Come imprenditore, conosci l'importanza di avere i talenti giusti nel tuo team. Tuttavia, probabilmente hai sperimentato alcune frustrazioni cercando di assumere i migliori talenti dall'estero.
Gestire più valute, leggi sul lavoro e altre complessità legate all'avere un team globale può essere stressante. Organizzare Contractors e freelancers comporta le proprie sfide. Avviare una presenza in ogni paese in cui desideri assumere è un investimento considerevole. Dovrai anche assumere persone per aiutarti con compiti amministrativi.
Un buon servizio di Employer of Record (EOR) può aiutarti con la maggior parte di questi aspetti. Con un buon EOR, puoi assumere personale a livello globale senza avere una presenza fisica nei loro paesi. Inoltre, puoi esternalizzare servizi di payroll, conformità legale e risorse umane al tuo EOR.
Avere un EOR affidabile ti permette di godere della presenza di grandi talenti nel tuo team. Non dovrai dedicare tempo ed energie ai compiti amministrativi che accompagnano l’assunzione di lavoratori globali.
Che cos’è un Employer of Record?
Un Employer of Record è un’organizzazione che assume legalmente i dipendenti nei rispettivi paesi. Il dipendente lavora per la tua azienda e tu sei responsabile delle sue attività quotidiane.
Un EOR funge come datore di lavoro “sulla carta”. Sono responsabili dell’amministrazione e delle responsabilità di datore di lavoro verso il tuo nuovo dipendente. L’Employer of Record di solito possiede entità nei paesi che copre. Può assumere talenti, gestire il loro payroll e fornire benefici statutari.
Poiché non devi navigare tra le complessità di avviare una presenza in un nuovo paese, il processo di assunzione è rapido indipendentemente da dove provenga il tuo nuovo dipendente. Non dovrai preoccuparti di conformità, payroll in valute diverse o altre differenze.
Quali sono i servizi offerti da un EOR?
Se decidi di affidarti a un servizio di EOR per assumere i tuoi nuovi dipendenti, puoi contare su di lui per gestire tutto ciò che riguarda conformità fiscale e legale.
Il tuo Employer of Record preparerà e creerà tutta la documentazione affinché l’assunzione avvenga legalmente. Include la stesura di contratti conformi alle leggi locali e la gestione del payroll dei dipendenti. L’EOR si occuperà anche di rinnovi e cessazioni per i tuoi dipendenti globali.
A seconda del tuo fornitore di servizi, puoi anche contare su:
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Elaborare e finanziare il payroll dei tuoi dipendenti,
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Raccogliere e processare i timesheet,
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Trattenere e presentare le tasse,
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Rilasciare il modulo W2 entro la data di scadenza,
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Gestire assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e disoccupazione,
Il tuo Employer of Record può aiutarti a completare e conservare i moduli I-9, o il loro equivalente nel paese in cui lavora il tuo dipendente. Potrebbero offrire di gestire anche assicurazioni e di aiutarti a rispettare E-Verify o il suo equivalente.
Alcuni servizi di Employer of Record ti assisteranno anche nella gestione del processo di onboarding per il tuo nuovo dipendente. Possono offrire controlli di background e screening dei nuovi assunti. Possono inoltre supportarti nella gestione dei tuoi dipendenti globali e fornire un sistema centralizzato per affrontare le loro richieste.
Puoi anche fare affidamento sul tuo Employer of Record per fornire benefici statutari e supplementari. La possibilità di offrire questi benefici, indipendentemente dal paese di residenza, ti aiuterà ad attrarre e mantenere i migliori talenti nella tua azienda.
Quali sono i vantaggi di assumere un EOR?
Il suo aiuto nel fornirti i mezzi per assumere e trattenere grandi talenti a livello globale è solo uno dei tanti vantaggi di rivolgersi a un EOR.
Il beneficio più importante per molte aziende è la velocità. Stabilire una presenza nel paese da cui vuoi assumere richiede molto tempo. Può richiedere settimane o mesi, a seconda del paese. Questo potrebbe non essere l’ideale per un’azienda che vuole assumere e onboarding velocemente.
