A medida que el mundo empresarial se vuelve hacia el trabajo remoto, muchos aspectos de un día laboral regular se vuelven mucho más complejos. Gestionar empleados, establecer canales de comunicación adecuados y mantener una fuerte cultura empresarial pueden ser complicados. Es uno de los contras que equilibran los pros del trabajo remoto para las empresas.
La comunicación remota es uno de los aspectos que presenta muchos desafíos. Las reuniones pueden carecer de las señales sociales del lenguaje corporal, independientemente de si las cámaras están encendidas o apagadas. Con un equipo remoto, los diferentes idiomas pueden convertirse en un problema.
Mejorar las estrategias de comunicación en tu equipo remoto es una de las cosas más importantes a manejar. Una comunicación efectiva contribuye en gran medida a la productividad y la colaboración. Tus empleados deben estar informados de cualquier actualización clave y regulaciones. Por último, poder comunicarse con tu equipo fácilmente hace maravillas por el compromiso de los empleados. También les ayuda a sentirse conectados con la empresa a un nivel más personal.
Para una comunicación efectiva, necesitas reemplazar tanto las comunicaciones oficiales como las conversaciones informales de la máquina de agua con herramientas y aplicaciones virtuales. Esto puede representar un desafío, junto con otras cosas. Así que, aquí están los desafíos de comunicación que puedes esperar al cambiar a trabajar de forma remota o contratar equipos remotos. También encontrarás consejos sobre cómo superarlos.
Coordinación de zonas horarias
El primer desafío para una comunicación efectiva en equipos remotos son las diferencias de zonas horarias. Programar reuniones y sesiones de lluvia de ideas puede ser complicado, ya que el horario laboral principal para un empleado puede ser la medianoche para otro.
Algunos empleadores resuelven este desafío estableciendo horarios de trabajo fijos para todos los empleados, independientemente de sus zonas horarias. Esperan que sus empleados organicen sus días de trabajo para estar disponibles cuando la mayoría del equipo esté disponible.
Otros empleadores son más flexibles. Rotan los horarios de las reuniones para que beneficien a todos los empleados. Encontrar un punto medio cuando la mayoría de tu equipo está disponible puede ser complicado, pero sin duda beneficiará a tus empleados.
Por último, muchos gerentes optan por crear una cultura de comunicación asincrónica en el trabajo. Aunque esta es la forma más fácil de garantizar que el flujo de trabajo funcione sin problemas, puede ser difícil de lograr.
¿Cómo estableces una comunicación asincrónica con tu equipo remoto?
La comunicación asincrónica significa que los miembros del equipo pueden comunicarse sin necesidad de estar en línea al mismo tiempo. Para lograr esto, usa herramientas como correos electrónicos, aplicaciones de gestión de proyectos o plataformas de mensajería.
Allí, las personas pueden dejar mensajes o actualizaciones que otros pueden leer y responder más tarde. De esta manera, los miembros del equipo en diferentes zonas horarias o con horarios distintos pueden mantenerse informados sin tener que estar disponibles al mismo tiempo.
Establece directrices claras sobre cómo y cuándo usar estas herramientas. Por ejemplo, usa el correo electrónico para actualizaciones formales. Las aplicaciones de gestión de proyectos son una buena solución para información relacionada con tareas. Anima a los miembros del equipo a revisar estas plataformas y establece expectativas para los tiempos de respuesta. Esto ayuda a garantizar que todos estén informados y que los proyectos avancen incluso si las personas no trabajan al mismo tiempo.
Finalmente, asegúrate de documentar información y decisiones importantes en espacios compartidos. De esta manera, cualquiera puede acceder a la información que necesita en cualquier momento, reduciendo la necesidad de comunicación en tiempo real.
Reserva tiempo para consultar con tus empleados
La comunicación asincrónica puede ser la mejor opción para equipos globales que deben navegar diferentes zonas horarias. Pero, es importante mantener el aspecto humano de las reuniones y consultar con los miembros de tu equipo.
