La situazione di lavoro da remoto portata dal COVID-19 ha inciso su ogni business. Indipendentemente dalla dimensione, dalla posizione o dal settore di appartenenza, ogni azienda si trova a fare capolino per aumentare i propri ricavi e mantenere vivo il propria commercio.

I team amministrativi di queste aziende hanno rapidamente elaborato strategie e politiche necessarie a proteggere i propri dipendenti, clienti e stakeholder in un periodo di incertezza. Queste strategie dovrebbero inoltre mitigare l'impatto della pandemia, includendo e soprattutto il mercato instabile e volatile.

Questo articolo valuta come le maggiori imprese rispondono alla crisi economica in peggioramento legata alla pandemia. Continua a leggere per scoprire queste modalità:

Formare team di gestione della crisi

Uno studio condotto da Larry Edmond, direttore generale di analisi e consulenza presso l’azienda Gallup, elenca le risposte correlate al Coronavirus perseguite da 100 grandi organizzazioni. Di conseguenza, queste organizzazioni sono tutte membri del tavolo rotondo dei Chief Human Resources Officers (CHRO) dell’azienda. In media, le 100 aziende coinvolte nello studio impiegano 80.000 lavoratori e vantano 27 miliardi di dollari di fatturato annuo.

Lo studio cita: “La maggior parte delle organizzazioni ha creato team di gestione della crisi, commissioni o comitati con risposte su misura per specifiche aree geografiche.” Questi gruppi di gestione della crisi si riuniscono regolarmente per discutere come la azienda potrebbe meglio alleviare l’impatto di future crisi e contingenti.

Inoltre, un team di gestione della crisi è incaricato di formulare politiche e di fornire informazioni ai dirigenti e ai lavoratori di prima linea su argomenti come sensibilizzazione, prevenzione e buona igiene.

Insieme alle strategie destinate all’uso immediato, il team di gestione della crisi si concentra anche sui protocolli di gestione per vari scenari futuri. L’obiettivo di elaborare protocolli per uso futuro è centrato sulla continuità del business. In altre parole, il team di gestione della crisi dovrebbe analizzare le azioni attuali per prevedere meglio possibili risposte alle crisi future. Più in particolare, i protocolli e i piani dovrebbero includere quanto segue:

• piani di contingenza di successione per tutti i principali dirigenti
• condurre affari utilizzando capacità virtuali, video o audio
• piani per limitare i viaggi e ridurre solo le operazioni essenziali
• trasferire operazioni critiche in regioni non colpite
• cross-training dei membri del team per svolgere funzioni critiche in caso di assenza o quarantena imprevista di un altro membro del team
• documentazione delle funzioni, dei processi o delle procedure critiche aziendali in caso di assenza o quarantena imprevista di un membro del team
• distribuzione di script per call center e comunicazioni con gli agenti

Sviluppare un'infrastruttura per il lavoro remoto

Al primo impatto del COVID-19, risalente al 31 dicembre 2019, i social media cinesi erano sommersi da ricerche sulla frase “lavoro da remoto”. Dopo oltre un anno, il lavoro da remoto, altrimenti noto come telelavoro, lavoro da casa o smart working, è diventato la nuova normalità per la maggior parte, se non per tutto il mondo.

Molte aziende cinesi sono state incoraggiate dalle autorità a trasformare la loro dinamica lavorativa in un setup di lavoro remoto rispetto all’ambiente tradizionale in ufficio. Questa trasformazione potrebbe non essere facile per i lavori che richiedono la produzione di oggetti (ad esempio, un’attività di stampa di camicie), rispetto a quelli già abituati al telelavoro.

Ovviamente, molti lavori, in particolare quelli nelle industrie manifatturiere, non possono essere trasformati in lavoro da remoto. Notizie da XinhuaNET riportano che soltanto il 33 percento delle piccole e medie imprese (PMI) cinesi sono state in grado di continuare le normali operazioni durante l’ultima settimana di febbraio 2020.

