Diferencias Explicadas: Contratistas 1099 vs. Empleados W-2

Una vez que empieces a contratar personas para ayudarte con tu carga de trabajo, te enfrentarás a decisiones sobre su tipo de empleo. Podrías decidir contratar a alguien a tiempo completo. Otras veces, un contratista podría ser una mejor opción. Es importante entender la diferencia entre un contratista independiente y un empleado. Esto afectará cómo pueden contribuir a tu empresa y cómo les pagarás. También necesitarás entender la diferencia entre los formularios 1099 y W-2, para mantener el cumplimiento cuando llegue la temporada de impuestos. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los contratistas 1099 y los empleados W-2. Discutamos los beneficios de cada uno y qué debes esperar al contratar a cualquiera de ellos.

¿Cuál es la diferencia entre un contratista independiente y un empleado?

Hay varias diferencias entre un contratista y un empleado que todo empleador debe conocer. Cuando contratas a un empleado, generalmente lo haces a tiempo completo o parcial, y puedes dirigir qué trabajo hará para tu empresa. Puedes decidir cuándo trabajan, en qué trabajarán y cómo completarán el trabajo. Por otro lado, los contratistas independientes trabajan por contrato. Con los contratistas, necesitas definir los requisitos por adelantado y acordar plazos, entregables y precio. Esta cooperación puede ser un poco limitante y necesita más planificación previa. Pero, una vez que el contrato concluye, tus obligaciones hacia el contratista terminan.

Ambos pueden realizar trabajo para tu empresa. Pero, aquí hay varias cosas que debes considerar:

1. Nivel de autonomía

Cuando contratas a alguien a tiempo completo, tienes toda la libertad para dirigir su carga de trabajo en su totalidad. Puedes establecer las reglas sobre cuándo, dónde y cómo debe trabajar tu empleado. Tu empleado también puede asumir responsabilidades adicionales. Seguirán las directrices de la empresa y tus instrucciones al realizar el trabajo.

Los contratistas independientes son sus propios jefes. Un contratista independiente establecerá sus propias horas y tarifas. A diferencia de los empleados, comúnmente siguen un conjunto de mejores prácticas para el trabajo en lugar de adherirse a tus directrices. Los contratistas independientes pueden o no tener en cuenta tus preferencias y requisitos. Son más autónomos en cuanto a su carga de trabajo. Si prefieres tener más control sobre el trabajo, un empleado podría ser una mejor opción. Pero, los contratistas independientes probablemente completarán la tarea rápida y eficazmente. Tampoco necesitan o aprecian demasiada supervisión.

2. Experiencia

La razón principal por la que los empleadores deciden contratar contratistas independientes es que generalmente vienen con un conjunto de habilidades específicas. Tienen una experiencia en nicho que tu empresa puede necesitar en ese momento. Puedes confiar en ellos para completar el trabajo mucho más rápido en comparación con tener que capacitar a uno de tus empleados. Los contratistas independientes también suelen trabajar en una base de necesidad de saber, por lo que también puedes omitir el proceso detallado de incorporación. En resumen, puedes contar con los contratistas independientes para completar el trabajo mucho más rápido que un empleado regular.

3. Lealtad

Cuando comparas empleados con contratistas independientes, la lealtad se destaca como una diferencia clave. Notarás rápidamente que los contratistas no tienen el mismo sentido de lealtad hacia tu empresa como lo tienen tus empleados. Con los empleados, estás trabajando hacia un objetivo común. Un contratista 1099 se enfocará en hacer el trabajo rápida y eficientemente y en ser pagado por ello. Un contratista independiente se aplicará para completar su parte del trabajo. Pero, puede que no tenga interés en el panorama general cuando se trata de tu empresa. Además, no hay ninguna disposición que impida al contratista trabajar con muchas empresas al mismo tiempo. A menos que firmes un NDA o acuerdo similar, el contratista independiente puede usar la experiencia adquirida para otros proyectos. También está la cuestión de los derechos de propiedad intelectual, que también debes discutir con un contratista independiente por adelantado. Con un empleado, los derechos de propiedad intelectual pertenecen automáticamente a la empresa. Este no es el caso con los contratistas independientes. ## Flexibilidad

