Impostos sobre a folha de pagamento em Luxemburgo

Luxemburgo opera um sistema progressivo de tributação para indivíduos, onde as taxas de imposto de renda aumentam conforme os ganhos superiores. Tanto empregadores quanto empregados têm obrigações distintas relacionadas às contribuições para a segurança social e à retenção do imposto de renda. Os empregadores são responsáveis por calcular, deduzir e recolher o imposto de renda dos empregados e as contribuições para a segurança social, bem como por pagar a sua própria parte dessas contribuições. Compreender esses requisitos é fundamental para um processamento de folha de pagamento em conformidade no Grão-Ducado.

O ano fiscal em Luxemburgo coincide com o ano civil, indo de 1º de janeiro a 31 de dezembro. As obrigações fiscais são gerenciadas principalmente pela Luxembourg Inland Revenue (Administration des Contributions Directes - ACD) para o imposto de renda e pelo Centro Commun de la Sécurité Sociale (CCSS) para as contribuições para a segurança social.

Obrigações de Segurança Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento do Employer of Record

Os empregadores em Luxemburgo são obrigados a contribuir para várias áreas da segurança social com base nos salários dos empregados. Essas contribuições abrangem setores como pensões, seguro saúde, seguro contra acidentes e desemprego. A base de cálculo geralmente é o salário bruto do empregado, até certos limites para algumas contribuições.

As taxas de contribuição da segurança social do Employer of Record para 2025 devem estar amplamente alinhadas com as taxas atuais, calculadas como uma porcentagem do salário bruto do empregado. As principais contribuições do empregador incluem:

Seguro de Pensão: Uma porcentagem do salário bruto.
Seguro Saúde: Uma porcentagem do salário bruto.
Seguro contra Acidentes: Varia dependendo do setor e do nível de risco da atividade da empresa.
Mutualité des Employeurs (Seguro Mútuo dos Empregadores): A taxa de contribuição depende da taxa de absenteísmo da empresa.
Fundo de Desemprego: Uma pequena porcentagem do salário bruto.

As taxas específicas estão sujeitas a revisão anual, mas normalmente variam dentro de faixas. Para fins ilustrativos, as taxas típicas do empregador (excluindo seguro de acidentes variável e mutualité) podem somar aproximadamente 12-15% do salário bruto, até os respectivos limites de contribuição. Não há um "imposto sobre a folha de pagamento" separado cobrado sobre o valor total da folha de pagamento; o principal custo do empregador relacionado à folha é composto pelas contribuições para a segurança social.

Os empregadores devem registrar-se no CCSS e declarar os salários dos empregados mensalmente, remetendo as contribuições do empregador e do empregado até o prazo especificado.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Os empregadores são obrigados a reter o imposto de renda dos salários dos empregados sob o sistema Pay As You Earn (PAYE). O valor do imposto a ser retido depende de diversos fatores, incluindo a classe de imposto do empregado, nível de renda e quaisquer isenções ou deduções especificadas em seu cartão de imposto (fiche de retenue d'impôt).

Os empregados são atribuídos a uma classe de imposto com base em sua situação pessoal:

Classe de Imposto 1: Pessoas solteiras, separadas, divorciadas e indivíduos em união registrada tributados individualmente.
Classe de Imposto 2: Pessoa casadas tributadas conjuntamente, indivíduos em união registrada tributados conjuntamente.
Classe de Imposto 1a: Pessoas solteiras com um filho ou indivíduos solteiros com 65 anos ou mais.

A escala progressiva do imposto de renda para 2025 é aplicada à renda tributável do empregado. O cartão de imposto fornecido pela ACD informa ao empregador a classe de imposto correta e quaisquer isenções específicas a serem consideradas ao calcular a retenção mensal.

A seguir, um exemplo ilustrativo da escala progressiva do imposto de renda (as tarifas e faixas são indicativas e sujeitas à confirmação oficial para 2025):

Renda Tributável (EUR)	Taxa de Imposto (%)
Até 12.438	0
12.439 - 14.508	8
14.509 - 16.578	9
16.579 - 18.648	10
18.649 - 20.718	11
20.719 - 22.788	12
22.789 - 24.858	14
24.859 - 26.928	16
26.929 - 29.064	18
29.065 - 38.892	20
38.893 - 48.720	22
48.721 - 58.548	24
58.549 - 68.376	26
68.377 - 78.204	28
78.205 - 88.032	30
88.033 - 97.860	32
97.861 - 107.688	34
107.689 - 117.516	36
117.517 - 127.344	38
127.345 - 150.000	39
Acima de 150.000	40

Além disso, um imposto de solidariedade (impôt de solidarité) é cobrado como uma porcentagem do valor do imposto de renda, geralmente 7% ou 9%, dependendo do nível de renda.

Os empregadores devem remeter o imposto de renda retido ao ACD mensalmente.

