Navegando pelas complexidades da tributação empregatícia na Índia

Entender as obrigações de impostos para empregadores e empregados na Índia exige um conhecimento aprofundado de diversas responsabilidades. O sistema tributário indiano envolve regulamentos de imposto de renda do governo central juntamente com contribuições específicas de estado, como o Professional Tax e o Labour Welfare Fund, criando um ambiente de conformidade em múltiplas camadas. Os empregadores são responsáveis por deduzir impostos na fonte dos salários dos empregados e contribuir para os esquemas de previdência social, enquanto os empregados podem se beneficiar de várias deduções e subsídios para reduzir sua renda tributável.

Garantir o cálculo preciso, o depósito pontual e a correta declaração desses impostos e contribuições é fundamental para a conformidade e para evitar penalidades. Isso envolve compreender as nuances da retenção de imposto de renda na fonte (TDS), contribuições obrigatórias para a previdência social, como o Provident Fund e o Employee State Insurance, além de outros requisitos estatutários aplicáveis com base no número de empregados, localização e níveis salariais.

Obrigações do Employer of Record e impostos sobre a folha de pagamento

Empregadores na Índia são obrigados a contribuir com diversos esquemas de previdência social e impostos sobre a folha de pagamento em nome de seus empregados. As principais contribuições incluem o Employees' Provident Fund (EPF), o Employee State Insurance (ESI), o Professional Tax (PT) e o Labour Welfare Fund (LWF).

Employees' Provident Fund (EPF)

EPF é um esquema de poupança para aposentadoria aplicável a empresas com 20 ou mais funcionários. Tanto o empregador quanto o empregado contribuem com uma porcentagem do salário básico do empregado mais a Dearness Allowance (DA).

Tipo de Contribuição	Taxa (em % do Básico + DA)
Empregador	12%
Empregado	12%

Uma parte da contribuição do empregador (8,33%) é direcionada ao Employees' Pension Scheme (EPS), sujeita a um limite salarial (atualmente ₹15.000 por mês para EPS). A contribuição remanescente do empregador (3,67%) e toda a contribuição do empregado vão para a conta do EPF. Para empregados que ganham acima de ₹15.000 por mês, a contribuição ao EPS é limitada a ₹1.250 por mês do co-participação do empregador, enquanto o restante do valor vai para o EPF.

Employee State Insurance (ESI)

ESI é um esquema de seguro saúde aplicável a empresas que empregam 10 ou mais indivíduos (em maioria dos estados) e cobre empregados que recebem até um limite salarial (atualmente ₹21.000 por mês, ou ₹25.000 para pessoas com deficiência).

Tipo de Contribuição	Taxa (em % do Salário Bruto)
Empregador	3,25%
Empregado	0,75%

Essas contribuições são calculadas sobre salários brutos, excluindo certos componentes como LTA, gratificação, etc.

Professional Tax (PT)

O Professional Tax é um imposto estadual sobre renda oriunda do trabalho. As taxas e a aplicabilidade variam consideravelmente entre os estados. Geralmente é uma quantia fixa mensal, muitas vezes com um limite anual máximo (por exemplo, ₹2.500 por ano em vários estados). Os empregadores são responsáveis por deduzir o PT dos salários dos empregados e remeter ao governo estadual correspondente.

Labour Welfare Fund (LWF)

LWF é outra contribuição estadual destinada a financiar atividades de bem-estar social para os trabalhadores. As taxas de contribuição, frequência (mensal, trimestral, semestral ou anual) e participação do empregador/empregado variam por estado. Os valores geralmente são baixos.

Requisitos de retenção de imposto de renda

Os empregadores devem deduzir imposto de renda na fonte (TDS) do salário pago aos empregados com base na estimativa de renda anual e nas taxas de imposto aplicáveis. Isso é regulado pela Lei do Imposto de Renda de 1961.

O empregador calcula a renda salarial anual estimada, considera as deduções e subsídios elegíveis declarados pelo empregado e então determina a renda tributável. O imposto é calculado sobre essa renda com base nas faixas de imposto aplicáveis. A responsabilidade total de imposto anual é então dividida pelo número de meses do exercício financeiro para determinar o valor mensal do TDS.

Os empregados podem optar pelo Regime de Imposto Antigo ou pelo Novo Regime de Imposto. O Novo Regime (Seção 115BAC) é o regime padrão, salvo se o empregado optar explicitamente pelo Regime Antigo. As faixas de imposto sob o Novo Regime (para o FY 2025-26) geralmente são as seguintes:

Renda Tributável (₹)	Alíquota de Imposto (%)
0 a 3.00.000	0
3.00.001 a 6.00.000	5
6.00.001 a 9.00.000	10
9.00.001 a 12.00.000	15
12.00.001 a 15.00.000	20
Acima de 15.00.000	30

Um incentivo sob a Seção 87A está disponível, tornando a renda de até ₹7.00.000 efetivamente isenta de impostos sob o Novo Regime. Sobretaxas e cess (atualmente 4% Health and Education Cess) são acrescentadas ao imposto calculado.

Os empregadores devem obter declarações de investimentos dos empregados para considerar as deduções e subsídios elegíveis ao calcular o TDS.

Deduções fiscais e subsídios para empregados

Empregados podem reduzir sua renda tributável ao reivindicar várias deduções e subsídios, principalmente sob o Regime de Imposto Antigo, embora algumas também estejam disponíveis no Novo Regime.