Avviare una presenza comporta anche un investimento iniziale notevole. In alcuni paesi, creare una società può costare anche meno di $100, in altri può arrivare a decine di migliaia di dollari. Vuoi assicurarti di essere in conformità con le leggi, quindi probabilmente dovrai investire in consulenza legale e professionisti delle risorse umane per gestire il payroll nel paese.
Con un EOR, puoi assumere dipendenti con una quota mensile fissa e non preoccuparti di leggi e regolamenti locali. Non doversi preoccupare di conformità potrebbe essere il beneficio più grande di tutti.
Esternalizzi tutte le attività legali e amministrative legate al tuo dipendente assumendo un EOR. Poiché l’EOR è il datore di lavoro legale, sei anche protetto da eventuali responsabilità relative ai tuoi nuovi dipendenti.
È responsabilità dell’EOR mantenere sempre la conformità alle normative locali e adattarsi ai cambiamenti legislativi. In breve, il principale vantaggio di avere un partner EOR affidabile è che puoi assumere grandi talenti a livello globale e goderti il loro contributo alla tua azienda, senza tutte le responsabilità gravose.
Quando assumere un EOR?
Un EOR può essere un’ottima opzione per la tua azienda se cerchi grandi talenti che non puoi reperire localmente. Può aiutarti ad esternalizzare compiti HR complessi e darti la velocità di entrare in nuovi mercati.
Quando assumere talenti globali
Il talento globale ti darà quell vantaggio competitivo di cui la tua azienda ha bisogno per prosperare.
Tuttavia, non molti dipendenti sono disposti a trasferirsi per lavoro, specialmente con il lavoro remoto come alternativa molto diffusa. Solo l’1,6% di tutti gli americani si è trasferito per lavoro nei primi mesi del 2023. Anche i freelancer e contractors indipendenti comportano rischi propri. Quindi, se vuoi assumere il miglior candidato da un altro paese come dipendente, affidarsi a un EOR è la soluzione.
Quando il payroll globale diventa ingestibile
Puoi anche fare affidamento su un EOR per esternalizzare il payroll globale del tuo nuovo team internazionale. Avere un team esperto che gestisce payroll, conformità e tutte le attività rilevanti garantirà che tu rispetti tutte le responsabilità legali verso i tuoi nuovi dipendenti. Allo stesso tempo, libererà il tuo tempo per concentrarti sulla crescita della tua attività e sul miglioramento del prodotto o servizio.
Quando devi testare o entrare velocemente in nuovi mercati
Affidarsi a un EOR può risultare vantaggioso quando devi testare mercati in nuovi paesi. A volte un’espansione completa potrebbe non essere economicamente sostenibile. Tuttavia, assumere un piccolo team tramite un Employer of Record per testare se espandersi sarà proficuo potrebbe essere una strategia valida.
Se il mercato mostra potenzialità, puoi fare affidamento su un EOR per scalare ulteriormente o ridimensionare se non è profittevole. Poiché non devi avviare una presenza ufficiale o chiuderla, con un EOR puoi agire rapidamente. Potrebbe essere un grande vantaggio se l’opportunità dura solo per un periodo limitato.
Alternative all’EOR
Naturalmente, affidarsi a un EOR potrebbe non essere la soluzione migliore per tutte le aziende. Non tutte beneficiano di questa forma di impiego permanente; potrebbero essere più conveniente freelancer o contractor indipendenti. Esternalizzare il lavoro a un’agenzia o creare una partnership con un’altra azienda può essere talvolta una scelta più saggia.
Perché assumerei un EOR invece di contractor indipendenti?
Assumere un contractor indipendente ha vantaggi e svantaggi. Possono offrire competenze specifiche di cui la tua azienda potrebbe beneficiare. A breve termine, sono spesso un’alternativa più economica rispetto all’assumere tramite un EOR a livello permanente.
Tuttavia, i contractor indipendenti e i dipendenti non sono la stessa cosa. I contractor stabiliscono i propri orari e compiti quotidiani. Inoltre, decidono come viene svolto il lavoro. Non ci si può aspettare che accettino incarichi extra rispetto al loro contratto o abbiano lo stesso senso di lealtà verso la tua azienda di un dipendente.
L’aspetto più importante da considerare nell’assunzione di contractor indipendenti è il problema di classificazione dei dipendenti. Ogni paese ha le proprie regole su cosa significhi classificare qualcuno come contractor indipendente.
