Een wereldwijde salarisadministratieprovider kiezen? 8 factoren om te evalueren.

Het beheren van de loonadministratie is niet gemakkelijk, en het vinden van het loonproces dat werkt voor uw bedrijf kan stressvol zijn. Wanneer uw bedrijf begint uit te breiden naar andere landen, wordt het complexer. U moet navigeren door lokale wetten en regelgeving. Er zijn ook verschillen in talen en valuta's, wat de loonadministratie overweldigend kan maken. Hier kan een wereldwijde loonservice van pas komen. Het stelt u in staat om de loonadministratie te stroomlijnen en naleving in nieuwe landen te handhaven. Een ervaren team dat de wereldwijde loonadministratie voor uw bedrijf beheert, zal uw tijd vrijmaken zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

Hoe beheert u een wereldwijde loonadministratie?

Kleine bedrijven met een paar wereldwijde werknemers zullen waarschijnlijk de internationale loonadministratie intern beheren. Hetzelfde geldt voor grote wereldwijde bedrijven. Het is meestal de meest kosteneffectieve oplossing voor de twee. Ze huren een persoon in om de loonadministratie voor die paar werknemers te beheren of een heel team om dat bedrijf breed te doen. Er is echter ook het merkwaardige geval van middelgrote bedrijven. Voor hen is het te veel voor één persoon om te beheren, maar het inhuren van een heel team is te duur. Deze bedrijven besluiten vaak om de wereldwijde loonadministratie uit te besteden. Ze vertrouwen op een Employer of Record (EOR) of een Professional Employer Organization (PEO) voor wereldwijde loonadministratie. Kort gezegd biedt een EOR aan om wereldwijd talent in te huren zonder dat u een lokale entiteit hoeft op te zetten. In tegenstelling tot een PEO, zal het werken met een EOR u beschermen tegen de mogelijke juridische implicaties van slecht beheerde loonadministratie. Toch, hoe weet u of een wereldwijde loonadministratieprovider geschikt is voor uw bedrijf? Hier zijn enkele richtlijnen voor het kiezen van de beste wereldwijde loonservice.

De juiste wereldwijde loonadministratieprovider vinden: Alles wat u moet weten

Bij het uitbesteden van wereldwijde loonadministratie kan de juiste PEO of EOR veel verantwoordelijkheden van uw takenlijst halen. Ze kunnen ervoor zorgen dat elke werknemer op tijd zijn salaris ontvangt en dat de relevante HR-processen compliant zijn. U moet providers echter zorgvuldig screenen. U besteedt tenslotte een belangrijk deel van uw bedrijf uit. Hier is waar u op moet letten terwijl u uw opties verkent, zodat u de juiste provider voor uw bedrijf kunt identificeren.

1. Locatie

Uw wereldwijde loonadministratieprovider moet aanwezig zijn in het land waar u wilt inhuren. Controleer welke landen ze dekken en vergelijk de locaties met uw groeiplannen en uitbreidingsplannen. Houd rekening met de korte- en langetermijnuitbreidingsplannen van uw bedrijf. U overweegt misschien vandaag een enkel land, maar dat kan in de toekomst veranderen. Uw wereldwijde loonadministratieprovider zal zijn best doen om uw bedrijf zo efficiënt mogelijk te onboarden. Maar, het proces kan rigoureus en tijdrovend zijn omdat het te maken heeft met gevoelige gegevens. Door de juiste provider te kiezen en de locaties te screenen, kunt u het proces zo snel mogelijk doorlopen. Vergeet niet om tijdens interviews met providers te vragen naar hun uitbreidingsplannen. Hun dekking omvat misschien vandaag geen specifiek land, maar net als uw bedrijf streven zij ook naar groei. Ze kunnen nieuwe landen in de pijplijn hebben, of overwegen deze toe te voegen om aan uw behoeften te voldoen.

