La guía definitiva para contratar empleados remotos en el Reino Unido.

El Reino Unido está familiarizado con la contratación de personas para trabajar de forma remota. En 2020, más del 56% de su fuerza laboral recurrió al trabajo remoto en medio del coronavirus. Las estadísticas muestran que en 2023 muchos empleados del Reino Unido mantuvieron su estatus remoto. El porcentaje de personas que trabajan completamente de forma remota es del 10%, y las personas que trabajan desde casa a veces es del 29%. Muchos empleados valoran sus arreglos de trabajo desde casa. Ofrece mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. También es fácil para las empresas ver los beneficios de contratar empleados remotos. Obtienen acceso a una fuerza laboral diversa y talento global mientras reducen los costos generales. Sin embargo, cada país tiene su propio conjunto de leyes y regulaciones que rigen el trabajo remoto, y el Reino Unido no es una excepción. Muchos cambios ocurrieron después del Brexit, lo que complica aún más el proceso de contratación. Aquí hay una guía que tiene como objetivo simplificar el proceso de contratación de trabajadores remotos en el Reino Unido. Cubrirá las leyes y regulaciones laborales y de empleo, y ofrecerá consejos para contratar empleados remotos en el Reino Unido. Además, la guía cubrirá factores clave para establecer una colaboración saludable y a largo plazo.

¿Qué roles son perfectos para el trabajo remoto?

Los roles remotos son aplicables en casi todas las industrias. Pero, no todos los roles pueden ser llenados de forma remota, y algunos pueden requerir que sus empleados trabajen en la oficina. Aun así, los sectores tecnológicos y creativos son ideales para el trabajo remoto. Puede considerar contratar empleados remotos para llenar estos roles:

1. Desarrolladores de software,
2. Diseñadores web y gráficos,
3. Representantes de servicio al cliente,
4. Profesionales de ventas,
5. Marketers digitales.

¿Cuáles son las leyes y regulaciones que rigen la contratación de trabajadores remotos en el Reino Unido?

Cuando contrata empleados remotos en el Reino Unido, debe tener en cuenta las leyes laborales y de empleo relevantes para mantener el cumplimiento. Estas leyes protegen tanto a los empleados como a los empleadores, por lo que es importante entenderlas antes de publicar ese anuncio de trabajo.

Leyes laborales y de empleo en el Reino Unido

Tenga en cuenta que los empleados remotos tienen derecho a las mismas protecciones que sus empleados en la oficina. Como empleador, está obligado a deducir el impuesto sobre la renta y mantener registros para la nómina. Aunque ahorra en costos generales, aún necesita proporcionar:

• El salario mínimo actualmente es de £11.44 por hora.
• Pago por enfermedad legal, que es de £116.75 por semana hasta por 28 semanas,
• 28 días (o 5.6 semanas) de vacaciones pagadas anualmente,
• Tiempo libre legal para emergencias
• Pago por despido legal
• Licencia y pago por maternidad, paternidad, parental, adopción y parental compartida legales.

Los empleadores también deben seguir las regulaciones que otorgan a los trabajadores el derecho a solicitar trabajo flexible. También hay un período de preaviso mínimo obligatorio para los trabajadores en caso de despido. Los empleadores también deben tener en cuenta que los empleados tienen protecciones contra el despido injusto bajo la ley laboral del Reino Unido. Dependiendo del tipo de trabajo que realice el empleado, el empleador podría estar obligado a proporcionar precauciones de salud y seguridad o seguro. También deben cumplir con las leyes contra la discriminación y cumplir con las leyes que rigen las horas de trabajo. Sus empleados generalmente no pueden trabajar más de 48 horas a la semana en promedio. Si sus empleados tienen menos de 18 años, esto se reduce a 40 horas a la semana. También está obligado a proporcionar descansos a sus empleados en el Reino Unido. Tienen derecho a un descanso de 15 minutos cada 4 horas y media. Después de seis horas, sus empleados tienen derecho a un descanso de 30 minutos, que puede o no incluir los 15 minutos anteriores.

