de recursos humanos de sus clientes. Se presenta como una empresa que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes.

¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de nómina en los Estados Unidos?

El proceso de nómina en los EE. UU. se puede resumir en cinco pasos, a saber:

1. Procesamiento previo de la nómina;
2. Imprimir pagos;
3. Asientos de diario;
4. Informes de nómina; y
5. Actualización final.

Para procesar de manera integral a los empleados en los Estados Unidos a través de un ciclo de nómina, estos pasos deben completarse. Se requiere una comprensión básica del procesamiento de nómina antes de pasar a configurar y procesar la información de nómina para sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más sobre esto. (LEER: Guía de Implementación de Nómina de EE. UU. de JD Edwards EnterpriseOne).

¿Qué es un oficial de cumplimiento?

Un oficial de cumplimiento es un empleado en una empresa que asegura que la firma cumpla completamente con los requisitos regulatorios y legales exigidos por el estado donde opera la empresa. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos sobre la nómina y los requisitos de recibos de pago, y aspectos generales como la puntualidad, la exhaustividad, y similares. El oficial de cumplimiento también inicia que las políticas internas y los estatutos de la empresa cumplan con dichos requisitos legales. Los oficiales de cumplimiento a menudo trabajan con la gerencia y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.