Por que as deduções de 1099 afetam a contratação de Contractors Independentes

Planejar sua estratégia de contratação provavelmente o levou a considerar contractors independentes em algum momento. Talvez as ideias tenham sido assim: Não precisarei pagar benefícios caros (como premiums de seguro saúde e despesas com carro). Eles cuidarão de suas próprias deduções fiscais. Posso encerrar o contrato quando não precisar mais deles. Posso acessar um grande banco de talentos com a expertise que preciso. Os benefícios pareciam óbvios.

A verdade é que isso é apenas a metade da história. Você pode não precisar se preocupar com a renda tributável deles e despesas comerciais, mas elas afetam sua contratação. Se estiver interessado em entender como as deduções do 1099 afetam sua estratégia de contratação e o custo total de engajamento, este guia ajudará você a tomar decisões melhores fornecendo a visão geral.

Principais Pontos

• As deduções do 1099 são deduções legítimas de despesas de negócios que indivíduos autônomos reivindicam para reduzir sua receita comercial.
• As deduções afetam como você contrata porque influenciam as classificações dos trabalhadores, os preços dos contractors e o risco de conformidade.

O que são deduções do 1099?

Uma dedução do 1099 refere-se às despesas de negócios que indivíduos autônomos (contractors, freelancers, e empresários individuais) deduzem de uma receita de negócios qualificada. Essas pessoas prestam serviços para sua empresa, mas não são um funcionário W-2 (uma pessoa na sua folha de pagamento). Em vez disso, recebem o Formulário 1099-NEC de você, que relata a receita acima de $600 que receberam de você.

Categorias comuns dedutíveis de impostos são:

• Dedução de escritório em casa.
• Despesas com veículo.
• Seguro de negócios.
• Contribuições para plano de aposentadoria.
• Software profissional e ferramentas.
• Despesas com educação.
• Equipamentos e depreciação

Por que isso importa para empregadores

Empregadores não precisam acompanhar essas deduções fiscais comuns em nome dos contractors (normalmente contratam um profissional de impostos para isso), mas ao supor que compensarão certas despesas durante os projetos, os contractors irão adaptar suas estruturas de preços. Isso significa que as taxas brutas provavelmente refletirão as deduções fiscais do autônomo, despesas não reembolsadas, e contractors tentando equilibrar a receita de autônomo.

Compreender essas dinâmicas antecipadamente ajudará você a evitar expectativas de orçamento irreais e explicar por que contractors nem sempre custam menos do que empregados em tempo integral.

Embora contractors do 1099 às vezes sejam chamados de empregados, esse termo está tecnicamente incorreto. As distinções são bastante importantes quando se trata de imposto de autoemprego e outras questões de conformidade. Cobrimos as razões para isso em, ‘O que é um Empregado 1099? O Guia Essencial para Empregadores’.

Se você estiver considerando empregar contractors globalmente, Rivermate fornece Serviços de Contractor de Record que ajudam empresas a gerenciar requisitos de contractors sem risco de classificação incorreta.

Como as deduções do 1099 influenciam o preço do contractor

Suposições iniciais sobre contractors podem ser que eles custem menos do que um empregado em tempo integral porque você não precisa pagar benefícios. Na verdade, às vezes essa é a justificativa principal para usar contractors. Quando esse é o ponto de partida, as empresas muitas vezes ficam surpresas com o quão caro um contractor pode ser. Isso nem sempre é porque eles ganham muito dinheiro, mas sim reflete as realidades de ser autônomo.

O contractor deve cobrir todas as suas despesas reais e providenciar seus próprios benefícios. Ele não recebe uma contribuição do empregador para o Seguro Social nem um plano de saúde patrocinado pela empresa. Também não há impostos Medicare retidos ou imposto de renda pessoal retido. Além disso, eles fazem pagamentos de impostos estimados trimestrais, conforme estabelecido pelo IRS. Eles devem levar tudo isso em conta nos seus preços.

Segue um exemplo simples.