Puoi raggiungere un accordo reciproco con il contractor su quando e come svolgerà il lavoro. Tuttavia, è fondamentale assicurarsi che la tua azienda sia conforme alle normative vigenti. Devi evitare sanzioni per errata classificazione del lavoratore.
Devo assumere un EOR o un PEO?
Per alcune aziende può essere più conveniente collaborare con un PEO anziché un EOR. Se hai bisogno di esternalizzare attività HR a un’altra società, considera di affidarti a un Professional Employer Organisation.
Entrambi EOR e PEO offrono un set simile di servizi HR, ma ci sono due differenze fondamentali. Per collaborare con un PEO, devi stabilire una presenza nel paese di operazioni del PEO. Una volta fatto, puoi affidarti a lui per esternalizzare le attività HR del tuo team in quel paese.
Un PEO garantisce che il tuo team locale sia conforme e che il payroll funzioni senza intoppi. È solitamente più adatto a aziende con team più grandi in un determinato paese. Un EOR può essere più economico fino a circa dieci persone in un paese. Per team più numerosi, potrebbe essere più conveniente stabilire una presenza e affidarsi a un PEO.
È importante ricordare che il PEO non assume su di sé la completa responsabilità di conformità normativa come fa un EOR. Collaborando con un PEO, condividi le responsabilità in caso di problematiche.
EOR vs Agenzia di Staffing
Un Employer of Record viene spesso confuso con un’Agenzia di Staffing. Poiché entrambe si occupano di assunzioni, la confusione è comprensibile, specialmente se alcuni EOR offrono anche servizi di ricerca del personale.
La differenza principale riguarda quale fase del processo di assunzione sia più vantaggiosa tra le due.
Un’Agenzia di Staffing è la soluzione ideale quando si cercano dipendenti, localmente o globalmente. Può gestire tutte le fasi di sourcing del talento: dalla creazione dell’offerta di lavoro, alla selezione e valutazione dei curricula, alle interviste e negoziazioni salariali.
Queste agenzie di solito applicano una commissione per ogni assunzione. Una volta che il candidato accetta, l’impegno con la tua azienda termina. Alcune possono anche offrire servizi aggiuntivi, come onboarding o formazione.
Dopo che il dipendente ha accettato la posizione, puoi affidarti a un EOR per assumerlo legalmente nel paese in cui risiede.
Un EOR redige i contratti in modo che siano legalmente vincolanti e conformi alle leggi locali. Si occupa di payroll e benefici per il nuovo dipendente.
Come valutare i fornitori di servizi EOR?
Quando assumi attraverso un EOR per la prima volta, è difficile stimare se saranno adatti alla tua azienda. È complicato valutare le loro competenze senza sapere cosa aspettarsi.
Il primo passo per trovare il giusto fornitore di EOR è fare il punto sulla tua situazione attuale e sui tuoi obiettivi a breve e lungo termine. Devi considerare quali aspetti del tuo business un EOR può aiutarti e le tue priorità.
Ad esempio, esternalizzare il payroll a un altro fornitore potrebbe essere la tua priorità più alta. Oppure, potresti aver bisogno di supporto globale rapido per il lancio di un nuovo prodotto o servizio in diversi paesi, fusi orari e lingue. Naturalmente, anche il budget è importante.
Rispondere a queste domande ti aiuterà a definire i parametri di selezione. Assicurati inoltre che il fornitore sia affidabile, poiché dovrai dargli accesso a dati sensibili per gestire il payroll.
Ecco una rapida guida su come valutare un fornitore di servizi EOR in base ai parametri sopra:
Verifica in quali paesi operano
Uno dei maggiori vantaggi di scegliere un EOR è la possibilità di assumere talenti da altri paesi molto più rapidamente rispetto all’avviare una presenza nel paese.
Un buon servizio di EOR deve aver una presenza nel paese in cui intendi assumere. Questo velocizzerà molto il processo di assunzione. L’EOR dovrebbe offrire una lista diversificata di paesi, così non dovrai scegliere un EOR diverso per ogni nazione.
Quando confronti i paesi coperti con le tue esigenze, ricorda di considerare anche i tuoi obiettivi di business a lungo termine. Inoltre, durante le interviste con gli EOR, chiedi se hanno intenzione di espandere la copertura ad altri paesi in futuro.
