Confiar em trabalhadores contratados pode ser uma solução econômica para terceirizar tarefas de curto prazo na sua empresa. Quando chega a temporada de impostos, você provavelmente terá que preencher um conjunto específico de formulários para seus contractors independentes. Para empregadores acostumados a preencher [formulário W-2s](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), mudar para o 1099 pode ser complicado.

Como uma entidade empregadora de Contractors, você deve se familiarizar com os formulários fiscais W-9 e 1099-NEC. O formulário fiscal 1099 é frequentemente mencionado como o formulário relevante para Contractors independentes. No entanto, há um subconjunto de formulários 1099 que não se aplicam a eles.

Aqui está tudo o que você deve saber sobre os formulários fiscais 1099. Vamos também abordar as diferenças entre 1099-MISC e 1099-NEC, e como gerenciar os formulários 1099 como empregador.

Para que serve um formulário fiscal 1099?

Os formulários fiscais 1099 são uma coleção de diferentes formulários. Alguns deles têm como objetivo relatar a renda da pessoa física que vem de fontes diferentes de um salário ao IRS. O pagador é o responsável por preencher todos os formulários 1099 e enviá-los ao IRS e ao indivíduo.

Normalmente, um formulário 1099 incluirá informações como Número de Identificação do Contribuinte (TIN) ou Número de Segurança Social. Receber um formulário 1099 significa que o dinheiro foi reportado ao IRS pelo empregador.

Tipos de formulários 1099

Existem vários tipos de formulários 1099. Como a maioria deles costuma ser chamada de formulários 1099, isso gera alguma confusão sobre quais formulários você pode usar para um propósito específico.

Os tipos de formulários 1099 são os seguintes:

1. 1099-MISC

Você usaria este tipo de formulário para relatar renda diversa. Inclui prêmios e aluguel, por exemplo.

2. 1099-NEC

O 1099-NEC é o formulário usado para relatar renda paga a Contractors independentes. O IRS o estabeleceu em 2020 para acompanhar o crescimento da economia gig nos EUA.

3. 1099-R

O formulário 1099-R é usado para relatar renda de aposentadoria ou pensão.

4. 1099-INT

Se você tiver qualquer renda de juros, usaria o 1099-INT para reportá-la ao IRS.

5. 1099-DIV

De modo semelhante ao 1099-INT, você usará o 1099-DIV para enviar informações de renda de dividendos ao IRS.

Como você pode ver, apenas um deles registra pagamentos feitos por uma empresa ou indivíduo a um indivíduo que não é empregado. Ele também contém informações sobre a renda e o tipo de renda que receberam.

Uso do formulário IRS 1099-NEC para Contractors independentes

Agora que você conhece seus formulários 1099, sabe que, se pagar Contractors independentes, pode usar o formulário 1099-NEC para relatar isso.

Existe alguma confusão sobre o uso correto do 1099-MISC vs 1099-NEC. Isso porque, até alguns anos atrás, o 1099-MISC era usado para relatar renda de não funcionários. No entanto, à medida que os Traders independentes se tornaram mais proeminentes, o IRS criou o 1099-NEC. Ele é usado para distinguir pagamentos feitos a Contractors de outras despesas diversas de uma empresa.

Para preencher o formulário 1099-NEC como empregador, você deve solicitar um formulário W-9 de seus Contractors independentes. O formulário W-9 conterá as informações necessárias para o preenchimento do 1099-NEC.

O formulário W-9 inclui o Número de Segurança Social do contractor ou Número de Identificação do Empregador (EIN). Ele também inclui o endereço registrado deles. Como empregador, você não precisa enviar o W-9 em lugar algum. Pelo contrário, deve mantê-lo arquivado para garantir que os dados fornecidos no 1099-NEC estejam corretos.

Você deve enviar o formulário 1099-NEC ao IRS e uma cópia ao contractor até 31 de janeiro.

Deve preencher e manter cinco cópias do mesmo 1099-NEC por contractor. As duas primeiras cópias devem ser enviadas ao IRS, e as duas seguintes ao Contractor independente. A quinta cópia deve ficar arquivada na sua empresa.

