Dominando as Perguntas de Check-in para Reuniões Produtivas

Negócios dependem cada vez mais de trabalhadores remotos e de contratações globais. Essa diversidade beneficia sua equipe ao trazer diferentes perspectivas e expertise. Mas, pode ser complicado estar atento aos sentimentos e opiniões da sua equipe quando se trabalha remotamente.

Líderes e gestores compensam a falta de comunicação presencial por meio de muitas reuniões. No entanto, essas reuniões devem ter um propósito e uma estrutura.

É aí que as perguntas de check-in podem ser de grande ajuda. Elas são uma ferramenta importante que um gestor ou líder deve ter. Oferecem uma maneira melhor de realizar reuniões mais com propósito com sua equipe.

O que são perguntas de check-in e por que você precisa delas?

Perguntas de check-in são questões feitas para manter sua equipe engajada e na mesma página durante chamadas regulares de check-in. Frequentemente chamadas de stand-ups, essas reuniões derivam de reuniões diárias de scrum e são uma ótima maneira de fazer um contato com sua equipe.

Essas reuniões oferecem uma excelente oportunidade para manter o foco no que sua equipe está trabalhando. Também ajudam a descobrir problemas potenciais antes que eles surjam. Mas, quando os gestores não têm as ferramentas adequadas para conduzi-las de forma eficaz, podem se transformar em uma fonte de incômodo.

É aí que entram as perguntas de check-in. Quando usadas corretamente, elas podem ajudar a incentivar uma comunicação aberta, e a troca de ideias e opiniões de forma produtiva. Além disso, ajudarão seus funcionários a se sentirem valorizados e ouvidos.

No entanto, nem todas as perguntas são boas perguntas de check-in. Você precisa entender como formulá-las da maneira certa para obter o máximo da reunião e manter sua equipe engajada, ao invés de entediada.

Tipos de perguntas de check-in para reuniões

Dependendo do tipo e da pauta da reunião, você pode optar por diferentes tipos de perguntas de check-in. Veja quais perguntas você tem à disposição.

Perguntas para fortalecimento de equipe

Perguntas para fortalecimento de equipe são aquelas que você pode fazer para entender melhor sua equipe. Elas também podem ajudar a estimar a qualidade da colaboração do seu time remoto. Essas perguntas são úteis para manter-se sintonizado com o humor da sua equipe e suas opiniões. Algumas perguntas de fortalecimento de equipe são:

• O que cada membro da equipe pode fazer para garantir que trabalhemos bem juntos como equipe?
• Existem obstáculos ou problemas que estão impedindo seu progresso?
• O que podemos fazer para garantir que todos contribuam de forma igualitária para a equipe?

Perguntas para novos contratados

Um dos principais desafios de contratar uma equipe global é onboarding, pois você não consegue se comunicar com seus novos membros de equipe com a mesma facilidade. Mas, há um conjunto de perguntas de check-in que você pode usar para ajudar o novo membro da sua equipe a se sentir confortável.

• Que tipo de gestão e métodos de comunicação você prefere?
• Está tendo dificuldades para aprender nossa tecnologia ou sistemas?
• O que você mais gostou até agora na sua função?

Perguntas sobre projeto e progresso

Com equipes remotas, acompanhar o progresso de um projeto específico também pode ser complicado. Você quer garantir que todos estejam contribuindo para o projeto. Também quer assegurar que a equipe tenha todas as ferramentas e recursos necessários para concluí-lo. Aqui estão algumas perguntas de check-in para ajudar a acompanhar o progresso do projeto.

• Você está no caminho certo para cumprir seus prazos ou devemos apoiá-lo para isso?
• Precisa de recursos extras para concluir o projeto no prazo?
• Existem obstáculos que precisamos discutir e ajudar você a superar?

Perguntas relacionadas ao desempenho

Perguntas relacionadas ao desempenho ajudarão você e seus membros de equipe a identificar áreas para melhoria. É importante formulá-las corretamente para que seus membros não se sintam criticados, mas sim motivados a melhorar.

• Como você avalia o progresso que fez no seu projeto atual?
• Como você mantém a fidelidade a si mesmo e aos seus objetivos?
• Como você melhorou seu desempenho desde que entrou na equipe?

