EOR Services : Gestion facile de la paie et de l'emploi.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez à quel point il est important d'avoir les bons talents dans votre équipe. Cependant, vous avez probablement rencontré des frustrations en essayant d'embaucher les meilleurs talents à l'étranger. Gérer plusieurs devises, les lois sur l'emploi et d'autres complexités liées à une équipe mondiale peut être stressant. Organiser des entrepreneurs indépendants et des freelances comporte son propre ensemble de défis. Commencer une présence dans chaque pays où vous souhaitez embaucher représente un investissement considérable. Vous devrez également embaucher des personnes pour vous aider avec les tâches administratives. Un bon service d'Employeur de Dossier (EOR) peut vous aider avec la plupart de ces problèmes. Avec un bon EOR, vous pouvez embaucher des personnes à l'échelle mondiale sans avoir de présence dans leurs pays. De plus, vous pouvez également externaliser la paie, la conformité légale et les services liés aux ressources humaines à votre EOR. En ayant un EOR fiable, vous pouvez profiter d'avoir de grands talents dans votre équipe. Vous n'aurez pas à consacrer du temps et des efforts aux tâches administratives qui accompagnent l'embauche de travailleurs mondiaux.

Qu'est-ce qu'un Employeur de Dossier ?

Un Employeur de Dossier est une organisation qui embauche légalement des employés dans leurs pays respectifs. L'employé travaille pour votre entreprise, et vous êtes en charge de ses tâches et activités quotidiennes. Un EOR sert d'employeur "sur papier". Ils sont responsables de l'administration et des responsabilités de l'employeur envers votre nouvel employé. L'Employeur de Dossier dispose généralement d'entités dans les pays qu'ils couvrent. Ils peuvent embaucher des talents, gérer leur paie et fournir des avantages statutaires. Puisque vous n'avez pas à naviguer dans les complexités de la création d'une présence dans un nouveau pays, le processus d'embauche est rapide, quel que soit le pays d'origine de votre nouvel employé. Vous n'avez pas non plus à vous soucier de la conformité, de la paie dans différentes devises ou d'autres différences.

Quels sont les services offerts par un EOR ?

Si vous décidez de vous fier à un service EOR pour embaucher vos nouveaux employés, vous pouvez compter sur lui pour gérer tout ce qui concerne la conformité fiscale et légale. Votre Employeur de Dossier préparera et créera toute la documentation afin que l'employé soit embauché légalement. Cela inclut la rédaction de contrats conformes aux lois locales et la gestion de la paie des employés. L'EOR s'occupera également des renouvellements et des résiliations pour vos employés mondiaux. Selon votre fournisseur de choix, vous pouvez également compter sur l'EOR pour :

1. Traiter et financer la paie de vos employés,
2. Collecter et traiter les feuilles de temps,
3. Retenir et déposer les taxes,
4. Émettre le formulaire W2 avant la date limite,
5. Gérer la compensation des travailleurs et le chômage,

Votre Employeur de Dossier peut vous aider à compléter et stocker les formulaires I-9, ou leur équivalent dans le pays où votre employé travaille. Ils peuvent proposer de gérer les assurances et vous aider à vous conformer à E-Verify ou son équivalent. Certains services d'Employeur de Dossier vous aideront également à gérer le processus d'intégration de votre nouvel employé. Ils peuvent proposer des vérifications des antécédents et des dépistages des nouveaux employés. Ils peuvent également vous aider à gérer vos employés mondiaux et vous fournir un système centralisé pour répondre à leurs demandes. Vous pouvez également compter sur votre Employeur de Dossier pour fournir des avantages statutaires et supplémentaires. La capacité de fournir ceux-ci, quel que soit le pays dans lequel ils vivent, vous aidera à attirer et à retenir les meilleurs talents dans votre entreprise.

Quels sont les avantages d'embaucher un EOR ?

