O que é conformidade de folha de pagamento?

Folha de pagamento é uma lista integrada de funcionários de uma empresa, o valor de pagamento que esses funcionários recebem por período de pagamento, e o valor total de pagamento que a empresa paga aos seus funcionários. A empresa é responsável por desenvolver uma política de pagamento organizacional, que inclui benefícios flexíveis e políticas de resgate de licença. No mundo corporativo, folha de pagamento e conformidade caminham juntos. Se as leis de conformidade de folha de pagamento não forem seguidas, isso pode resultar em a empresa enfrentar acusações legais.

Por que a conformidade é importante?

Conformidade e obediência são significativas em negócios multinacionais que departamentos como Recursos Humanos gastam aproximadamente 36 horas por semana em atividades relacionadas à conformidade. Isso inclui navegar por mudanças regulatórias para garantir que as políticas da empresa estejam atualizadas. Uma área de folha de pagamento global que é especialmente crucial é a privacidade e a segurança dos dados dos funcionários. A importância dessa parte na folha de pagamento global é um subproduto do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, que só entrou em vigor em maio de 2018 e trouxe mudanças na conformidade de folha de pagamento.

Deve-se notar que essa legislação afeta apenas organizações com funcionários na União Europeia. A não conformidade pode levar as empresas a enfrentar penalidades conforme as leis de erro na folha de pagamento. Empresas consideradas que armazenaram e processaram informações de funcionários de forma inadequada e ilegal podem enfrentar multas de até 20 milhões de euros ou quatro por cento da receita anual, dependendo do valor maior.

Equipes do departamento de Recursos Humanos responsáveis por tarefas de folha de pagamento e conformidade legal são, portanto, encarregadas de gerenciar e processar dados sensíveis de funcionários, incluindo nomes, endereços, escalas de pagamento, códigos fiscais, números de contas bancárias e status de contratos de trabalho. Os funcionários dessas equipes precisam permanecer vigilantes, pois eles detêm o destino do negócio. Um erro poderia derrubar toda a organização. É seu trabalho proteger tanto os funcionários quanto as organizações que atendem, realizando relatórios de conformidade de folha de pagamento de forma precisa e rápida.

Lidar com o processamento de folha de pagamento é um aspecto essencial da gestão de capital humano. Alguns chamam isso de o sangue vital de toda organização bem-sucedida. A folha de pagamento torna-se ainda mais desafiadora quando entidades legais em múltiplos estados, cada um com suas próprias regras e regulamentos fiscais, são considerados. Quando a empresa cresce em escala e começa a administrar a folha de pagamento globalmente, isso representa um nível de desafio maior. Uma vez que isso já ocorre, as empresas contratam um profissional certificado em conformidade de folha de pagamento para lidar com as tarefas relacionadas.

O principal problema na gestão precisa da folha de pagamento reside na conformidade. Cada país possui suas próprias condições econômicas, moedas e leis sobre a compensação dos funcionários. A conformidade exige que as empresas gerenciem sua folha de pagamento de uma maneira que mantenha os funcionários remunerados e engajados com seus trabalhos, e que atenda aos diversos desafios nacionais e internacionais de processamento de folha de pagamento. A Gestão Precisa de Folha de Pagamento Global tem inúmeras considerações, mas aqui está um resumo dessas considerações em três aspectos.

1. Segurança de dados

A maioria dos sistemas globais de Recursos Humanos não institui dados específicos de folha de pagamento—normalmente, esses armazenam dados sensíveis de funcionários em cada local. Armazenar dados sensíveis de funcionários em e-mails e planilhas pode representar um ambiente inseguro. A vulnerabilidade aumenta devido ao armazenamento manual de dados de funcionários, RH, e folha de pagamento em múltiplos locais.

As empresas devem cuidar bem de seus dados de folha de pagamento. Isso é ainda mais imperativo para empresas que operam globalmente, e a não conformidade pode necessitar de multas enormes. As empresas precisarão fazer as perguntas certas sobre como os dados dos funcionários são armazenados e transmitidos ao sistema central de registros. Todas essas informações devem estar em um serviço compartilhado ou folha de pagamento centralizada.

A necessidade de segurança de dados é especialmente ampliada após a recente revogação do Safe Harbor Act pela União Europeia. Manter o controle de quem tem acesso aos dados de folha de pagamento também é necessário.

2. Precisão dos dados

Informações como tempo e presença, férias e licença médica, e seus saldos de direito correspondentes fazem parte de informações críticas de gestão de força de trabalho e, portanto, precisam ser precisas até o menor detalhe. Por exemplo, os comprovantes de pagamento no contracheque de um funcionário devem seguir os requisitos de comprovantes de pagamento do estado. Idealmente, a equipe de folha de pagamento deve visualizar e aprovar o pagamento bruto antes de ser alimentado no cálculo da folha, aumentando significativamente a precisão do pagamento líquido. No entanto, em ambientes horistas, o caso é diferente.

Compreender quais entradas de dados são necessárias em cada país para calcular a folha de pagamento e os processos e pessoas que coletam esses dados são, portanto, responsabilidades da empresa.