Perguntas sobre experiência e cultura

Experiência e cultura são duas coisas que dificilmente faltarão em uma equipe remota global. No entanto, você deve garantir que sua equipe se sinta confortável em compartilhá-las. Você pode usar essas perguntas para motivar sua equipe a compartilhar suas experiências com o restante do time.

• Do que você está mais/menos empolgado no trabalho?
• Quais novas estratégias podemos usar para ajudar a gerenciar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal?
• Você se sente conectado à equipe e ao trabalho que estamos realizando?

Como formular perguntas de check-in? O que fazer e o que não fazer

Ao elaborar suas perguntas de check-in, você precisa de um pouco de criatividade. Mas, também deve seguir um conjunto de boas práticas. Então, aqui está o que você deve ter em mente ao criar suas perguntas de check-in.

Como criar perguntas de check-in envolventes?

Você deve fazer o seu melhor para estabelecer um tom adequado e positivo desde o início. É importante fornecer à sua equipe um contexto antes de começar com as perguntas. Isso permite que eles se preparem para a reunião e respondam de forma mais direcionada.

As respostas deles também dependerão de como você planeja suas perguntas, então tente mantê-las específicas, mas abertas. Por exemplo, a resposta para “Como foi sua semana?” pode levar sua equipe a dizer “Boa.” Mas, se você perguntar “O que você conquistou nesta semana que te deixou muito orgulhoso?” provavelmente receberá uma resposta mais detalhada.

Por fim, varie as perguntas. Usar as mesmas perguntas em todas as reuniões perde o propósito de usá-las inicialmente. Você pode não obter o mesmo engajamento ou resposta após as primeiras reuniões.

O que evitar nas perguntas de check-in

A primeira coisa a evitar ao fazer perguntas de check-in é focar apenas no progresso e nas conquistas da sua equipe. Isso aumentará a pressão sobre eles, e eles podem começar a temer as reuniões de check-in. Em vez disso, tente incentivar a honestidade e a abertura.

Mas, você ainda precisa manter suas reuniões dentro do cronograma, e não deixá-las se transformar em conversas triviais. Não faça muitas perguntas e tente permitir que as pessoas mantenham seu próprio ritmo nas respostas. Certifique-se de “marcar” questões abertas e agendar outras reuniões para discuti-las.

O acompanhamento é outro aspecto das check-ins que você não deve pular. Se alguém da sua equipe manifestou preocupações ou pediu ajuda ou esclarecimentos, agende outra reunião para discutir. Ignorar o que sua equipe disse em uma reunião para manter as reuniões curtas e raras pode ter consequências negativas.

FAQ:

Como fazer uma reunião de check-in eficaz?

Para uma reunião eficaz, você deve definir metas e frequência desde o início. É bom ter uma pauta para cada reunião, pois isso ajuda a manter as reuniões no caminho certo. Também é importante estar aberto a feedbacks e incentivar sua equipe a compartilhar opiniões e preocupações. Por fim, conclua a reunião com principais pontos e faça o acompanhamento do que foi dito, se necessário.

O que são atividades de check-in?

Atividades de check-in são geralmente atividades curtas, divertidas ou motivadoras. Os gestores costumam introduzi-las em suas reuniões de check-in. Essas atividades visam definir o tom da reunião, aumentar o engajamento dos funcionários ou avaliar o nível de interesse durante a reunião.

Gestores também usam atividades de check-in quando querem verificar o progresso de sua equipe. Podem ser usadas para apresentar um novo funcionário ou incentivar o fortalecimento da equipe entre funcionários remotos.

Como fazer uma verificação do humor da equipe?

O humor da sua equipe desempenha um papel fundamental na produtividade e no engajamento, portanto, uma verificação do humor pode ser benéfica. Existem várias maneiras de fazer isso, mas as mais comuns incluem pedir aos membros da equipe que usem cores ou emojis para expressar seu estado atual. Acompanhar o humor individual pode ajudar a descobrir possíveis insatisfações. Se você perceber problemas com o bem-estar dos seus funcionários, deve abordá-los em uma reunião individual.