Aunque tus empleados sean pequeñas pantallas en reuniones y mensajes de chat, es importante consultar con ellos para ver cómo están. La mejor manera de hacerlo es preguntándoles, por eso las reuniones presenciales son valiosas.
Crea rutas seguras para que tus empleados puedan comunicarse y hacer preguntas si se sienten bloqueados o necesitan apoyo adicional. Asegúrate también de solicitar su retroalimentación y consultar si sienten que algo puede mejorarse. Pregunta si necesitan algo para ser más productivos y felices en el lugar de trabajo.
Teniendo en cuenta las diferencias horarias, establecer reuniones con todos tus empleados puede ser complicado. Pero, crear reuniones regulares uno a uno con cada empleado en un horario establecido mejorará el compromiso de los empleados. También proporciona una vía segura para dar y recibir retroalimentación y construye relaciones en el lugar de trabajo.
Elegir el conjunto de herramientas y software adecuados
Para poder comunicarte con tu equipo, necesitarás el software correcto. Tener el software de comunicación adecuado en tu empresa hace que todo funcione bien. Ayuda a los miembros del equipo a compartir ideas, actualizaciones y retroalimentación, incluso cuando están en diferentes ubicaciones.
Un buen software también mantiene todas las conversaciones y archivos importantes en un solo lugar, facilitando que todos encuentren lo que necesitan.
Usar las herramientas correctas también puede potenciar el trabajo en equipo y la productividad. Cuando todos pueden comunicarse y colaborar, los proyectos se completan más rápido y con menos errores. Funciones como videollamadas, chats grupales y calendarios compartidos ayudan a mantener a todos en la misma página y trabajando hacia los mismos objetivos.
Pero, con el auge del trabajo remoto, internet se ha inundado de opciones para software de trabajo remoto. Elegir el adecuado para tu equipo puede ser complicado. Existen algunas soluciones ampliamente utilizadas como Slack o Microsoft Teams que pueden o no ser la opción correcta para tu empresa también.
Si no estás seguro de cómo escoger el software adecuado para tu equipo, aquí tienes algunas reglas a seguir.
Evaluar tu estrategia actual de comunicación interna
Comienza observando cómo se comunica tu equipo en este momento. Ve qué funciona bien y qué necesita mejorar. Verifica si las herramientas actuales son efectivas y si todos se sienten cómodos usándolas. Esto te ayudará a entender qué necesitas cambiar. Analizar tu configuración actual te dará una visión clara de dónde comenzar.
Antes de elegir un nuevo software de comunicación, decide qué quieres que logre. Piensa si necesitas una mejor colaboración, respuestas más rápidas o una gestión de proyectos mejorada. Tener metas claras te guiará en la selección de las herramientas correctas. Asegúrate de que el software que elijas se alinee con las necesidades de tu equipo y los objetivos de la empresa.
Obtener la opinión de los empleados sobre las prácticas actuales de comunicación
Habla con tus empleados sobre las herramientas y prácticas de comunicación actuales. Pregúntales qué les gusta y qué les resulta frustrante. Sus comentarios son valiosos porque son quienes usan las herramientas todos los días. Esto te ayudará a escoger un software que todos encuentren útil y fácil de usar.
Listar las funciones esenciales del nuevo software de comunicación
Decide qué funciones son más importantes para tu equipo. Podrías necesitar videollamadas, chats grupales, compartición de archivos o herramientas de gestión de proyectos. Haz una lista de estas funciones para ayudarte a reducir tus opciones. Tener una idea clara de lo que necesitas facilitará encontrar el software adecuado.
Investigar y comparar diferentes herramientas de comunicación
Investiga diferentes opciones de software de comunicación y compáralas. Lee reseñas, mira demos y revisa opiniones de usuarios. Esta investigación te ayudará a entender los pros y contras de cada herramienta. Comparar diferentes opciones asegurará que elijas la mejor para las necesidades de tu equipo.
