Confiar em trabalhadores contratados pode ser uma solução econômica para terceirizar tarefas de curto prazo na sua empresa. Quando chega a temporada de impostos, provavelmente você precisará preencher um conjunto específico de formulários para seus independent Contractors. Para empregadores que estão acostumados a preencher [formulário W-2](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), mudar para 1099 pode ser complicado.

Como uma entidade empregadora de independent Contractors, você deve se familiarizar com os formulários fiscais W-9 e 1099-NEC. O formulário fiscal 1099 é frequentemente mencionado como o formulário fiscal relevante para esses independent Contractors. No entanto, existe um subconjunto de formulários 1099 que não se aplicam a eles.

Aqui está tudo o que você deve saber sobre os formulários fiscais 1099. Vamos também cobrir as diferenças entre 1099-MISC e 1099-NEC, e como gerenciar os formulários 1099 como um empregador.

Para que serve um formulário fiscal 1099?

Formulários fiscais 1099 são uma coleção de diversos formulários. Alguns deles têm como objetivo reportar a renda do indivíduo proveniente de fontes diferentes de salário ao IRS. O pagador é quem é responsável por preencher todos os formulários 1099 e enviá-los ao IRS e ao indivíduo.

Normalmente, um formulário 1099 incluirá informações como Número de Identificação do Contribuinte (TIN) ou Número de Seguro Social. Receber um formulário 1099 significa que o dinheiro foi reportado ao IRS pelo empregador.

Tipos de formulários 1099

Existem vários tipos de formulários 1099. Como a maioria destes costuma ser chamada simplesmente de formulários 1099, isso gera alguma confusão sobre quais formulários você pode usar para um propósito específico.

Os tipos de formulários 1099 são os seguintes:

1. 1099-MISC

Você usaria este tipo de formulário para relatar renda diversa. Inclui prêmios e aluguel, por exemplo.

2. 1099-NEC

O 1099-NEC é o formulário usado para relatar renda paga a independent Contractors. O IRS o criou em 2020 para levar em conta o crescente mercado de gig economy nos EUA.

3. 1099-R

O formulário 1099-R é usado para relatar renda de aposentadoria ou pensão.

4. 1099-INT

Se você tiver qualquer renda de juros, usará o 1099-INT para declará-la ao IRS.

5. 1099-DIV

De maneira similar ao 1099-INT, você usará o 1099-DIV para enviar informações de renda de dividendos ao IRS.

Como você pode ver, apenas um desses registros concerne pagamentos feitos por uma empresa ou por um indivíduo a um usuário que não é funcionário. Ele também contém informações sobre a renda e o tipo de renda que eles ganharam.

Usando o formulário fiscal IRS 1099-NEC para independent Contractors

Agora que você conhece seus formulários 1099, sabe que, se pagar a independent Contractors, pode usar o formulário 1099-NEC para reportar esses pagamentos.

Há alguma confusão sobre o uso adequado do 1099-MISC vs 1099-NEC. Isso porque, até alguns anos atrás, o 1099-MISC era usado para relatar renda de não funcionários. No entanto, à medida que os trabalhadores independentes se tornaram mais proeminentes, o IRS criou o 1099-NEC. Ele é usado para distinguir pagamentos a contractors de outras despesas diversas que uma empresa possa ter.

Para preencher o formulário 1099-NEC como empregador, você deve solicitar um formulário W-9 aos seus independent Contractors. O formulário W-9 conterá as informações necessárias para preencher o 1099-NEC.

O formulário W-9 inclui o Número de Seguro Social do contractor, ou Número de Identificação do Empregador (EIN). Ele também inclui o endereço registrado dele. Como empregador, você não precisa enviar o W-9 em lugar algum. Em vez disso, deve mantê-lo arquivado para garantir que os dados fornecidos no 1099-NEC estejam corretos.

Você deve arquivar o formulário 1099-NEC com o IRS e enviar uma cópia ao contractor até 31 de janeiro.