2. Naleving

Aanwezigheid hebben in een land waar u wilt inhuren is niet genoeg. Uw wereldwijde loonadministratieprovider moet ook een ervaren en goed geïnformeerd team hebben. Ze moeten op de hoogte zijn van lokale wettelijke vereisten, valuta's en andere relevante factoren. Het is essentieel om een provider te kiezen die goed op de hoogte is van de regelgeving in de landen waar u van plan bent uit te breiden. Het belangrijkste doel is om mogelijke juridische problemen of complicaties in de toekomst te vermijden. Het is een beslissende factor, maar de moeilijkste om in te schatten. Zoek naar klantbeoordelingen om u te helpen begrijpen hoe bekend uw provider is met lokale regelgeving in een bepaald land.

3. Aangeboden functies

De meeste wereldwijde loonadministratieproviders bieden dezelfde diensten aan. U mag verwachten dat uw wereldwijde loonservice:

• Loonadministratie en belastinginhouding beheert,
• Loonstroken en salarisstroken distribueert en belastingen indient,
• Nalevingscontroles uitvoert,
• Assisteert met. workerclassificatie, Het moet ook bieden: - Beheer van aannemers, - Werkgever van Record Services, - Voordelen administratie, - Klantenservice voor salarissoftware, - Bescherming van IE-rechten. Echter, niet alle aanbieders bieden dezelfde set van diensten. Neem de tijd om de specifieke kenmerken en diensten van elke wereldwijde salarisaanbieder te beoordelen om ervoor te zorgen dat ze aan de behoeften van uw bedrijf voldoen.

4. Werknemers en aannemers

Een betrouwbare partner moet u helpen om alle bases te dekken. Dus, als u werknemers en onafhankelijke aannemers in uw team heeft, heeft u een wereldwijde betalingsaanbieder nodig die in staat is om relevante vereisten voor beide aan te pakken. Er zijn verschillende regels voor deze twee entiteiten in sommige landen, wat de loonadministratie verder compliceert. Dit is de reden waarom sommige salarisaanbieders aannemers helemaal vermijden en zich alleen op werknemers richten. Als u vaak op aannemers vertrouwt, kan dit een dealbreaker zijn. De beste aanbieders kunnen ook hun hulp bieden bij classificatie en juridische naleving in deze kwestie. Ze kunnen u helpen de risico's van verkeerde classificatie te verlagen of helpen uw aannemers om te zetten in werknemers.

5. Betrouwbaarheid

U zult gevoelige gegevens over uw bedrijf moeten delen met uw wereldwijde salarisaanbieder. Daarom heeft u een competente en betrouwbare partner nodig - iemand die u kunt vertrouwen om de gegevens veilig te houden. Zorg ervoor dat u de software van uw wereldwijde salarisaanbieder evalueert aan de hand van best practices in gegevensbeveiliging. Uw salarisaanbieder moet alle benodigde informatie verstrekken in hun privacybeleid. Ze moeten ook een sterk beleid hebben voor gegevensversleuteling en gegevensbewaring. De software moet voldoen aan de relevante regelgeving, waaronder bijvoorbeeld de AVG. Vergeet ook niet om uzelf te informeren over het back-upplan van de aanbieder en hoe ze zouden reageren op een mogelijke datalek.

6. Klantondersteuning

Een goede aanbieder zal u zowel wereldwijde salarissoftware als ondersteuning bij het gebruik ervan bieden. Het platform moet gebruiksvriendelijk zijn en de nodige functies bieden zonder u en uw team te overweldigen. U moet snel de gegevens kunnen vinden die u nodig heeft en taken kunnen uitvoeren zonder een uitgebreide handleiding te hoeven lezen. Het platform moet ook een sterke set functies bieden, aangezien u erop zult vertrouwen om handmatige en complexe taken te automatiseren. Het moet ook gedetailleerde en nauwkeurige rapporten bieden, bij voorkeur in real-time. Vergeet niet om de aanbieder te vragen of het platform kan integreren met uw boekhoudsoftware. Dit kan helpen de inherente risico's van handmatige gegevensinvoer te minimaliseren en het salarisproces verder te stroomlijnen. Ook, als het platform overweldigend of verwarrend wordt, moet de aanbieder er zijn om ondersteuning en begeleiding te bieden. Controleer relevante gebruikersbeoordelingssites om te zien wat andere gebruikers hebben ervaren. U moet weten of u op hen kunt rekenen om u snel en efficiënt te helpen.