Son aide pour vous fournir les moyens d'embaucher et de retenir de grands talents à l'échelle mondiale n'est qu'un des nombreux avantages d'embaucher un EOR. Le bénéfice le plus important pour de nombreuses entreprises est la rapidité. Établir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher est très chronophage. Cela peut prendre des semaines ou des mois, selon le pays. Cela peut ne pas être idéal pour une entreprise cherchant à embaucher et intégrer des talents rapidement. Mettre en place une présence nécessite également un investissement initial important. Dans certains pays, créer une entreprise peut coûter aussi peu que 100 $, dans d'autres, cela peut aller jusqu'à des dizaines de milliers de dollars. Vous voulez assurer la conformité légale, donc vous aurez probablement besoin de... investir dans une expertise juridique et des professionnels des ressources humaines pour gérer la paie dans le pays. Avec un EOR, vous pouvez embaucher des employés pour un tarif mensuel fixe et ne jamais avoir à vous soucier des lois et règlements locaux. Ne pas avoir à se soucier de la conformité peut être le plus grand avantage de tous. Vous externalisez toutes les tâches juridiques et administratives liées à votre employé lorsque vous engagez un EOR. Puisque l'EOR est l'employeur légal, vous êtes également protégé contre toute responsabilité liée à vos nouveaux employés. Il est de la responsabilité de l'EOR de maintenir la conformité avec les réglementations locales à tout moment et de s'adapter aux changements de la loi. En bref, le principal avantage d'avoir un partenaire EOR fiable est que vous pouvez embaucher des talents exceptionnels à l'échelle mondiale et profiter de leur contribution à votre entreprise, sans toutes les responsabilités décourageantes.

Quand embaucher un EOR ?

Un EOR pourrait être une bonne option pour votre entreprise si vous recherchez des talents exceptionnels que vous ne pouvez pas trouver localement. Il peut aider à externaliser des tâches RH complexes et vous fournir la rapidité dont vous avez besoin pour entrer sur de nouveaux marchés.

Lors de l'embauche de talents mondiaux

Les talents mondiaux vous donneront l'avantage concurrentiel dont votre entreprise a besoin pour prospérer. Cependant, peu d'employés sont prêts à déménager pour le travail, surtout lorsque le travail à distance est une alternative populaire. Seulement 1,6 % de tous les Américains ont déménagé pour le travail au cours des premiers mois de 2023. Les freelances et les entrepreneurs indépendants comportent également leur propre ensemble de risques. Donc, si vous voulez embaucher le meilleur candidat d'un autre pays en tant qu'employé, opter pour un EOR est la solution.

Lorsque la paie mondiale devient ingérable

Vous pouvez également compter sur un EOR pour externaliser la paie mondiale de votre nouvelle équipe mondiale. Avoir une équipe expérimentée qui gère la paie, la conformité et toutes les tâches pertinentes garantira que vous respectez toutes les responsabilités légales envers vos nouveaux employés. En même temps, cela libérera votre temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et l'amélioration de votre produit ou service.

Lorsque vous devez tester ou entrer rapidement sur de nouveaux marchés

Compter sur un EOR peut également être bénéfique lorsque vous devez tester des marchés dans de nouveaux pays. Parfois, une expansion à grande échelle peut ne pas avoir de sens financièrement. Cependant, embaucher une petite équipe par l'intermédiaire d'un Employeur de Référence pour tester si l'expansion sera fructueuse pourrait être une bonne voie à suivre. Si le marché montre des promesses, vous pouvez compter sur un EOR pour l'étendre davantage ou réduire si ce n'est pas le cas. Puisque vous n'avez pas besoin de créer une présence ou de la fermer, avec un EOR, vous pouvez le faire rapidement. Cela peut être un grand avantage si votre opportunité n'est présente que pour une période limitée.

Alternatives à l'EOR

Bien sûr, compter sur un EOR pourrait ne pas être la bonne option pour chaque entreprise. Toutes les entreprises ne bénéficieront pas de ce type d'emploi permanent, ce qui signifie qu'elles pourraient mieux s'en sortir avec des freelances ou des entrepreneurs indépendants. Externaliser le travail à une agence ou former un partenariat avec une autre entreprise est parfois une meilleure option.

Pourquoi embaucher un EOR plutôt que des entrepreneurs indépendants individuels ?

Embaucher un entrepreneur indépendant a ses avantages et ses inconvénients. Ils ont une expertise spécifique dont votre entreprise peut bénéficier. À court terme, ils sont souvent une alternative moins chère que de compter sur un EOR pour embaucher quelqu'un de manière permanente. Cependant, les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas les mêmes. Les entrepreneurs indépendants fixent leurs propres horaires et tâches quotidiennes. De plus, ils dictent comment le travail est effectué. Vous ne pouvez pas non plus vous attendre à ce qu'ils prennent du travail supplémentaire en dehors de leur contrat, ou qu'ils aient le même sens de la loyauté envers votre entreprise que les employés auraient. L'aspect le plus important à considérer lors de l'embauche d'entrepreneurs indépendants est la mauvaise classification des employés. Chaque pays a son propre ensemble de règles sur ce que signifie classer quelqu'un comme entrepreneur indépendant. Vous pouvez parvenir à un accord mutuel avec votre entrepreneur indépendant sur le moment où il effectuerait le travail et comment. Cependant, il est important de. assurez-vous que votre entreprise est conforme aux réglementations pertinentes. Vous voulez éviter les pénalités pour mauvaise classification des travailleurs.

