Hoe werkt een kennisbeheersysteem?

Een kennisbeheersysteem (KMS) is een hulpmiddel dat bedrijven helpt hun organisatorische kennis effectief te organiseren en te benaderen. Het centraliseert de kennis van het bedrijf in een kennisbank, waardoor informatie gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers en externe belanghebbenden.

Soorten Kennisbanken

Interne Kennisbank: Bevat privé- of vertrouwelijke informatie die alleen toegankelijk is voor de teamleden van het bedrijf. Externe Kennisbank: Bevat informatie die toegankelijk is voor klanten, cliënten, belanghebbenden of het algemene publiek.

Functies van Kennisbeheersystemen

Kennisbeheersystemen automatiseren het proces van het verzamelen, opslaan en delen van kennis binnen een organisatie. Ze vergemakkelijken de navigatie door grote hoeveelheden informatie, bieden krachtige zoekmogelijkheden en maken maatwerk en onderhoudsautomatisering mogelijk.

Soorten Kennisbeheersystemen

Enterprise-wide Kennisbeheersystemen: Ondersteunen bedrijfsbrede inspanningen om kennis te verzamelen, op te slaan, te distribueren en toe te passen. Ze bevatten vaak groepssamenwerkingstools, portals, zoektools en classificatietools. Knowledge Work Systems (KWS): Ondersteunen de creatie van nieuwe kennis en de integratie ervan in een organisatie, vaak afgestemd op specifieke operaties zoals financiële analyse. Intelligente Systemen: Gebruiken kunstmatige intelligentie om complexe impliciete kennis vast te leggen en te behouden, voornamelijk gebruikt in wetenschap, geneeskunde en bedrijfsleven.

Alternatieve Kennisbeheerhulpmiddelen

Verschillende tools en software, zoals documentbeheersystemen, contentbeheersystemen, databases, intranetten en wiki's, dienen als alternatieve kennisbeheeroplossingen, afhankelijk van de grootte, het budget en de behoeften van het bedrijf.

Voordelen van een Effectief Kennisbeheersysteem

Verbeterde Klantbeleving: Maakt proactieve oplossing van klantvragen mogelijk, wat leidt tot hogere tevredenheid. Verlaagde Klantenondersteuningskosten: Vermindert het aantal ondersteuningsverzoeken, waardoor teams zich kunnen concentreren op complexe problemen. Verbeterde Bedrijfsprestaties: Faciliteert kennisdeling, samenwerking en innovatie onder teamleden. Verbeterde Gegevensbeveiliging: Biedt aanpasbare toegangscontrole en verbetert documentbeveiliging. Gestroomlijnde Probleemoplossing: Centraliseert organisatorische kennis, waardoor snelle toegang tot relevante informatie voor probleemoplossing mogelijk is.