Otro gran beneficio de contratar contratistas independientes es la flexibilidad. Puedes contratar contratistas independientes para trabajos y tareas a corto plazo. Puedes confiar en ellos para tareas que toman unas pocas horas en completarse, por ejemplo. O, cuando contratar a alguien a tiempo completo podría no ser la solución más rentable. Otras veces podría ser un proyecto único que no necesitarás en el futuro. Contratar contratistas independientes también podría ser una buena idea si necesitas experiencia específica. Una vez que tu contrato esté completo, ya no estás obligado con el contratista independiente. A menos que tengas más trabajo para ellos, pueden buscar proyectos y contratos en otro lugar. Terminar a un empleado a tiempo completo es un proceso mucho más complejo. Al igual que no necesitaron una integración especial, no necesitas desincorporar a los contratistas independientes, entre otras cosas.

5. Precio

Los contratistas independientes pueden ser más rentables dependiendo del tipo de trabajo que estés buscando contratar. Si necesitas tareas cubiertas ocasionalmente, contratar a un contratista independiente podría ser una buena opción. Como no tienes que pagar impuestos y beneficios para un contratista independiente, pueden parecer una opción más barata. Sin embargo, los contratistas independientes aún tienen que pagar esos impuestos ellos mismos. Por lo tanto, sus salarios por hora probablemente reflejarán este aumento en comparación con el salario por hora de un empleado. Así que, si los necesitas ocasionalmente, contratarlos como empleados podría ser más caro. Pero, si tienes que volver a contratarlos a menudo, contratarlos a tiempo completo podría ser más rentable. Si los necesitas a tiempo completo, y ellos aceptan tu oferta, convertirlos en empleados te ahorrará mucho a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre 1099 vs W-2?

Ahora que la diferencia entre los dos es clara, necesitas entender cómo encajan los formularios de impuestos de fin de año. En términos de 1099 vs W-2, como empresa, envías uno u otro a tus empleados o contratistas independientes.

Formulario 1099 vs. Formulario W-2

El formulario W-2 se envía a tus empleados cada año, a finales de enero. Este formulario incluye la información que necesitan para presentar sus impuestos, como sus salarios e impuestos retenidos. El formulario 1099, más precisamente, 1099-NEC se envía a los contratistas independientes. Como empresa, necesitas enviar un 1099-NEC a cada contratista al que le hayas pagado $600 o más en el año a finales de enero. Para poder hacer esto, primero debes pedirle a tu contratista que te envíe un formulario W-9. Incluirá toda la información relevante que necesitas para completar y enviar el 1099-NEC. El contratista luego usará la información del 1099 para declarar los ingresos y gastos de su negocio.

Clasificación de empleados

Es importante entender la diferencia entre estos formularios de impuestos. Pero, también necesitas tener en cuenta los parámetros que separan a los contratistas independientes de los empleados. La clasificación errónea de empleados puede ser una amenaza seria para una empresa. En esencia, para los empleados, debes proporcionar salario, retener impuestos y proporcionar beneficios legales. Esto no se aplica a los contratistas independientes, quienes, a cambio, tienen un nivel de libertad no aplicable a los empleados. El IRS tiene un conjunto estricto de pautas sobre cómo clasificar a tus empleados. Algunas de las líneas pueden estar un poco borrosas debido a la creciente economía gig. Aun así, es importante entender cómo clasificar a tus empleados para mantener el cumplimiento. Varios factores entran en juego para discernir si alguien es un empleado o un contratista independiente. Estos giran en torno al nivel de independencia que tienen mientras realizan el trabajo. Si alguien trabaja a tiempo completo y recibe un salario fijo de manera mensual o semanal, es probable que sea un empleado. Los contratistas independientes pueden establecer sus horarios y se les paga una vez que el contrato está completado. Un empleado típicamente trabaja desde una oficina. Usan el equipo de la empresa y siguen las directrices de la empresa en lugar de un conjunto universal de mejores prácticas. Su carga de trabajo diaria puede cambiar, y pueden asumir trabajo adicional. Un contratista independiente tiene el derecho de elegir. dónde trabajan, cómo completarán la tarea y qué herramientas quieren usar o en qué trabajar. Si aceptarán más trabajo depende de ellos, y es probable que trabajen para muchas empresas al mismo tiempo.

