Thuiswerken en productiviteit

De Complete Gids: Hoe Betaal je Externe Werknemers Uit

Gepubliceerd op:

April 18, 2024

Geschreven door:

Lucas Botzen

Ontdek de meest efficiënte manieren om de loonadministratie voor externe werknemers te beheren zonder de noodzaak van een lokaal kantoor. Van het inhuren als onafhankelijke contractanten tot het samenwerken met lokale bedrijven of het uitbesteden aan een Global Employment Organization, verken de voor- en nadelen en hoe elke methode uw bedrijf beïnvloedt. Perfect voor bedrijven die op zoek zijn naar gestroomlijnde oplossingen in het tijdperk van werken op afstand. Duik in de volledige inzichten over het navigeren door de complexiteit van de loonadministratie voor een wereldwijd team in ons gedetailleerde blogbericht.

Inhoudsopgave

Er zijn verschillende alternatieven voor het beheren van de loonadministratie, afhankelijk van de locatie van de werknemer. Denk aan externe loonadministratie, een betaling aan een lokale partner of het uitbesteden van de loonadministratie aan een externe "bekende werkgever". Er zijn een aantal betalingsoplossingen beschikbaar voor de meeste externe werknemers, ervan uitgaande dat het bedrijf geen dochteronderneming of kantoor heeft op de locatie van de werknemer. Het is voor veel bedrijven niet kostenefficiënt om een kantoor op te zetten waar elk teamlid op afstand werkt.

1. Betaal externe werknemers als onafhankelijke contractanten (zelfstandigen)

Vaak gebruiken bedrijven onafhankelijke contractanten voor extern werk, wat het betalingsproces kan vereenvoudigen. Aangezien de contractant verantwoordelijk is voor zijn eigen belastingen en voordelen, hoeft het bedrijf alleen de betaling aan de werknemer over te maken volgens de overeengekomen voorwaarden en planning.

Voordelen

Het is relatief eenvoudig en snel te regelen;
Bij (eenzijdige) ontevredenheid kun je gemakkelijk afstand nemen van een zelfstandige;
Je betaalt de zelfstandige alleen voor de uren die hij/zij werkt;

Nadelen

Facturen van de zelfstandige "moeten" altijd gecontroleerd worden;
Je creëert over het algemeen geen loyaliteit van de zelfstandige naar het bedrijf;
Je kunt de zelfstandige geen voordelen bieden;
Je loopt een groot risico dat de zelfstandige onder "schijnzelfstandigheid" valt, wat resulteert in extra kosten en mogelijk een boete voor het bedrijf en de zelfstandige (lees hier meer over in onze blog: Schijnzelfstandigheid, wat is het?);
Zelfstandigen kunnen zich ook onmisbaar maken binnen een bedrijf, waardoor je als bedrijf afhankelijk kunt worden van het individu.

2. Betaal externe werknemers via een lokale partner

Als bedrijf kun je samenwerken met een lokale partner of vestiging in het land van verblijf van de werknemer. Dit bedrijf kan bereid zijn om de werknemer op zijn loonlijst te plaatsen. In wezen zou de werknemer een wettelijke werknemer van de partner zijn en deel uitmaken van hun loon-, inhoudings- en vergoedingssysteem. Het thuisbedrijf zou het werk van de werknemers blijven aansturen en superviseren. Deze optie is vaak wat vergezocht, omdat het veel tijd kost om de juiste partner te vinden.

3. Uitbesteding van het loonproces voor externe werknemers

Het inschakelen van derden om de loonadministratie uit te besteden is een effectieve oplossing voor het betalen van een externe werknemer in het buitenland (of tussen staten en regio's in het thuisland). Een optie is om een lokale loonadministrateur te gebruiken, maar de betere optie is een Global Employment Organization (GEO) service, die volledige naleving van de loon- en arbeidswetgeving biedt in het land van de werknemer. De GEO-service verschilt van loonadministratie doordat de GEO een rechtspersoon heeft die optreedt als de lokaal geregistreerde werkgever voor de externe werknemer. Zie hoe Rivermate dit proces hier afhandelt.