Dedução Padrão: Uma dedução padrão de ₹50.000 está disponível para a renda de salários sob ambos os regimes.

Deduções sob Capítulo VI-A: Estas são deduções importantes disponíveis principalmente sob o Regime de Imposto Antigo:

Seção 80C: Abrange investimentos como PPF, EPF, NSC, FDs de economia fiscal, prêmios de seguro de vida, taxas de matrícula infantil, pagamento principal do financiamento imobiliário, etc., até um limite máximo (atualmente ₹1,50.000).
Seção 80CCD(1B): Dedução adicional por contribuição ao NPS (National Pension System) de até ₹50.000.
Seção 80D: Dedução por prêmios de seguro saúde pagos para o próprio, família e pais. Os limites variam de acordo com a idade (senior citizen ou não).
Seção 80E: Dedução por juros pagos em empréstimo estudantil.
Seção 80G: Dedução para doações a certas instituições de caridade.

Subsídios: Certos subsídios recebidos como parte do salário são parcialmente ou totalmente isentos de impostos, principalmente sob o Regime de Imposto Antigo:

House Rent Allowance (HRA): Isenção disponível com base no salário, aluguel pago e localização (cidade metro ou não metro).
Leave Travel Allowance (LTA): Isenção para despesas de viagem durante licença, sujeita a condições e limites.
Outros subsídios: Exonerações específicas podem aplicar-se a subsídio de transporte (para certos empregados), subsídio de escolaridade infantil, subsídio de alojamento, etc.

Sob o Novo Regime, a maioria desses subsídios específicos e deduções do Capítulo VI-A (exceto Dedução Padrão e contribuição ao NPS sob 80CCD(2) - contribuição do empregador) não está disponível.

Prazos de conformidade e declaração de impostos

Os empregadores têm prazos específicos para depositar os impostos retidos e enviar declarações.

Depósito de TDS: O imposto retido na fonte deve ser depositado junto ao governo até o dia 7 do mês seguinte. Para março, o prazo é 30 de abril.
Declarações trimestrais de TDS (Formulário 24Q): Os empregadores devem apresentar declarações trimestrais detalhando o TDS retido e depositado.
- Q1 (Abr-Jun): 31 de julho
- Q2 (Jul-Sep): 31 de outubro
- Q3 (Out-Dez): 31 de janeiro
- Q4 (Jan-Mar): 31 de maio
Formulário 16: É o certificado de TDS emitido pelo empregador ao empregado, resumindo o salário pago e o imposto retido durante o exercício financeiro. Deve ser entregue até 15 de junho do ano de avaliação (ano seguinte ao exercício financeiro).
Contribuições ao EPF/ESI: Geralmente, as contribuições vencem até o dia 15 do mês seguinte.
Profissional Tax/LWF: Os prazos variam por estado e frequência (mensal, trimestral etc.).

Os empregadores devem possuir um Tax Deduction and Collection Account Number (TAN) para conformidade com TDS e um Permanent Account Number (PAN). Os empregados também devem fornecer seu PAN ao empregador.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Contratar trabalhadores estrangeiros ou operar como uma empresa estrangeira na Índia introduz complexidades fiscais adicionais.

Trabalhadores Estrangeiros: A responsabilidade fiscal de um trabalhador estrangeiro na Índia depende de seu status de residência (Resident, Non-Resident ou Resident mas Não Habitualmente Resident) no exercício financeiro relevante.

Residente: Tributado sobre sua renda global.
Não-residente: Tributado apenas sobre a renda recebida ou auferida na Índia. Salário por serviços prestados na Índia é considerado renda auferida na Índia, independentemente de onde seja recebido.
Resident mas Não Habitualmente Resident (RNOR): Tributados sobre renda recebida ou auferida na Índia, bem como sobre renda que se acumula fora da Índia se proveniente de um negócio controlado na Índia ou profissão estabelecida na Índia.

Os empregadores devem determinar corretamente o status de residência dos empregados estrangeiros para calcular a TDS adequada. Acordos de Dupla Tributação (DTAAs) entre a Índia e o país de origem do empregado podem fornecer alívio contra dupla tributação, devendo os empregadores considerar as disposições do DTAA ao calcular o TDS se o empregado fornecer documentação necessária.

Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira empregando indivíduos na Índia pode gerar a existência de um Estabelecimento Permanente (PE) na Índia segundo a Lei do Imposto de Renda e DTAA relevante. Se um PE for estabelecido, a empresa estrangeira torna-se responsable pelo imposto corporativo na Índia sobre os lucros atribuíveis ao PE. Contratar funcionários pode ser um fator na determinação do status de PE, especialmente se os empregados tiverem autoridade para concluir contratos ou desempenharem papéis principais na celebração de contratos.

Empresas estrangeiras sem um PE, mas empregando residentes na Índia ou não-residentes por serviços prestados na Índia, ainda assim devem cumprir obrigações de TDS sobre salários pagos. Devem obter um TAN e cumprir todas as exigências de conformidade do empregador, incluindo o depósito de TDS, declaração de TDS e emissão do Formulário 16. Compreender as implicações de PE e navegar na conformidade com a folha de pagamento na Índia exige consideração cuidadosa para entidades estrangeiras que operam ou empregam na Índia.