什么是工资合规？

工资单是一份公司中员工的整合清单，包括每个工资期内这些员工的支付金额，以及公司支付给员工的总金额。公司负责制定组织的薪酬政策，其中包括弹性福利和假期现金兑换政策。在企业界，工资单和合规性密不可分。如果不遵守工资合规法律，可能会导致公司面临法律指控。

为什么合规如此重要？

合规与服从在跨国企业中尤为重要，像人力资源部门每周花大约36小时从事与合规相关的活动。这包括应对法规变更，确保公司政策与时俱进。全球工资单特别关键的一个领域是员工数据的隐私与安全。在全球工资单中，这一部分的重要性源于欧洲联盟的《通用数据保护条例》(GDPR)，该法规直到2018年5月才生效，并带来了工资单合规的变革。

值得注意的是，这项法规仅影响在欧盟有员工的组织。不合规可能会导致公司面临由工资错误法律规定的惩罚。被判定为不当或非法存储和处理员工信息的公司，可能面临高达2000万欧元的罚款或年收入的4%，以较高者为准。

负责工资和法定合规任务的人力资源团队成员因此需要管理和处理敏感的员工数据，包括姓名、地址、薪资等级、税码、银行账户信息和雇佣合同状态。团队成员必须保持警惕，因为他们掌握着企业的命运。一旦出错，可能导致整个组织的崩溃。他们的工作是通过准确、及时地执行工资合规报告，保护员工和公司。

工资处理是人力资本管理的重要组成部分。有些人称之为每个成功企业的生命线。当公司拥有多个州的法人实体，每个州都有自己的税收法规和政策时，工资单的管理将变得更加具有挑战性。当公司规模扩大，开始在全球范围内管理工资时，这一挑战级别更高。一旦达到这种规模，公司通常会聘请认证的工资合规专家，负责相关任务。

管理工资的主要难题在于合规性。每个国家都有自己的经济条件、货币和关于员工补偿的法律。合规要求企业以一种确保员工得到合理报酬、保持工作积极性，并应对各种国家和国际工资处理挑战的方式管理工资。精确的全球工资管理涉及诸多方面，以下是将这些考虑因素总结为三个方面。

1. 数据安全

大多数全球人力资源系统不会专门建立工资相关数据——通常，这些系统在各个地点存储敏感员工信息。通过电子邮件和电子表格存储敏感员工信息，容易形成不安全的环境。手动在多个位置存储员工、人力资源和工资数据的做法增加了安全风险。

企业必须妥善保护其工资数据。这对在全球运营的企业尤其重要，否则可能面临巨额罚款。公司应提出正确的问题，了解员工数据是如何存储和传输到核心记录系统的。所有这些数据都应存放在共享服务或集中式工资系统中。

在欧盟最近废止“安全港原则”后，对数据安全的需求尤为突出。此外，跟踪谁有权限访问工资数据也是必要的。

2. 数据准确性

像工时和出勤、休假和病假时间，以及相应的权益余额等信息，是人力资源管理中非常重要的部分，因此必须精确到最细微的差别。例如，员工工资单中的工资明细必须符合所在州的工资单要求。理想情况下，工资团队应在正式进入工资计算前审核并批准毛工资，从而大幅提升净工资的准确性。然而，在按小时计薪的环境中，情况有所不同。

理解每个国家在计算工资时所需的数据输入，以及负责收集这些数据的流程和人员，是企业的责任。

3. 技术应用

自动化数据收集流程和消除电子表格，很可能是未来几年内收集敏感全球工资数据的主要方式。现代技术平台可以提供流程工作能力，支持定制审批流程、数据验证，最重要的是实现员工自助服务。改善和理解数据来源及其收集流程非常重要。如今，企业必须跟上各国不断变化的工资法规。一种有效的方法是利用技术变革和优化数据收集方式。

未来展望

本文阐述了全球工资合规对企业的重要性。员工在执行这项任务时的效率和及时性不足，可能会导致企业倒闭。因此，有必要投入时间、精力和资金以满足全球工资的合规要求。

(阅读：制定全球工资实施的四个步骤)

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常见问题解答

什么是单一触发工资合规？

单一触发工资（STP）是澳大利亚政府的一项举措，通过与澳大利亚税务局（ATO）协调，简化和提高税务与信息报告的效率。启用STP的软件将要求您提交员工的工资和薪金、扣缴税款以及其他信息。更具体来说，ATO期望您执行以下任务：

• 每次支付员工工资时向ATO报告工资信息
• 向ATO报告养老金负债信息

ATO还表示，由于STP，不再需要向员工提供已报告和确认的信息的支付摘要。

(阅读：澳大利亚税务局：单一触发工资)

为什么工资处理是必要的？

工资处理是任何企业中一项基本任务，影响公司的财务稳定和声誉。当工资准确及时地处理时，员工会更积极投入工作，动力也会提升。这与薪资出现错误时的情况形成鲜明对比。在这种情况下，员工可能会失去对公司信任。更重要的是，不遵守工资合规法律和法规的公司，可能会面临高额罚款。

什么是全球工资？

全球工资是指通过单一系统管理一家企业在所有地点的全部工资数据的整体流程。在某一地区设立总部的公司，需要支付在不同地点工作的员工的工资，从而建立起全球工资系统。

什么是工资合规？

工资合规是指确保工资处理符合相关法律法规的活动总称。这包括数据的整合、津贴、扣除、福利和每位员工的净工资的计算。

什么是工资聚合平台？

工资聚合平台是一种企业，它从企业雇主获取工资数据，并将其分发给企业的合作伙伴网络。具有多国员工的公司会将工资外包给这种聚合平台。

“Global Payroll Solutions Mexico” 提供哪些服务？

Global Payroll Solutions Mexico提供与客户劳动力和人力资源需求相关的服务。它自我定位为一家管理工资及其员工各方面的公司。

美国的工资处理步骤有哪些？

美国工资流程可总结为五个步骤，即：

1. 预工资处理；
2. 打印支付；
3. 凭证录入；
4. 工资报告；
5. 最终更新。

为了全面处理美国员工的工资，每个步骤都必须完成。在设置和处理中，必须对工资处理有基本了解。JD Edwards EnterpriseOne对此有详细说明。

(阅读：JD Edwards EnterpriseOne 美国工资实施指南)

什么是合规官？

合规官是企业中的一名员工，负责确保公司完全遵守所在国家的法规和法律要求。这包括技术方面，如工资税合规和工资单要求，以及一般方面，如时效性和完整性。合规官还要确保公司的内部政策和章程符合相关法律要求。合规官常与管理层和员工合作，管理和降低企业的法规风险。