Por que as Despesas Dedutíveis do 1099 Afetam a Contratação de Contractors Independentes

Planejar sua estratégia de contratação provavelmente o levou a considerar independent contractors em algum momento. Talvez as ideias tenham sido assim: Não terei que pagar benefícios caros (como seguros de saúde e despesas de carro). Eles cuidarão de suas próprias deduções fiscais. Posso encerrar o contrato quando não precisar mais deles. Posso ter acesso a um excelente grupo de talentos com a expertise que preciso. Os benefícios pareciam óbvios.

A verdade é que isso é apenas metade da história. Você pode não precisar se preocupar com a renda tributável deles e despesas comerciais, mas elas de fato afetam sua contratação. Se estiver interessado em entender como as deduções do 1099 afetam sua estratégia de contratação e o custo total do engajamento, este guia ajudará você a tomar decisões melhores fornecendo a visão geral.

Principais pontos

• As deduções do 1099 são deduções legítimas de despesas comerciais que indivíduos self-employed (contratados, freelancers e empresários individuais) reivindicam para reduzir sua renda empresarial.
• As deduções afetam como você contrata porque influenciam as classificações dos trabalhadores, os preços dos contractors e o risco de conformidade.

O que são deduções do 1099?

Uma dedução do 1099 refere-se a despesas comerciais que indivíduos self-employed (contractors, freelancers e empresários individuais) deduzem de sua renda comercial qualificada. Essas pessoas fornecem serviços à sua empresa, mas não são um funcionário W-2 (uma pessoa na sua folha de pagamento). Em vez disso, recebem o Formulário 1099-NEC de você, que reporta a renda superior a $600 que receberam de você.

Categorias comuns dedutíveis de impostos são:

• Dedução do escritório em casa.
• Despesas com carro.
• Seguro de negócio.
• Contribuições para planos de aposentadoria.
• Software e ferramentas profissionais.
• Despesas educacionais.
• Equipamentos e depreciação

Por que isso importa para empregadores

Empregadores não precisam acompanhar essas deduções fiscais comuns em nome dos contractors (normalmente contratam um profissional de impostos para isso), mas ao supor que eles compensarão certas despesas durante os projetos, os contractors vão adaptar suas estruturas de preços. Isso significa que as taxas brutas provavelmente refletirão as deduções fiscais self-employed, despesas não reembolsadas e tentativas de equilibrar a renda de autoemprego.

Entender essas dinâmicas desde o início ajudará você a evitar expectativas de orçamento irreais e explicará por que contractors nem sempre custam menos do que funcionários em tempo integral.

Embora Contractors do 1099 às vezes sejam chamados de empregados, esse termo tecnicamente está incorreto. As distinções são bastante importantes quando se trata de imposto de autoemprego e outros problemas de conformidade. Abordamos as razões para isso em “O que é um funcionário 1099? Guia Essencial para Empregadores”.

Se você estiver considerando empregar contractors globalmente, Rivermate oferece serviços de Contractor of Record que ajudam empresas a gerenciar os requisitos de contractors sem risco de classificação incorreta.

Como as deduções do 1099 influenciam o precificação do contractor

Suposições iniciais podem ser de que eles custam menos do que um funcionário em tempo integral porque você não precisa pagar benefícios. De fato, às vezes essa é a justificativa principal para usar contractors. Quando esse é o ponto de partida, as empresas geralmente ficam surpresas com o quanto os contractors podem ser caros. Isso nem sempre ocorre porque eles ganham muito dinheiro, mas reflete as realidades de ser self-employed.

O contractor deve cobrir todas as suas próprias despesas reais e providenciar seus próprios benefícios. Eles não recebem uma contribuição do empregador para sua Segurança Social ou plano de saúde patrocinado pelo empregador. Também não têm impostos do Medicare retidos ou imposto de renda pessoal retido. Além disso, fazem pagamentos estimados de impostos trimestrais conforme estabelecido pelo IRS. Eles devem contabilizar tudo isso em seus preços.

Aqui está um exemplo simples.