¿Qué pasa si he clasificado incorrectamente a un empleado?

Si descubres que tu contratista independiente se inclina más hacia W-2 que 1099, deberías hablar con ellos sobre contratarlos como empleados. Hay muchos beneficios de tener un empleado, y será una opción más rentable a largo plazo. Clasificar incorrectamente a un empleado puede llevar a sanciones y multas graves. Normalmente, el empleador tiene que pagar contribuciones atrasadas de seguridad social o pensión. El empleador también probablemente tendrá que pagar beneficios retroactivos, salario, horas extras y pago por licencia. También puede haber sanciones y multas incluidas. Algunos países imponen una responsabilidad personal significativa a los empleadores por clasificar incorrectamente a un empleado. Puede llevar a multar a los directores que han clasificado incorrectamente a un empleado, y en algunos países, incluso al encarcelamiento. Si no estás seguro de si tu contratista es un empleado, consulta las directrices del IRS o tu proveedor global de nómina. Ellos te proporcionarán información relevante para tu negocio y situación actual.

Ejemplos de Trabajadores 1099 vs. W-2

Puede ser difícil entender si deberías contratar a alguien como empleado o contratista. Así que aquí hay algunos ejemplos de la vida real para ayudarte a identificar la diferencia. Podrías contratar a alguien como 1099 si son:

1. Consultores que asisten a tu empresa en proyectos que tienen una fecha de inicio y fin clara.
2. Diseñadores y desarrolladores web, que trabajan por proyecto.
3. Escritores freelance que te cobran por artículo en lugar de por hora.

Pero, deberías contratar a todos estos como trabajadores W-2 si:

1. Los consultores están trabajando más como un gerente de proyecto que como un consultor de una sola vez.
2. Podrías decidir contratar a diseñadores web a tiempo completo si necesitas diseños continuos para tu equipo de marketing. O, si te gustaría que se hicieran actualizaciones o mantenimiento continuo en tu sitio web o aplicación, considera contratar a desarrolladores web como W-2.
3. Si necesitas que tus escritores tengan horas de trabajo programadas de manera continua.

Los costos de W-2 vs 1099

Existe una idea errónea común de que los contratistas 1099 son más baratos que contratar a alguien a tiempo completo. La verdad es que la rentabilidad depende de cada caso individual. La mayoría de las veces, la tarifa por hora para el contratista independiente y un empleado termina siendo la misma. Los dueños de negocios generalmente piensan que un contratista es más barato. Esto se debe a que no están obligados a retener impuestos o proporcionar pensión y seguro de salud. Sin embargo, el contratista todavía paga por estos, por lo que probablemente los calculará en su tarifa mensual o por hora. Lo mismo ocurre con el equipo de trabajo, las actividades de recursos humanos y otras tareas relacionadas con el negocio. Calcularán las tareas típicas de un empleador en su precio, y a menudo afecta la tarifa por hora. Por ejemplo, digamos que tienes un empleado W-2, cuyo salario base es de $100,000 por año. Cuando agregas los beneficios, que normalmente van del 15 al 30%, ese empleado puede costarle a tu empresa hasta $130,000. Cuando se divide por el número de horas trabajadas, tu empleado te cuesta alrededor de $62 por hora. Pero, tu contratista independiente también tiene los mismos beneficios y contribuciones que cumplir. Además, en promedio, los contratistas independientes pagan más en impuestos. También está el costo de los beneficios que normalmente se proporcionan a un empleado. Tienen que incluir días de enfermedad, días de vacaciones, costo del equipo, tiempo dedicado a actividades de recursos humanos, espacio de oficina y mucho más en su tarifa por hora. Para cumplir con el salario base de $100,000, tu contratista independiente probablemente tendrá que cobrarte más de $80 por hora para igualar el salario del empleado. Si contratas a un contratista independiente para un proyecto a tiempo completo que dura un año, estarías pagando más de $166,000. A largo plazo, contratar a un contratista independiente podría ser más caro que tener a alguien a tiempo completo.

