Come Kaleidos ha assunto il suo primo dipendente in Andorra in modo conforme alle norme, quando il loro attuale Employer of Record (EOR) non offriva copertura

About Kaleidos

Kaleidos è una società di tecnologia dell'informazione con sede a Madrid, fondata nel 2011. L'azienda incubates e gestisce prodotti open-source propri, con un focus sulla tecnologia del software libero costruita per una base di utenti globale. Il suo prodotto principale è Penpot, la prima piattaforma di design open-source creata per la collaborazione tra design e sviluppo. Con un team di 11 a 50 persone e una cultura esplicitamente incentrata sulle persone, Kaleidos assume a livello internazionale per portare le competenze giuste indipendentemente dalla posizione.

The challenge

Quando Kaleidos decise di assumere un dipendente in Andorra, il primo ostacolo non fu l'assunzione stessa: fu il loro attuale provider Employer of Record, EOR.

Kaleidos già collaborava con un EOR per assunzioni internazionali in altri mercati, e tali accordi avevano funzionato abbastanza bene. Ma quando presentarono una richiesta in Andorra al loro fornitore, la risposta fu no. L'Andorra rientrava al di fuori di ciò che potevano supportare.

Ciò era importante perché l'Andorra non è un paese in cui un'azienda senza esperienza in loco può improvvisare. Come ha descritto Marta Ardizone, Responsabile delle Persone e della Cultura di Kaleidos: "Ogni paese ha le sue regole occupazionali, e l'Andorra è abbastanza particolare, complicata e difficile. Avevamo bisogno di qualcuno che comprendesse realmente come funzionava tutto."

Il team HR di Kaleidos non aveva precedenti esposizioni alle leggi sul lavoro in Andorra e nessun contatto locale. Ricercare le regolamentazioni locali e gestire l'assunzione in modo indipendente avrebbe richiesto molto tempo, senza alcuna garanzia che il candidato fosse ancora disponibile alla fine. Una entità locale per un singolo assunzione non era un'opzione.

Avevano bisogno di un secondo provider EOR. La ricerca li portò a Rivermate.

What was at stake

L'Andorra non è uno stato membro dell'UE. Opera sotto il proprio quadro normativo occupazionale, la Llei 31/2018 de relacions laborals (Legge sulle relazioni lavorative dell'Andorra), e il proprio sistema di immigrazione. Non riflette automaticamente i framework dei paesi limitrofi, Francia e Spagna.

Per un dipendente non residente, lavorare in Andorra richiede un Permesso di Residenza Attivo: un'autorizzazione combinata di lavoro e residenza rilasciata dal Servei d'Immigració d'Andorra. Il processo è gestito dal datore di lavoro. Il datore di lavoro andorrano (in un accordo di EOR, Rivermate) deve dimostrare un'offerta di lavoro autentica e giustificare perché la posizione non può essere coperta da un candidato locale. La domanda include il contratto di lavoro firmato, le qualifiche del dipendente e documentazione di supporto. L'Andorra, inoltre, applica una quota annuale di permessi per lavoratori stranieri, il che significa che la disponibilità non è garantita e i tempi sono importanti.

Sul fronte occupazionale, tutti i contratti devono essere in forma scritta e in catalano, lingua ufficiale. I contributi previdenziali del datore di lavoro sono versati a CASS (Caixa Andorrana de Seguretat Social), coprendo assistenza sanitaria, maternità e pensione.

C'era anche un secondo momento di conformità più avanti nella partnership. Kaleidos aveva una domanda sulle condizioni del dipendente che richiedeva una risposta chiara e precisa: cosa fosse legalmente possibile, quali rischi ci fossero e come gestirlo correttamente.

“Ogni volta che avevamo domande sulla legge sul lavoro locale, avevamo sempre qualcuno che ci guidava. Avevamo una situazione delicata riguardo alcune condizioni dei lavoratori, e Rivermate ha spiegato esattamente cosa fosse possibile, i rischi e come farlo in modo conforme,” come menzionato da Marta.

Why they chose Rivermate

Due cose hanno orientato la decisione. La prima era la copertura: Rivermate poteva operare in Andorra quando l'attuale EOR di Kaleidos non poteva, grazie a una combinazione di entità dirette e partner in loco che permette a Rivermate di raggiungere mercati raramente serviti da altri provider.

La seconda era la qualità della conversazione iniziale. Sin dal primo contatto, Rivermate ha spiegato a Marta Ardizone come avrebbe funzionato il processo di assunzione, quanto tempo avrebbe richiesto, quali complicazioni si potevano incontrare e come gestirle. Per un team senza esperienza pregressa sulla legge del lavoro in Andorra, quel livello di specificità era fondamentale: eliminava l'incertezza di lavorare con una giurisdizione sconosciuta e un fornitore sconosciuto contemporaneamente.

Il dettaglio che le è rimasto più impresso non riguardava affatto Kaleidos. Rivermate si è offerta di parlare direttamente con il dipendente prima che l'onboarding iniziasse, spiegando il processo, la tempistica e cosa l'individuo avrebbe dovuto affrontare dalla sua parte. Per un responsabile delle persone e della cultura il cui ruolo è l’esperienza di ogni persona assunta da Kaleidos, un EOR che estendeva quella cura alla singola assunzione rappresentava un segnale significativo.

“Non mi sembra di essere solo un altro cliente. Anche se sono un piccolo cliente, perché ho solo un paese e un lavoratore, non ho l’impressione che Rivermate faccia differenze tra noi e clienti con molti lavoratori,” ha detto Marta.

What Rivermate did

Karl van der Weert, che guida il team di Customer Success di Rivermate, ha preso in carico il progetto da maggio 2025. Il team ha coordinato entrambe le attività richieste per un'assunzione in Andorra: il contratto di lavoro secondo la legge locale e il Permesso di Residenza Attivo per il dipendente. La rete di partner locali di Rivermate ha gestito gli aspetti sul territorio.

Da lì, il rapporto di lavoro si è stabilizzato in qualcosa che Kaleidos cercava: linee snelle, risposte rapide e nessun processo inutile. Come ha descritto Marta, “È stato molto facile. Karl era sempre lì quando avevamo bisogno di lui, e non ha creato riunioni inutili o lunghe catene di email. La comunicazione è stata rapida, diretta, e proprio quello che cercavamo,”

Più avanti nella partnership, è sorta una domanda di conformità riguardo alle condizioni del dipendente. Il team di Rivermate ha spiegato cosa fosse legalmente possibile, i rischi e come procedere nel rispetto del quadro locale.

What this means for similar companies

Se usi un provider EOR per i tuoi mercati principali e poi ti trovi a dover assumere in un paese fuori dalla loro copertura, ti trovi nella stessa situazione affrontata da Kaleidos. Le opzioni tendono a sembrare poco valide: trovare un secondo provider, navigare da soli tra le leggi locali, o perdere il candidato a causa del ritardo.

L'Andorra rappresenta un esempio specifico di un pattern più ampio: giurisdizioni legalmente distinte, scarsamente servite dalle grandi piattaforme EOR, e difficili da navigare senza una reale conoscenza in loco. La combinazione di entità dirette e partner in loco di Rivermate in oltre 180 paesi è costruita proprio per raggiungere questi mercati.

Per aziende di tecnologia open-source e altre imprese con orientamento internazionale che assumono in mercati dove l'expertise sulla legge del lavoro locale è rilevante, il modello è sempre lo stesso: un punto di contatto, conoscenza locale già attiva, e un team che tratta un cliente per singola assunzione con la stessa attenzione riservata ai più grandi clienti.