Waarom wereldwijde naleving van loonadministratie belangrijk is voor uw bedrijf

Wat is loonadministratie naleving?

Loonadministratie is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag van de betaling dat deze werknemers per betaalperiode ontvangen, en het totale bedrag van de betaling dat het bedrijf aan hun werknemers betaalt. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een loonbeleid voor de organisatie, dat flexibele voordelen en verlofuitbetalingsbeleid omvat. In de bedrijfswereld gaan loonadministratie en naleving hand in hand. Als de wetten voor loonadministratie naleving niet worden nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf juridische aanklachten krijgt.

Waarom is naleving belangrijk?

Naleving en gehoorzaamheid zijn belangrijk in multinationale bedrijven waar afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan nalevingsgerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevende veranderingen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid up-to-date blijft. Een gebied van wereldwijde loonadministratie dat vooral cruciaal is, is de privacy van de beveiliging van werknemersgegevens. Het belang van dit deel in wereldwijde loonadministratie is een bijproduct van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werd en veranderingen in de naleving van de loonadministratie teweegbracht. Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van invloed is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan ertoe leiden dat bedrijven boetes krijgen zoals bepaald door de wetten voor loonadministratiefouten. Bedrijven die onjuist en onrechtmatig werknemersinformatie hebben opgeslagen en verwerkt, kunnen boetes krijgen tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Teams in de afdeling Human Resources die zijn toegewezen aan loonadministratie en wettelijke nalevingstaken zijn daarom belast met het beheren en verwerken van gevoelige werknemersgegevens, waaronder namen, adressen, loonschalen, belastingcodes, bankrekeningnummers en de status van arbeidsovereenkomsten. De werknemers in deze teams moeten waakzaam blijven omdat zij het lot van het bedrijf in handen hebben. Eén fout kan hun hele organisatie omverwerpen. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die zij dienen te beschermen door nauwkeurig en tijdig rapportages over loonadministratie naleving uit te voeren.

Het afhandelen van loonadministratie verwerking is een essentieel aspect van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elke succesvolle organisatie. Loonadministratie wordt nog uitdagender wanneer juridische entiteiten in meerdere staten, elk met hun eigen belastingregels en -voorschriften, in overweging worden genomen. Wanneer het bedrijf in omvang groeit en begint met het beheren van loonadministratie op wereldwijde schaal, is dat een hoger uitdagingsniveau. Zodra dit al het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde loonadministratie nalevingspraktijk in om de taken met betrekking tot naleving van de loonadministratie af te handelen.

Het primaire probleem bij het nauwkeurig beheren van loonadministratie ligt in naleving. Elk land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta's en wetten met betrekking tot de compensatie van werknemers. Naleving vereist dat bedrijven hun loonadministratie zodanig beheren dat werknemers worden gecompenseerd en betrokken blijven bij hun werk, en dat ze voldoen aan verschillende nationale en internationale uitdagingen van loonadministratie verwerking.

Nauwkeurig Global Payroll Management heeft talloze zaken om te overwegen, maar hier is een samenvatting van deze overwegingen in drie aspecten.

1. Gegevensbeveiliging

De meeste wereldwijde Human Resources-systemen implementeren geen loonadministratie-specifieke gegevens—meestal slaan deze gevoelige werknemersgegevens op elke locatie op. Het opslaan van gevoelige werknemers in e-mails en spreadsheets kan zorgen voor een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid wordt vergroot door het handmatig opslaan van werknemers-, HR- en loonadministratiegegevens op meerdere locaties. Bedrijven moeten goed zorg dragen voor hun loonadministratiegegevens. Dit is nog dringender voor bedrijven die wereldwijd opereren, en niet-naleving kan enorme boetes vereisen. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en verzonden naar het kernsysteem van registratie. Al deze gegevens moeten worden gevonden in een gedeelde dienst of gecentraliseerde loonadministratie. De noodzaak van gegevensbeveiliging wordt vooral vergroot door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden van wie toegang heeft tot loonadministratiegegevens is ook noodzakelijk.

2. Gegevensnauwkeurigheid

Informatie zoals tijd en aanwezigheid, vakantie- en ziekteverlof, en de bijbehorende saldi maken een cruciaal onderdeel uit van personeelsbeheerinformatie en moeten daarom tot op de kleinste nauwkeurigheid correct zijn. Bijvoorbeeld, de loonstrookjes in het salaris van een werknemer moeten voldoen aan de vereisten van de staat. Idealiter zou het loonadministratieteam het brutoloon moeten bekijken en goedkeuren voordat dit wordt ingevoerd in de loonberekening, waardoor de nauwkeurigheid van het nettoloon aanzienlijk wordt verhoogd. In uurgebonden omgevingen is de situatie echter anders. Het begrijpen van welke gegevensinvoer in elk land vereist is om de loonadministratie te berekenen en de processen en mensen die de gegevens verzamelen, zijn daarom verantwoordelijkheden van het bedrijf.

