Impostos sobre a folha de pagamento em Luxemburgo

Luxemburgo opera um sistema progressivo de impostos para indivíduos, onde as taxas de imposto de renda aumentam com rendimentos mais elevados. Tanto os empregadores quanto os empregados possuem obrigações distintas relativas às contribuições para a segurança social e à retenção de imposto de renda. Os empregadores são responsáveis por calcular, descontar e remeter o imposto de renda dos empregados e as contribuições para a segurança social, bem como por pagar a sua própria parte dessas contribuições. Compreender esses requisitos é fundamental para uma folha de pagamento em conformidade no Gran Ducado.

O exercício fiscal em Luxemburgo coincide com o calendário anual, compreendendo de 1º de janeiro a 31 de dezembro. As obrigações fiscais são principalmente gerenciadas pela Luxembourg Inland Revenue (Administration des Contributions Directes - ACD) para o imposto de renda e pelo Joint Social Security Centre (Centre Commun de la Sécurité Sociale - CCSS) para as contribuições para a segurança social.

Obrigações do Employer of Record e de Impostos sobre a Folha de Pagamento

Os empregadores em Luxemburgo são obrigados a contribuir para várias áreas da segurança social com base nos salários dos empregados. Essas contribuições cobrem áreas como pensões, seguro saúde, seguro acidentes e seguro-desemprego. A base de cálculo geralmente é o salário bruto do empregado, até certos tetos para algumas contribuições.

As taxas de contribuição social do employer para 2025 devem estar amplamente alinhadas às taxas atuais, calculadas como uma porcentagem do salário bruto do empregado. As principais contribuições do empregador incluem:

Seguro de Pensão: Uma porcentagem do salário bruto.
Seguro Saúde: Uma porcentagem do salário bruto.
Seguro Acidentes: Varia dependendo do setor e do nível de risco da atividade da empresa.
Mutualité des Employeurs (Seguro Mútuo dos Empregadores): A taxa de contribuição depende da taxa de absentismo da empresa.
Fundo de Desemprego: Uma pequena porcentagem do salário bruto.

Taxas específicas estão sujeitas à revisão anual, mas normalmente variam dentro de certos intervalos. Para fins ilustrativos, as taxas típicas do empregador (excluindo o seguro acidentes variável e a mutualité) podem totalizar aproximadamente 12-15% do salário bruto, até os respectivos tetos de contribuição. Não há uma "taxa de folha de pagamento" separada cobrada sobre o valor total da folha de pagamento; o principal custo do empregador relacionado à folha de pagamento é a contribuição para a segurança social.

Os empregadores devem registrar-se junto ao CCSS e declarar os salários dos empregados mensalmente, remeter ambas as contribuições — do empregador e do empregado — até os prazos estipulados.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Os empregadores têm a obrigatoriedade de reter o imposto de renda dos salários dos empregados sob o sistema Pay As You Earn (PAYE). O valor do imposto a ser retido depende de vários fatores, incluindo a classe de imposto do empregado, o nível de rendimento e quaisquer isenções ou deduções especificadas no cartão de imposto (fiche de retenue d'impôt).

Os empregados são atribuídos a uma classe de imposto com base em sua situação pessoal:

Classe de Imposto 1: Pessoas solteiras, separadas, divorciadas e pessoas em união de fato tributadas individualmente.
Classe de Imposto 2: Pessoas casadas tributadas conjuntamente, e pessoas em união de fato conjunta.
Classe de Imposto 1a: Pessoas solteiras com um filho, ou solteiras com 65 anos ou mais.

A escala progressiva do imposto de renda para 2025 é aplicada à renda tributável do empregado. O cartão de imposto fornecido pela ACD informa ao empregador a classe de imposto correta e quaisquer isenções específicas a considerar ao calcular a retenção mensal.

A seguir, um exemplo ilustrativo da escala progressiva de imposto de renda (as taxas e faixas são indicativas e sujeitas à confirmação oficial para 2025):

Renda Tributável (EUR)	Taxa de Imposto (%)
Até 12.438	0
12.439 - 14.508	8
14.509 - 16.578	9
16.579 - 18.648	10
18.649 - 20.718	11
20.719 - 22.788	12
22.789 - 24.858	14
24.859 - 26.928	16
26.929 - 29.064	18
29.065 - 38.892	20
38.893 - 48.720	22
48.721 - 58.548	24
58.549 - 68.376	26
68.377 - 78.204	28
78.205 - 88.032	30
88.033 - 97.860	32
97.861 - 107.688	34
107.689 - 117.516	36
117.517 - 127.344	38
127.345 - 150.000	39
Acima de 150.000	40

Adicionalmente, é aplicado um imposto de solidariedade (impôt de solidarité) sobre o valor do imposto de renda, geralmente em torno de 7% ou 9%, dependendo do nível de rendimento.

Os empregadores devem remeter o imposto de renda retido ao ACD mensalmente.