3. Uso de tecnologia

A automação dos processos de coleta de dados e a eliminação de planilhas provavelmente serão a forma como os dados sensíveis de folha de pagamento global serão coletados nos próximos anos. Essas plataformas tecnológicas modernas podem fornecer capacidades de fluxo de trabalho do sistema que permitem processos de aprovação personalizados, validação de dados e, mais importante, autoatendimento dos funcionários. Melhorar e compreender melhor as fontes de dados e os processos de coleta é importante. As empresas hoje precisam acompanhar as mudanças na legislação de folha de pagamento em cada país em que operam. Uma maneira de fazer isso é mudar e tornar mais eficiente a coleta de dados usando tecnologia.

Seguindo em frente

Este artigo estabeleceu como a conformidade de folha de pagamento global é importante para o seu negócio. A inadequação de prontidão e agilidade dos seus funcionários encarregados dessa tarefa pode levar à queda da sua empresa. Portanto, é necessário investir tempo, esforço e dinheiro para cumprir os requisitos da folha de pagamento global.

(LEIA: 4 Passos para Planejar a Implementação da Folha de Pagamento Global)

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Perguntas frequentes

O que é conformidade de folha de pagamento de toque único?

Single Touch Payroll (STP) é uma iniciativa do Governo Australiano que torna o relatório de impostos e informações mais gerenciável e eficiente ao coordenar e corresponder com a Australian Taxation Office (ATO). Um software habilitado para STP exigirá que você envie os salários e vencimentos, imposto retido e outras informações dos seus funcionários. Mais especificamente, a ATO espera que você realize as seguintes tarefas:

• relatar informações de folha de pagamento para a ATO toda vez que pagar seus funcionários
• relatar informações de responsabilidade do superannuation para a ATO

A ATO também informa que você não precisará mais fornecer aos seus funcionários um resumo de pagamento para as informações que já foram relatadas e finalizadas devido ao STP. (LEIA: [Australian Taxation Office: Single Touch Payroll](https://www.ato.gov.au/General/Other-languages/In-detail/Information- in-other-languages/Single-Touch-Payroll/))

Por que o processamento de folha de pagamento é necessário?

Processar a folha de pagamento é uma tarefa essencial em qualquer negócio, pois afeta a estabilidade financeira e a reputação da empresa. Quando a folha de pagamento é processada de forma precisa e pontual, os funcionários podem estar mais engajados e motivados a cumprir as responsabilidades da empresa. Isso contrasta com a situação em que os funcionários recebem contracheques com erros. Nesse caso, eles podem perder a confiança na empresa em que trabalham. Mais importante, uma empresa que não cumpre as leis e regulamentos de conformidade de folha de pagamento provavelmente enfrentará penalidades substanciais.

O que é folha de pagamento global?

Folha de pagamento global é a gestão geral de todos os dados de folha de pagamento de uma empresa para todas as localidades através de um sistema único. Empresas que estabelecem sua sede em um local específico precisarão compensar funcionários que trabalham em diferentes localizações, criando assim um sistema de folha de pagamento global.

O que é conformidade de folha de pagamento?

Conformidade de folha de pagamento é o termo geral para as atividades necessárias para cumprir leis e regulamentos que ditam como a folha de pagamento deve ser processada. Isso inclui a integração de dados, o cálculo de adicionais, deduções, benefícios e os salários líquidos de cada funcionário de uma organização.

O que é um agregador de folha de pagamento?

Um agregador de folha de pagamento é uma entidade que obtém dados de folha de pagamento do empregador de uma empresa e os distribui para a rede de parceiros da empresa. Empresas com funcionários localizados em múltiplos países terceirizam sua folha de pagamento para um agregador.

Quais são os serviços fornecidos pela Global Payroll Solutions Mexico?

A Global Payroll Solutions Mexico fornece serviços relacionados à força de trabalho e necessidades de recursos humanos de seus clientes. Ela se apresenta como uma empresa que gerencia a folha de pagamento e todos os aspectos do pessoal de seus clientes.

Quais são as etapas no processamento de folha de pagamento nos Estados Unidos?

O processo de folha de pagamento nos EUA pode ser resumido em cinco etapas, a saber:

1. Pré-processamento de folha de pagamento;
2. Impressão de pagamentos;
3. Lançamentos contábeis;
4. Relatórios de folha de pagamento; e
5. Atualização final.

Para processar de forma abrangente os funcionários nos Estados Unidos durante um ciclo de folha de pagamento, essas etapas devem ser concluídas. Uma compreensão básica do processamento de folha de pagamento é necessária antes de avançar para configurar e processar as informações de folha de pagamento dos seus funcionários. O JD Edwards EnterpriseOne explica mais sobre isso. (LEIA: Guia de Implementação de Folha de Pagamento nos EUA do JD Edwards EnterpriseOne).

O que é um oficial de conformidade?

Um oficial de conformidade é um funcionário de uma empresa que garante que a empresa esteja em total conformidade com os requisitos regulatórios e legais exigidos pelo estado onde a empresa opera. Isso inclui aspectos técnicos, como conformidade com impostos de folha de pagamento e requisitos de comprovantes de pagamento, e aspectos gerais, como pontualidade, abrangência, e similares. O oficial de conformidade também garante que as políticas internas e os estatutos da empresa estejam em conformidade com os referidos requisitos legais. Os oficiais de conformidade frequentemente trabalham com a gestão e a equipe para gerenciar e mitigar os riscos regulatórios da empresa.