Waarom u de loonadministratie voor uw kleine onderneming zou moeten uitbesteden

Het verwerken van loonadministratie is zo'n taak. Hoewel het wordt beschouwd als een relatief eenvoudige en simpele taak, kan loonadministratie een enorme belasting zijn voor uw bedrijf, vooral wanneer er geen effectieve strategie voor het afhandelen hiervan is. Uw werknemers verwachten eveneens dat zij zo punctueel en soepel mogelijk hun lonen, voordelen en andere vormen van ondersteuning ontvangen. Deze redenen zijn voornamelijk waarom er een groot aantal logistieke hindernissen en papierwerk gepaard gaan met loonadministratie. Een vraag die een ondernemer zichzelf stelt bij de start van het bedrijf is of hij de loonadministratie moet uitbesteden of intern moet houden. Het uitbesteden van loonadministratie neemt een enorme last van uw schouders, maar verhoogt ook uw uitgaven. Dus, wat moet u overwegen voordat u besluit om de loonadministratie uit te besteden?

Wat is loonadministratie?

Voordat we de lijn trekken tussen interne loonadministratie en uitbestede loonadministratie, en analyseren welke optie het beste voor u werkt, moeten we eerst begrijpen wat loonadministratie in detail inhoudt. Loonadministratie is simpelweg een lijst van werknemers aan wie een bedrijf salarissen, lonen of bonussen verschuldigd is. Loonadministratie kan wekelijks, tweewekelijks of maandelijks worden gedaan, afhankelijk van wat het bedrijf het meest effectief acht voor hun operaties. De verschuldigde salarissen worden vaak berekend door de loonadministratieafdeling van het bedrijf. Het is belangrijk dat een kleine ondernemer loonadministratie begrijpt omdat loonadministratie onderworpen is aan federale, staats- en lokale regelgeving. Naleving van loonwetten is niet-onderhandelbaar voor elk bedrijf. Vervolgens kunnen loonadministratie en loonbelastingen ook een aanzienlijke impact hebben op het netto-inkomen van een bedrijf. Een bedrijf kan een groot bedrag aan geld verliezen wanneer loonadministratie roekeloos wordt uitgevoerd. Ten slotte verwachten werknemers ook dat hun werkgevers hen het juiste bedrag op het juiste moment betalen. Fouten in aftrekkingen of inhoudingen, evenals zorgen over punctualiteit, kunnen een aanzienlijke impact hebben op het moreel van de werknemers. Er staat simpelweg veel op het spel bij loonadministratie. Bedrijven moeten daarom voorzichtig te werk gaan bij het beslissen welk loonadministratiesysteem ze willen gebruiken.

Wat is uitbestede loonadministratie?

Het uitbesteden van loonadministratie is in wezen het inhuren van mensen buiten uw organisatie om uw loonadministratietaken uit te voeren. Wanneer u de loonadministratie uitbesteedt, betaalt u professioneel opgeleide experts om het loonadministratieproces van uw bedrijf van begin tot eind te beheren. Idealiter neemt de ingehuurde loonadministratieafdeling alle administratieve en nalevingstaken met betrekking tot de betaling van werknemers over. De uitgebreide taken en verantwoordelijkheden van de afdeling moeten echter worden aangegeven in het servicecontract. Dit kan ook het indienen van loonbelastingen en betalingen namens u omvatten.

Wat is interne loonadministratie?

In tegenstelling tot uitbestede loonadministratie zoekt interne loonadministratie geen hulp van externe organisaties buiten het bedrijf. De afdeling die verantwoordelijk is voor de loonadministratie van de organisatie is intern. Met andere woorden, het personeel dat de verantwoordelijkheid heeft om loonadministratietaken uit te voeren, wordt gecategoriseerd als werknemers. Interne loonadministratiebedienden vallen vaak binnen de afdeling personeelszaken of de financiële afdeling van het bedrijf.

Wat zijn de voordelen en nadelen van uitbestede loonadministratie?