MITSloan Management Review utilizza l’esperienza cinese come modello dal quale i manager possono prendere provvedimenti per massimizzare l’efficacia dell’opzione di lavoro da remoto durante una crisi. Questi passi includono:

• Permetti ai tuoi dipendenti di telelavorare. La transizione al telelavoro non solo favorirà la continuità aziendale, ma aiuterà anche i tuoi lavoratori ad accumulare un’esperienza significativa dalla dinamica smart working. Le aziende che passeranno immediatamente alla modalità di lavoro remoto permetteranno ai propri dipendenti di avere le conoscenze pratiche, la pianificazione e le infrastrutture necessarie per passare rapidamente ad altre operazioni, se si rivelerà necessario in futuro.
• Forma i tuoi leader. Una delle maggiori lamentele dei dipendenti riguardo al telelavoro riguarda la mancanza di rispetto degli orari lavorativi normali da parte dei loro leader, manager, datori di lavoro e anche colleghi. Inviare email fino a mezzanotte non è, in alcun modo, un segno di rispetto per i tuoi subordinati. Questo sottolinea l'importanza di regole ragionevoli su quando i leader debbano aspettarsi che i loro lavoratori siano disponibili—e quando invece no.
• ‍Forma i tuoi dipendenti. La formazione dei tuoi dipendenti ti aiuterà a mantenere la continuità aziendale non solo per un breve periodo, ma anche a lungo termine. È fondamentale identificare e investire in dipendenti disposti a fare il lavoro sporco per il tuo business, così da raggiungere i tuoi obiettivi. Alcune domande da porsi sui tuoi dipendenti sono: Hanno gli strumenti per lavorare efficacemente da casa, se necessario? Questi dipendenti mi aiuteranno a gestire la mia attività in futuro? Questi dipendenti possiedono un alto potenziale di crescita? ‍
• Elabora uno scenario di calamità che includa il telelavoro. Come opererà la tua azienda se le sedi geografiche presso cui opera si trovano improvvisamente sotto lockdown? La pianificazione scenaristica ti aiuterà a generare idee su come la tua azienda potrebbe superare le frontiere del lavoro da remoto. Questo articolo ti aiuterà a mettere insieme un piano scenaristico che possa avviare il brainstorming di idee utili a riprendere le operazioni nonostante una forma limitata.

Imporre requisiti di viaggio

La maggior parte delle grandi aziende ha imposto restrizioni di viaggio che limitano gli spostamenti personali e professionali tra i dipendenti di un’azienda. Alcune aziende hanno anche avvertito che se i loro lavoratori viaggiano senza autorizzazione dai superiori, possono essere penalizzati e soggetti a sanzioni significative. Generalmente, queste regolamentazioni sono considerate “soft bans”, ovvero restrizioni di viaggio parziali tali da evitare i viaggi aerei, i trasporti pubblici e le grandi manifestazioni. Un lavoratore deve anche essere sottoposto a quarantena di 14 giorni dopo aver viaggiato in hotspot di COVID-19.

Ci sono anche aziende che impongono “hard bans”, specialmente quelle in aree più soggette al virus. Il viaggio verso Cina, Italia, Corea del Sud, Iran, Giappone, Hong Kong e Taiwan sono stati anche proibiti da numerose aziende di fascia alta. Infatti, la maggior parte dei viaggi intercontinentali—e, più recentemente, anche i viaggi in generale—si sono fermati temporaneamente, a meno che non siano mission-critical.

Analizzare l’impatto sull’attività

I dirigenti senior delle grandi aziende stanno tenendo riunioni supplementari per monitorare l’impatto commerciale causato dalla pandemia. Uno dei risultati di queste riunioni è la protezione e la sostenibilità delle funzioni aziendali. I punti di focus di queste conferenze aziendali includono la chiusura di strutture in zone con alti casi di COVID-19 e il trasferimento di alcune discipline aziendali in location meno soggette al Coronavirus.