Dois-je engager un EOR ou un PEO ?

Pour certaines entreprises, s'associer avec un PEO au lieu d'un EOR pourrait être une meilleure option. Si vous avez besoin de sous-traiter des tâches RH à une autre entreprise, vous devriez envisager de faire appel à une Organisation Professionnelle d'Employeurs (PEO). Bien que EOR et PEO fournissent un ensemble similaire de services RH, il existe deux différences significatives. Pour s'associer avec un PEO, vous devez établir une présence dans le pays d'opération du PEO. Une fois cela fait, vous pouvez vous associer avec un PEO pour sous-traiter les tâches RH de votre équipe dans ce pays. Un PEO veillera à ce que votre équipe locale soit conforme et que la paie se déroule sans problème. C'est généralement une meilleure option pour les entreprises ayant des équipes plus importantes dans un pays spécifique. Un EOR peut être rentable pour jusqu'à dix personnes dans un pays. Pour des équipes plus grandes, établir une présence et engager un PEO peut être plus rentable. Il est important de noter que le PEO n'assume pas la pleine responsabilité de la conformité comme le fait un EOR. Étant donné que vous vous associez avec un PEO, vous partagez la responsabilité en cas de problème.

EOR vs Agence de Recrutement

Un Employeur de Référence (EOR) est souvent confondu avec une Agence de Recrutement. Étant donné que les deux options traitent des employés, c'est une erreur compréhensible. Surtout que certains EOR offrent la recherche des bonnes personnes comme service. La principale différence réside dans la partie du processus de recrutement où l'un peut être plus bénéfique que l'autre. Une Agence de Recrutement est la solution parfaite lorsque vous cherchez des employés, localement ou globalement. L'agence de recrutement peut gérer tous les aspects de la recherche des bons talents. Cela inclut la rédaction de la bonne offre d'emploi, la recherche et la vérification des CV des candidats, les entretiens avec les candidats et la négociation des salaires et des avantages. Ces agences facturent généralement des frais pour chaque placement. Une fois que le bon candidat accepte le poste, leur engagement avec votre entreprise prend fin. Certaines d'entre elles peuvent fournir des services supplémentaires, y compris l'intégration ou la formation. Une fois que l'employé a accepté un poste, vous pouvez compter sur un EOR pour les embaucher légalement dans le pays où ils vivent. Un EOR rédigera les contrats afin qu'ils soient juridiquement contraignants et conformes aux lois locales. Ils géreront la paie et les avantages pour le nouvel employé.

Comment évaluer les prestataires de services EOR ?

Lors de l'embauche via un EOR pour la première fois, il est difficile d'estimer s'ils conviendront à votre entreprise. Il est difficile d'évaluer l'expertise de quelqu'un quand vous ne savez pas à quoi vous attendre. La première étape pour trouver le bon prestataire EOR est de faire le point sur la situation actuelle de votre entreprise ainsi que sur ses objectifs à court et long terme. Vous devez considérer quels aspects de votre entreprise un EOR peut aider et quelles sont vos priorités. Par exemple, externaliser la paie à un autre prestataire pourrait être l'aspect le plus important pour vous. Ou, vous avez rapidement besoin d'une équipe de support globale pour soutenir le lancement de votre nouveau produit ou service dans différents pays, fuseaux horaires et langues. Bien sûr, vous devez également tenir compte de votre budget. Répondre à ces questions vous aidera à définir des paramètres pour évaluer les prestataires. Vous devez également vous assurer que le prestataire est réputé, car vous devrez lui fournir l'accès à des données sensibles pour gérer la paie. Voici donc un guide rapide sur la façon d'évaluer un prestataire de services EOR par rapport aux paramètres ci-dessus :

Vérifiez quels pays sont couverts

L'un des plus grands avantages de faire appel à un EOR est la possibilité d'embaucher des talents d'autres pays beaucoup plus rapidement que si vous décidiez de créer une présence dans le pays. Un bon service EOR devrait avoir une présence dans le pays d'où vous souhaitez embaucher. Pour cette raison, le processus d'embauche est beaucoup plus rapide. Votre EOR devrait offrir un ensemble diversifié de pays, car vous ne voulez pas avoir à choisir un EOR différent par pays. En comparant les pays offerts avec vos besoins, assurez-vous de garder à l'esprit vos objectifs à long terme. garder à l'esprit les objectifs commerciaux également. De plus, lors des entretiens avec les EOR, demandez-leur s'ils prévoient d'inclure des pays supplémentaires à ceux qu'ils couvrent déjà à l'avenir.