Valuta i servizi offerti
Non tutti gli EOR offrono lo stesso insieme di servizi. Se sei una piccola azienda, potresti aver bisogno di esternalizzare più del semplice payroll e necessitare di supporto per onboarding. Le grandi aziende possono voler assumere team più ampi in più paesi contemporaneamente. Hanno bisogno di un EOR con infrastrutture adeguate.
Devi conoscere in dettaglio ciò con cui l’EOR può aiutarti e confrontarlo con le tue esigenze. Con il servizio giusto, potrai avere tranquillità non solo per la conformità alle leggi locali. Alcuni offrono piattaforme di gestione dei dipendenti, assistenza all’ottenimento di visti e relocation.
La maggior parte degli EOR propone demo o walkthrough dei loro servizi. Approfitta di queste demo per familiarizzare con le funzionalità offerte e confrontale con le tue necessità, per trovare quello più adatto.
Valuta i costi
Anche il prezzo merita attenzione. Familiarizza con i costi e le fee praticate dall’EOR. Alcuni provider non sono trasparenti, e potresti trovarti con una fattura elevata. Chiedi delle eventuali spese nascoste e leggi attentamente il contratto.
Confronta le offerte sul mercato per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo. Conoscere le tue priorità ti aiuterà a scegliere il servizio che offre più funzionalità adeguate al prezzo.
Ricerca recensioni online
Valutare immediatamente la qualità di un EOR può essere complicato. Vuoi un team esperto, aggiornato sulla normativa locale, con capacità di garantire un payroll sicuro e conforme. Questi aspetti sono difficili da stimare in anticipo.
Puoi cercare recensioni di altri utenti online, chiedere referenze nella tua rete di contatti, o anche condividere su forum come Quora o Reddit. Così potrai avere feedback reali e verifiche sul servizio.
Se non ricevi risposte utili, prova a porre domande sui forum per ottenere opinioni di altri clienti.
Reattività e supporto
Quando inizi a assumere a livello globale, incontrerai molte incognite. È importante che i tuoi dipendenti abbiano supporto e benefici adeguati. Il tuo EOR dovrebbe essere efficiente nel rispondere alle tue richieste e fornirti supporto costante.
Puoi valutarne la reattività anche durante l’intervista. La qualità del supporto clienti sarà forse più importante delle funzionalità offerte nel lungo periodo.
Ci sono rischi nell’assumere tramite un EOR?
Se hai scelto con cura il tuo Employer of Record, è improbabile che tu affronti rischi significativi. Tuttavia, è importante considerare e discutere preventivamente alcuni aspetti con loro.
Obblighi del dipendente
In un rapporto tradizionale, tu fornisci lavoro, stipendio e benefici. Il dipendente svolge il suo ruolo secondo un contratto che di solito include clausole di non concorrenza o di riservatezza.
Poiché un EOR è un datore di lavoro “tecnico”, è importante comunicare con lui per trovare una soluzione vantaggiosa per entrambe. In alcuni paesi, clausole di non concorrenza e riservatezza tramite un EOR potrebbero non essere applicabili o denunciate ai sensi delle leggi locali.
A seconda del tipo di lavoro svolto dalla tua azienda, questa potrebbe rappresentare una problematica. È bene consultare l’EOR e verificare come si può ovviare.
Diritti di proprietà intellettuale
Come datore di lavoro, di solito i diritti di proprietà intellettuale spettano a te. Con un EOR, default, potrebbe non essere così. È fondamentale discuterne fin dall’inizio, come con un’assunzione diretta.
L’Employer of Record dovrebbe fornirti un contratto separato o altra soluzione per assicurarti la proprietà dei diritti di PI.
Tipo di lavoro fornito dal dipendente
In alcuni paesi, il rapporto di lavoro in cui una parte impiega una persona e poi la presta a un altro datore di lavoro (con il quale il lavoratore collabora) è soggetto a forti regolamentazioni. Potrebbero esserci restrizioni relative a quali lavori il dipendente può svolgere per te, secondo norme su fornitura e uso di lavoratori temporanei.
Se collabori con un EOR esperto, queste restrizioni di norma non rappresentano un problema. È