Voordelen

Voordat we ingaan op de voor- en nadelen van het uitbesteden van loonadministratie, is het eerst belangrijk om te begrijpen dat een of alle van deze genoemde redenen niet noodzakelijk van toepassing zijn op absoluut elk klein bedrijf. Rivermate raadt nog steeds aan om een zorgvuldige analyse van het perfecte loonadministratiesysteem voor uw bedrijf uit te voeren.

Nauwkeuriger

Zoals eerder vermeld, hebben werkgevers de plicht om ervoor te zorgen dat de loonadministratie correct en punctueel wordt uitgevoerd, dat wil zeggen, op schema. Voor de meerderheid van de Amerikaanse werknemers is dit een vereiste, niet alleen voor het moreel van de werknemers, maar ook voor hun rekeningen. In een enquête uitgevoerd door de American Payroll Association, zegt 69 procent van de werknemers in de Verenigde Staten dat als hun salaris met slechts een week wordt vertraagd, ze zouden. niet in staat zijn om hun rekeningen te betalen. Als dit probleem aanhoudt, kan het niet op tijd uitbetalen van lonen een slechte invloed hebben op de relaties met werknemers en kan het leiden tot verloop. Payroll outsourcing kan u helpen om nauwkeurigheid te behouden en essentiële operaties te automatiseren om op tijd, elke keer weer, loonstroken te produceren.

Gegarandeerde naleving

Een van de grootste voordelen van het uitbesteden van payroll is dat het de tijd die wordt besteed aan naleving en risicobeheer vermindert. Uw nationale belastingdienstregelgever legt elk jaar miljoenen dollars aan boetes op voor loonbelasting, en het is belangrijk dat elke nalevingswet en -regelgeving op het gebied van payroll wordt nageleefd. Wanneer u besluit om payroll uit te besteden, is het cruciaal om een leverancier in te huren die werkt als uw partner voor naleving van loonbelasting en tegelijkertijd belooft het risico op belastingboetes te verminderen. Belastingaangiften en betalingen kunnen worden afgehandeld door een professioneel payroll- en HR-bedrijf. Een bedrijf dat dit soort naleving uitvoert, zal ook op de hoogte zijn van wijzigingen in belastingregels.

Tijdbesparing

HR- en payrollafdelingen besteden ongeveer 36 uur per week aan nalevingsgerelateerde operaties, zoals het volgen van regelgevende voorstellen en het ontwikkelen en communiceren van nieuwe regels. Bovendien besteden 26 procent van de kleine bedrijven drie tot vijf uur per maand aan het handmatig verwerken van payroll. De meeste, zo niet alle, externe payrollserviceproviders bieden een gecentraliseerde database voor payroll- en aanwezigheidsinformatie. Dit automatiseert en stroomlijnt niet alleen payrollprocessen, maar het vermindert ook tijdsbeperkingen en stelt uw veronderstelde payrollafdeling in staat om te werken aan strategie en andere interne zorgen. Payroll outsourcing helpt u om kritieke tijd in uw werkdag terug te winnen. U zult productiever zijn en meer tijd hebben om te besteden aan belangrijkere activiteiten voor uw bedrijf. Die grote takenlijst zal niet meer zo ontmoedigend lijken.

Nadelen

Net als de hierboven genoemde voordelen, kunnen de nadelen al dan niet van toepassing zijn op uw kleine bedrijf. Het is nog steeds belangrijk om te overleggen met uw managementteam.

Hoge kosten

De standaardaanpak voor de meeste externe payrollproviders is om per loonstrookje te rekenen, of met andere woorden, per werknemer. Voor de grotere bedrijven met duizenden werknemers kan dit een dure optie lijken. Kleinere bedrijven hebben echter meestal minder dan 100 werknemers. Dit betekent dat zij waarschijnlijk betere kostenbesparingen zien door simpelweg payroll uit te besteden. Het idee om een externe organisatie te betalen en in te huren om taken uit te voeren die uw bedrijf gratis had kunnen doen, blijft echter bestaan. U maakt nog steeds aanzienlijke kosten wanneer u payroll uitbesteedt. Payrollproviders rekenen vaak een vergoeding per cheque, die varieert tussen $1 en $5 voor elke verwerkte loonstrook.

