Benefícios de terceirizar a folha de pagamento nas operações de pequenas empresas

Processar a folha de pagamento é uma dessas tarefas. Embora seja considerada uma tarefa relativamente direta e simples, o pagamento de salários pode ser um grande esforço para o seu negócio, especialmente quando uma estratégia eficaz para lidar com isso não está implementada.

Seus funcionários também esperam que recebam seus salários, benefícios e outras formas de suporte de forma pontual e tranquila. Essas razões são principalmente pelas quais existem um grande número de obstáculos logísticos e documentos que acompanham o processamento da folha de pagamento.

Uma pergunta que um empresário se faz no início do negócio é se deve terceirizar a folha de pagamento ou mantê-la internamente. A terceirização da folha de pagamento alivia bastante sua carga, mas também aumenta suas despesas. Então, o que você precisa considerar antes de decidir pela terceirização da folha de pagamento?

O que é folha de pagamento?

Antes de traçar a linha entre folha de pagamento interna e terceirizada, e analisar qual opção funciona melhor para você, precisamos primeiro entender em detalhes o que é folha de pagamento.

Folha de pagamento é simplesmente uma lista de funcionários a quem a empresa deve salários, salários ou bônus. O pagamento pode ser feito semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, dependendo do que a empresa considerar mais eficaz para suas operações. Os salários devidos são frequentemente calculados pelo departamento de folha de pagamento da empresa.

É importante que um pequeno empresário compreenda a folha de pagamento porque ela está sujeita a regulações federais, estaduais e locais. A conformidade com as leis de folha de pagamento é inegociável para qualquer empresa. Além disso, a folha de pagamento e os impostos relacionados podem impactar significativamente o lucro líquido de uma empresa. Uma empresa pode perder uma quantia considerável de dinheiro se a folha de pagamento for feita de forma irresponsável. Finalmente, os funcionários também esperam que seus empregadores paguem exatamente o valor devido na hora certa. Erros nas deduções ou retenções, bem como preocupações com pontualidade, podem ter um impacto substancial na moral dos funcionários.

Existe simplesmente muito em jogo nas operações de folha de pagamento. Portanto, as empresas devem agir com cautela ao decidir qual sistema de folha de pagamento usar.

O que é folha de pagamento terceirizada?

Terceirizar a folha de pagamento é basicamente contratar pessoas fora da sua organização para desempenhar as responsabilidades relacionadas à sua folha de pagamento. Quando você terceiriza a folha de pagamento, está pagando especialistas treinados para cuidar de todo o processo de folha de pagamento da sua empresa, do começo ao fim. Idealmente, o departamento de folha de pagamento contratado assumirá todas as tarefas administrativas e de conformidade relacionadas ao pagamento dos funcionários.

No entanto, as funções e responsabilidades abrangentes do departamento devem estar indicadas no contrato de serviço. Isso também pode incluir o arquivamento de impostos e pagamentos de folha de pagamento em seu nome.

O que é folha de pagamento interna?

Ao contrário da folha de pagamento terceirizada, o pagamento interno não busca a ajuda de organizações terceiras fora da empresa. O departamento que realiza o processamento da folha de pagamento para a organização é interno. Em outras palavras, a equipe responsável por realizar as operações de folha de pagamento é categorizada como funcionários. Os responsáveis pela folha de pagamento interna geralmente pertencem ao departamento de recursos humanos ou às finanças da empresa.

Quais são os benefícios e desvantagens da folha de pagamento terceirizada?

Benefícios

Antes de explorarmos os prós e contras da terceirização da folha de pagamento, é importante entender que qualquer uma ou todas essas razões listadas não se aplicam necessariamente a todas as pequenas empresas. Rivermate ainda recomenda que seja realizada uma análise cuidadosa do sistema de folha de pagamento perfeito para sua empresa.

Mais precisão

Como mencionado anteriormente, cabe ao empregador garantir que a folha de pagamento seja fornecida de forma adequada e pontual, ou seja, no prazo. Para a maioria dos funcionários americanos, isso é imperativo não apenas para a moral dos funcionários, mas também para o pagamento de suas contas.

Em uma pesquisa conduzida pela American Payroll Association, 69 por cento dos funcionários nos Estados Unidos dizem que, se seus cheques de pagamento forem atrasados por apenas uma semana, eles não conseguirão pagar suas contas. Se esse problema persistir, não entregar salários na hora pode prejudicar as relações com os funcionários e potencialmente levar à rotatividade.

A terceirização da folha de pagamento pode ajudar você a manter a precisão e automatizar operações essenciais para produzir cheques de pagamento pontualmente, sempre.

Conformidade garantida

Uma das maiores vantagens de terceirizar a folha de pagamento é que ela reduz o tempo gasto com conformidade e gestão de riscos. Seu órgão regulador de receita nacional impõe milhões de dólares em multas por impostos trabalhistas a cada ano, e é importante que todas as leis e regulamentos de folha de pagamento sejam cumpridos. Quando você decide terceirizar a folha de pagamento, é fundamental contratar um fornecedor que trabalhe como seu parceiro de conformidade fiscal enquanto também promete mitigar o risco de multas fiscais.

O arquivamento e pagamentos de impostos podem ser realizados por uma empresa profissional de folha de pagamento e recursos humanos. Uma corporação que faz esse tipo de conformidade também estará ciente das mudanças nas regulamentações fiscais.