Deduções Fiscais e Isenções para os Empregados

Os empregados em Luxemburgo podem beneficiar-se de várias deduções fiscais e isenções que reduzem a renda tributável, diminuindo assim a carga tributária total. Algumas deduções comuns incluem:

Deduções Padrão: Valores fixos para despesas profissionais, custos de deslocamento entre casa e trabalho, e despesas especiais que frequentemente são aplicadas automaticamente, a menos que custos reais superiores sejam declarados.
Despesas Profissionais: Custos reais que excedem a dedução padrão podem ser deduzidos (por exemplo, treinamentos relacionados ao trabalho, literatura profissional).
Custos de Deslocamento: Uma indenização fixa por quilômetro para deslocamento, sujeita a um limite máximo.
Despesas Especiais (Dépenses Spéciales): Incluem contribuições a certos planos de seguro (vida, saúde, acidentes, responsabilidade civil), juros de empréstimos pessoais (dentro de limites), e doações específicas.
Prêmios de Seguro: Prêmios de seguros de vida, saúde e outros tipos de seguro pessoal são dedutíveis até um máximo anual.
Juros de Empréstimos: Juros pagos por empréstimos pessoais (excluindo juros hipotecários de uma residência principal, que são tratados de forma diferente) são dedutíveis até um limite anual.
Custos com Creche: Custos de creche externa (berçário, creche) são dedutíveis até um limite anual por criança.
Pagamentos de Manutenção: Pensão alimentícia ou pagamentos de manutenção feitos a um ex-cônjuge podem ser dedutíveis sob condições específicas.
Contribuições para Pensão: Contribuições para certos esquemas de pensão voluntários são dedutíveis dentro de limites.

Os empregados podem informar seu empregador sobre certas despesas dedutíveis via seu cartão de imposto para ajustar a retenção mensal ou declará-las anualmente na declaração de imposto de renda.

Prazos para Conformidade e Declaração

Os empregadores possuem prazos rigorosos para reportar e remeter impostos e contribuições para a segurança social.

Declarações e Pagamentos Mensais de Segurança Social: Os empregadores devem declarar os salários e pagar as contribuições para a segurança social do empregador e do empregado até o 10º dia do mês seguinte ao período de pagamento.
Remessa Mensal da Retenção do Imposto de Renda: O imposto de renda retido do salário do empregado deve ser pago ao ACD até o 10º dia do mês seguinte ao período de pagamento.
Atualização Anual do Cartão de Imposto: Os empregadores recebem cartões de imposto atualizados para os empregados anualmente, geralmente no final do ano anterior ou início do ano fiscal.
Certificados Anuais de Salários: Os empregadores devem emitir certificados anuais de salário (certificat de salaire) aos empregados até o fim de fevereiro do ano seguinte ao exercício fiscal, detalhando salário bruto, imposto retido e contribuições para a segurança social. Uma cópia também é enviada ao ACD.
Declaração Anual do Empregador: Os empregadores podem precisar submeter uma declaração anual resumindo os salários totais pagos e os impostos/contribuições retidos.

Os empregados geralmente são obrigados a apresentar uma declaração de imposto de renda anual (déclaration d'impôt) até 31 de março do ano seguinte ao exercício fiscal, embora extensões sejam frequentemente concedidas, normalmente até 31 de dezembro. A declaração é obrigatória para certos níveis de rendimento ou situações específicas (por exemplo, múltiplas fontes de renda, deduções específicas).

Considerações Especiais de Impostos para Trabalhadores Estrangeiros e Empresas

O sistema tributário de Luxemburgo inclui regras específicas para indivíduos que não têm residência fiscal e para empresas estrangeiras que empregam pessoal no país.

Residência Fiscal: Um indivíduo é considerado residente fiscal em Luxemburgo geralmente se sua residência habitual estiver em Luxemburgo ou se estiver presente no país por mais de seis meses consecutivos. Residentes são tributados sobre toda a sua renda mundial. Não residentes são tributados apenas sobre sua renda de fonte luxemburguesa.
Empregados Não Residentes: Empregados não residentes que trabalham em Luxemburgo estão sujeitos à retenção de imposto de renda sobre sua renda de emprego de fonte luxemburguesa. Geralmente, são atribuídos à Classe de Imposto 1, salvo se optarem pela assimilação a um contribuinte residente (sob certas condições, permitindo acesso às classes de imposto de residência e deduções).
Acordos de Bitributação: Luxemburgo possui uma extensa rede de tratados de dupla tributação com diversos países. Estes tratados visam evitar que indivíduos e empresas sejam tributados duas vezes sobre o mesmo rendimento e frequentemente determinam qual país tem o direito primário de tributar a renda de emprego, especialmente para trabalhadores transfronteiriços (frontaliers) ou empregados em missões internacionais.
Empresas Estrangeiras Empregando em Luxemburgo: Uma empresa estrangeira que emprega indivíduos que trabalham em Luxemburgo pode estabelecer uma presença tributável (estabelecimento permanente) no Luxemburgo, ativando obrigações fiscais corporativas. Mesmo sem um estabelecimento permanente, a empresa estrangeira deve registrar-se como empregadora em Luxemburgo, cumprir a legislação trabalhista luxemburguesa e atender a todas as obrigações de retenção de impostos e contribuições sociais para os empregados que lá trabalhar. Contratar um Employer of Record é uma solução comum para empresas estrangeiras gerenciarem essas obrigações de forma conforme, sem precisar estabelecer uma entidade local.