Recopilar retroalimentación y hacer los ajustes necesarios
Después de seleccionar e implementar el nuevo software, pide retroalimentación a tu equipo. Averigua si las nuevas herramientas están ayudando a mejorar la comunicación y si hay problemas. Está abierto a hacer ajustes basados en sus comentarios. La mejora continua asegurará que tu estrategia de comunicación siga siendo efectiva y eficiente.
Trabajar activamente en crear una cultura empresarial y relaciones
Crear una cultura empresarial sólida y construir buenas relaciones es clave para un equipo remoto exitoso. Cuando trabajas de forma remota, es importante sentirse conectado con tus colegas y los valores de la empresa. Esta conexión ayuda a aumentar la motivación, la productividad y la satisfacción laboral. Aquí tienes algunas formas efectivas de crear una cultura positiva y relaciones fuertes en un equipo remoto.
Construcción virtual de equipo
Organizar actividades virtuales de construcción de equipo puede ayudar a los trabajadores remotos a vincularse y sentirse parte de un equipo. Estas actividades pueden ser tan simples como juegos en línea, cuestionarios o salas de escape virtuales. Los eventos de construcción de equipo programados regularmente ayudan a crear buenas relaciones entre los miembros del equipo. Ofrecen oportunidades para que los empleados interactúen y se conozcan fuera de las tareas relacionadas con el trabajo.
Charla informal virtual
Al igual que en una oficina física, las conversaciones informales juegan un papel importante en la construcción de relaciones. Crea espacios virtuales para charlas informales. Estos podrían ser canales dedicados en plataformas de comunicación para compartir temas no relacionados con el trabajo. Fomentar que los empleados compartan sus pasatiempos, planes de fin de semana o programas favoritos puede ayudar a recrear los aspectos sociales de la oficina. Esta charla virtual de la máquina de agua fomenta un ambiente amistoso y abierto donde los miembros del equipo se sienten más conectados.
Construir confianza
La confianza es esencial para cualquier equipo, especialmente los remotos. Muestra confianza en tu equipo dándoles autonomía y evitando la microgestión. Reconoce y aprecia su trabajo duro y contribuciones. Cuando los empleados sienten que se confía en ellos y que son valorados, es más probable que estén comprometidos y dedicados a su trabajo.
Promover el equilibrio entre trabajo y vida personal
Fomentar un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal es crucial para los trabajadores remotos. Respeta su tiempo personal evitando comunicaciones innecesarias fuera del horario laboral. Ofrece horarios flexibles para acomodar diferentes zonas horarias y responsabilidades individuales. Recuerda a los empleados que tomen descansos regulares y utilicen sus días de vacaciones para recargar energías. Promover un estilo de vida equilibrado ayuda a prevenir el agotamiento y mantiene al equipo enérgico y productivo.
Preguntas frecuentes:
¿Cómo comunicarse eficazmente con equipos remotos?
Para comunicarte eficazmente con equipos remotos, usa un lenguaje claro y conciso. Programa videollamadas y consultas regularmente para mantener una conexión personal. Usa herramientas de comunicación confiables y establece expectativas para los tiempos de respuesta.
¿Cuál es el desafío de comunicarse con equipos remotos?
Un desafío de comunicarse con equipos remotos es la falta de interacción cara a cara. Esto puede llevar a malentendidos y sentimientos de aislamiento. Las diferentes zonas horarias y conexiones a internet inestables también pueden crear barreras de comunicación. Asegurar que todos estén en la misma página requiere esfuerzo adicional y coordinación.
¿Cómo se comunican eficazmente los equipos virtuales?
Los equipos virtuales se comunican eficazmente usando una combinación de herramientas de comunicación. Establecen directrices claras para la comunicación, incluyendo tiempos de respuesta y horarios de reuniones. Compartir actualizaciones y retroalimentación regularmente ayuda a mantener a todos alineados y comprometidos.