¿Deberías contratar a un W-2 o 1099?

Si deberías contratar a un empleado o optar por un contratista independiente depende de la situación. necesidades comerciales actuales y a largo plazo. Cada uno tiene pros y contras, y es importante evaluarlos de manera realista antes de contratar. Contratar a un contratista independiente puede ser una forma rápida y rentable de completar el trabajo si necesitas a alguien para trabajo ocasional. También suelen tener experiencia útil en nichos y pueden comenzar proyectos rápidamente, ya que no hay necesidad de un largo proceso de incorporación. Sin embargo, podrías considerar convertirlos en empleados si dependes a menudo de tu contratista independiente. Pueden mostrar interés en ser un miembro más permanente del equipo, lo cual es otra buena razón para convertirlos en empleados.

¿Es mejor ser un W-2 o un 1099?

Si deberías ser un contratista 1099 o buscar empleo como W-2 en algún lugar depende de tus preferencias personales. Como contratista independiente, eres tu propio jefe. Probablemente tendrás que establecer una empresa unipersonal y pagar tus beneficios e impuestos. Como empleado, puedes contar con tu empleador para proporcionar salarios y beneficios en su lugar. Como contratista 1099, tienes más libertad para elegir para quién trabajas, cómo y cuándo. Un contratista puede tener más de un empleador al mismo tiempo. Necesitas fuertes habilidades organizativas para gestionar el tiempo y el dinero mientras trabajas en múltiples proyectos. Como empleado W-2, eres elegible para algunos beneficios. Esto incluye beneficios legales, pero también pensión, atención médica y otros beneficios. Como contratista independiente, tendrás que encontrar formas de compensar algunos de estos beneficios. Necesitas calcular el tiempo libre potencial y los días de enfermedad en tu tarifa por hora. También tendrás que encontrar sistemas para encontrar nuevos clientes y gestionar facturas y finanzas. Como contratista independiente, tendrás que hacer ajustes que los empleados no tienen que preocuparse. Si deseas más independencia en tu trabajo, trabajar como contratista 1099 podría ser una buena opción para ti. Si te gusta la comodidad de tener un salario regular y beneficios acompañantes, entonces ser un empleado W-2 podría ser una mejor opción.

Preguntas frecuentes:

¿Es mejor que te paguen como 1099 o W-2?

Esto depende de tu relación empleador-empleado. Como contratista bajo 1099, eres responsable de cumplir con el 100% de los impuestos de Medicare y Seguridad Social trimestralmente. Como empleado W-2, necesitas cumplir con el 50% de esos impuestos, mientras que el resto lo deducen los empleadores del cheque de pago. Tanto los contratistas independientes como los empleados necesitan pagar el impuesto sobre la renta, pero la tasa varía dependiendo de su categoría impositiva.

¿Por qué me dieron un 1099 en lugar de un W-2?

Si te emitieron un 1099 en lugar de un W-2, significa que tu empleador te clasificó como contratista. Debes familiarizarte con las diferencias financieras y legales entre un 1099 y un W-2. Como contratista independiente, tienes que pagar tus impuestos, incluido el impuesto por cuenta propia. Consulta con tu asesor fiscal para entender qué significa esta diferencia para ti.

¿El 1099 paga menos impuestos?

Los contratistas independientes generalmente pagan más impuestos que los empleados, ya que no hay un empleador que cubra la mitad de los impuestos. Para los empleados, el 7.65% del ingreso del empleado se retiene automáticamente para impuestos que cubren los impuestos de Seguridad Social y Medicare. El empleador también contribuye con la misma cantidad por empleado. Dado que el contratista independiente es tanto el empleador como el empleado, la totalidad de esos impuestos recae sobre ellos. Esto significa que tienen que contribuir con ambas mitades, lo que se acerca al 15.3% de su ingreso.