Se um contractor independente deseja obter um lucro líquido de $80.000 após a dedução do imposto de autoemprego e pagamento de despesas, então:

• Eles estimam sua carga tributária total para sua declaração de impostos (25% - 35%).
• Estimam despesas dedutíveis anuais (despesas de escritório em casa, despesas com veículo, juros de hipoteca, seguro de responsabilidade civil, etc).
• Consideram se receberão créditos fiscais ou benefícios fiscais.
• Levam em consideração quaisquer custos iniciais de negócios.
• Calculam quantas horas faturáveis podem trabalhar realisticamente.

Contractors com muitas despesas dedutíveis podem cobrar levemente menos do que contractors com poucas deduções.

Por que você quer um contractor que estruture corretamente seus preços

Embora negociações de preços possam inicialmente surpreender você, como proprietário de uma empresa ou profissional de RH, você quer um contractor que estruture corretamente seus preços. Por quê? Porque isso evita lidar com a classificação incorreta do trabalhador, refletindo verdadeira independência comercial.

Vamos ver um cenário assim. Suponha que você decida contratar um proprietário único para viajar pelo país, apresentando pitchs para altos executivos. Ele é um especialista em fontes de energia renovável para data centers de IA. Você concorda com uma tarifa horária e que pagará pelo aéreo da viagem de negócios, despesas de viagem, despesas pessoais, e seus suprimentos e equipamentos de escritório. Isso distribui o custo de contratação do contractor e não exige que você contrate um especialista em energia renovável em tempo integral.

Na época de impostos, ele percebe que não pode reduzir significativamente a renda tributável porque pagou a maior parte de suas despesas, e que a relação de trabalho não tinha independência clara – eles eram realmente um empregado da sua empresa sem os benefícios adicionais. Esse tipo de estrutura aumenta o risco de classificação incorreta do trabalhador.

Evitar isso requer uma distinção clara entre seu negócio e as atividades comerciais do contractor (incluindo suas despesas comerciais). Conquiste isso, e você reduzirá significativamente os riscos.

Para engajamentos internacionais, a conformidade torna-se ainda mais complexa. Explicamos essas considerações transfronteiriças neste guia sobre como contratar contractors internacionais.

Quando considerar um Employer of Record

Existem cenários nos quais contratar um contractor independente talvez não seja a melhor solução para sua empresa, pois pode levar a ineficiências operacionais, classificação incorreta do trabalhador ou outros riscos de conformidade. Esses cenários podem parecer assim:

• Carga de trabalho de longo prazo, em tempo integral, onde você controla como a pessoa trabalha e fornece os recursos para o trabalho. Risco potencial: Classificação incorreta do trabalhador.
• O trabalho é uma função central do negócio, e daria ao contractor autoridade para tomar decisões importantes de negócios. Risco potencial: Classificação incorreta do trabalhador e risco de conformidade.
• Fiscalização regulatória em jurisdições onde as classificações de trabalhadores são estritas. Risco potencial: Classificação incorreta do trabalhador e ônus financeiro.

Nesses casos, um modelo de contratação que inclui parceria com um Employer of Record (EOR) pode ser uma alternativa melhor do que contratar contractors. Eles atuam como entidade legal ou empregador, lidando com folha de pagamento, impostos e questões de conformidade relacionadas a emprego em tempo integral, enquanto você mantém o relacionamento diário de trabalho com o funcionário. O EOR cobra uma taxa mensal e se torna seu parceiro na contratação dos empregados certos para seu negócio.

A Rivermate oferece acesso a mais de 150 países e mais de 100 especialistas ao redor do mundo, trabalhando 24/7 para fornecer serviços EOR personalizados e centrados na pessoa. Sem assistentes digitais, sem bots. Apenas pessoas reais ajudando você em suas necessidades de contratação. Fale com um especialista Rivermate sobre se você precisa de um funcionário ou um contractor.

Conclusão

Dedutíveis do 1099 são despesas comerciais permitidas que contractors deduzem para reduzir sua renda tributável. Essas deduções podem ser de grande benefício para o contractor se forem tratadas corretamente. Quando você contrata um contractor, não é necessário reter impostos ou pagar despesas de negócios. Mas elas podem influenciar seu modelo de contratação das seguintes maneiras:

• Aumentam a forma como os contractors precificam seus serviços.
• Servem como prova de independência financeira, evitando classificação incorreta do trabalhador.
• Aumentam os riscos de conformidade se quem paga as despesas não for claramente definido.