Contratación de equipos remotos globales como empleador en el Reino Unido

Es posible que deba seguir algunos requisitos legales adicionales si desea contratar empleados en el extranjero. Por lo general, debe registrar una presencia en el país en el que desea contratar. También debe navegar por las leyes laborales y de empleo de ese país y asegurarse de cumplir con cualquier normativa relevante. regulaciones. O, es posible que tengas que trasladar a tus empleados al Reino Unido para mantener el cumplimiento. Tendrás que asistir a tus empleados en la obtención de visas y permisos relevantes y, en algunos casos, patrocinar su reubicación. Para las empresas más pequeñas que no pueden permitirse la inversión de establecer una presencia o reubicar el talento, contratar un EOR podría ser una mejor opción. Permite a los empleadores la libertad de contratar a cualquier persona a nivel mundial, actuando como empleador legal en su país mientras el empleado trabaja para ti.

Entender qué leyes se aplican al contratar de forma remota en el Reino Unido

Al contratar empleados remotos en el Reino Unido, es importante entender qué leyes laborales se aplican a tu negocio. La principal legislación que rige el empleo en el Reino Unido es la Ley de Derechos Laborales de 1996. También están la Ley de Igualdad de 2010 y la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1974. Estas leyes se aplican a todos los empleados, independientemente de su ubicación.

Además de estas leyes laborales generales, también están las Regulaciones de Tiempo de Trabajo de 1998. Estas establecen límites en las horas de trabajo, descansos y derecho a vacaciones anuales. Las Regulaciones de Salud y Seguridad (Equipos de Pantalla de Visualización) de 1992 requieren que los empleadores evalúen y gestionen los riesgos asociados con los trabajadores remotos que usan equipos de pantalla de visualización.

Cosas a considerar al redactar contratos de trabajo en el Reino Unido

Aunque en el Reino Unido no se requiere por ley un contrato escrito, los empleadores se beneficiarán de tener uno. Establece por escrito lo que las partes acordaron y puede ser utilizado en caso de que ocurra alguna mala comunicación. Los contratos de trabajo típicos en el Reino Unido incluyen varios componentes que también deberías considerar.

1. Términos y condiciones

Los términos y condiciones de empleo describen los detalles básicos. Debe cubrir el título del trabajo, la fecha de inicio y notas sobre cualquier período de prueba. También debe incluir cuántas y qué horas se espera que trabaje el empleado. Si el empleado es remoto, puedes o no incluirlo en el contrato. De lo contrario, también incluirías la dirección de la oficina. Los términos y condiciones también deben incluir detalles sobre la compensación. Asegúrate de incluir el salario del empleado, beneficios, bonificaciones acordadas y otros detalles relevantes.

2. Acuerdo de confidencialidad

El acuerdo de confidencialidad es uno de los aspectos más importantes del contrato, ya que protege tu negocio y a tus clientes. Impide que los empleados compartan la información de la empresa que aprenden durante su empleo.

3. Cláusula de no competencia

Una de las principales razones por las que optarías por empleados en lugar de contratistas es porque no quieres que trabajen con la competencia. Tener una cláusula de no competencia en tu contrato prohíbe a los empleados trabajar con un competidor. También les prohíbe iniciar su propio negocio en la misma industria por un tiempo. De esta manera, tus secretos comerciales están protegidos y también proteges a tus clientes y otra información sensible.

4. Cláusula de terminación de empleo

Si bien es importante delinear el inicio, es aconsejable delinear también el proceso de terminación. Debe incluir las condiciones que podrían causar la terminación del contrato. También debe delinear los motivos de despido y los períodos de preaviso. También debes incluir cualquier requisito post-terminación del empleado.

5. Resolución de disputas

Ambas partes necesitan saber qué debe suceder en caso de cualquier disputa. Esta sección del contrato debe delinear el proceso para resolver disputas si surgen. Puede incluir disposiciones para arbitraje y mediación. También debe listar los organismos reguladores responsables de resolver cualquier problema.