Como preencher o formulário 1099-NEC?

Preencher o formulário 1099-NEC exige três conjuntos de informações:

1. Informações sobre sua empresa

2. Informações sobre o Contractor independente

3. Valor pago.

Para a primeira, você precisará incluir suas informações, como nome, endereço e TIN. Verifique essas informações cuidadosamente, pois precisam estar corretas e sem erros. Caso contrário, pode ser necessário reenviar o 1099-NEC.

A segunda seção inclui informações recebidas do seu Contractor no formulário W-9. Ela inclui o nome, endereço e TIN, se aplicável. Por fim, também será necessário incluir o valor pago ao contractor.

Os campos adicionais no formulário podem ou não se aplicar à sua cooperação com o contractor. Se eles se aplicarem, é melhor seguir as diretrizes estabelecidas pelo IRS em seu site sobre como preencher essas seções.

Quando usar o formulário 1099-NEC?

O valor de referência para o formulário 1099-NEC é de $600. Portanto, se sua empresa pagou $600 ou mais a um Contractor independente no ano fiscal, você deve enviar o formulário 1099-NEC ao IRS. Isso significa que pode ser necessário preencher mais de um formulário 1099-NEC.

Você precisará de um formulário 1099-NEC para cada Contractor independente. Ao enviá-lo ao IRS, deve enviá-lo junto com o Formulário 1096, Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA.

Quem recebe um formulário 1099-MISC?

O formulário 1099-MISC é usado para relatar despesas comerciais diversas. Inclui aluguel, despesas médicas, prêmios e remuneração para advogados. Existem várias despesas que o IRS recomenda relatar por meio do 1099-MISC, portanto, informe-se sobre essas.

O que acontece se você usar 1099-MISC em vez de 1099-NEC?

Esses formulários são semelhantes, por isso é comum cometer um erro ao escolher entre 1099-MISC e 1099-NEC. Este último também é novo, e alguns empregadores podem estar acostumados a usar o 1099-MISC para relatar a renda de Contractors independentes.

Você deve enviar uma retificação ao IRS se tiver confundido o 1099-MISC com o 1099-NEC. Não há limite de tempo para retificações e você pode enviá-las para documentos apresentados nos últimos três anos.

Para enviar uma retificação, você precisará de outra cópia do formulário adequado, neste caso, o 1099-NEC. Marque a caixa ao lado da palavra “CORRIGIDO” no topo. Também deve enviar o formulário 1096 junto com ele.

Qual formulário fiscal um subcontractor deve preencher?

Como Contractor independente, um subcontractor deve preencher um formulário W-9 e enviá-lo ao empregador. O empregador usará as informações do W-9 para completar o formulário 1099-NEC. Posteriormente, ele envia o 1099-NEC ao IRS e devolve uma cópia ao Contractor independente.

O contractor então usa o 1099-NEC para relatar renda ou prejuízo de seu negócio de empresário individual. Empresários individuais relatam sua renda e perdas pelo Formulário 1040.

FAQ

Qual é a diferença entre um 1099 e um W-2?

A diferença entre 1099 e W-2 reside no tipo de emprego. 1099 é emitido para Contractors independentes, enquanto o formulário W-2 é para empregados.

Como faço para obter meu formulário fiscal 1099?

É responsabilidade do empregador ou pagador enviar o formulário 1099 a você até 31 de janeiro. Em alguns casos, o empregador pode enviá-lo até 15 de fevereiro.

Se você não receber seu formulário 1099 até meados de fevereiro, é aconselhável entrar em contato com seu empregador e perguntar sobre isso.

Preciso emitir um 1099 para um Contractor independente?

Se sua empresa pagou US$600 ou mais a alguém que não foi seu funcionário no ano fiscal anterior, você deve emitir um formulário 1099.

Como relato a renda de Contractors independentes na minha declaração de impostos?

Os Contractors independentes devem usar o Formulário 1040 para relatar sua renda e despesas comerciais.