Fare affidamento su lavoratori a contratto può essere una soluzione economica per esternalizzare compiti a breve termine nella tua azienda. Quando arriva la stagione fiscale, probabilmente dovrai compilare un insieme specifico di moduli per i tuoi independent contractors. Per i datori di lavoro abituati a compilare [W-2 forms](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), passare al 1099 potrebbe essere complicato.

Come entità che impiega independent contractors, dovresti familiarizzare con i moduli fiscali W-9 e 1099-NEC. Il modulo fiscale 1099 viene spesso menzionato come il modulo fiscale rilevante per independent contractors. Tuttavia, esiste un sottoinsieme di moduli 1099 che non si applicano a loro.

Ecco tutto quello che dovresti sapere sui moduli fiscali 1099. Trattiamo anche le differenze tra 1099-MISC e 1099-NEC, e come gestire i moduli 1099 come datore di lavoro.

A cosa serve un modulo fiscale 1099?

I moduli fiscali 1099 sono una raccolta di diversi moduli. Alcuni di essi mirano a comunicare al IRS il reddito dell’individuo derivante da fonti diverse dal salario. Il pagatore è responsabile di compilare tutti i moduli 1099 e di inviarli sia al IRS che all’individuo.

In genere, un modulo 1099 conterrà informazioni come il Taxpayer ID Number (TIN) o il Social Security Number. Ricevere un modulo 1099 significa che i soldi sono stati dichiarati al IRS dal datore di lavoro.

Tipi di moduli 1099

Esistono diversi tipi di moduli 1099. Poiché la maggior parte di questi viene comunemente chiamata 1099, può creare confusione su quali moduli usare per uno scopo specifico.

I tipi di moduli 1099 sono i seguenti:

1. 1099-MISC

Sei questo tipo di modulo per segnalare redditi diversi. Include, ad esempio, premi e affitti.

2. 1099-NEC

Il 1099-NEC è il modulo usato per segnalare il reddito pagato a independent contractors. L’IRS lo ha istituito nel 2020 per tenere conto della crescente economia dei gig.

3. 1099-R

Il modulo 1099-R viene usato per segnalare redditi da pensione o di rendita.

4. 1099-INT

Se hai interessi da redditi di capitale, userai 1099-INT per comunicarli al IRS.

5. 1099-DIV

Analogamente a 1099-INT, userai 1099-DIV per comunicare i dividendi percepiti al IRS.

Come puoi vedere, solo uno di questi registra i pagamenti effettuati da un’azienda o da un individuo a un altro individuo che non è un dipendente. Contiene anche informazioni sul reddito e sul tipo di reddito guadagnato.

Utilizzo del modulo IRS 1099-NEC per independent contractors

Ora che conosci i tuoi moduli 1099, sai che se paghi independent contractors, puoi usare il modulo 1099-NEC per segnalarlo.

Esiste una certa confusione sull’uso corretto tra 1099-MISC e 1099-NEC. Ciò è dovuto al fatto che fino a pochi anni fa, il 1099-MISC veniva usato per segnalare il reddito di soggetti non dipendenti. Tuttavia, con l’aumentare della presenza di independent traders, l’IRS ha creato il 1099-NEC. Questo serve a distinguere i pagamenti ai contractors da altre spese diverse sostenute da una società.

Per compilare il modulo 1099-NEC come datore di lavoro, devi richiedere un W-9 form ai tuoi independent contractors. Il W-9 conterrà le informazioni necessarie per presentare il 1099-NEC.

Il modulo W-9 include il Social Security Number del contractor, o Employer Identification Number (EIN). Include anche il loro indirizzo registrato. Come datore di lavoro, non sei obbligato a inviare il W-9 altrove. Piuttosto, dovresti conservarlo nei tuoi archivi per assicurarti che i dati forniti nel 1099-NEC siano corretti.

Devi presentare il modulo 1099-NEC al IRS e inviarne una copia all’individuale contractor entro il 31 gennaio.

Dovresti compilare e avere cinque copie dello stesso 1099-NEC per ogni contractor. Le prime due copie vanno inviate al IRS, le successive due all’individuale contractor. La quinta copia deve essere conservata nei archivi della tua azienda.

