La situazione di lavoro da casa portata dal COVID-19 ha messo a dura prova ogni business. Indipendentemente dalla dimensione, dalla ubicazione o dal settore di appartenenza, ogni azienda si trova a dover correre ai ripari per aumentare i propri ricavi e mantenere vivo il propria commercio.

I team amministrativi di queste aziende hanno rapidamente elaborato strategie e policy necessarie per proteggere i propri dipendenti, clienti e stakeholder in un periodo incerto. Queste strategie dovrebbero inoltre mitigare l'impatto della pandemia, inclusa e soprattutto l’instabile e volatile mercato.

Questo articolo valuta come le più grandi aziende rispondono al peggioramento della crisi economica che accompagna la situazione pandemica. Continua a leggere per scoprire questi metodi:

Costituzione di Crisis Management Teams

Uno studio condotto da Larry Edmond, managing director di l’azienda di analisi e consulenza Gallup, elenca le risposte correlate al Coronavirus adottate da 100 grandi organizzazioni. Di conseguenza, queste organizzazioni sono tutte membri del roundtable dei Chief Human Resources Officers (CHRO) dell’azienda. In media, le 100 imprese nello studio impiegano 80.000 lavoratori e vantano $27 miliardi di ricavi annuali.

Lo studio ha dichiarato: “La maggior parte delle organizzazioni ha creato team di gestione della crisi, gruppi di lavoro o comitati con una risposta su misura per specifiche regioni geografiche.” Questi gruppi di gestione della crisi si riuniscono regolarmente per discutere come le aziende potrebbero meglio alleviare l’impatto di future crisi e contingenze.

Inoltre, a un team di gestione della crisi spetta il compito di formulare policy e fornire informazioni ai dirigenti e ai lavoratori front-line su temi come sensibilizzazione, prevenzione e buona igiene.

Oltre alle strategie destinate all’uso immediato, il team di gestione della crisi si concentra anche sui protocolli di gestione per vari scenari futuri. L’obiettivo di elaborare protocolli per uso futuro è incentrato sulla continuità del business. In altre parole, il team di gestione della crisi dovrebbe analizzare le azioni attuali per prevedere meglio le possibili risposte alle future crisi. Più nel dettaglio, i protocolli e i piani dovrebbero includere quanto segue:

• piani di contingenza per la successione di tutti i principali dirigenti
• gestione dell’attività utilizzando capacità virtuali, video o audio
• piani per limitare i viaggi e ridurre queste operazioni critiche di business
• trasferimento delle operazioni critiche in regioni non colpite
• cross-training dei membri del team per svolgere funzioni critiche in caso di assenza improvvisa o quarantena di un altro membro del team
• documentazione di funzioni, processi o procedure critiche di business in caso di assenza imprevista o quarantena di un membro del team
• distribuzione di script del call center e comunicazioni agli agenti

Sviluppo di un’infrastruttura per il lavoro remoto

Dall'inizio di COVID-19, che risale al 31 dicembre 2019, i social media cinesi sono stati invasi da ricerche sulla frase “lavoro da remoto”](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the- coronavirus/). Dopo più di un anno, il lavoro da remoto, altrimenti noto come telelavoro, smart working o homeworking, è diventato la configurazione di “nuova normalità” per la maggior parte, se non per tutto il mondo.

Molte aziende cinesi sono state invitate dalle autorità a passare da modelli di lavoro tradizionali a un setup di lavoro remoto. Questa trasformazione potrebbe non essere facile per lavori che richiedono la produzione di beni (ad esempio in un’azienda di stampa di camicie) quanto per i lavoratori che sono già abituati al telelavoro.

Ovviamente, molti lavori, in particolare quelli legati alla produzione, non possono essere trasferiti al lavoro remoto. Notizie da XinhuaNET riferiscono che solo il 33 percento delle piccole e medie imprese cinesi (PMI) sono riuscite a continuare le normali operazioni durante l’ultima settimana di febbraio 2020.