3. Technologie benutten

Automatisering van gegevensverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets is hoogstwaarschijnlijk hoe gevoelige wereldwijde loonadministratiegegevens in de komende jaren zullen worden verzameld. Deze moderne technologieplatforms kunnen systeemworkflowmogelijkheden bieden die aangepaste goedkeuringsprocessen, gegevensvalidatie en, het belangrijkst, zelfbediening door werknemers mogelijk maken. Het verbeteren en beter begrijpen van gegevensbronnen en de verzamelingsprocessen is belangrijk. Bedrijven moeten tegenwoordig gelijke tred houden met de veranderende loonwetgeving in elk land waar een bedrijf actief is. Een manier om dit te doen is door te veranderen en efficiënter te maken hoe gegevens worden verzameld met behulp van technologie.

Vooruitgang boeken

Dit artikel heeft vastgesteld hoe wereldwijde naleving van de loonadministratie van belang is voor uw bedrijf. Het gebrek aan geschiktheid en snelheid van uw werknemers die belast zijn met deze taak kan resulteren in de ondergang van uw bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, moeite en geld te investeren in het voldoen aan de vereisten van de wereldwijde loonadministratie. (LEES: 4 Stappen om Wereldwijde Loonadministratie te Implementeren)

Als u op zoek bent naar een bedrijf dat u precies dat kan bieden, Rivermate biedt diensten aan op het gebied van wereldwijde loonadministratie, naleving en HR-tools. Rivermate heeft nalevingspraktijken voor de loonadministratie die meer dan graag nalevingsdiensten voor de loonadministratie willen bieden en uw problemen op dat gebied van uw bedrijf willen aanpakken.

Veelgestelde Vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat het rapporteren van belasting- en informatiebeheer eenvoudiger en efficiënter maakt door te coördineren en corresponderen met de Australische Belastingdienst (ATO). Een STP-enabled software vereist dat u het salaris en loon, de ingehouden belasting en andere informatie van uw werknemers verzendt. Meer in het bijzonder verwacht de ATO dat u de volgende taken uitvoert:

• looninformatie rapporteren aan de ATO elke keer dat u uw werknemers betaalt
• superverplichting informatie rapporteren aan de ATO

De ATO zegt ook dat u uw werknemers geen betalingssamenvatting meer hoeft te geven voor de informatie die u al hebt gerapporteerd en afgerond vanwege de STP. (LEES: Australische Belastingdienst: Single Touch Payroll)

Waarom is loonverwerking noodzakelijk?

Het verwerken van de loonadministratie is een essentiële taak in elk bedrijf, omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer de loonadministratie nauwkeurig en tijdig wordt verwerkt, kunnen werknemers meer betrokken en gemotiveerd zijn om hun verantwoordelijkheden voor het bedrijf uit te voeren. Dit in tegenstelling tot wanneer werknemers loonstrookjes met fouten ontvangen. In dat geval kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf waarvoor ze werken verliezen. Belangrijker nog, een bedrijf dat zich niet houdt aan de wet- en regelgeving voor de loonadministratie zal waarschijnlijk worden geconfronteerd met aanzienlijke boetes.

Wat is wereldwijde loonadministratie?

Wereldwijde loonadministratie is het algehele beheer van de volledige loonadministratiegegevens van een bedrijf voor alle locaties via een enkel systeem. Bedrijven die hun hoofdkantoor op een bepaalde locatie vestigen. zal werknemers die op verschillende locaties werken moeten compenseren, en zo een wereldwijd payrollsysteem creëren.

Wat is payroll compliance?

Payroll compliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en voorschriften die dicteren hoe payroll moet worden verwerkt. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toelagen, aftrekkingen, voordelen en het nettoloon van elke werknemer in een organisatie.

Wat is een payroll aggregator?

Een payroll aggregator is een entiteit die payrollgegevens van de werkgever van een bedrijf verkrijgt en deze distribueert naar het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers in meerdere landen besteden hun payroll uit aan een aggregator.

Welke diensten worden geleverd door Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten aan die verband houden met de behoeften van hun klanten op het gebied van personeel en human resources. Het profileert zich als een bedrijf dat payroll en alle aspecten van het personeel van hun klanten beheert.

Wat zijn de stappen in payrollverwerking in de Verenigde Staten?

Het payrollproces in de VS kan worden samengevat in vijf stappen, namelijk:

1. Voorafgaande payrollverwerking;
2. Betalingen afdrukken;
3. Journaalposten;
4. Payrollrapporten; en
5. Definitieve update. Om werknemers in de Verenigde Staten volledig door een payrollcyclus te verwerken, moeten deze stappen worden voltooid. Een basisbegrip van payrollverwerking is vereist voordat u doorgaat met het opzetten en verwerken van payrollinformatie voor uw werknemers. JD Edwards EnterpriseOne legt hier meer over uit. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een werknemer in een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de wettelijke en regelgevende vereisten die door de staat waarin het bedrijf opereert, worden opgelegd. Dit omvat technische aspecten zoals naleving van de payrollbelasting en vereisten voor loonstroken, evenals algemene aspecten zoals tijdigheid, volledigheid, enzovoort. De compliance officer zorgt er ook voor dat de interne beleidslijnen en statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met het management en het personeel om de regelgevingsrisico's van het bedrijf te beheren en te beperken.