De complete gids: 4 stappen om de wereldwijde loonadministratie te implementeren.

Een fundamenteel onderdeel van elk bedrijf, salarisadministratie is cruciaal om werknemers tevreden en loyaal aan een bedrijf te houden. Een bedrijf dat consequent een snelle en efficiënte salarisadministratie hanteert, behoort vaak tot de meest succesvolle bedrijven, omdat het bewijst dat het bedrijf zijn werknemers op waarde schat. Zoals het gezegde luidt: “Zorg goed voor je werknemers, en je werknemers zullen goed voor je bedrijf zorgen.” Gezien het grote belang van een efficiënt salarisadministratiesysteem, kan het complex worden naarmate een bedrijf groeit, vooral wanneer er sprake is van wereldwijde uitbreiding. Van alleen voltijdse en deeltijdse lokale werknemers, vereist de matrix enkele technische aanpassingen wanneer internationale werknemers zich bij het team voegen. Dit is waar een wereldwijde salarisoplossing kan helpen om het proces te vereenvoudigen en te stroomlijnen.

Fasen van Salarisplanning

Het plannen van de implementatie van wereldwijd salarisbeheer is net zo belangrijk als het daadwerkelijke wervingsproces van wereldwijde werknemers. Hier zijn de stappen om te overwegen als je een succesvol wereldwijd salarisadministratiesysteem wilt opzetten:

Raadpleeg Lokale Experts

Het creëren van een wereldwijd salarisbeheersysteem begint met het onderzoeken van het land waar de internationale werknemer is gevestigd. Je hebt alle benodigde informatie nodig om een concurrerend aanbod te doen aan potentiële werknemers. Het hebben van een lokale expert om mee te overleggen geeft je bedrijf een aanzienlijk voordeel bij het up-to-date blijven en naleven van lokale regelgeving zoals arbeidswetten en belastingcodewijzigingen. Deze informatie kan online beschikbaar zijn, maar het geeft niet zoveel autoriteit als wanneer je een lokale expert ter plaatse hebt. Het hebben van een lokale expert maakt je salarisadministratiesysteem betrouwbaarder en up-to-date, terwijl het de leercurve over deze zaken aanzienlijk verkort. De lokale expert kan ook het arbeidscontract beter opstellen dan wie dan ook.

Stel de Juiste Vragen

Het kennen van de juiste vragen om te stellen of te onderzoeken kan een stap zijn die voorafgaat aan het vinden van een lokale consultant. Dit is een proactieve methode die essentieel is in de vroege stadia van het wervingsproces. De onderstaande vragen zijn een goed beginpunt:

• Wat zijn de standaard werkuren en het aantal jaarlijkse vakantiedagen?
• Wat zijn de verplichte en niet-verplichte voordelen op de lokale markt?
• Welke belastbare items moeten op de loonstrook verschijnen?
• Welke documenten is de werkgever wettelijk verplicht te verzamelen en te bewaren voor elke werknemer?

Deze vragen bestrijken enkele van de gebruikelijke verschillen tussen landen. Voorbeelden zijn of een pensioen deel uitmaakt van de sociale zekerheid of een voordeel bovenop de sociale zekerheid en of medische en levensverzekeringen als een belastbaar voordeel worden beschouwd of dat er een apart formulier voor nodig is.

Verzamel de Benodigde Documenten

Zodra het wervingsproces is voltooid, volgt het onboardingproces. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en bewaren van de documenten van werknemers. Deze documenten verschillen per land, maar de meeste bevatten relatieve vormen van het volgende:

• Werknemersidentificatienummer/socialezekerheidsnummer/Belastingidentificatienummer
• Werkvisum/I-9 Werkgelegenheidsdocument/W4-formulier (of lokaal equivalent)
• Aanmeldingsformulier/CV/Contactgegevens
• Bankgegevens
• Gezondheids- en pensioenvoordelenregister
• Werknemershandboek (overzicht van bedrijfsbeleid)

Het is belangrijk dat het bedrijf deze documenten met de grootste zorg behandelt, aangezien het verkeerd omgaan met deze bestanden kan leiden tot zware straffen.

Integreer Wereldwijde Salarissoftware met Je Beheersystemen

Na het waarborgen van wettelijke naleving en volledige onboarding van werknemers, is de laatste stap het implementeren van een salaris- en betalingsoplossing. Met de complexiteit van het beheren van een wereldwijd team, zou het onredelijk zijn om een handmatig proces te handhaven.

Belangrijke Integraties

HRIS is een human resource informatiesysteem waarmee bedrijven al het HR-administratieve werk kunnen bijhouden en verbeteren, zoals het bijhouden van kosten, uren, aanwezigheid en meer. Het hebben van een wereldwijd HRIS maakt salarisrapportage eenvoudiger en efficiënter door eerder handmatige taken te elimineren.

Uitgavenbeheer is een systeem dat eenvoudig... monitort en volgt de uitgaven van werknemers en houdt rekening met alle uitgaande betalingen zoals zakelijke reiskosten en andere door werknemers geïnitieerde kosten. Single Sign-On (SSO) is een beveiligingsprocedure die gebruikers in staat stelt om met één enkele toegangscode toegang te krijgen tot al hun applicaties. Dit voorkomt dat mensen herhaaldelijk hun gebruikersnamen en wachtwoorden moeten invoeren bij het gebruik van meerdere applicaties. ## Rivermate’s Global Payroll and HR Solution Het inhuren van personeel in het buitenland of het beheren van een wereldwijd team kan een grote uitdaging zijn voor bedrijven. Rivermate maakt wereldwijd loonbeheer en HR-beheer eenvoudig voor u door een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk platform te bieden, dat uw loonadministratie, werknemers en aannemers consolideert en vertrouwen opbouwt tussen u en uw werknemers door een systeem te hebben dat transparantie van de loonadministratie mogelijk maakt. Werknemers worden betaald in hun lokale valuta en ontvangen loonstroken in hun moedertaal via het beveiligde portaal van Rivermate. Ontdek hoe Rivermate’s wereldwijde loonoplossing alle aspecten van loonbeheer beheert, inclusief het inhuren, onboarden, beheren en betalen van een wereldwijd team. Wij zijn een vertrouwde Employer of Record in Denemarken, Israël, Canada en 150+ andere landen.