Declaración escrita de los detalles del empleo

Un contrato de trabajo escrito no es requerido por ley en el Reino Unido. Pero, el empleador está legalmente obligado a proporcionar una declaración escrita de los detalles del empleo al empleado. Esto debe ser entregado al empleado el primer día de trabajo. Los detalles del empleo deben incluir. relevant details about the job. Similar to the terms and conditions part of the formal contract, the employment particulars should cover:

1. The employer’s and employee’s name
2. Job title, description of work, and start date
3. How long the job is going to last, end date if it’s a fixed-term contract, notice period
4. Work hours, and days of work. It should also include whether the employee should work on Sundays, at night, or take overtime.
5. How much and when the worker will get paid
6. Where the employee will work or if the employee might have to relocate.
7. Holiday entitlement, including public holidays
8. Any other benefits offered
9. Obligatory training, and who is funding it
10. Sick pay and the procedure for obtaining it
11. Other paid leave, including parental leave

A wider written statement should go with a written statement of the particulars within two months. It should include information about collective agreements. Also, about pensions and pension schemes, and disciplinary and grievance procedures.

Factores clave a considerar al contratar

Contratar empleados remotos es un proceso diferente al de contratarlos de manera tradicional. Esto es muy cierto cuando contratas a nivel global. Para contratar personas a nivel global, puedes depender de bolsas de trabajo o agencias de empleo en el país deseado para encontrar el talento adecuado. Dado que competirás con empresas de todo el mundo para encontrar al personal adecuado, es importante planificarlo correctamente. Debes planificar la posición del trabajo, el anuncio de trabajo y otros aspectos del puesto en detalle.

Crear una descripción detallada del trabajo para el trabajo remoto

Uno de los primeros pasos para una estrategia efectiva de contratación remota es crear una descripción detallada del trabajo. Esta descripción del trabajo debe delinear claramente las responsabilidades, calificaciones y expectativas. Es importante ser específico sobre las habilidades y experiencia requeridas. También debes enumerar cualquier herramienta o software específico con el que el candidato deba estar familiarizado. También es importante incluir información sobre las políticas y expectativas de trabajo remoto de la empresa. Esto puede incluir detalles sobre las horas de trabajo o cualquier requisito específico para los empleados remotos.

Proporcionar excelentes beneficios para atraer a los mejores talentos

También necesitarás pensar en qué bonificaciones, beneficios y ventajas proporcionarás a tus empleados. Como se mencionó antes, tendrás que proporcionar todos los beneficios legales, pero también puede que necesites ofrecer más para atraer a los mejores talentos. Un puesto de trabajo remoto es una ventaja en sí mismo, pero otros beneficios competitivos también serán cruciales para encontrar a la persona adecuada para el trabajo. Puede ser un plan de pensiones, seguro de salud privado o oportunidades de aprendizaje continuo. De cualquier manera, debes ofrecer grandes beneficios ya que eso podría ser lo que te diferencie de otros empleadores.

Realizar entrevistas digitales

Una vez que comiencen a llegar las solicitudes, es importante realizar entrevistas digitales. Estas te ayudarán a evaluar la idoneidad de los candidatos para el trabajo remoto. Puedes entrevistar a los candidatos a través de plataformas de videoconferencia como Zoom o Skype. Durante la entrevista, es importante hacer las preguntas correctas. Debes intentar evaluar su capacidad para trabajar de manera independiente, gestión del tiempo y habilidades de comunicación. También es importante verificar sus habilidades técnicas y su familiaridad con herramientas y software de trabajo remoto. Además, puede ser útil incluir un componente práctico en el proceso de entrevista. Esto puede implicar asignar una pequeña tarea o proyecto que simule el tipo de trabajo que el candidato realizará en el puesto remoto. Esto permite a las empresas evaluar las habilidades y capacidades del candidato en un escenario del mundo real.

Incorporación de empleados remotos

También necesitarás modificar la incorporación. Si bien hay muchos pros y contras en el trabajo remoto, uno de los principales contras es un proceso de incorporación más complicado. Los empleadores necesitarán invertir tiempo y energía significativos en la incorporación y capacitación en línea. Esto es cierto para las empresas que utilizan software o procesos complejos. Aquí hay algunas estrategias que puedes implementar para facilitar el proceso de incorporación.

