O que é conformidade de folha de pagamento?

Folha de pagamento é uma lista integrada de funcionários de uma empresa, o valor do pagamento que esses funcionários recebem por período de pagamento, e o valor total de pagamento que a empresa paga aos seus empregados. A empresa é responsável por desenvolver uma política de pagamento organizacional, que inclui benefícios flexíveis e políticas de resgate de licenças. No mundo corporativo, folha de pagamento e conformidade caminham lado a lado. Se as leis de conformidade de folha de pagamento não forem seguidas, isso pode resultar em a empresa enfrentar acusações legais.

Por que a conformidade é importante?

Conformidade e obediência são significativas em negócios multinacionais que departamentos como Recursos Humanos dedicam aproximadamente 36 horas por semana a atividades relacionadas à conformidade. Isso inclui navegar por mudanças regulatórias para garantir que as políticas da empresa estejam atualizadas. Uma área de folha de pagamento global que é especialmente crucial é a privacidade e a segurança dos dados dos funcionários. A importância dessa parte na folha de pagamento global decorre do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, que só entrou em vigor em maio de 2018 e trouxe mudanças na conformidade de folha de pagamento.

Deve-se notar que essa legislação afeta apenas organizações com funcionários na União Europeia. O não cumprimento pode levar as empresas a enfrentarem penalidades, conforme estabelecido pelas leis de erro na folha de pagamento. Empresas consideradas que guardaram e processaram informações de funcionários de forma inadequada e ilegal podem enfrentar multas de até 20 milhões de euros ou quatro por cento da receita anual, dependendo do valor maior.

Equipes do departamento de Recursos Humanos responsáveis por tarefas de folha de pagamento e conformidade legal são, portanto, encarregadas de gerenciar e processar dados sensíveis de funcionários, incluindo nomes, endereços, escalas de pagamento, códigos fiscais, números de contas bancárias e status de contratos de trabalho. Os funcionários dessas equipes devem permanecer vigilantes, pois estão responsáveis pelo destino do negócio. Um erro pode derrubar toda a organização. É responsabilidade deles proteger tanto os funcionários quanto as organizações que servem, realizando relatórios de conformidade de folha de pagamento de forma precisa e rápida.

O gerenciamento do processamento de folha de pagamento é um aspecto essencial da gestão de capital humano. Alguns chamam isso de a essência de toda organização de sucesso. A folha de pagamento torna-se ainda mais desafiadora quando entidades legais em vários estados, cada uma com suas próprias regras e regulamentos fiscais, são levadas em consideração. Quando a empresa cresce em escala e começa a administrar a folha de pagamento globalmente, esse é um nível de desafio superior. Quando isso já ocorre, as empresas contratam um profissional certificado em conformidade de folha de pagamento para lidar com tarefas relacionadas à conformidade.

O principal problema na gestão precisa da folha de pagamento reside na conformidade. Cada país tem suas próprias condições econômicas, moedas e leis sobre a remuneração dos funcionários. A conformidade exige que as empresas gerenciem sua folha de pagamento de modo a manter os funcionários remunerados e engajados com seus empregos, e que enfrentem os diversos desafios nacionais e internacionais na administração de folha de pagamento. A Gestão de Folha de Pagamento Global Precisa considerações múltiplas, mas aqui está um resumo dessas considerações em três aspectos.

1. Segurança de dados

A maioria dos sistemas globais de Recursos Humanos não institui dados específicos para a folha de pagamento — usualmente, esses armazenam dados sensíveis de funcionários em cada local. Armazenar dados sensíveis de funcionários em e-mails e planilhas pode gerar um ambiente inseguro. A vulnerabilidade aumenta devido ao armazenamento manual de dados de funcionários, RH, e folha de pagamento em múltiplos locais.

As empresas devem cuidar bem de seus dados de folha de pagamento. Isso é ainda mais imperativo para empresas que operam globalmente, e o não cumprimento pode necessitar de multas elevadas. As empresas precisam fazer as perguntas corretas sobre como os dados dos funcionários são armazenados e transmitidos para o sistema principal de registros. Tudo isso deve estar disponível em um serviço compartilhado ou folha de pagamento centralizada.

A necessidade de segurança de dados é especialmente ampliada com a recente revogação do Safe Harbor Act pela União Europeia. Manter o controle de quem tem acesso aos dados de folha de pagamento também é necessário.

2. Precisão dos dados

Informações como tempo e frequência de trabalho, férias, licença médica, e seus respectivos saldos de direito, fazem parte de informações críticas de gestão da força de trabalho, sendo portanto necessários serem precisos ao mais mínimo detalhe. Por exemplo, os recibos de pagamento de um funcionário devem seguir os requisitos estaduais de holerite. Idealmente, a equipe de folha de pagamento deve revisar e aprovar o pagamento bruto antes de ser inserido no cálculo da folha, aumentando significativamente a precisão do salario líquido. No entanto, em ambientes de pagamento por hora, a situação é diferente.

Entender quais dados de entrada são necessários em cada país para calcular a folha de pagamento e os processos e pessoas que coletam esses dados são, portanto, responsabilidades da empresa.

