Payroll é uma lista integrada de funcionários de uma empresa, o valor de pagamento que esses funcionários recebem por período de pagamento, e o valor total de pagamento que a empresa paga aos seus funcionários. A empresa é responsável por desenvolver uma política de pagamento organizacional, que inclui benefícios flexíveis e políticas de resgate de licença. No mundo corporativo, payroll e conformidade andam de mãos dadas. Se as leis de conformidade de payroll não forem seguidas, isso pode resultar na empresa enfrentando acusações legais.

Por que a conformidade é fundamental?

Conformidade e obediência são significativas em negócios multinacionais que departamentos como Recursos Humanos dedicam aproximadamente 36 horas por semana em atividades relacionadas à conformidade. Isso inclui navegar por mudanças regulatórias para garantir que as políticas da empresa estejam atualizadas. Uma área de payroll global que é especialmente crucial é a privacidade e segurança dos dados dos funcionários. A vitalidade desta porção no payroll global é um subproduto do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, que só entrou em vigor em maio de 2018 e trouxe mudanças na conformidade de payroll.

Deve-se observar que essa legislação afeta apenas organizações com funcionários na União Europeia. O não cumprimento pode fazer com que as empresas enfrentem penalidades conforme as leis de erro de payroll. Empresas consideradas que armazenam e processam informações de funcionários de forma inadequada e ilegal podem enfrentar multas de até 20 milhões de euros ou quatro por cento da receita anual, dependendo do valor maior.

Equipes do departamento de Recursos Humanos designadas para tarefas de payroll e conformidade legal são, portanto, encarregadas de gerenciar e processar dados sensíveis de funcionários, incluindo nomes, endereços, escalas salariais, códigos fiscais, números de contas bancárias e status de contratos de trabalho.
Os funcionários dessas equipes devem permanecer vigilantes, pois eles detêm o destino do negócio.
Um erro pode derrubar toda a organização.
É seu trabalho proteger tanto os funcionários quanto as organizações que atendem, realizando relatórios de conformidade de payroll de forma precisa e rápida.

A gestão do processamento de payroll é uma parte essencial da gestão de capital humano.
Alguns chamam isso de o "sangue vital" de toda organização bem-sucedida.
O payroll torna-se ainda mais desafiador quando entidades legais em vários estados, cada uma com suas próprias regras fiscais, são consideradas.
Quando a empresa cresce em escala e começa a administrar payroll globalmente, esse desafio aumenta.
Quando isso já ocorre, as empresas contratam um profissional certificado em conformidade de payroll para lidar com as tarefas relacionadas à conformidade.

O principal problema na gestão precisa do payroll reside na conformidade.
Cada país possui suas próprias condições econômicas, moedas e leis sobre a remuneração dos funcionários.
A conformidade exige que as empresas gerenciem seu payroll de forma a manter os funcionários compensados e engajados em seus trabalhos, e que enfrentem diversos desafios nacionais e internacionais no processamento do payroll.
A Gestão Precisa de Payroll Global possui uma variedade de aspectos a considerar, e aqui está um resumo desses aspectos em três categorias.

1. Segurança dos dados

A maioria dos sistemas globais de Recursos Humanos não implementa dados específicos de payroll — geralmente, esses armazenam dados sensíveis dos funcionários em cada local.
Armazenar dados sensíveis dos funcionários em e-mails e planilhas pode configurar um ambiente inseguro.
A vulnerabilidade aumenta devido ao armazenamento manual de dados de funcionários, RH e payroll em múltiplos locais.

As empresas devem cuidar bem de seus dados de payroll.
Isso é ainda mais imperativo para organizações que operam globalmente, pois a não conformidade pode acarretar multas enormes.
As empresas precisarão fazer as perguntas corretas sobre como os dados dos funcionários são armazenados e transmitidos ao sistema principal de registros.
Todos esses detalhes devem estar em um serviço compartilhado ou em um payroll centralizado.

A necessidade de segurança de dados é especialmente ampliada após a recente suspensão do Safe Harbor Act pela União Europeia.
Manter o controle de quem tem acesso aos dados de payroll também é necessário.

2. Precisão dos dados

Informações como tempo e presença, férias e licença médica, e seus saldos de direito correspondentes são parte crítica das informações de gestão de força de trabalho e, portanto, precisam ser precisas ao menor detalhe.
Por exemplo, os contracheques de um funcionário devem seguir os requisitos estaduais de contracheques.
Idealmente, a equipe de payroll deve visualizar e aprovar o remuneração bruta antes de ela ser inserida no cálculo de payroll, aumentando significativamente a precisão do salário líquido.
No entanto, em ambientes de hora, o caso é diferente.

Compreender quais dados são necessários em cada país para calcular o payroll, além dos processos e das pessoas que coletam esses dados, são responsabilidades da empresa.