Minder veiligheid

Om payroll te beheren, hebben zowel interne teams als externe payrollproviders toegang nodig tot gevoelige informatie zoals bankgegevens van werknemers, roosters, enzovoort. Het versturen van deze gegevens naar een externe provider kan uw kansen op een beveiligingsinbreuk vergroten. Als u besluit om een externe payrollservice te gebruiken, zorg er dan voor dat u hun beveiligingsnormen onderzoekt en alleen samenwerkt met betrouwbare providers.

Verantwoordelijkheid ligt bij uw organisatie

Als een provider er niet in slaagt om de belastingen van de organisatie op tijd en correct te betalen, blijft de organisatie aansprakelijk voor die belastingen. Als u ze niet betaalt, kan uw organisatie te maken krijgen met nalevingsboetes of -straffen. Gelukkig bieden veel arbeidsmanagementbedrijven payrollverwerking samen met belastingnaleving. Als de rapporterende agent zal de provider uw belastingen berekenen, indienen en betalen namens u.

Is het slim om payroll uit te besteden?

Hoe graag Rivermate ook een definitief antwoord wil geven, het hangt echt af van uw bedrijf. Het is slimmer als u eerst een uitgebreide beoordeling uitvoert van de risico's en voordelen van het uitbesteden van payroll voordat u een oordeel velt. Het is cruciaal om de gevaren en beloningen te beoordelen, evenals hoe ze de procedures van uw organisatie kunnen beïnvloeden. Sommige HR-professionals, bijvoorbeeld. voorbeeld, kunnen terughoudend zijn om derden toegang te verlenen tot bedrijfsgevoelige gegevens voor loonverwerking en belastingaangifte. Daarom is het van cruciaal belang om due diligence uit te voeren en te informeren naar de soorten beveiligingsmethoden die door een payroll outsourcing service worden gebruikt. Veel payroll- en HR-outsourcingproviders begrijpen echter hoe belangrijk gegevensbeveiliging is voor bedrijven. Ze maken gebruik van beveiligingsprotocollen volgens de industrienormen en ondergaan regelmatig strenge tests en certificeringen, zoals SOC 1 Type 2 audits, om ervoor te zorgen dat klantgegevens altijd beschermd zijn. Veel payroll- en HR-outsourcingbedrijven waarderen daarentegen het belang van gegevensbeveiliging voor organisaties. Ze gebruiken beveiligingsmethoden volgens de industrienormen en ondergaan regelmatig strenge tests en certificeringen, zoals SOC 1 Type 2 audits, om ervoor te zorgen dat consumentengegevens altijd veilig zijn. Een ander voorbeeld is het begrijpen van de expertise en ervaring die een payroll- en HR-provider biedt aan de samenwerking. Veel outsourcingbedrijven voor payrollbeheer eisen dat hun ondersteunend personeel gecertificeerd is door de American Payroll Association (APA). Deze certificering beoordeelt en certificeert de kennis van een persoon op het gebied van payroll. Sommige payrollservicebedrijven hebben bovendien een gespecialiseerde afdeling voor belastingnaleving in dienst. Deze payroll belastingprofessionals beheren alle loonbelastingbetalingen en -aangiften van uw bedrijf. Ze helpen met federale, staats- en lokale belastingen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf in overeenstemming blijft. Rivermate raadt aan om eerst deze vijf vragen te beantwoorden voordat u een beslissing neemt over het payrollsysteem dat u gaat gebruiken: 1. Als we handmatige loonverwerking doen, neemt dit dan tijd weg die we hadden kunnen investeren in strategische initiatieven? 2. Is ons payrollsysteem effectief? 3. Betalen we onze werknemers op tijd? 4. Hebben we problemen met payroll compliance? 5. Wegen de risico's van het inhuren van een externe payrollprovider op tegen de voordelen?