MITSloan Management Review utilizza l’esperienza cinese come modello da cui i manager possono trarre ispirazione per massimizzare l’efficacia del lavoro remoto durante una crisi. Questi passaggi includono:

• Permetti ai tuoi dipendenti di telelavorare. Passare al telelavoro non solo favorisce la continuità aziendale, ma aiuta anche i tuoi lavoratori acquisire un’esperienza significativa nel lavoro da casa. Le aziende che trasmettono subito il loro setup a lavoro remoto permetteranno ai loro dipendenti di avere le conoscenze tacite, la pianificazione e l’infrastruttura necessarie per un trasferimento rapido di più operazioni se dovesse diventarlo necessario in futuro.
• Forma i tuoi leader. Una delle principali lamentele dei dipendenti sul lavoro da remoto riguarda la mancanza di rispetto per le ore di lavoro normali da parte dei loro leader, manager, datori di lavoro e anche colleghi. Inviare email fino a mezzanotte non è, in alcun modo, un segno di rispetto verso i tuoi subordinati. Ciò sottolinea l’importanza di norme sensate su quando i leader devono aspettarsi che i loro lavoratori siano disponibili—e quando no.
• ‍Forma i tuoi dipendenti. La formazione dei tuoi dipendenti ti aiuterà a mantenere la continuità operativa non solo per un breve periodo, ma a lungo termine. È fondamentale identificare e investire nei dipendenti disposti a fare il lavoro sporco per i tuoi obiettivi aziendali. Alcune domande da porsi sono: Hanno gli strumenti necessari per lavorare efficacemente da casa, se necessario? Questi dipendenti mi aiuteranno a gestire la mia azienda in futuro? Questi dipendenti hanno un grande potenziale di crescita? ‍
• Elabora uno scenario di disaster che includa il telelavoro. Come opererà la tua azienda se le località geografiche in cui opera vengono improvvisamente messe in lockdown? La pianificazione scenario ti aiuterà a generare idee su come la tua azienda potrebbe superare i limiti del lavoro remoto. Questo articolo ti aiuterà a mettere insieme un piano scenico che dovrebbe avviare il brainstorming di idee che ti assisteranno nel riprendere le operazioni nonostante un formato limitato.

Imporre requisiti di viaggio

La maggior parte delle grandi aziende ha imposto restrizioni ai viaggi che limitano i viaggi personali e professionali tra i dipendenti di un’azienda. Alcune aziende hanno addirittura avvertito che se i propri lavoratori viaggiano senza autorizzazione dai propri superiori, potrebbero essere penalizzati e soggetti a sanzioni notevoli. In generale, queste regolamentazioni sono considerate “soft bans”, che sono solo restrizioni parziali ai viaggi e possono aiutare a evitare voli, trasporti pubblici e grandi incontri. Un lavoratore deve anche essere messo in quarantena per 14 giorni dopo aver viaggiato verso hotspot COVID-19.

Ci sono anche aziende che impongono “hard bans”, specialmente in aree più suscettibili al virus. Viaggi verso Cina, Italia, Corea del Sud, Iran, Giappone, Hong Kong e Taiwan sono stati proibiti da numerose aziende di alto livello. Infatti, la maggior parte dei viaggi intercontinentali—e, più recentemente, anche i viaggi in generale—sono stati sospesi per il momento, a meno che non siano mission-critical.

Analizzare l’Impatto sul Business

I leader senior delle grandi aziende stanno tenendo riunioni supplementari che mirano a monitorare l’impatto economico portato dalla condizione pandemica. Uno degli obiettivi di queste riunioni è la protezione e la sostenibilità delle funzioni aziendali di queste imprese. I punti di attenzione di queste conferenze aziendali includono la chiusura di impianti in aree con alti tassi di COVID-19, e il trasferimento di alcune discipline aziendali in location meno suscettibili al Coronavirus.