Se um contractor independente deseja alcançar uma renda líquida de $80.000 após a dedução do imposto de autoemprego e pagamento de despesas, então:

• Eles estimam sua carga tributária total para a declaração de imposto de renda (25% - 35%).
• Estimam despesas dedutíveis anuais (despesas com escritório em casa, despesas com veículos, juros de hipoteca, seguro de responsabilidade empresarial, etc).
• Consideram se receberão um crédito fiscal ou isenções fiscais.
• Levam em conta quaisquer custos iniciais do negócio.
• Calculam quantas horas faturáveis podem realisticamente trabalhar.

Contractors com muitas despesas dedutíveis podem cobrar um pouco menos do que contractors com poucas deduções.

Por que você deseja um contractor que structure corretamente seus preços

Embora as negociações de preços possam inicialmente surpreender você, como proprietário de uma empresa ou profissional de RH, você quer um contractor que estrutura corretamente seus preços. Por quê? Porque isso evita problemas de classificação do trabalhador, refletindo independência comercial genuína.

Vamos ver um cenário assim. Suponha que você decida contratar um empresário individual para viajar pelo país, apresentando pitches para executivos de alto nível. Eles são especialistas em fontes de energia renovável para data centers de IA. Você concorda com uma tarifa horária e que pagará pelo voo de viagem, despesas de viagem, despesas pessoais e materiais de escritório. Isso distribui o custo de contratação do contractor e não requer que você contrate um especialista em energia renovável em tempo integral.

Na hora da declaração de imposto, eles percebem que não podem reduzir significativamente a renda tributável porque pagaram a maior parte de suas despesas, e que a relação de trabalho não tinha independência clara — eles eram, na verdade, um empregado da sua empresa sem benefícios adicionais. Esse é o tipo de estrutura que aumenta o risco de má classificação do trabalhador.

Evitar isso requer uma distinção clara entre sua empresa e as atividades comerciais do contractor (incluindo suas despesas comerciais). Conquiste isso e reduzirá significativamente os riscos.

Para contratos internacionais, a conformidade torna-se ainda mais complexa. Explicamos essas considerações transfronteiriças neste guia sobre como contratar contractors internacionais.

Quando considerar um Employer of Record

Existem cenários em que contratar um independent contractor pode não ser a melhor solução para sua empresa, pois pode levar a ineficiências operacionais, má classificação do trabalhador ou outros riscos de conformidade. Esses cenários podem parecer assim:

• Carga de trabalho de longo prazo, em tempo integral, onde você controla como a pessoa trabalha e fornece os recursos para o trabalho. Risco possível: má classificação do trabalhador.
• O trabalho é uma função central do negócio, e daria ao contractor autoridade para tomar decisões comerciais importantes. Risco possível: má classificação do trabalhador e risco de conformidade.
• Fiscalização regulatória em jurisdições onde as classificações de trabalhadores são rígidas. Risco possível: má classificação do trabalhador e ônus financeiro.

Nesses casos, um modelo de contratação que inclua parceria com um Employer of Record (EOR) pode ser uma alternativa melhor do que contratar contractors. Eles atuam como a entidade legal ou empregador, lidando com folha de pagamento, impostos e questões de conformidade relacionadas ao emprego em tempo integral, enquanto você mantém a relação de trabalho diária com o funcionário. O EOR cobra uma taxa mensal e torna-se seu parceiro na contratação dos melhores funcionários para seu negócio.

A Rivermate oferece acesso a mais de 150 países, e mais de 100 especialistas ao redor do mundo, trabalhando 24/7 para fornecer serviços personalizados e humanos de EOR. Sem assistentes digitais, sem bots. Apenas pessoas reais ajudando você com suas necessidades de contratação. Fale com um especialista da Rivermate sobre se você precisa de um funcionário ou contractor.

Conclusão

Deduções do 1099 são despesas comerciais permitidas que contractors deduzem para reduzir sua renda tributável. Essas deduções podem ser de benefício significativo para o contractor se forem tratadas corretamente. Quando você contrata um contractor, não é obrigatório reter impostos ou pagar por despesas comerciais. Mas elas podem influenciar seu modelo de contratação de três maneiras:

• Afetam como os contractors precificam seus serviços.
• Servem como evidência de independência financeira, evitando má classificação do trabalhador.
• Aumentam os riscos de conformidade quando a quem paga pelas despesas não está claramente definido.