1. Plataformas de incorporación digital

Una de las. Las formas más efectivas de incorporar empleados remotos es a través de plataformas digitales de incorporación. Estas plataformas proporcionan un lugar centralizado para los nuevos empleados. Les ayudará a acceder a toda la información y recursos necesarios para comenzar. En estas plataformas, pueden completar toda la documentación requerida. También pueden ver videos de capacitación y aprender las políticas y procedimientos de la empresa. Estas plataformas también permiten a RRHH y gerentes rastrear el progreso de los nuevos empleados. Ayudará a RRHH a asegurarse de que los empleados estén completando todas las tareas necesarias. También pueden usar estas plataformas para programar reuniones virtuales, para una incorporación más personal e interactiva.

2. Programas de Capacitación Integral

Los empleados remotos necesitan programas de capacitación integral. Estos deben cubrir todos los aspectos de su rol y responsabilidades. Esto puede incluir capacitación en software o herramientas específicas que utilizarán. También debe incluir capacitación en políticas, procedimientos y cultura de la empresa. Esto último es importante con equipos globalmente diversos. Estos programas de capacitación pueden ser videos pregrabados, seminarios web en vivo y módulos de aprendizaje electrónico interactivos. Es importante asegurarse de que los empleados puedan completar estos materiales de capacitación a su propio ritmo. Además, proporcionar a los empleados remotos acceso a una base de conocimientos o una biblioteca de recursos puede ser beneficioso. Esto les permite encontrar respuestas a preguntas comunes sin tener que contactar constantemente a su gerente o colegas.

3. Mentoría entre Pares

Emparejar a los nuevos empleados con mentores puede mejorar y acelerar su experiencia de incorporación y capacitación. Los mentores pueden proporcionar orientación, responder preguntas y ofrecer apoyo a los nuevos empleados mientras navegan en sus nuevos roles. Las reuniones regulares y virtuales entre ellos pueden ayudar a construir una relación sólida. También ayudará a garantizar que el nuevo empleado se sienta apoyado y conectado con el equipo. Los mentores también pueden proporcionar valiosos conocimientos y consejos basados en sus propias experiencias. Ayudará a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo entorno de trabajo remoto.

4. Sistemas de Retroalimentación Eficientes

La retroalimentación es crucial para el crecimiento y desarrollo. Un sistema de retroalimentación eficiente puede ayudar a los empleados remotos a encontrar áreas de mejora. Las reuniones regulares uno a uno entre gerentes y empleados remotos son imprescindibles. Estas pueden proporcionar una oportunidad para la retroalimentación y la comunicación abierta. Estas reuniones pueden ser videollamadas o llamadas telefónicas, permitiendo una experiencia más personal e interactiva. Además, implementar un sistema de retroalimentación entre pares también puede ser beneficioso. Permite a los empleados remotos recibir retroalimentación de sus colegas. Esto crea un entorno de trabajo colaborativo y de apoyo.

5. Actualizaciones y Comunicación Regulares

Las actualizaciones y la comunicación regulares para los empleados remotos les ayudan a sentirse conectados con su equipo. Los gerentes deben proporcionar actualizaciones regulares. Estas pueden ser noticias de la empresa, proyectos y objetivos para mantener informados e involucrados a los empleados remotos. Las reuniones regulares del equipo y los eventos sociales virtuales también pueden ayudar a los empleados remotos a sentirse parte de un equipo. Crear una cultura de comunicación abierta puede ayudar a los empleados a sentirse cómodos pidiendo apoyo.

Conceptos Básicos de la Nómina en el Reino Unido: Lo que Necesitas Saber como Empleador

Como empleador en el Reino Unido, entender los conceptos básicos de la nómina es esencial. Aquí hay algunos elementos clave y procesos involucrados en el sistema de nómina del Reino Unido para ayudarte a asegurar el cumplimiento.