3. Uso de tecnologia

A automação dos processos de coleta de dados e a eliminação de planilhas são, provavelmente, como os dados sensíveis de folha de pagamento global serão coletados nos próximos anos. Essas plataformas tecnológicas modernas podem oferecer capacidades de fluxo de trabalho do sistema que permitem processos de aprovação customizados, validação de dados e, mais importante, autoatendimento dos funcionários. Melhorar e compreender melhor as fontes de dados e os processos de coleta é importante. As empresas atualmente precisam acompanhar a legislação de folha de pagamento em constante mudança em cada país em que operam. Uma maneira de fazer isso é alterar e tornar mais eficiente a forma como os dados são coletados usando tecnologia.

Caminho a seguir

Este artigo estabeleceu como a conformidade de folha de pagamento global é importante para seu negócio. A inadequação de prontidão e rapidez dos seus funcionários responsáveis por essa tarefa pode levar à queda da sua empresa. Portanto, é necessário investir tempo, esforço e dinheiro para cumprir os requisitos da folha de pagamento global.

(LEIA: 4 Passos para Planejar a Implementação da Folha de Pagamento Global)

Se você procura uma empresa que possa fornecer exatamente isso, a Rivermate oferece serviços em folha de pagamento global, conformidade e ferramentas de Recursos Humanos.

A Rivermate conta com profissionais especializados em conformidade de folha de pagamento, que têm o maior prazer em oferecer serviços de conformidade e resolver suas questões nesse aspecto do seu negócio.

Perguntas frequentes

O que é conformidade de payroll de toque único?

Single Touch Payroll (STP) é uma iniciativa do Governo Australiano que torna o relatório de impostos e informações mais gerenciável e eficiente, coordenando e repondendo ao Australian Taxation Office (ATO). Um software habilitado para STP exigirá que você envie as informações de salários e salários dos seus funcionários, imposto retido, e outras informações. Mais especificamente, o ATO espera que você realize as seguintes tarefas:

• relatar informações de folha de pagamento ao ATO toda vez que pagar seus funcionários
• relatar informações de responsabilidade sobre aposentadoria ao ATO

O ATO também informa que não será mais necessário fornecer aos funcionários um resumo de pagamento das informações já reportadas e finalizadas devido ao STP. (LEIA: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Por que é necessário processar a folha de pagamento?

Processar a folha de pagamento é uma tarefa essencial em qualquer negócio, pois afeta a estabilidade financeira e a reputação da empresa. Quando a folha de pagamento é processada de forma precisa e pontual, os funcionários ficam mais engajados e motivados a cumprir as responsabilidades da empresa. Isso contrasta com a situação em que os funcionários recebem salários com erros. Nesse caso, eles podem perder a confiança na empresa onde trabalham. Mais importante ainda, uma empresa que não cumpre as leis e regulamentos de conformidade de folha de pagamento provavelmente enfrentará multas substanciais.

O que é folha de pagamento global?

Folha de pagamento global é a gestão geral de todos os dados de folha de pagamento de uma empresa para todas as localizações, por meio de um sistema único. Empresas que estabelecem sua sede em um local específico precisarão remunerar funcionários que trabalham em diferentes localizações, criando assim um sistema de folha de pagamento global.

O que é conformidade de folha de pagamento?

Conformidade de folha de pagamento é o termo geral para as atividades necessárias para cumprir leis e regulamentos que ditam como a folha de pagamento deve ser processada. Isso inclui a integração de dados, o cálculo de subsídios, deduções, benefícios e salários líquidos de cada funcionário de uma organização.

O que é um agregador de folha de pagamento?

Um agregador de folha de pagamento é uma entidade que obtém dados de folha de pagamento de uma empresa empregadora e os distribui na rede de parceiros da empresa. Empresas com funcionários distribuídos em vários países terceirizam sua folha de pagamento para um agregador.

Quais serviços são oferecidos pela Global Payroll Solutions Mexico?

A Global Payroll Solutions Mexico fornece serviços relacionados à força de trabalho e necessidades de recursos humanos de seus clientes. Ela se apresenta como uma empresa que gerencia a folha de pagamento e todos os aspectos do pessoal de seus clientes.

Quais são as etapas do processamento de folha de pagamento nos Estados Unidos?

O processo de folha de pagamento nos EUA pode ser resumido em cinco etapas, a saber:

1. Processamento pré-folha;
2. Impressão dos pagamentos;
3. Lançamentos contábeis;
4. Relatórios de folha; e
5. Atualização final.

Para processar de forma completa os funcionários nos Estados Unidos por meio de um ciclo de folha de pagamento, essas etapas devem ser concluídas. Uma compreensão básica do processamento de folha de pagamento é necessária antes de passar para configurar e processar informações de folha de pagamento para seus funcionários. A JD Edwards EnterpriseOne explica mais sobre isso. (LEIA: Guia de Implementação de Folha de Pagamento US do JD Edwards EnterpriseOne)

O que é um oficial de conformidade?

Um oficial de conformidade é um funcionário de uma empresa que garante que a organização está em total conformidade com os requisitos regulatórios e legais exigidos pelo estado em que a empresa opera. Isso inclui aspectos técnicos, como conformidade de impostos de folha de pagamento e requisitos de holerite, e aspectos gerais, como pontualidade, abrangência, e outros. O oficial de conformidade também garante que as políticas internas e estatutos da empresa estejam em conformidade com os requisitos legais mencionados acima. Os oficiais de conformidade frequentemente trabalham com a gestão e o pessoal para gerenciar e mitigar riscos regulatórios da empresa.