Inoltre, i Chief Human Resource Officers di queste aziende svolgono le seguenti attività:

• analizzare/prevedere l’impatto potenziale di COVID-19 in futuro;
• monitorare le supply chain e i fornitori per eventuali sfide;
• valutare i rischi di supply chain e operativi su base continuativa;
• cercare fornitori alternativi;
• fornire risorse aggiuntive per il personale o congedi retribuiti;
• ridurre o sospendere bonus a livelli senior.

Comunicare a Distanza

Le aziende di oggi stanno incentivando riunioni di videoconferenza e conferenze audio attraverso piattaforme come Skype, Zoom, Microsoft Teams, e Google Meet. Anzi, anche le chiamate telefoniche sono preferite come mezzo di comunicazione rispetto agli incontri faccia a faccia. Contemporaneamente, i progetti collaborativi vengono svolti online tramite software come Google Docs, Slack, Discord, e altri canali digitali.

Una comunicazione frequente e significativa è necessaria per una leadership efficace di azienda. Per affrontare le preoccupazioni inerenti alla risposta COVID-19 di un’organizzazione, le policy, i consigli e i protocolli, le aziende stanno dando importanza alla comunicazione nel condividere le informazioni necessarie tra i propri dipendenti. Numerose organizzazioni stanno pubblicando guide FAQ (domande frequenti) dal Centro per la Previzione e il Controllo delle Malattie (CDC), dall’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), dalla Johns Hopkins University e dai governi locali, per aiutare a informare i propri collaboratori su cosa devono sapere riguardo alla pandemia di COVID-19.

Può anche essere importante che, insieme a consigli di esperti, i messaggi siano accompagnati da pensieri genuini come ricordare ai lavoratori di informarsi da fonti affidabili, garantir loro che nessun collega abbia contratto il virus (dove applicabile), esortare i dipendenti a non entrare nel panico o diffondere voci infondate, e assicurarsi che il messaggio abbia una narrativa ispirazionale e strategica. Inoltre, incoraggiare i propri dipendenti ad ottenere cibo, acqua, medicine e altri beni essenziali per le loro famiglie in caso di quarantena o scarsità sarà molto apprezzato.

Benessere delle tue Persone

Le tue persone sono il tuo patrimonio più importante. Determinano il successo o l’insuccesso della tua azienda. Indipendentemente dalla tua intelligenza come manager, sono i tuoi dipendenti che alla fine determinano il destino della tua impresa.

In un periodo di grande incertezza, far sapere ai tuoi subordinati che sono valorizzati e apprezzati nella tua azienda non solo genererà performance positive, ma li spronerà a essere leali alla tua organizzazione nel lungo termine. Tra i modi per farlo in una configurazione remota ci sono:

• Fornire ai tuoi dipendenti con congedi retribuiti o non retribuiti;
• Imporre un programma di premi per incentivare la produttività;
• Offrire ai tuoi dipendenti uno spazio di lavoro e forniture tecnologiche; e
• Fornire ai tuoi dipendenti indennità di salute e benessere.

(LEGGI: Quali benefici offrire al tuo team remoto?)

L’ambiente di lavoro dovrebbe sempre essere un affare di squadra. I tuoi dipendenti svolgono i loro ruoli e tu ti prendi cura di loro. I benefici e le privilegiate menzionati sono solo possedimenti materiali. Potrebbero costare una piccola somma alla tua azienda, ma l’impatto che hanno sui tuoi dipendenti va oltre la semplice fidelizzazione. Aiutano a garantire loro che la loro azienda è sempre attenta al loro benessere, anche in mezzo a una pandemia.

Andare Avanti

L’assetto di lavoro da remoto ha portato una crisi che nessuno avrebbe mai immaginato potesse accadere. Le aziende si sono affannate per aumentare i loro ricavi. I dipendenti sono stati licenziati. I lavoratori hanno perso morale e produttività. Le piccole imprese sono state messe in pausa. Tuttavia, è sempre utile conoscere quali misure adottare per far proseguire le operazioni della tua attività durante la pandemia.

Contattaci su Rivermate e parliamo di come possiamo aiutarti!