Estructura del Sistema de Nómina del Reino Unido

Los elementos clave del sistema de nómina del Reino Unido incluyen códigos fiscales, el sistema PAYE (Pay As You Earn), la emisión de formularios P45, P60 y P11D, y las contribuciones al seguro nacional.

Códigos Fiscales

Los empleadores usan códigos fiscales para calcular la cantidad de impuestos que deben deducir del salario de un empleado. Cada empleado tiene un código fiscal, asignado por HM Revenue and Customs (HMRC), basado en sus circunstancias. Los empleadores deben asegurarse de tener el código fiscal correcto para cada empleado, ya que usar el código fiscal incorrecto puede resultar en un pago insuficiente o excesivo de impuestos. Los empleadores pueden obtener el. códigos fiscales para sus empleados de HMRC o mediante el uso de software de nómina. ### Sistema PAYE (Pay As You Earn) El sistema PAYE que los empleadores usan para deducir el impuesto sobre la renta y las contribuciones al seguro nacional de los salarios de los empleados. Los empleadores deben operar PAYE si tienen empleados que ganan por encima del umbral PAYE. Actualmente, este se establece en £242 por semana, £1,048 por mes, o £12,570 por año. El sistema PAYE asegura que las contribuciones fiscales y del seguro nacional de los empleados se deduzcan en origen. Esto significa que se toman directamente de sus salarios antes de que se les pague. ### Formularios P45, P60 y P11D Los formularios P45, P60 y P11D son documentos importantes que los empleadores deben emitir a sus empleados en varios momentos a lo largo del año. Un P45 se emite a un empleado cuando deja un trabajo. Contiene detalles de sus ingresos y las contribuciones fiscales y del seguro nacional deducidas durante su empleo. El empleado debe entregar su P45 a su nuevo empleador cuando comience un nuevo trabajo. Un P60 se emite a los empleados al final de cada año fiscal, que va del 6 de abril al 5 de abril del año siguiente. El empleador debe proporcionarlo antes del 31 de mayo. El P60 resume los ingresos totales del empleado y las contribuciones fiscales y del seguro nacional deducidas durante el año fiscal. Un formulario P11D se utiliza para informar cualquier gasto, beneficio u otros elementos imponibles proporcionados a los empleados que no están incluidos en sus salarios regulares. Ejemplos de elementos que pueden necesitar ser reportados en un formulario P11D incluyen coches de empresa, seguro médico privado y vales de guardería. ### Contribuciones al Seguro Nacional Las contribuciones al seguro nacional (NICs) son pagos realizados tanto por los empleados como por los empleadores para financiar varios beneficios estatales. El ejemplo incluye la pensión estatal y la atención médica. Los empleadores son responsables de deducir las NICs del empleado de sus salarios. Y, deben hacer contribuciones adicionales en nombre del empleado. La cantidad de NICs que un empleado y un empleador deben pagar depende de los ingresos del empleado y de su letra de categoría del seguro nacional. Las diferentes categorías determinan la tasa a la que se calculan las NICs y los beneficios a los que el empleado tiene derecho. Es importante que los empleadores calculen y deduzcan con precisión la cantidad correcta de NICs de los salarios de sus empleados. No hacerlo puede resultar en sanciones y consecuencias legales. ## ¿Cómo establecer un ambiente comprometido y productivo con empleados remotos? El entorno de oficina está diseñado para reunir a todos. Mantiene a los empleados comprometidos con su trabajo al eliminar las distracciones del hogar. También fomenta que los empleados colaboren, innoven y sean más productivos en el trabajo. Pero, ¿cómo logras esto en el Reino Unido, cuando la mayoría de tu equipo está en todo el mundo? Lo primero que necesitas hacer es crear canales de comunicación claros. Estos son la clave para una colaboración efectiva con un equipo remoto. También puedes considerar implementar trabajo asincrónico cuando sea posible, especialmente si tienes empleados en diferentes zonas horarias. También necesitas considerar la seguridad. Asegurar la seguridad y privacidad de los datos es clave, especialmente ya que en el Reino Unido, tu empresa está bajo la jurisdicción del GDPR del Reino Unido. Podrías considerar implementar más medidas de seguridad. También podría requerir que compres software especializado para tus empleados. En algunos casos, podría significar proporcionar el equipo necesario a tus empleados. ## ¿Cómo establecer y mantener el cumplimiento al contratar empleados remotos en el Reino Unido? Establecer políticas y procedimientos de cumplimiento robustos es crucial para las empresas que operan en el Reino Unido para mitigar los riesgos de cumplimiento. Estos sistemas protegen a tu empresa contra violaciones de la ley laboral. También aseguran que la organización opere de manera ética y legal. Aquí hay un par de recomendaciones sobre cómo mantener el cumplimiento al contratar remotamente en el Reino Unido: ### 1. Realizar una Evaluación de Riesgos de Cumplimiento El primer paso es realizar una evaluación integral de riesgos de cumplimiento. Esto implica identificar y evaluar los posibles riesgos de cumplimiento que la empresa puede enfrentar al contratar empleados. Estos riesgos pueden incluir problemas relacionados con. discriminación, acoso o protección de datos. También pueden estar relacionados con la salud y la seguridad, y otras áreas del derecho laboral. Una evaluación de riesgos que considere todas las leyes relevantes te permite crear políticas empresariales precisas.

