Impostos sobre a folha de pagamento em Costa Rica

Costa Rica opera um sistema de tributação territorial, ou seja, a renda obtida dentro do país está, em geral, sujeita à tributação, independentemente da nacionalidade ou residência do destinatário. Para empregadores e empregados, isso envolve obrigações relacionadas às contribuições para a seguridade social e à retenção do imposto de renda. Os empregadores desempenham um papel crucial na arrecadação e recolhimento dos impostos em nome de seus funcionários, garantindo o cumprimento das regulamentações estabelecidas pelo Ministério de Finanças (Ministerio de Hacienda) e pelo Fondo de Seguridad Social da Costa Rica (Caja Costarricense de Seguro Social - CCSS).

Compreender essas obrigações é essencial para empresas que operam na Costa Rica, sejam elas entidades locais ou companhias estrangeiras empregando pessoal no país. O cumprimento dessas obrigações garante operações suaves, evita penalidades e contribui para os sistemas nacionais de seguridade social e tributário, que financiam serviços públicos e benefícios.

Obrigações do Employer of Record e de Segurança Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento

Os empregadores na Costa Rica são obrigados a fazer contribuições expressivas ao sistema de seguridade social (CCSS) e a outros fundos relacionados, com base nos salários dos funcionários. Essas contribuições cobrem seguros de saúde, aposentadorias e outros programas sociais. As taxas são aplicadas ao salário bruto do empregado.

As principais contribuições do empregador incluem:

CCSS Saúde (Seguro de Salud): Cobertura de serviços médicos e licença-maternidade.
CCSS Aposentadorias (Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte - IVM): Contribuições para o fundo de aposentadoria do empregado.
Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): Financia programas de formação profissional.
Fundo de Asignaciones Familiares (ASFA): Apoia programas de bem-estar familiar.
Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Contribuição a um banco estatal focado no desenvolvimento social.
Fundo de Habitação (Fondo de Capitalización Laboral - FCL) / Fundo de Indenização: Fundo de poupança obrigatório para empregados, acessível sob condições específicas (por exemplo, rescisão). Embora frequentemente listado entre os custos do empregador, essa parte é, tecnicamente, uma poupança do empregado gerenciada pela contribuição do empregador.

As taxas típicas de contribuição do empregador (como porcentagem do salário bruto) são aproximadamente:

Fundo	Taxa do Empregador (%)
CCSS Saúde	~9,25%
CCSS Aposentadorias (IVM)	~5,25%
INA	~0,50%
ASFA	~0,25%
Banco Popular	~0,25%
Fundo de Habitação (FCL) / Fundo de Indenização	~3,00%
Total de Contribuição do Empregador	~18,50%

Nota: Essas taxas estão sujeitas a revisão anual e possível ajuste pelas autoridades competentes.

Os empregadores são responsáveis por calcular essas contribuições com base na folha de pagamento bruta total de cada mês e remeter os valores às instituições respectivas dentro dos prazos estabelecidos.

Requisitos de retenção do Imposto de Renda

Os empregadores são obrigados a reter o Imposto sobre a Renda (Impuesto sobre la Renta) dos salários dos empregados mensalmente. Esse valor retido é um pagamento antecipado do imposto de renda anual do funcionário. O valor a ser retido depende da renda bruta mensal do empregado e das faixas de tributação aplicáveis.

As taxas de imposto de renda para rendimentos de emprego são progressivas, ou seja, níveis de renda mais altos são tributados a taxas maiores. As faixas e as taxas geralmente são revistas e atualizadas anualmente.

Exemplo de eventuais faixas de imposto de renda mensal para 2025 (com base em números recentes, sujeito a mudanças):

Renda Mensal (CRC)	Taxa de Imposto (%)
Até ~CRC 941.000	0%
De ~CRC 941.001 a ~CRC 1.381.000	10%
De ~CRC 1.381.001 a ~CRC 2.423.000	15%
De ~CRC 2.423.001 a ~CRC 4.845.000	20%
Acima ~CRC 4.845.000	25%

Nota: Esses limiares e taxas são exemplos com base em números recentes e estão sujeitos à confirmação oficial e possíveis alterações para 2025.

Os empregadores devem calcular o valor correto de retenção para cada empregado com base no salário mensal e nas tabelas de imposto atuais. Esse valor, juntamente com as contribuições para a seguridade social do empregador, é deduzido do pagamento bruto do funcionário.