Examinez les services offerts

Tous les EOR n'offrent pas le même ensemble de services. Si vous êtes une petite entreprise, vous pourriez avoir besoin de sous-traiter plus que la simple paie et pourriez avoir besoin d'aide pour l'intégration. Les grandes entreprises pourraient vouloir embaucher de grandes équipes dans plusieurs pays en même temps. Elles ont besoin d'un EOR qui dispose de l'infrastructure nécessaire pour soutenir cela. Vous devez connaître en détail ce que le service EOR peut vous aider à faire et le comparer à vos besoins. Avec le bon service EOR, vous pouvez profiter de la tranquillité d'esprit pour bien plus que la simple conformité aux lois locales. Certains peuvent offrir des plateformes pour gérer vos employés. D'autres peuvent offrir de l'aide pour l'obtention de visas et la relocalisation de vos nouveaux employés. La plupart des EOR offrent une démonstration ou une présentation de leurs services. Lors de l'évaluation des EOR, profitez de ces démonstrations pour vous familiariser avec les fonctionnalités et services qu'un EOR particulier propose. Comparez les fonctionnalités des EOR et évaluez-les par rapport aux besoins de votre entreprise pour trouver le bon ajustement.

Examinez les tarifs

Les tarifs sont également quelque chose que vous devez considérer en profondeur, alors essayez de vous familiariser avec les prix et les frais de l'EOR. Certains fournisseurs ne sont pas vraiment transparents avec leurs tarifs, et vous pourriez vous retrouver avec une facture salée. Demandez s'il y a des frais cachés et assurez-vous de lire les petits caractères pour savoir s'il y en a. De plus, vous voulez comparer les prix. Vous voulez obtenir autant de fonctionnalités que possible pour un prix abordable. Connaître vos priorités en termes de fonctionnalités vous aidera à trouver le meilleur fournisseur pour votre argent.

Vérifiez les avis en ligne

En termes de qualité, il peut être difficile d'estimer un EOR particulier à l'avance. Vous voulez embaucher une équipe expérimentée, connaissant bien les lois et réglementations locales. Leur équipe doit également avoir toute l'expertise nécessaire pour fournir une paie sécurisée et conforme. Tout cela peut être difficile à estimer à l'avance. Il est important de savoir comment votre coopération avec eux fonctionnerait et si vous pouvez compter sur le fournisseur en cas de besoin. Pour savoir si un fournisseur est adapté à votre situation actuelle, vous pouvez vérifier les avis des utilisateurs précédents en ligne. Vous pouvez également demander à votre réseau professionnel des recommandations ou de partager leur expérience avec un service particulier. Si vous n'obtenez pas de réponses utiles, vous pouvez également poser une question sur des forums, tels que Quora ou Reddit. Là, vous obtiendrez des avis de clients réels qui peuvent fournir un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre d'un service EOR particulier.

Réactivité et support

Lorsque vous commencez à embaucher à l'échelle mondiale, vous rencontrerez beaucoup d'inconnues. Vous voulez vous assurer que les besoins de vos employés sont satisfaits et qu'ils bénéficient de tous les avantages. Votre EOR doit fournir un soutien et des conseils sur toutes les préoccupations que vous pourriez avoir concernant les processus derrière le remplissage de ce poste à distance, ce qui signifie que votre EOR doit être réactif et fournir un support en cas de besoin. Cela sera facile à estimer même avant de commencer à travailler avec un EOR. Faites attention au style de communication et à l'ouverture lors des entretiens avec les fournisseurs. Notez également la rapidité avec laquelle ils répondent à vos questions pendant le processus d'entretien. La qualité du support client qu'un EOR offre s'avérera bien plus importante que les fonctionnalités à long terme.

Y a-t-il des risques à embaucher via un EOR ?

Si vous avez soigneusement évalué votre Employeur de référence, il est peu probable que vous rencontriez des risques significatifs lors de l'embauche en utilisant leur service. Cependant, il est important de garder à l'esprit les points suivants et d'en discuter à l'avance avec votre EOR.