7. Aanvullende diensten

Neem geen genoegen met de basis, vooral niet als deze gepaard gaan met een aanzienlijk prijskaartje. U vertrouwt op een aanbieder om de salarisadministratie soepel te laten verlopen. Maar ze moeten u ook helpen om snel op of af te schalen of aanvullende, overeengekomen HR-functies uit te voeren. U moet bijvoorbeeld ad-hoc betalingen doen naast het salaris aan uw werknemers. Een goede aanbieder moet dit kunnen ondersteunen terwijl hij voldoet aan de lokale regelgeving. De meeste aanbieders zullen u een demo, een gratis proefperiode of een doorloop van hun platform en processen aanbieden, dus maak daar gebruik van. Het zal u helpen inschatten of de aanbieder uw vertrouwen en prijskaartje waard is.

8. Prijsstelling

Wanneer u aanbieders evalueert, moet de prijsstelling een rol spelen in uw beslissing. Wereldwijde salarisaanbieders bieden verschillende soorten prijsstellingen, dus u moet degene vinden die het beste bij uw budget past. Zorg ervoor dat u rondkijkt en ziet welke aanbieder de meeste functies biedt voor het geld dat u bereid bent te betalen. U wilt niet bezuinigen op essentiële functies, aangezien dit u veel kan kosten. meer op de lange termijn. Maar het heeft ook geen zin om te veel te betalen voor functies. ## Het kiezen van uw wereldwijde payroll-provider draait allemaal om de juiste beoordeling Er zijn veel gerenommeerde wereldwijde payroll-providers, dus probeer ze in detail te evalueren voordat u zich aanmeldt voor hun diensten om de juiste te kiezen. De eerste stap is altijd om uw bedrijfsdoelen en behoeften te beoordelen. U moet rekening houden met het aantal wereldwijde werknemers dat u heeft en van plan bent in de toekomst aan te nemen. Noteer uit welke landen ze komen. U moet kijken naar aspecten van uw payroll-activiteiten waarvan u profiteert door ze uit te besteden. Wees ook pragmatisch over uw budget. Zodra u een goed idee heeft van de huidige situatie van uw bedrijf en waar u over een paar jaar wilt zijn, vergelijkt u de lijst met potentiële providers. Dit beperkt de keuzes en vereenvoudigt uw zoektocht naar de juiste wereldwijde payroll-provider. Vergeet niet om elke provider te interviewen en gebruik te maken van eventuele demo's, doorlopen of gratis proefversies die ze aanbieden. Klantbeoordelingen kunnen u ook helpen de kwaliteit van de service die u kunt verwachten in te schatten. Ten slotte kan het hebben van de juiste wereldwijde payroll-provider verdere bedrijfsgroei garanderen. Zorg ervoor dat u elke provider beoordeelt op basis van uw specifieke behoeften en vereisten voordat u een beslissing neemt. Met de juiste partner kunt u efficiënte payroll-verwerking hebben en zich geen zorgen maken over naleving. ## FAQ: Wat is wereldwijde payroll? Wereldwijde payroll is het proces van het beheren van de payroll voor werknemers in verschillende landen. Het voorziet uw wereldwijde team van salarissen terwijl het voldoet aan de lokale regelgeving. Hoe werkt wereldwijde payroll? Wereldwijde payroll werkt door alle payroll-processen voor wereldwijde werknemers te centraliseren in één systeem of met één provider. Het zorgt voor consistente en nauwkeurige payroll-verwerking. Het zorgt ook voor naleving van de lokale regelgeving in elk land. Hoe doe je wereldwijd payroll? Om wereldwijd payroll te doen, moeten bedrijven een juridische entiteit oprichten in elk land waar ze werknemers in dienst hebben. Of ze kunnen samenwerken met een wereldwijde payroll-provider. Een wereldwijde payroll-provider is een organisatie die payroll beheert in meerdere landen. Ze stroomlijnen de payroll voor nauwkeurige en tijdige betalingen aan werknemers wereldwijd. De provider kan ook zorgen voor naleving van de lokale regelgeving.