Deduções de Imposto e Abonos dos Empregados

Embora os empregadores cuidem da retenção, os empregados têm direito a certas deduções e abonos que podem reduzir sua renda tributável total no ano. Normalmente, esses itens são considerados ao calcular a responsabilidade fiscal anual final, mas alguns podem influenciar a retenção mensal caso o empregado forneça a documentação necessária ao empregador.

Deduções e abonos comuns incluem:

Contribuições obrigatórias para a seguridade social: A parte do empregado nas contribuições do CCSS é dedutível de sua renda bruta para fins de imposto de renda.
Abono Pessoal: Um valor fixo anual dedutível pelo contribuinte.
Abono por Dependente: Um valor fixo anual adicional dedutível por cada dependente reconhecido (por exemplo, cônjuge, filhos) que atenda a critérios específicos.
Despesas Educacionais Certas: Despesas com educação do contribuinte ou dependentes podem ser deduzidas até um limite determinado.
Despesas Médicas Certas: Despesas médicas documentadas não cobertas por seguro podem ser deduzidas até um limite.

Os empregados geralmente devem declarar essas deduções anualmente ao apresentar sua declaração de imposto de renda pessoal, embora alguns abonos sejam considerados nas tabelas de retenção mensal.

Prazos de Conformidade Tributária e de Relatórios

Os empregadores na Costa Rica têm prazos específicos para apresentar informações e remeter os impostos retidos e as contribuições à seguridade social. Cumprir esses prazos é crucial para evitar penalidades, juros e questões legais.

Requisitos principais de conformidade incluem:

Declaração mensal de retenção e pagamento: Os empregadores devem apresentar uma declaração mensal detalhando o imposto de renda retido dos empregados e pagar o valor correspondente às autoridades fiscais. O prazo geralmente é até o dia 15 do mês seguinte ao período de folhas de pagamento.
Pagamento mensal de Contribuições à Seguridade Social: As contribuições do CCSS do empregador e do empregado devem ser pagas mensalmente. O prazo normalmente é até o último dia do mês seguinte ao período de folha.
Declaração anual de informações: Os empregadores são obrigados a apresentar um informe anual detalhando a renda total paga a cada empregado e os impostos retidos durante o ano. Essas informações são usadas pelos empregados para fazer suas declarações anuais de imposto de renda pessoal. O prazo para essa declaração anual é geralmente em março do ano seguinte.

Manter registros precisos de folha de pagamento, calcular corretamente as retenções e contribuições e enviar pagamentos e relatórios pontualmente são responsabilidades fundamentais do empregador.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Trabalhadores estrangeiros empregados na Costa Rica, em geral, estão sujeitos às mesmas regras de imposto de renda e seguridade social que os empregados locais, caso sejam considerados residentes para fins fiscais. Residência é normalmente determinada por fatores como a duração da permanência no país (por exemplo, mais de seis meses em um ano fiscal) e por ter um centro de interesses vitais na Costa Rica.

Residente Fiscal: Não residentes geralmente são tributados apenas sobre sua renda de fonte costa-riquenha. As taxas de imposto e as regras de retenção para não residentes podem diferir das para residentes, frequentemente envolvendo taxas fixas de retenção sobre a renda bruta.
Seguridade Social: Trabalhadores estrangeiros legalmente empregados na Costa Rica geralmente são obrigados a contribuir com a CCSS. Alguns países têm acordos de seguridade social com a Costa Rica que podem isentar trabalhadores estrangeiros temporários de contribuições se estiverem contribuindo em seu país de origem, mas isso depende do acordo específico.
Convenções de Dupla Tributação: A Costa Rica assinou tratados de dupla tributação com vários países. Esses tratados visam evitar que indivíduos e empresas sejam tributados duas vezes sobre a mesma renda e podem estabelecer regras específicas para a tributação da renda de emprego para residentes de países signatários que trabalhem na Costa Rica.
Empresas Estrangeiras: Empresas estrangeiras empregando trabalhadores na Costa Rica, mesmo sem uma entidade local registrada, podem estabelecer uma presença tributável ou serem obrigadas a se registrar como empregadores para fins de impostos sobre a folha e seguridade social. Utilizar um Employer of Record (EOR) é uma estratégia comum para empresas estrangeiras gerenciarem essas obrigações de forma compliance, sem precisar criar uma entidade legal local.