3. Aproveitamento de tecnologia

A automação dos processos de coleta de dados e a eliminação de planilhas provavelmente serão a forma de coletar dados sensíveis de payroll global nos próximos anos.
Essas plataformas tecnológicas modernas podem oferecer funcionalidades de fluxo de trabalho do sistema que permitem processos de aprovação personalizados, validação de dados e, mais importante, autoatendimento dos funcionários.
Melhorar a compreensão das fontes de dados e dos processos de coleta é importante.
Hoje, as empresas precisam acompanhar a legislação de payroll que muda em cada país em que operam.
Uma maneira de fazer isso é mudar e tornar mais eficiente a coleta de dados usando tecnologia.

Seguindo em frente

Este artigo estabeleceu como a conformidade de payroll global importa para seu negócio.
A insuficiência de prontidão e agilidade por parte de seus funcionários encarregados dessa tarefa pode levar à queda da empresa.
Portanto, é necessário investir tempo, esforço e dinheiro para atender aos requisitos do payroll global.

(LEIA: 4 passos para planejar a implementação de payroll global)

Se você busca uma empresa que ofereça exatamente isso,
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A Rivermate conta com profissionais de conformidade de payroll que estão mais do que felizes em fornecer serviços de conformidade de payroll e resolver suas questões nessa área do seu negócio.

Perguntas frequentes

O que é conformidade de single touch payroll?

Single Touch Payroll (STP) é uma iniciativa do Governo Australiano que torna o reporte de impostos e informações mais gerenciável e eficiente, coordenando e correspondendo com a Australian Taxation Office (ATO).
Um software habilitado para STP exigirá que você envie os salários e vencimentos dos seus funcionários, impostos retidos e outras informações.
Mais especificamente, a ATO espera que você realize as seguintes tarefas:

• relatar informações de payroll para a ATO a cada pagamento aos funcionários
• relatar informações de responsabilidade sobre superannuação para a ATO

A ATO também informa que você não precisará mais fornecer aos seus funcionários um resumo de pagamento para as informações que já foram reportadas e finalizadas devido ao STP.
(LEIA: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Por que o processamento de payroll é necessário?

Processar payroll é uma tarefa essencial em qualquer negócio, pois influencia a estabilidade financeira e a reputação da empresa.
Quando o payroll é processado de forma precisa e pontual, os funcionários tendem a se envolver mais e a se motivar a cumprir as responsabilidades da empresa.
Em contraste, quando os funcionários recebem contracheques com erros, podem perder a confiança na empresa onde trabalham.
Mais importante ainda, uma empresa que não cumpre as leis e regulamentos de conformidade de payroll provavelmente enfrentará penalidades substanciais.

O que é payroll global?

Payroll global é a gestão geral de todos os dados de payroll de uma empresa para todas as localidades, através de um sistema único.
Empresas que têm sua sede em um local específico precisarão compensar funcionários que trabalham em diferentes locais, criando assim um sistema de payroll global.

O que é conformidade de payroll?

Conformidade de payroll é o termo geral para as atividades necessárias para cumprir leis e regulamentos que determinam como o payroll deve ser processado.
Isso inclui a integração de dados, o cálculo de benefícios, deduções, benefícios adicionais e os salários líquidos de todos os funcionários de uma organização.

O que é um aggregator de payroll?

Um aggregator de payroll é uma entidade que obtém dados de payroll do empregador de uma empresa e os distribui para a rede de parceiros da empresa.
Empresas com funcionários em diversos países terceirizam seu payroll para um aggregator.

Quais serviços são oferecidos pela Global Payroll Solutions Mexico?

A Global Payroll Solutions Mexico fornece serviços relacionados às necessidades da força de trabalho e recursos humanos de seus clientes.
Ela se apresenta como uma empresa que gerencia payroll e todos os aspectos do pessoal de seus clientes.
Como os requisitos de payroll e conformidade variam significativamente em todo o país, este recurso employer of record mexico é uma referência útil para compreender as obrigações locais de contratação e responsabilidades do empregador.

Quais são as etapas no processamento de payroll nos Estados Unidos?

O processo de payroll nos EUA pode ser resumido em cinco etapas, nomeadamente:

1. Pré-processamento de payroll;
2. Impressão de pagamentos;
3. Lançamentos contábeis;
4. Relatórios de payroll; e
5. Atualização final.

Para processar de forma abrangente os funcionários nos Estados Unidos durante um ciclo de payroll, essas etapas devem ser realizadas.
Um entendimento básico do processamento de payroll é necessário antes de passar para a configuração e processamento das informações de payroll dos seus funcionários.
O JD Edwards EnterpriseOne explica mais sobre isso. (LEIA: Guia de Implementação do Payroll US do JD Edwards EnterpriseOne)

O que é um oficial de conformidade?

Um oficial de conformidade é um funcionário de uma empresa que garante que a empresa está em total conformidade com os requisitos regulatórios e legais exigidos pelo estado onde a empresa opera.
Isso inclui aspectos técnicos, como conformidade de impostos de payroll e requisitos de contracheques, e aspectos gerais, como pontualidade, abrangência, etc.
O oficial de conformidade também garante que as políticas internas e estatutos da empresa estejam em conformidade com os requisitos legais mencionados.
Os oficiais de conformidade frequentemente trabalham com a gestão e a equipe para administrar e mitigar os riscos regulatórios da empresa.