Para empresas interessadas em contratar contractors, entender como as deduções do 1099 impactam as taxas dos contractors ajuda a interpretar seus valores com precisão. Também ajuda a tomar decisões sobre o pagamento de certas despesas e a estruturar corretamente os acordos com contractors.

Um Employer of Record, como Rivermate, pode ajudar você a empregar trabalhadores remotos ou contractors independentes globalmente, enquanto reduz riscos de conformidade e classificação incorreta. O contrato do contractor é elaborado por eles, eles recebem as faturas dos contractors e garantem pagamento rápido por meio de sua plataforma. Seu papel? Gerenciar o relacionamento de trabalho cotidiano, e se tiver vários contractors pelo mundo, pode gerenciá-los todos através da plataforma Rivermate. Saiba mais sobre qualquer país em que deseja contratar com os guias de países.

FAQs: deduções do 1099

1. O que os empregados 1099 podem deduzir?

Contractors 1099 podem deduzir despesas legítimas para fins comerciais.

As deduções fiscais mais comuns são custos de escritório em casa, despesas com veículo, despesas de viagem, equipamentos, assinaturas de software, internet, contas de telefone, seguro de saúde, pagamentos de aluguel e poupança para aposentadoria. Essas deduções permitidas pelo IRS servem como uma forma de reduzir a renda tributável de indivíduos autônomos.

2. Quais são os erros fiscais comuns do 1099?

Erros fiscais comuns do 1099 incluem misturar despesas pessoais e comerciais, superestimar despesas de escritório em casa, não fazer pagamentos de impostos estimados trimestrais e não aproveitar as economias fiscais oferecidas aos autônomos.

Contractors devem reivindicar apenas a parte comercial de suas despesas e deduzir despesas de escritório em casa estritamente de acordo com as diretrizes do IRS. Reclamações ou documentação incorretas podem acionar auditorias e até penalidades.

3. Qual é a diferença entre renda bruta e renda tributável para um contractor?

Para um contractor, a renda bruta é o valor de dinheiro recebido antes de quaisquer despesas serem deduzidas. Renda bruta representa o dinheiro recebido de todos os clientes (e reportado no formulário 1099-NEC), além de qualquer outra receita de negócios, como juros e dividendos.

Emprestadores usarão esse valor para calcular o potencial de ganhos do seu negócio. Renda tributável é a porção de sua renda bruta sujeita à tributação. Você pode reduzir essa porção deduzindo os custos de operação do seu negócio, como despesas de escritório em casa, publicidade, refeições de negócios, viagens e seguros.

4. Como sei se minha despesa de negócio qualifica-se para uma dedução do 1099?

A maioria das deduções do 1099 é definida pelo Serviço de Receita Federal (IRS). A despesa deve resultar diretamente das atividades comerciais e gerar uma renda.

Exemplos de deduções incluem despesas de viagem de negócios, custos e manutenção de veículos de negócios, prêmios de seguro, equipamentos e suprimentos, serviços profissionais (como contadores ou advogados) e custos de mão de obra. Custos iniciais de empresa também são vistos como deduções. Despesas pessoais, como refeições, itens domésticos como móveis, cosméticos, roupas, férias de lazer, tecnologia pessoal e custos de transporte não qualificam para deduções do 1099.

5. Devo pagar as despesas de negócio do meu contractor?

Idealmente, deve haver uma linha clara entre seu próprio negócio e o do contractor. Por essa razão, não é recomendável pagar suas despesas de negócio.

Quando as empresas pagam essas despesas, isso prejudica um elemento importante da classificação do contractor, que é a independência. Isso significa que eles devem ter seus próprios processos de negócio, pagar por suas próprias despesas e reivindicar suas próprias deduções fiscais. Contractors devem ajustar suas taxas horárias para acomodar o pagamento de despesas comerciais.