Economia de tempo

Os departamentos de recursos humanos e folha de pagamento dedicam cerca de 36 horas por semana a operações relacionadas à conformidade, como cumprir propostas regulatórias e desenvolver e comunicar novas regras. Além disso, 26 por cento das pequenas empresas gastam de três a cinco horas por mês processando a folha de pagamento manualmente.

A maioria, senão todas, as prestadoras de serviços de folha de pagamento de terceiros oferecem um banco de dados centralizado para informações de folha de pagamento e presença. Isso não apenas automatiza e otimiza os processos de folha de pagamento, mas também reduz restrições de tempo e permite que sua suposta equipe de folha de pagamento trabalhe em estratégias e outras questões internas.

A terceirização da folha de pagamento ajuda você a recuperar tempo importante na sua rotina de trabalho. Você será mais produtivo e terá mais tempo para dedicar a atividades mais relevantes para sua empresa. A grande lista de tarefas não parecerá tão assustadora assim.

Desvantagens

Assim como os benefícios mencionados acima, as desvantagens podem ou não se aplicar ao seu pequeno negócio. Ainda assim, é importante consultar sua equipe de gestão.

Custos elevados

A abordagem padrão para a maioria dos provedores terceiros de folha de pagamento é cobrar por cheque, ou seja, por funcionário. Para empresas maiores com milhares de funcionários, isso pode parecer uma opção cara. Pequenas empresas, entretanto, geralmente têm menos de 100 funcionários, o que faz com que sejam mais propensas a perceber uma economia melhor apenas terceirizando a folha de pagamento.

No entanto, a ideia de pagar e contratar uma organização terceirizada para realizar tarefas que sua empresa poderia fazer gratuitamente ainda existe. Você ainda incorrerá em uma quantidade significativa de despesas ao terceirizar a folha de pagamento.

Os provedores de folha de pagamento frequentemente cobram uma taxa por cheque, que varia entre $1 e $5 para cada pagamento processado.

Menor segurança

Para gerenciar a folha de pagamento, tanto equipes internas quanto provedores terceirizados precisam de acesso a informações sensíveis, como dados bancários dos funcionários, horários, e assim por diante. Enviar esses dados a um provedor de terceiros pode aumentar suas chances de uma violação de segurança.

Se você decidir usar um serviço de folha de pagamento terceirizado, certifique-se de pesquisar seus padrões de segurança e só contratar provedores confiáveis.

A responsabilidade fica a cargo da sua organização

Se um provedor deixar de pagar os impostos da organização corretamente ou pontualmente, a responsabilidade ainda é da organização por esses impostos. Se você não os pagar, sua organização pode enfrentar multas ou penalidades por conformidade.

Felizmente, muitas empresas de gestão trabalhista oferecem processamento de folha de pagamento junto com conformidade fiscal. Como agente de relato, o provedor calculará, enviará e pagará seus impostos em seu nome.

É inteligente terceirizar a folha de pagamento?

Por mais que a Rivermate queira dar uma resposta definitiva, ela realmente depende da sua empresa.

É mais inteligente primeiro realizar uma análise abrangente dos riscos e benefícios de terceirizar a folha de pagamento antes de tomar uma decisão. É fundamental avaliar os perigos e recompensas, assim como como eles podem afetar os procedimentos da sua organização.

Alguns profissionais de RH, por exemplo, podem hesitar em conceder acesso a dados corporativos proprietários a terceiros para processamento de folha de pagamento e arquivamento de impostos. Portanto, é importante fazer a devida diligência e questionar os métodos de segurança utilizados por um serviço de terceirização de folha de pagamento.

No entanto, muitos provedores de terceirização de folha de pagamento e recursos humanos entendem a importância da segurança de dados para as empresas. Eles usam protocolos de segurança padrão do setor e passam por testes e certificações rigorosos, como auditorias SOC 1 Tipo 2, regularmente, para garantir que os dados dos clientes estejam sempre protegidos.

Outro aspecto importante é compreender a experiência e a especialização que um provedor de folha de pagamento e RH oferece na parceria. Muitas empresas de terceirização de gestão de folha de pagamento exigem que seus colaboradores de suporte sejam certificados pela American Payroll Association (APA).

Essa certificação avalia e certifica o conhecimento do profissional sobre folha de pagamento. Algumas empresas de serviços de folha de pagamento também contam com um departamento de conformidade fiscal especializado. Esses profissionais de impostos fiscais gerenciam todas as suas obrigações e registros de impostos de folha de pagamento da sua empresa. Eles ajudam com impostos federais, estaduais e locais, garantindo que sua empresa permaneça em conformidade.

A Rivermate recomenda que você primeiro responda a estas cinco perguntas antes de decidir qual sistema de folha de pagamento utilizar:

1. Se realizarmos a folha de pagamento manualmente, isso nos tira tempo que poderíamos dedicar a iniciativas estratégicas?
2. Nosso sistema de folha de pagamento é eficaz?
3. Estamos entregando os cheques de pagamento dos nossos funcionários no prazo?
4. Temos problemas com conformidade na folha de pagamento?
5. Os riscos de contratar um provedor de folha de pagamento terceirizado superam seus benefícios?