Para empresas interessadas em contratar contractors, entender como as deduções do 1099 afetam as tarifas dos contractors ajuda você a interpretar suas tarifas com precisão. Também ajuda a tomar decisões sobre o pagamento de certas despesas e estruturar corretamente os acordos com contractors.

Um Employer of Record, como Rivermate, pode ajudar você a empregar trabalhadores remotos ou contractors independentes globalmente, enquanto reduz riscos de conformidade e má classificação. O contrato com o contractor é elaborado por eles, eles recebem as faturas do contractor, e garantem pagamentos rápidos por meio de sua plataforma. Seu papel? Gerenciar a relação de trabalho do dia a dia, e se você tiver vários contractors pelo mundo, pode gerenciá-los todos através da plataforma Rivermate. Saiba mais sobre qualquer país onde deseja contratar com os guias de país.

FAQs: deduções do 1099

1. O que os funcionários do 1099 podem deduzir?

Os contractors do 1099 podem deduzir despesas legítimas para fins comerciais.

As deduções fiscais mais comuns são custos de escritório em casa, despesas com veículos, despesas de viagem, equipamentos, assinaturas de software, internet, contas de telefone, seguro de saúde, pagamentos de aluguel e poupança para aposentadoria. Essas deduções elegíveis são permitidas pelo IRS como uma forma de reduzir a renda tributável para indivíduos autônomos.

2. Quais são os erros fiscais comuns do 1099?

Erros fiscais comuns do 1099 incluem misturar despesas pessoais e empresariais, exagerar despesas de escritório em casa, não fazer pagamentos estimados trimestrais de impostos e não aproveitar as economias fiscais disponíveis para autônomos.

Os contractors devem reivindicar apenas a porção empresarial de suas despesas e deduzir despesas de escritório em casa estritamente de acordo com as diretrizes do IRS. Reclamações ou documentação inadequadas podem desencadear auditorias e até penalidades.

3. Qual a diferença entre renda bruta e renda tributável para um contractor?

Para um contractor, a renda bruta é o valor de dinheiro recebido antes de quaisquer despesas serem deduzidas. Renda bruta representa o dinheiro recebido de todos os clientes (e reportado no formulário 1099-NEC), mais qualquer outra receita de negócios, como juros e dividendos.

Os credores usarão esse valor para calcular o potencial de ganhos do seu negócio. A renda tributável é a parte da sua renda bruta que está sujeita à tributação. Você pode reduzir essa parte deduzindo os custos de operação do seu negócio, como despesas de escritório em casa, publicidade, refeições comerciais, viagens e seguros.

4. Como sei se minha despesa de negócio qualifica-se para uma dedução do 1099?

A maioria das deduções do 1099 é definida pelo Internal Revenue Service. A despesa deve ser incorrida como resultado direto das atividades comerciais e na geração de renda.

Exemplos de deduções são despesas de viagens de negócios, custos e manutenção do veículo do negócio, prêmios de seguros, equipamentos e suprimentos, serviços profissionais (como contadores ou advogados) e custos de mão de obra. Custos de iniciação do negócio também são considerados dedutíveis. Despesas pessoais como refeições, itens domésticos como móveis, cosméticos, roupas, férias de lazer, tecnologia pessoal e custos de transporte não qualificam para deduções do 1099.

5. Devo pagar as despesas comerciais do meu contractor?

Idealmente, deve haver uma linha clara entre seu próprio negócio e o do contractor. Por esse motivo, não é recomendável pagar as despesas comerciais deles.

Quando as empresas pagam essas despesas, enfraquecem um elemento importante da classificação do contractor, que é a independência. Isso significa que eles devem ter seus próprios processos comerciais, pagar suas próprias despesas e reivindicar suas próprias deduções fiscais. Os contractors devem ajustar seus valores por hora para acomodar o pagamento de despesas empresariais.