Come compilare il modulo 1099-NEC?

La compilazione del modulo 1099-NEC richiede tre insiemi di informazioni:

1. Informazioni sulla tua azienda

2. Informazioni sul independent contractor

3. Importo pagato.

Per la prima, dovrai includere le tue informazioni, come nome, indirizzo e TIN. Ricontrolla queste informazioni, devono essere accurate e prive di errori. In caso contrario, potrebbe essere necessario riscaricare il modulo 1099-NEC.

La seconda sezione contiene le informazioni ricevute dal contractor sul W-9. Include il loro nome e indirizzo, e TIN, se applicabile. Infine, devi anche indicare l’ammontare pagato al contractor.

I campi aggiuntivi nel modulo possono o non possono applicarsi alla tua collaborazione con il contractor. Se applicano, è meglio seguire le linee guida stabilite dall’IRS sul loro sito su come compilare queste sezioni.

Quando utilizzare il modulo 1099-NEC?

La soglia di riferimento per il modulo 1099-NEC è di $600. Quindi, se la tua azienda ha pagato $600 o più a un independent contractor nell’anno fiscale, devi presentare il modulo 1099-NEC al IRS. Ciò potrebbe richiedere di compilare più di un modulo 1099-NEC.

Hai bisogno di un modulo 1099-NEC per ogni independent contractor. Quando lo invii al IRS, devi allegare Form 1096, Riepilogo Annuale e Trasmissione della Dichiarazione Informativa degli Stati Uniti.

Chi riceve un modulo 1099-MISC?

Il modulo 1099-MISC viene utilizzato per segnalare spese aziendali varie. Include affitti, spese mediche, premi e compensi per avvocati. Esistono diverse spese che l’IRS indica di segnalare tramite 1099-MISC, quindi assicurati di informarti su quali.

Cosa succede se si usa il 1099-MISC invece del 1099-NEC?

Questi moduli sono simili, quindi è comune commettere errori nel scegliere tra 1099-MISC e 1099-NEC. Quest’ultimo è anche recente, e alcuni datori di lavoro sono abituati a usare il 1099-MISC per segnalare il reddito di independent contractors.

Se hai sbagliato, devi presentare una correzione all’IRS. Non ci sono limiti di tempo per le correzioni e puoi farlo anche per le pratiche relative agli ultimi tre anni fiscali.

Per correggere un errore, ti serve un’altra copia del modulo appropriato, cioè un 1099-NEC. Devi spuntare la casella accanto alla parola “CORRECTED” in alto. Inoltre, devi inviare anche il modulo 1096 insieme a questa.

Quale modulo fiscale deve compilare un subappaltatore?

Come independent contractor, il subappaltatore dovrebbe compilare un modulo W-9 e inviarlo al datore di lavoro. Quest’ultimo utilizzerà le informazioni del W-9 per completare il modulo 1099-NEC. Successivamente, il datore di lavoro invierà il 1099-NEC al IRS e restituirà una copia al contractor.

Il contractor utilizzerà il 1099-NEC per dichiarare i redditi o le perdite della sua attività individuale. Le attività individuali dichiarano il reddito e le perdite tramite il Modulo 1040.

FAQ

Qual è la differenza tra un 1099 e un W-2?

La differenza tra 1099 e W-2 riguarda il tipo di rapporto di lavoro. Il 1099 viene rilasciato ai independent contractors, mentre il modulo W-2 è per i dipendenti.

Come posso ottenere il mio modulo fiscale 1099?

È responsabilità del datore di lavoro o del pagatore consegnarti il modulo 1099 entro il 31 gennaio. In alcune situazioni, può consegnarlo entro il 15 febbraio.

Se non hai ricevuto il 1099 entro metà febbraio, è consigliabile contattare il datore di lavoro e chiedere informazioni.

Devo emettere un 1099 a un independent contractor?

Se la tua azienda ha pagato $600 o più a qualcuno che non era un tuo dipendente nell’anno fiscale precedente, devi rilasciare un modulo 1099.

Come segnalo il reddito di independent contractor nella mia dichiarazione dei redditi?

I independent contractors devono usare il Modulo 1040 per dichiarare i loro redditi e spese aziendali.