Inoltre, i Chief Human Resource Officers di queste aziende svolgono le seguenti attività:

• analizzare/anticipare l’impatto potenziale di COVID-19 nel futuro;
• monitorare le filiere di approvvigionamento e i fornitori per eventuali sfide;
• valutare il rischio della catena di approvvigionamento e delle operazioni su base continuativa;
• cercare fornitori alternativi;
• fornire risorse aggiuntive per il personale o congedi retribuiti;
• ridurre o sospendere bonus ai livelli superiori.

Comunicare a distanza

Le aziende oggi incoraggiano riunioni in videoconferenza e telefoniche tramite piattaforme come Skype, Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. In effetti, anche le chiamate telefoniche sono preferite come mezzo di comunicazione rispetto alle riunioni faccia a faccia. Contemporaneamente, i progetti collaborativi vengono realizzati online tramite software come Google Docs, Slack, Discord e altri canali digitali.

Una comunicazione frequente e significativa è essenziale per una efficace leadership aziendale. Per affrontare le preoccupazioni nella risposta all’COVID-19 di un’organizzazione, le aziende stanno valutando l’importanza della comunicazione nel riportare le informazioni necessarie tra i propri dipendenti. Molte organizzazioni stanno emettendo guide FAQ (domande frequenti) dai seguenti enti: il Center for Disease Control and Prevention (CDC), l’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), l’Università Johns Hopkins e i governi locali, per aiutare i loro subordinati a capire cosa devono sapere riguardo alla pandemia di COVID-19.

Può anche essere importante che, oltre al consiglio degli esperti, i messaggi siano accompagnati da pensieri autentici come ricordare ai lavoratori di ottenere informazioni da organizzazioni affidabili, rassicurarli che nessun loro collega ha contratto il virus (ove applicabile), esortare i dipendenti a non pani care o a diffondere rumors, e assicurare che il messaggio abbia una narrazione ispiratrice e strategica. Inoltre, incoraggiare i tuoi dipendenti a procurarsi abbastanza cibo, acqua, medicine e altri beni essenziali per le loro famiglie in caso di quarantena o carenza sarà molto apprezzato.

Il benessere delle tue persone

Le tue persone sono la risorsa più importante. Determinano il successo o il fallimento della tua attività.

In un momento di estrema incertezza, far sapere ai tuoi subordinati che sono valorizzati e apprezzati nella tua azienda non solo genererà performance positive, ma li ispirerà a essere leali alla tua organizzazione nel tempo. Tra i modi per farlo in una configurazione remota ci sono:

• Fornire ai tuoi dipendenti con congedi retribuiti e non retribuiti;
• Introdurre un programma di premi per incentivare la produttività;
• Offrire ai tuoi dipendenti spazi di lavoro e forniture tecnologiche;
• Fornire ai tuoi dipendenti indennità per salute e benessere.

(LEGGE: Quali benefici offrire alla tua squadra remota?)

L’ambiente di lavoro dovrebbe sempre essere un’attività di squadra. I tuoi dipendenti svolgono i loro ruoli e tu ti prendi cura di loro. I benefici e i privilegi sopra menzionati sono solo beni materiali. Potrebbero costare una piccola somma alla tua azienda, ma l’impatto che hanno sui tuoi dipendenti va oltre il semplice coltivare la fedeltà. Questi aiutano a rassicurarli che la loro azienda si preoccupa del loro benessere, anche nel bel mezzo di una pandemia.

Andando avanti

La configurazione di lavoro da remoto ha portato a una crisi che nessuno avrebbe mai immaginato potesse verificarsi. Le aziende si sono affrettate ad aumentare i ricavi. I dipendenti sono stati licenziati. I lavoratori hanno perso motivazione e produttività. Le piccole imprese sono state messe in pausa. Tuttavia, è sempre vantaggioso conoscere le misure da adottare affinché la tua attività possa continuare le operazioni durante la pandemia.

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