Deduções e Isenções do Imposto para Empregados

Empregados em Luxemburgo podem beneficiar-se de várias deduções e isenções fiscais que reduzem sua renda tributável, diminuindo assim sua carga tributária total. Algumas deduções comuns incluem:

Deduções Padrão: Valores fixos para despesas profissionais, custos de deslocamento entre residência e trabalho, e despesas especiais que geralmente são aplicadas automaticamente, salvo quando custos reais maiores são declarados.
Despesas Profissionais: Custos reais que excedem a dedução padrão podem ser reclamados (por exemplo, treinamentos específicos relacionados ao trabalho, literatura profissional).
Custos de Deslocamento: Uma diária fixa por quilômetro para deslocamento diário, sujeita a um limite máximo.
Despesas Especiais (Dépenses Spéciales): Inclui contribuições para certas apólices de seguro (vida, saúde, acidentes, responsabilidade civil), juros de empréstimos pessoais (dentro de limites), e certas doações.
Prêmios de Seguro: Prêmios de seguros de vida, saúde e outros tipos pessoais de seguro são dedutíveis até um limite anual.
Juros sobre Empréstimos: Juros pagos em empréstimos pessoais (excluindo juros de hipotecas de residência principal, que são tratados de forma diferente) são dedutíveis até um limite anual.
Custos com Creche: Custos com creches externas (crèche, pré-escola) são dedutíveis até um limite anual por criança.
Pagamentos de Manutenção: Pensão alimentícia ou pagamentos de manutenção feitos a um cônjuge divorciado podem ser dedutíveis sob condições específicas.
Contribuições para a Pensão: Contribuições para certos planos de pensão voluntária são dedutíveis dentro de limites.

Empregados podem informar ao empregador despesas dedutíveis específicas via seu cartão de imposto para ajustar a retenção mensal ou reclamá-las anualmente na declaração de imposto de renda.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Os empregadores têm prazos rígidos para relatar e recolher impostos e contribuições para a segurança social.

Declarações Mensais de Segurança Social e Pagamentos: Os empregadores devem declarar os salários e pagar as contribuições de seguridade social do empregador e do empregado ao CCSS até o 10º dia do mês seguinte ao período de pagamento.
Recolhimento Mensal do Imposto Retido na Fonte: O imposto de renda retido dos salários dos empregados deve ser pago ao ACD até o 10º dia do mês seguinte ao período de pagamento.
Atualização Anual do Cartão de Imposto: Os empregadores recebem cartões de imposto atualizados para os empregados anualmente, geralmente ao final do ano anterior ou início do ano fiscal.
Certificados de Salário Anuais: Os empregadores devem emitir certificados de salário anuais (certificat de salaire) aos empregados até o final de fevereiro do ano seguinte ao fiscal, detalhando salário bruto, imposto retido e contribuições para a segurança social. Uma cópia também é enviada ao ACD.
Declaração Anual do Empregador: Os empregadores podem precisar enviar uma declaração anual resumindo os salários totais pagos e os impostos/contribuições retidos.

Os empregados geralmente são obrigados a apresentar uma declaração anual de imposto de renda (déclaration d'impôt) até 31 de março do ano seguinte ao fiscal. No entanto, extensões geralmente são concedidas, normalmente até 31 de dezembro. O preenchimento é obrigatório para certos níveis de renda ou situações (por exemplo, múltiplas fontes de renda, deduções específicas reclamadas).

Considerações Especiais de Imposto para Trabalhadores Estrangeiros e Empresas

O sistema fiscal de Luxemburgo inclui regras específicas para indivíduos que não são residentes para fins fiscais e para empresas estrangeiras que empregam funcionários no país.

Residência Fiscal: Um indivíduo é geralmente considerado residente fiscal de Luxemburgo se seu domicílio habitual estiver em Luxemburgo ou se estiver presente no país por mais de seis meses consecutivos. Residentes são tributados sobre sua renda mundial. Não residentes são tributados apenas sobre sua renda de origem luxemburguesa.
Empregados Não Residentes: Empregados não residentes que trabalham em Luxemburgo estão sujeitos à retenção do imposto de renda sobre sua renda de trabalho de origem luxemburguesa. Geralmente, são designados para a Classe de Imposto 1, salvo quando optam por assimilação a um contribuinte residente (sob certas condições, permitindo acesso às classes de imposto de residente e deduções).
Acordos de Tributação: Luxemburgo possui uma extensa rede de tratados de dupla tributação com vários países. Esses tratados visam evitar que indivíduos e empresas sejam tributados duas vezes sobre a mesma renda e muitas vezes determinam qual país tem o direito primário de tributar a renda de trabalho, especialmente para trabalhadores transfronteiriços (frontaliers) ou empregados em missões internacionais.
Empresas Estrangeiras que Empregam em Luxemburgo: Uma empresa estrangeira que emprega indivíduos que trabalham em Luxemburgo pode estabelecer uma presença tributável (estabelecimento permanente) em Luxemburgo, acionando obrigações de imposto corporativo. Mesmo sem um estabelecimento permanente, a empresa estrangeira é obrigada a registrar-se como empregadora em Luxemburgo, cumprir a legislação trabalhista Luxemburgo e cumprir todas as obrigações de retenção de impostos de renda e contribuições sociais para os empregados que trabalham lá. Contratar um Employer of Record é uma solução comum para empresas estrangeiras gerenciarem essas obrigações de forma compatível, sem estabelecer uma entidade local.