Você deve preencher e ter cinco cópias do mesmo 1099-NEC por contractor. As duas primeiras cópias devem ser enviadas ao IRS, e as duas segundas ao independent Contractor. A quinta cópia deve ser mantida em arquivo na sua empresa.

Como preencher o formulário 1099-NEC?

Preencher o formulário 1099-NEC exige três conjuntos de informações:

1. Informações sobre sua empresa

2. Informações sobre o independent Contractor

3. Valor pago.

Para o primeiro, você precisará incluir suas informações, como nome, endereço e TIN. Verifique essas informações cuidadosamente, pois precisam estar precisas e sem erros. Caso contrário, pode ser necessário reenviar o 1099-NEC.

A segunda seção inclui informações que você recebeu do seu independent Contractor no formulário W-9. Isso inclui o nome e o endereço dele, e o TIN, se aplicável. Por último, você também precisará incluir o valor pago ao contractor.

Os campos adicionais no formulário podem ou não se aplicar à sua parceria com o contractor. Se se aplicarem, é melhor seguir as diretrizes estabelecidas pelo IRS em seu site sobre como preencher essas seções.

Quando usar o formulário 1099-NEC?

O valor de referência para o formulário 1099-NEC é de $600. Portanto, se sua empresa pagou $600 ou mais a um contractor no ano fiscal, você deve enviar o formulário 1099-NEC ao IRS. Isso significa que pode ser necessário preencher mais de um 1099-NEC.

Você precisará de um formulário 1099-NEC para cada contractor. Quando enviar o 1099-NEC ao IRS, deve enviá-lo junto com Formulário 1096, Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA.

Quem recebe um formulário 1099-MISC?

O formulário 1099-MISC é usado para relatar despesas comerciais diversas. Inclui aluguel, despesas médicas, prêmios e pagamento a advogados. Existem várias despesas que o IRS observa que você deve relatar através do 1099-MISC, então certifique-se de informar-se sobre essas.

O que acontece se você usar o 1099-MISC ao invés do 1099-NEC?

Esses formulários são semelhantes, portanto é comum cometer um erro ao escolher entre 1099-MISC e 1099-NEC. Este último também é novo, e alguns empregadores podem estar acostumados a usar o 1099-MISC para relatar a renda dos contractors independentes.

Você deve enviar uma correção ao IRS se tiver confundido 1099-MISC com 1099-NEC. Não há limite de tempo para correções, e você pode enviar uma correção para papéis enviados nos três últimos anos.

Para preencher uma correção, você precisa de uma cópia adicional do formulário adequado. Neste caso, um formulário 1099-NEC. Marque a caixa ao lado da palavra “CORRIGIDO” no topo. Além disso, envie o formulário 1096 junto com ele.

Que formulário fiscal um subcontratado precisa preencher?

Como contractor independente, um subcontratado deve preencher um formulário W-9 e enviá-lo ao empregador. O empregador usará as informações do W-9 para preencher o 1099-NEC. Depois, o empregador envia o 1099-NEC ao IRS e devolve uma cópia ao independent Contractor.

O contractor então usa o 1099-NEC para relatar renda ou perdas de seu negócio individual. Os negócios de pessoa física relatam suas receitas e perdas através do Formulário 1040.

FAQ

Qual é a diferença entre um 1099 e um W-2?

A diferença entre 1099 e W-2 reside no tipo de emprego. 1099 é emitido para contractors independentes, enquanto o formulário W-2 é para empregados.

Como faço para obter meu formulário 1099?

É responsabilidade do empregador ou pagador entregar o formulário 1099 até 31 de janeiro. Em alguns casos, o empregador pode entregá-lo até 15 de fevereiro.

Se você não receber seu 1099 até meados de fevereiro, é aconselhável contatar seu empregador e perguntar sobre isso.

Preciso emitir um 1099 para um contractor independente?

Se sua empresa pagou $600 ou mais a alguém que não era seu empregado no ano fiscal anterior, você deve emitir um formulário 1099.

Como relato a renda de um contractor independente nas minhas declarações de impostos?

Os contractors independentes devem usar o Formulário 1040 para relatar sua renda de negócio e despesas.