2. Desarrollar Políticas Claras y Exhaustivas

El siguiente paso es desarrollar políticas claras y exhaustivas que aborden estos riesgos. Las políticas deben delinear las expectativas y estándares de la empresa con respecto a las prácticas laborales. También deben guiar sobre cómo cumplir con las leyes y regulaciones relevantes. Es esencial asegurarse de que estas políticas sean accesibles para todos los empleados. Deben estar escritas en un lenguaje claro y conciso y disponibles en un manual del empleado. Las empresas también deben considerar proporcionar sesiones de capacitación o talleres.

3. Comunicar y Capacitar a los Empleados

La comunicación y la capacitación son clave para asegurar que todos los empleados comprendan y sigan estas políticas. Debes comunicar las políticas de la empresa de manera clara y regular a todos los empleados, incluidos los nuevos contratados. Para ello, puedes enviar actualizaciones por correo electrónico, boletines informativos o organizar reuniones a nivel de toda la empresa. También puedes proporcionar capacitación a los empleados sobre temas relacionados con el cumplimiento. Esto puede incluir capacitación sobre políticas contra la discriminación y el acoso. O, protección de datos y regulaciones de salud y seguridad.

4. Hacer Cumplir las Políticas de Cumplimiento

Para enfatizar la importancia de estas políticas, establece procedimientos para reportar e investigar violaciones de cumplimiento. Esto incluye proporcionar a los empleados un canal seguro y confidencial para reportar cualquier preocupación o violación. Si hay alguna violación, las soluciones pueden incluir advertencias, reentrenamiento o, en casos graves, la terminación del empleo.

5. Revisar y Actualizar Regularmente las Políticas

Las leyes y regulaciones laborales cambian. Las empresas y sus políticas necesitan mantenerse actualizadas con cualquier desarrollo. Revisar y actualizar las políticas de cumplimiento asegura que estén alineadas con las leyes y regulaciones actuales.

FAQ

¿Pueden las empresas del Reino Unido contratar trabajadores remotos?

Las empresas del Reino Unido pueden contratar trabajadores remotos. Pero, para contratarlos como empleados, las empresas del Reino Unido necesitan establecer una presencia en el país del trabajador para contratarlos legalmente, o confiar en un proveedor EOR.

¿Está permitido el trabajo remoto en el Reino Unido?

Sí, está permitido tanto para los residentes del Reino Unido que buscan trabajar para una empresa extranjera, como para los no residentes del Reino Unido que buscan trabajar para una empresa del Reino Unido.

¿Puede un turista trabajar remotamente en el Reino Unido?

Sí, puedes trabajar remotamente en el Reino Unido con una visa de visitante. Bajo las nuevas disposiciones adoptadas en diciembre de 2023, los visitantes del Reino Unido pueden continuar trabajando remotamente durante su visita al Reino Unido. No se requiere una visa especial.