Obligations de l'employé

Dans une relation employeur-employé traditionnelle, vous fournissez le travail, le salaire et les avantages. L'employé exécute son travail. Ils signent généralement des contrats qui incluent des dispositions qui vous protègent en tant qu'employeur. Celles-ci pourraient inclure des clauses de non-concurrence ou de confidentialité. Étant donné qu'un EOR est un employeur technique, il est important de communiquer avec l'EOR et de trouver une solution qui. bénéficie également à vous. Dans certains pays, les clauses de non-concurrence et de confidentialité via un EOR ne peuvent pas être applicables en vertu des lois locales. Selon le type de travail que votre entreprise effectue, cela peut être un facteur décisif, il est donc important de consulter votre EOR et de voir comment cela peut être résolu.

Droits de propriété intellectuelle

En tant qu'employeur, les droits de propriété intellectuelle vous appartiennent généralement. Avec un EOR, ce n'est pas le cas par défaut. Cela doit être discuté à l'avance, tout comme lorsque vous embauchez un entrepreneur indépendant. Votre Employeur de Dossier doit vous fournir un contrat séparé ou une autre solution pour garantir que vous possédez les droits de propriété intellectuelle.

Le type de travail fourni par l'employé

Dans certains pays, la relation dans laquelle une partie emploie une personne, puis la prête à un autre employeur qui dicte le travail, est fortement réglementée. Certains pays imposent des restrictions à ce sujet en vertu des réglementations sur la fourniture et l'utilisation de travailleurs temporaires. Cela peut restreindre le type de travail que l'employé peut effectuer pour vous. Si vous avez un EOR expérimenté, cela ne devrait pas poser de problème, mais il est important d'être informé si le pays dans lequel vous souhaitez embaucher impose des restrictions à ce sujet.

Embaucher des talents mondiaux via un fournisseur EOR

Embaucher des talents mondiaux en utilisant les services d'un Employeur de Dossier peut être exactement ce dont votre entreprise a besoin pour croître et prospérer. Avoir les meilleurs talents dans votre équipe est un atout majeur. De plus, la possibilité d'externaliser les tâches administratives et la paie vous libérera du temps pour vous concentrer sur les activités principales de l'entreprise. Opter pour un Employeur de Dossier fiable peut également aider à simplifier les complexités de la navigation dans les lois et réglementations locales. Ils veilleront à ce que vos employés soient payés à temps et qu'ils aient droit à tous les avantages de vos employés réguliers. Cela aidera à constituer d'excellentes équipes et à attirer les meilleurs talents. Cependant, il est important de bien vérifier votre fournisseur. Ils doivent avoir une bonne couverture et une bonne connaissance des lois et réglementations locales. Cependant, vous devez également être sûr qu'ils fourniront un soutien et une assistance tout au long de la coopération.

FAQ:

Dois-je utiliser un employeur de dossier ?

Que l'Employeur de Dossier soit un bon choix pour votre entreprise dépend de vos plans d'affaires. Si vous souhaitez embaucher des talents à l'échelle mondiale, sans établir de présence dans le pays ou demander aux talents de se relocaliser, un EOR est une excellente option. C'est également une excellente solution pour externaliser la paie mondiale. Avec un EOR, vous pouvez avoir des employés talentueux dans votre équipe, quel que soit l'endroit où ils vivent. Vous n'aurez pas non plus à compter sur des freelances ou des entrepreneurs indépendants et à vous demander s'ils accepteront un poste à temps plein avec un employeur local au lieu de travailler pour vous.

Que signifie employeur de dossier ?

Un Employeur de Dossier est une organisation qui agit en tant qu'employeur légal des talents dans les pays où votre entreprise n'a pas de présence. Les employés talentueux travaillent pour votre entreprise. L'EOR assume toutes les responsabilités légales et réglementaires liées à leur emploi.

Quels sont les risques de l'EOR ?

Il n'y a pas beaucoup de risques à opter pour un Employeur de Dossier réputé, car ils assument généralement les risques liés à la conformité légale et fiscale. Cependant, le mot clé ici est "réputé", alors assurez-vous de bien vérifier votre nouveau service EOR avant de vous inscrire avec eux. Si vous avez un prestataire de services réputé à vos côtés, le seul risque que vous pouvez rencontrer est la communication occasionnelle entre vous, un EOR et l'employé. Cependant, gardez à l'esprit que lorsque vous embauchez via un EOR, vous n'êtes pas l'employeur légal. Vous pouvez ne pas être éligible à certains avantages. Cela inclut les droits de propriété intellectuelle ou les clauses de non-concurrence qui accompagnent généralement l'embauche traditionnelle. Assurez-vous de communiquer ces exigences avec votre EOR à l'avance.